¿Qué significa registrar la entrada y salida?
Registrar la entrada y salida es la práctica mediante la cual los empleados anotan cuándo comienzan y terminan su jornada laboral. El concepto implica dos acciones diferenciadas: el fichaje de entrada y el fichaje de salida. Puede realizarse tanto en formato digital como analógico, aunque los sistemas electrónicos de control de presencia son los más extendidos hoy en día y ofrecen múltiples ventajas.
¿Qué es un sistema digital de registro de entrada y salida?
Un sistema digital de registro de entrada y salida es una solución informática que permite a los empleados registrar la hora de inicio y fin de su jornada laboral.
Uno de los tipos más habituales son los terminales de fichaje. Se trata de dispositivos fijos que cuentan con un software especializado de control de presencia instalado. Los empleados deben autenticarse en este software para registrar sus horarios, lo que generalmente se hace mediante tarjetas identificadoras con tecnologías como NFC.
Otra forma de gestionar los registros de entrada y salida del equipo es mediante un sistema de seguimiento del tiempo más completo. Aplicaciones como WebWork ofrecen una funcionalidad dedicada de Seguimiento de Asistencia que te brinda información sobre la puntualidad del equipo al instante.
Además del control de asistencia, los rastreadores de tiempo también te proporcionan información detallada sobre el flujo de trabajo de tu equipo. Esto te permite identificar y eliminar los cuellos de botella que afectan al rendimiento.
¿Cómo funciona el registro de entrada y salida?
El flujo es el mismo en cualquier sistema: el empleado se identifica, el sistema registra la hora exacta y esas marcas se convierten en horas trabajadas. La identificación puede ser un PIN o una tarjeta en un quiosco, un botón en la aplicación de escritorio o móvil, o la huella en un terminal biométrico. Al final del período, los pares de entrada y salida se suman en una hoja de horas, el responsable la aprueba y las horas pasan a la nómina y a los informes de asistencia.
Dos detalles separan un buen sistema de uno desordenado: qué ocurre cuando alguien olvida registrar la salida (recordatorios o correcciones del responsable) y cómo se redondean las marcas; lo explicamos en el redondeo de horas.
Formas habituales de registrar la entrada y salida
- Quiosco con tarjeta o PIN: un terminal fijo en la entrada; el empleado acerca su tarjeta NFC o teclea un código. Ideal para un único centro de trabajo.
- Aplicación de escritorio o web: un clic inicia y termina la jornada; lo natural para equipos de oficina e híbridos.
- Aplicación móvil con GPS o geovallas: el teléfono registra la entrada al llegar al lugar de trabajo (reloj con geovallas). Pensada para equipos de campo, limpieza y construcción.
- Terminal biométrico: huella o rostro; evita que un compañero fiche por otro, pero exige cuidado con la privacidad.
Muchos equipos combinan métodos: un quiosco en el centro y una aplicación de control de asistencia para los días en remoto.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas digitales de registro de entrada y salida?
El principal beneficio de los sistemas digitales de registro de entrada y salida es que eliminan el trabajo tedioso que implica gestionar hojas de horas en papel. Esto simplifica todas las tareas de gestión relacionadas con los registros horarios, como la aprobación de partes de horas. El impacto positivo es aún mayor si tu empresa opera las 24 horas con planificación de turnos.
