Грамотное управление временем — это основа продуктивной работы в командах с удалённым или гибридным форматом. Оно помогает выстраивать командные процессы, повышать удержание сотрудников и формировать здоровую корпоративную культуру.

В этой статье мы разберём преимущества программ для учёта рабочего времени, расскажем, как вести учёт оплачиваемых часов и на что обращать внимание при выборе инструмента для вашего бизнеса.

Начнём.

Что такое программа для учёта рабочего времени?

Программа для учёта рабочего времени — это цифровой инструмент, который позволяет компаниям отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на конкретные задачи и проекты. Она даёт возможность и работодателю, и сотруднику видеть и фиксировать затраченное время в разрезе дня, недели и месяца.

Ключевые преимущества внедрения такого инструмента в бизнес:

• Рост продуктивности — автоматизация учёта времени помогает выявлять узкие места и оптимизировать рабочие процессы, что напрямую влияет на эффективность сотрудников.

• Точное выставление счетов — корректный учёт оплачиваемых часов исключает ошибки в расчётах и снижает потери выручки.

• Контроль затрат — ведение всех оплачиваемых часов и расходов в единой базе позволяет сократить издержки и управлять бюджетом осознанно.

Источник: Freepik

Учёт оплачиваемых часов с помощью программ для отслеживания времени

Если говорить просто: оплачиваемые часы — это время, которое сотрудники тратят на задачи и проекты и за которое могут выставить счёт. Инструменты для учёта времени позволяют фиксировать эти часы и обеспечивают прозрачность расчётов для обеих сторон.

В противовес этому, неоплачиваемые часы — это время, которое сотрудник тратит на другие рабочие задачи без дополнительной оплаты. Сюда относятся административные дела, оформление документов, обучение, участие во встречах, корпоративных мероприятиях и нетворкинг-событиях.

Отслеживая оплачиваемые часы, руководство получает чёткое понимание того, сколько времени и денег вложено в проект. Это даёт возможность оптимизировать процессы и грамотнее планировать бюджет на будущие проекты.

Источник: Freepik

Ключевые функции программ для учёта оплачиваемых часов

Готовы внедрить инструмент учёта времени для оплачиваемых часов в своей компании? Вот на какие функции стоит обратить внимание в первую очередь.

Учёт рабочего времени и посещаемости

Прежде всего, инструмент должен обеспечивать отслеживание посещаемости и оплачиваемых часов в режиме реального времени. Помимо автоматического учёта, важно иметь возможность вносить и редактировать записи вручную. Например, можно самостоятельно разграничивать оплачиваемые и неоплачиваемые часы.

Источник: Freepik

Бюджетирование и управление затратами

Помимо учёта времени, качественное решение должно позволять отслеживать статус проекта и общий бюджет. Это даёт возможность контролировать расходы, связанные с проектом. На основе этих данных сотрудники могут выставлять счета за оплачиваемые часы, которые соответствуют согласованным суммам.

Планирование и расписание

Мониторинг проекта в реальном времени помогает управлять ресурсами и загрузкой команды, а также улучшает координацию и делает планирование задач более эффективным.

Зачем это нужно? Грамотный руководитель проекта может распределять задачи оптимально — так, чтобы никто из сотрудников не был перегружен. При этом вы можете быть уверены, что каждый сотрудник выходит на нужный уровень дохода по итогам месяца.

Источник: Freepik

Отчётность и аналитика

Развёрнутая отчётность и аналитика — это функции, которые помогают смотреть вперёд и выстраивать стратегическое планирование на основе данных. Используйте цифры, чтобы найти точки роста и перераспределить бюджет там, где это даст наибольшую отдачу.

Источник: Freepik

Интеграция с расчётом зарплат и выставлением счетов

Полноценная программа для учёта времени легко интегрируется с системами расчёта зарплат и выставления счетов. Сотрудники могут формировать счета на основе данных из приложения, а вы — автоматизировать начисление зарплат по всем счетам, которые соответствуют ожидаемым суммам.

Как выбрать подходящую программу для учёта времени

На рынке существует огромное количество инструментов для учёта рабочего времени и оплачиваемых часов. Как среди них найти тот, который действительно подходит вашему бизнесу?

Вот ключевые факторы, которые помогут понять, нужен ли вам базовый инструмент или более продвинутое решение:

1. Оцените текущие рабочие процессы — определите, где есть узкие места в ведении проектов. Иногда достаточно просто улучшить инструмент управления задачами.

2. Определитесь с нужными функциями — чёткое понимание требований поможет выбрать инструмент, который подойдёт именно вам.

3. Спросите у коллег — проконсультируйтесь с руководителями. Возможно, у них уже есть опыт работы с похожими инструментами, который окажется полезным.

Когда вы поймёте, что ищете, — изучите и сравните разные решения. Попробуйте пробные версии, почитайте отзывы, оцените функции и возможности интеграций у доступных на рынке инструментов.

Мы уже сделали эту работу за вас. Ниже — наша подборка из 5 лучших программ для учёта оплачиваемых часов и оптимизации процесса выставления счетов.

Топ-5 программ для учёта оплачиваемых часов

Давайте рассмотрим пять лучших приложений для учёта времени и поможем вам найти оптимальное решение для вашего бизнеса.

#1 WebWork

WebWork — это приложение для учёта времени с обширным набором функций, которое подходит компаниям любого размера. Встроенный трекер оплачиваемых часов позволяет задавать тарифные ставки для сотрудников и проектов, обеспечивая точность расчётов.

Кроме того, сервис предлагает развёрнутую отчётность, возможность создавать счета и автоматизировать процессы выставления счетов и начисления зарплат. WebWork — оптимальный выбор для компаний и фрилансеров, которым нужно вести биллинг на основе актуальных данных в реальном времени.

Ключевые функции

• Гибкие настройки оплачиваемых часов: задавайте тарифные ставки для сотрудников и проектов.

• Детальная отчётность: более 15 типов отчётов — журналы времени, посещаемость, управление задачами.

• Автоматическое выставление счетов: счета формируются автоматически на основе оплачиваемых часов.

• Мониторинг продуктивности: скриншоты экрана, отслеживание активности в интернете и уровня активности сотрудников.

• Интеграции: бесшовная работа с Asana, Trello, Slack и другими инструментами управления проектами.

Стоимость

От $3,99 за пользователя в месяц, доступен бесплатный пробный период.

Оценки пользователей

WebWork имеет высокие оценки: 4,6 на G2 и 4,7 на Capterra.

#2 Toggl

Toggl известен своим простым интерфейсом и гибким учётом времени. Инструмент предлагает как автоматическое, так и ручное отслеживание времени. Toggl ориентирован на фрилансеров и небольшие команды.

Ключевые возможности

• Отслеживание в реальном времени и ручной ввод: Фиксируйте часы в процессе работы или добавляйте записи вручную постфактум.

• Настраиваемые отчёты: Формируйте отчёты по отслеженному времени с возможностью экспорта.

• Аналитика команды: Отслеживайте эффективность работы всей команды.

• Интеграции: Toggl интегрируется с Asana, Trello и Jira.

Стоимость

Тарифный план Starter начинается от $10 за пользователя в месяц. Доступна бесплатная версия, в которую не входит учёт оплачиваемых часов.

Оценки пользователей

Toggl имеет общую оценку 4,6 на G2 и 4,7 на Capterra.#3

#3 ClickUp

ClickUp — это универсальная платформа для повышения продуктивности, включающая широкий набор инструментов для управления задачами. Функция учёта времени в сочетании с возможностью фиксировать оплачиваемые часы обеспечивает ClickUp третье место в нашем списке. Это отличный выбор для крупных компаний, которым нужно комплексное решение со всеми инструментами управления в одном месте.

Ключевые возможности

• Учёт времени по задачам: Точно фиксируйте рабочее время, затраченное на каждую задачу.

• Настраиваемые тарифы оплаты: Устанавливайте разные ставки для различных задач, членов команды или клиентов.

• Отчёты по времени: Формируйте детальные отчёты с разбивкой на оплачиваемые и неоплачиваемые часы.

• Интеграции: Интегрируется с такими инструментами, как бухгалтерское ПО QuickBooks и Xero.

Стоимость

Учёт времени доступен на всех тарифах ClickUp, однако на планах Free Forever и Unlimited функция оплачиваемых часов ограничена 100 использованиями. Каждый случай отслеживания или ручного ввода времени считается одним использованием. Полноценный учёт оплачиваемых часов доступен на тарифе Business стоимостью от $12 за пользователя в месяц.

Оценки пользователей

Пользователи оценивают ClickUp на 4,4 на G2 и на 4,5 на Capterra.

#4 Timely

Timely — это трекер времени на базе AI, снижающий риск пропуска рабочих часов. Решение создано для консультантов, представителей творческих профессий и юридических фирм, которым необходимо автоматическое отслеживание с минимальным ручным вводом данных.

Ключевые возможности

• AI-автоматизация: Автоматически отслеживает рабочую активность, позволяя пользователям проверять и корректировать данные.

• Детальная отчётность: Настраиваемые отчёты, которыми можно поделиться с клиентами или руководством.

• Интеграция с инструментами управления проектами: Интегрируется с такими инструментами, как Asana и Trello.

Стоимость

Тарифный план Starter начинается от $11 за пользователя в месяц.

Оценки пользователей

Timely имеет оценку 4,7 на G2 и 4,8 на Capterra.

#5 Desktime

Desktime предлагает функции автоматического учёта времени и является надёжным вариантом для компаний, которым важно не только отслеживать оплачиваемые часы, но и контролировать продуктивность сотрудников, — например, для digital-агентств.

Ключевые возможности

• Автоматический учёт времени: Автоматически фиксирует время, затраченное на задачи.

• Аналитика продуктивности: Отслеживает сайты и приложения, используемые в рабочее время, обеспечивая глубокое понимание уровня продуктивности.

• Интеграции: Интегрируется с такими инструментами, как Basecamp, Trello и Jira.

Стоимость

Тарифный план Pro начинается от $7 за пользователя в месяц.

Оценки пользователей

Desktime получил оценку 4,5 на G2 и 4,6 на Capterra.

Эффективный учёт и управление временем

Несколько дополнительных советов о том, как максимально использовать возможности вашего решения для учёта времени и улучшить управление оплачиваемыми часами:

• Встройте учёт оплачиваемых часов в существующий рабочий процесс — Выбирайте программное обеспечение, которое органично вписывается в ваши текущие процессы.

• Обучите сотрудников эффективно отслеживать время — Предоставьте чёткие инструкции и проведите обучение по работе с инструментом, поощряя сотрудников задавать вопросы и обращаться за помощью.

• Регулярно анализируйте и оптимизируйте процесс учёта — Изучайте данные о времени, выявляйте неэффективные места и внедряйте улучшения.

• Формулируйте чёткие ожидания и правила — Придерживайтесь политики прозрачной коммуникации, чтобы сотрудники и руководство понимали друг друга одинаково. Закрепите чёткую политику в отношении того, какие виды деятельности считаются оплачиваемыми часами.

Начало работы с учётом времени

Выбор правильного трекера времени — ключевой фактор для эффективного управления оплачиваемыми часами. Подобрав инструмент, который соответствует вашим задачам и органично встраивается в рабочий процесс, вы сможете повысить продуктивность, обеспечить точность выставления счетов и улучшить общие показатели бизнеса.

Готовы оптимизировать учёт времени и улучшить управление оплачиваемыми часами? Изучите возможности WebWork и узнайте, какую пользу он принесёт вашему бизнесу.

Начните работу с WebWork прямо сейчас!