Mitarbeitende spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg und das Wachstum jedes Unternehmens. Die Art und Weise, wie sie behandelt und geführt werden, trägt maßgeblich dazu bei, ein starkes Team aufzubauen. Deshalb investieren Unternehmen weltweit in unterschiedliche Strategien, um das Personalmanagement effizienter zu gestalten und ihren Mitarbeitenden ein positives Arbeitsumfeld zu bieten.

HR-Software ist genau das Werkzeug, das diesen Prozess für Unternehmen erheblich vereinfacht. Auf die spezifischen Anforderungen jeder Organisation zugeschnitten, ist HR-Software ein wertvolles Instrument, das die Komplexität des Personalmanagements reduziert. So bietet beispielsweise HR-Software für kleine Unternehmen eine Vielzahl von Funktionen, die unterschiedliche HR-Aufgaben bündeln und optimieren. Von der Teamverwaltung und der Optimierung von Arbeitsabläufen bis hin zu einer positiven Mitarbeitererfahrung – dieses Tool bietet alles, was Sie brauchen, um Ihre Mitarbeitenden zufrieden und motiviert zu halten. Damit ist es der ideale Begleiter für Ihr HR-Team – vom Onboarding bis zum Offboarding.

Wussten Sie, dass der globale HR-Software-Markt bis 2028 voraussichtlich ein Volumen von 33,57 Milliarden US-Dollar bei einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 10,10 % erreichen wird? Kein Wunder, dass die HR-Software-Branche so stark wächst.

Angesichts der Vielzahl an HR-Software-Lösungen auf dem Markt ist es für Unternehmen jedoch eine echte Herausforderung, die passende für ihr Team zu finden. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen einen konkreten Leitfaden vor, mit dem Sie 2023 die richtige HR-Software auswählen können.

10 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie HR-Software in die engere Auswahl nehmen

Bevor Sie mit dem Auswahlprozess beginnen, ist es sinnvoll, Ihre bestehenden HR-Abläufe, die Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind, und Ihre gewünschten Lösungsansätze genau zu kennen. Deshalb ist es wichtig, sich die richtigen Fragen zu stellen.

Hier sind einige zentrale Fragen, die Ihnen bei der Bewertung von HR-Software wertvolle Orientierung bieten.

• Was sind unsere größten HR-Herausforderungen und wo drückt uns der Schuh am meisten?
• Was sind die wichtigsten HR-Anforderungen unserer Organisation?
• Wie hilft uns die Software, unsere Herausforderungen zu bewältigen?
• Bietet die Software zusätzliche Funktionen oder Mehrwerte?
• Wie lange dauert es, bis die Software einsatzbereit ist?
• Lässt sich das Tool mit anderen Plattformen integrieren, die wir bereits nutzen? Wie funktioniert die Integration?
• Welches Budget steht uns für eine HR-Software zur Verfügung?
• Wächst die Software mit unseren Anforderungen mit? Wenn ja, wie sieht die Preisstruktur dabei aus?
• Bietet der Anbieter Schulungen für unser Team an?
• Welchen Kundenservice erwarten wir? Steht uns das Support-Team auch bei dringenden Problemen schnell zur Seite?

Sobald Sie Antworten auf diese Fragen haben, können Sie aktiv mit Ihrer Suche beginnen.

7 Schritte zur Auswahl der richtigen HR-Software für Ihr Unternehmen

Hier ist ein 7-Schritte-Leitfaden, der Ihnen hilft, die passende HR-Software für Ihr Team zu finden.

Schritt 1 – Stellen Sie ein Entscheidungsteam zusammen

Die Wahl einer neuen HR-Software sollte nicht allein dem HR-Team überlassen werden. Es ist wichtig, wichtige Stakeholder und Führungskräfte aus anderen Abteilungen einzubeziehen – etwa aus dem Bereich Operations, Finanzen, IT, Marketing oder Vertrieb –, da diese die Software ebenfalls aktiv nutzen werden. Das bringt neue Perspektiven und wertvolle Einblicke, um Herausforderungen im Arbeitsalltag zu bewältigen und abteilungsübergreifende Abläufe zu vereinfachen.

Mark Valderrama, CEO und Gründer von Aquarium Store Depot, empfiehlt: „Identifizieren Sie die besten Vertreter aus jeder Abteilung – ob Teamleads, Manager oder Führungskräfte –, die wertvolle Beiträge leisten können. So erhalten Sie ein umfassendes Bild der individuellen Bedürfnisse jeder Abteilung und können eine Software auswählen, die wirklich allen gerecht wird. Gleichzeitig lernen Sie die Pain Points Ihrer Kollegen kennen und können gezielt nach Lösungen suchen.“

Sobald die Teammitglieder feststehen, vergeben Sie klare Rollen und delegieren Sie Verantwortlichkeiten. Und vor allem: Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen von Anfang an, damit eine effiziente Zusammenarbeit im Team gewährleistet ist und der Entscheidungsprozess reibungslos verläuft.

Schritt 2 – Analysieren Sie Ihre bestehenden HR-Tools

Nachdem Sie Ihr Team zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, Ihre vorhandenen Tools, Prozesse und Arbeitsabläufe zu analysieren, um Engpässe und Schwachstellen in Ihrer HR-Abteilung zu identifizieren. Unabhängig davon, ob Sie bei null anfangen oder eine bestehende HR-Software ablösen möchten – diese Bestandsaufnahme ist unverzichtbar, da sie Ihnen zeigt, was gut funktioniert und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Tom Miller, Director of Marketing bei FitnessVolt, erklärt: „Wenn Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen gut funktioniert und was nicht, können Sie fundierte Kaufentscheidungen treffen, die Ihre Prozesse nicht nur verbessern, sondern auch deutlich zuverlässiger machen. Außerdem erkennen Sie so, wie eine neue HR-Software Ihre bestehenden Abläufe transformieren, Ihre Arbeitsleistung steigern und Ihre Ziele unterstützen kann.“

Schritt 3 – Definieren Sie die Must-have-Funktionen

Im nächsten Schritt geht es darum, eine Liste der Funktionen zu erstellen, die Ihre HR-Software unbedingt mitbringen soll. Bitten Sie die Mitglieder Ihres neu zusammengestellten Teams, eine umfassende Liste mit Anforderungen auf Basis ihrer täglichen Aufgaben zu erarbeiten. So erhalten Sie ein klares Bild davon, was Ihre neue HR-Software leisten muss.

Unterteilen Sie diese Anforderungen in zwei Kategorien: Must-have-Funktionen und Nice-to-have-Funktionen. Auf diese Weise erhalten Sie eine kompakte Anforderungsliste, die als Orientierungshilfe während des Auswahlprozesses dient. Außerdem können Sie damit Softwareprodukte, die Ihre Grundanforderungen nicht erfüllen, schnell und unkompliziert aussortieren.

Zu den wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei HR-Software achten sollten, gehören folgende:

• Recruiting

Um den gesamten Einstellungsprozess zu steuern – von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement und die Terminplanung für Vorstellungsgespräche bis hin zur Kandidatenbewertung.

• Onboarding

Um den Einstieg neuer Mitarbeitender zu vereinfachen – durch automatisierte Workflows für die Erfassung von Dokumenten und die Bereitstellung von Ressourcen, die den Einstieg in die neue Rolle erleichtern.

• Mitarbeiterdatenverwaltung

Um eine zentrale Datenbank bereitzustellen, in der wichtige Mitarbeiterinformationen gespeichert und abgerufen werden können – darunter persönliche Daten, Arbeitsverträge, Zeugnisse und mehr.

• Anwesenheitsverfolgung

Um die Anwesenheit von Mitarbeitenden zu erfassen – inklusive Ein- und Ausstempelzeiten, Überstunden und mehr.

• Urlaubsverwaltung

Um Urlaubsanträge zu verwalten und zu genehmigen, Urlaubskonten einzusehen und den gesamten Genehmigungsprozess zu optimieren.

• Gehaltsabrechnung und Lohnverwaltung

Um Gehälter zu berechnen, Steuern und andere Abzüge zu verwalten und Gehaltsabrechnungen mit minimalem manuellem Aufwand zu erstellen.

• Mitarbeiterbeurteilungen

Um einen strukturierten Prozess für Leistungsbeurteilungen und Mitarbeitergespräche zu schaffen.

• Mitarbeiterfeedback

Um 360-Grad-Feedback von Mitarbeitenden und der Organisation einzuholen und wirksame Maßnahmen zur Leistungsverbesserung zu entwickeln.

• Weiterbildung und Entwicklung

Um Kompetenzlücken bei Mitarbeitenden zu erkennen und gezielte Lern- und Trainingsangebote bereitzustellen.

Quelle

Schritt 4 – Führen Sie eine erste Marktrecherche durch

Jetzt, da Sie wissen, welche Funktionen Ihre HR-Software mitbringen soll, ist es Zeit, potenzielle Plattformen und ihre jeweiligen Funktionsumfänge zu recherchieren. Suchen Sie auf verschiedenen Suchmaschinen nach den besten HR-Software-Lösungen, um eine erste Liste möglicher Optionen zu erstellen.

Holen Sie sich Empfehlungen von Kollegen aus der Branche, beruflichen Kontakten oder anderen HR-Fachleuten. Parallel dazu können Sie Bewertungen auf Software-Review-Plattformen wie G2crowd, Capterra und GetApp lesen oder Community-Foren besuchen, um authentische Nutzererfahrungen zu sammeln.

Katie Holmes, Marketing-Expertin bei Onsite First Aid Training, empfiehlt: „Schauen Sie sich die Websites der Anbieter genau an und lesen Sie Kundenfallstudien. Das liefert echte Einblicke, wie die Software anderen Unternehmen dabei geholfen hat, ihre HR-Prozesse zu verbessern.“

Erstellen Sie anschließend eine Shortlist mit HR-Lösungen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Idealerweise sollten mindestens 5 Anbieter auf dieser Liste stehen.

Schritt 5 – Testen Sie die Software mit einer kostenlosen Testversion

Jetzt ist es an der Zeit, sich für kostenlose Testversionen der Software anzumelden oder Produktdemos zu buchen, um die Software live in Aktion zu erleben. So können Sie die einzelnen Lösungen bewerten und besser einschätzen, wie gut sie Ihre HR-Prozesse unterstützen würden.

Nehmen Sie an Demo-Sessions teil, um mehr über die Funktionen und Möglichkeiten der jeweiligen Produkte zu erfahren. Achten Sie dabei nicht nur auf den Funktionsumfang, sondern auch auf das Design und die Benutzerfreundlichkeit der Software. Scheuen Sie sich nicht, während der Demo Fragen zu stellen – das hilft Ihnen nicht nur, offene Punkte zu klären, sondern gibt Ihnen auch einen guten Eindruck davon, wie der Anbieter mit Kundenanfragen umgeht.

Kenny Kline, President und Financial Lead bei BarBend, ergänzt: „Nutzen Sie die kostenlose Testphase, um die Software wirklich selbst auszuprobieren. Lassen Sie Ihr gesamtes Team die Software testen und sammeln Sie anschließend das Feedback aller.“

Führen Sie diesen Schritt für alle Software-Lösungen auf Ihrer Shortlist durch. So können Sie die Performance der einzelnen Tools vergleichen und das Feedback Ihres Teams einholen. Außerdem erhalten Sie ein klares Bild davon, wie gut die jeweilige Software zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Auf dieser Basis können Sie letztendlich eine fundierte Kaufentscheidung treffen.

Schritt 6 – Die endgültige Entscheidung treffen

Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse zu den ausgewählten Software-Lösungen den wichtigsten Stakeholdern im Unternehmen und zeigen Sie auf, wie die Software Ihre HR-Prozesse optimieren kann. Holen Sie deren Einschätzungen und Meinungen ein und seien Sie bereit, ihre Fragen zu beantworten. Führen Sie eine gemeinsame Diskussion, um eine HR-Software zu wählen, die sowohl den organisatorischen Anforderungen als auch den Unternehmenszielen gerecht wird.

Sobald die finale Entscheidung gefallen ist, unterzeichnen Sie den Vertrag oder abonnieren Sie einen kostenpflichtigen Plan. Erarbeiten Sie einen Change-Management-Plan und bereiten Sie die Implementierung der neuen Software in Ihrem Unternehmen vor.

Fazit

Die Auswahl der richtigen HR-Software ist für viele Teams zweifellos eine Herausforderung. Mit der richtigen Recherche, einem systematischen Vorgehen und einer durchdachten Planung lässt sich dieser aufwendige Prozess jedoch deutlich vereinfachen – und am Ende steht eine fundierte Entscheidung, die dem gesamten Unternehmen zugutekommt.

Folgen Sie also den Schritten aus diesem Leitfaden und starten Sie mit der Auswahl der besten HR-Software für Ihr Unternehmen. Wir sind überzeugt, dass Ihnen dieser Guide dabei geholfen hat zu verstehen, worauf es bei der Wahl der richtigen HR-Software ankommt – damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen und Ihre HR-Prozesse nachhaltig optimieren können.

Über die Autorin:

Kruti Shah ist Content Writerin und Marketing-Expertin bei The Marketing Drama. Sie schreibt leidenschaftlich gerne über aktuelle Trends in den Bereichen Technologie, Business und Marketing. In ihrer Freizeit backt sie gerne und schaut Netflix. Sie können sich mit ihr auf LinkedIn vernetzen.