Los empleados juegan un papel fundamental en el éxito y el crecimiento de cualquier organización. La forma en que se trata y gestiona al equipo humano influye enormemente en la construcción de un equipo de alto rendimiento. Por eso, muchas empresas de todo el mundo están invirtiendo en diversas estrategias para optimizar la gestión de personal y ofrecerles experiencias laborales realmente satisfactorias.
El software de RR. HH. es una de esas herramientas que facilita enormemente este proceso de gestión de personas en las organizaciones. Diseñado para adaptarse a los requisitos específicos de cada tipo de empresa, el software de RR. HH. se convierte en un aliado indispensable que simplifica las complejidades de la gestión del talento. Por ejemplo, respondiendo a las necesidades particulares de distintos negocios, el software de RR. HH. para pequeñas empresas ofrece un conjunto de funcionalidades que agilizan las diversas responsabilidades del área. Desde la gestión del equipo y la optimización de flujos de trabajo, hasta la mejora de la experiencia del empleado, esta herramienta lo tiene todo para ayudarte a mantener a tus empleados felices y motivados. Por eso, es el compañero perfecto para tu equipo de RR. HH., desde el onboarding hasta la salida del empleado.
¿Sabías que se proyecta que el mercado global de software de RR. HH. alcanzará los 33.570 millones de dólares con una CAGR del 10,10% para 2028? No es de extrañar que este sector esté creciendo a un ritmo impresionante.
Sin embargo, dado el número de opciones de software de RR. HH. disponibles hoy en el mercado, resulta bastante difícil para las empresas seleccionar el que mejor se adapta a su equipo. En este artículo, compartimos una guía definitiva para elegir el software de RR. HH. adecuado en 2023.
10 preguntas que debes hacerte antes de preseleccionar un software de RR. HH.
Antes de iniciar el proceso de selección, es recomendable tener una comprensión sólida de tus flujos de trabajo actuales en RR. HH., los desafíos que enfrentas y cómo deseas superarlos. Por eso, es fundamental hacerte las preguntas correctas.
Aquí tienes algunas preguntas clave que serán de gran utilidad durante el proceso de evaluación del software de RR. HH.
- ¿Cuáles son nuestros mayores retos y frustraciones en RR. HH.?
- ¿Cuáles son las necesidades más críticas de RR. HH. en nuestra organización?
- ¿Cómo nos ayudará este software a superar nuestros desafíos?
- ¿El software ofrece funcionalidades o beneficios adicionales?
- ¿Cuánto tiempo tomará tener el software funcionando a pleno rendimiento?
- ¿Podemos integrarlo con otras plataformas que ya utilizamos? ¿Cómo funciona el proceso de integración?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto para invertir en un software de RR. HH.?
- ¿El software escala según nuestras necesidades de crecimiento? Si es así, ¿cómo sería la estructura de precios?
- ¿El software ofrece algún tipo de formación para nuestro equipo?
- ¿Qué tipo de servicio de atención al cliente buscamos? ¿El equipo de soporte nos ayudará a encontrar soluciones inmediatas si algo falla?
Una vez que tengas respuestas a estas preguntas, puedes avanzar y comenzar tu búsqueda.
7 pasos para elegir el software de RR. HH. adecuado para tu empresa
A continuación, te presentamos una guía de 7 pasos para ayudarte a seleccionar el software de RR. HH. ideal para tu equipo.
Paso 1 – Forma un equipo de toma de decisiones
Elegir un nuevo software de RR. HH. no debe ser una decisión exclusiva del equipo de recursos humanos. Es fundamental involucrar a los principales responsables y líderes de otros departamentos, como operaciones, finanzas, IT, marketing, ventas y más, ya que serán los usuarios principales de esta herramienta. Esto aportará perspectivas frescas e ideas únicas para abordar los desafíos del entorno laboral y simplificar las operaciones de cada área.
Mark Valderrama, CEO y fundador de Aquarium Store Depot sugiere: «Identifica a los mejores representantes de cada departamento, como managers, líderes de equipo, directivos, etc., que puedan aportar información valiosa. Esto te dará una comprensión profunda de las necesidades particulares de cada área, ayudándote a elegir un software que cumpla con los requisitos de todos. Del mismo modo, te permitirá conocer sus puntos débiles y tomar medidas para ofrecer una solución óptima.»
Una vez que hayas definido los miembros del equipo, asígnales roles claros y delega responsabilidades a cada uno. Lo más importante es comunicar tus expectativas desde el principio para garantizar una comunicación y colaboración eficientes dentro del equipo, y así agilizar el proceso de toma de decisiones.
Paso 2 – Evalúa tus herramientas de RR. HH. actuales
Una vez formado el equipo, es momento de evaluar las herramientas, procesos y flujos de trabajo existentes para identificar los cuellos de botella y los desafíos en tu departamento de RR. HH. Ya sea que estés empezando desde cero o considerando una actualización de software, esta evaluación es indispensable, ya que te ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de tus procesos actuales.
Tom Miller, Director de Marketing en FitnessVolt comparte: «Al determinar qué está funcionando bien en tu empresa y qué no, puedes tomar decisiones de compra más inteligentes que no solo mejorarán tus procesos, sino que también los harán mucho más robustos. Del mismo modo, te ayudará a entender cómo el nuevo software de RR. HH. transformará tus procesos actuales, mejorará tu rendimiento laboral y te permitirá alcanzar tus objetivos.»
Paso 3 – Identifica las funcionalidades imprescindibles
A continuación, el siguiente paso es elaborar una lista de las funcionalidades que deseas en tu software de RR. HH. Pide a los miembros de tu equipo recién formado que preparen una lista exhaustiva de características basándose en las tareas que realizan en su día a día. Esto te dará una idea clara de los requisitos para tu nuevo software de RR. HH.
En primer lugar, divide estos requisitos en dos categorías: funcionalidades imprescindibles y funcionalidades deseables. Al hacerlo, tendrás una lista de características concisa que podrás usar como referencia durante el proceso de selección del software. También te ayudará a descartar sin complicaciones aquellas soluciones que no cumplan con tus requisitos.
Algunas de las funcionalidades clave que debes buscar en un software de RR. HH. son las siguientes:
Reclutamiento
Para gestionar todo el proceso de contratación, desde la publicación de ofertas de empleo, el seguimiento de candidatos, la programación de entrevistas hasta la evaluación de postulantes.
- Incorporación de nuevos empleados
Para simplificar el proceso de incorporación de nuevas incorporaciones mediante flujos de trabajo automatizados que facilitan la recopilación de documentación y ponen a disposición del empleado los recursos necesarios para adaptarse a su nuevo rol.
- Gestión de datos de empleados
Para disponer de una base de datos centralizada donde almacenar y acceder a información crítica del empleado, como datos personales, documentos laborales, cartas de experiencia, entre otros.
- Control de asistencia
Para registrar la asistencia de los empleados, sus horarios de entrada y salida, horas extra y mucho más.
- Gestión de ausencias
Para gestionar y aprobar bajas y solicitudes de días libres de los empleados. También permite visualizar el saldo de vacaciones disponible y optimizar todo el flujo de aprobación de ausencias.
Para calcular salarios, gestionar impuestos y otras deducciones, y generar recibos de pago con una intervención manual mínima.
- Evaluaciones de desempeño
Para crear un proceso estructurado de revisión del rendimiento y evaluación del desempeño de los empleados.
- Retroalimentación de empleados
Para recopilar feedback de 360 grados de los empleados y la empresa, y desarrollar planes de mejora del desempeño efectivos.
- Aprendizaje y desarrollo
Para identificar las brechas de habilidades entre los empleados y ofrecerles oportunidades de formación y capacitación.
Fuente
Paso 4 – Realiza una investigación preliminar
Ahora que ya tienes claro qué funcionalidades quieres en tu software de RR. HH., es momento de investigar las plataformas potenciales y las características que ofrece cada una. Para generar una lista de posibles soluciones, busca el mejor software de RR. HH. en distintos motores de búsqueda.
Consulta con colegas del sector, contactos profesionales u otros expertos en RR. HH. para obtener recomendaciones. Mientras tanto, puedes leer reseñas en plataformas especializadas como G2crowd, Capterra y GetApp, o visitar foros de la comunidad para conocer de primera mano la experiencia de otros usuarios con el software.
Katie Holmes, experta en marketing de Onsite First Aid Training, explica: «Explorar los sitios web de los proveedores para conocer sus funcionalidades y leer los casos de éxito de sus clientes es muy valioso, ya que te dará información real sobre cómo el software ha ayudado a otras empresas a mejorar sus procesos de RRHH.»
Una vez hecho esto, es momento de elaborar una lista reducida de soluciones de RRHH que se ajusten a tus requisitos. Lo ideal es contar con al menos 5 proveedores en esa lista.
Paso 5 – Regístrate en una prueba gratuita para evaluar el software
Ahora es el momento de registrarte en las pruebas gratuitas del software o solicitar demostraciones del producto para verlo en acción. Esto te permitirá evaluar el software y entender cómo puede dar soporte a tus procesos de RRHH.
Comienza asistiendo a una sesión de demo para conocer mejor las funcionalidades que ofrece el producto. Además de las características, presta atención al diseño del producto y a la experiencia de usuario que proporciona. No dudes en hacer preguntas durante estas sesiones para aclarar tus dudas. Esto también te ayudará a evaluar la capacidad del proveedor para responder a tus consultas.
Kenny Kline, presidente y responsable financiero de BarBend, añade: «Aprovecha la prueba gratuita que ofrece el software para adquirir experiencia práctica con la herramienta. Haz que todo tu equipo lo pruebe y recopila sus opiniones.»
Sigue este paso con todos los software de tu lista reducida. Esto te permitirá comparar el rendimiento de cada uno de ellos junto con el feedback del equipo. También te ayudará a determinar qué tan bien se adapta cada solución a las necesidades de tu organización. Como resultado, podrás tomar una decisión de compra fundamentada.
Paso 6 – Toma la decisión final
Mientras tanto, presenta tus conclusiones sobre los software preseleccionados a los principales stakeholders de la empresa y explícales cómo la solución puede potenciar sus procesos de RRHH. Recoge sus opiniones y comentarios sobre el software elegido y prepárate para responder sus preguntas. Lleva a cabo una discusión colaborativa para seleccionar el software de RRHH teniendo en cuenta las necesidades de la organización y sus objetivos de negocio.
Una vez tomada la decisión final, firma el contrato o suscríbete a un plan de pago. Elabora un plan de gestión del cambio y prepárate para implementar el nuevo software en tu organización.
Conclusión
Sin duda, el proceso de elegir el software de RRHH adecuado puede resultar abrumador para muchos equipos. Sin embargo, con una investigación adecuada, un enfoque sistemático y una planificación cuidadosa, este proceso puede simplificarse para tomar una decisión informada que beneficie a toda la organización.
Sigue los pasos que hemos mencionado en esta guía y comienza a preseleccionar el mejor software de RRHH para tu negocio. Estamos seguros de que esta guía te ha ayudado a aprender cómo elegir el software de RRHH adecuado para obtener los resultados deseados y optimizar las distintas actividades de recursos humanos.
Biografía del autor:
Kruti Shah es redactora de contenidos y especialista en marketing en The Marketing Drama. Le apasiona escribir sobre las últimas tendencias en Tecnología, Negocios y Marketing. En su tiempo libre, disfruta horneando y viendo Netflix. Puedes conectar con ella en LinkedIn.
