Les collaborateurs jouent un rôle déterminant dans la réussite et la croissance de toute organisation. La façon dont ils sont traités et gérés contribue largement à la construction d’une équipe performante. C’est pourquoi de nombreuses entreprises à travers le monde investissent dans différentes stratégies pour optimiser la gestion de leurs collaborateurs et leur offrir une expérience de travail enrichissante.

Le logiciel RH est l’un de ces outils qui facilite la gestion des collaborateurs au sein des organisations. Conçu pour répondre aux besoins spécifiques de chaque type d’organisation, le logiciel RH s’impose comme un outil précieux qui simplifie les complexités de la gestion du personnel. Par exemple, pour répondre aux besoins particuliers des différentes entreprises, un logiciel RH pour les petites entreprises propose un ensemble de fonctionnalités qui rationalisent les différentes missions RH. De la gestion d’équipe à l’optimisation des flux de travail, en passant par une expérience collaborateur de qualité, cet outil offre tout ce dont vous avez besoin pour maintenir vos collaborateurs heureux et motivés. C’est donc le partenaire idéal de votre équipe RH, de l’onboarding jusqu’au départ du collaborateur.

Saviez-vous que la taille du marché mondial des logiciels RH devrait atteindre 33,57 milliards de dollars avec un TCAC de 10,10 % d’ici 2028 ? Rien d’étonnant à ce que le secteur des logiciels RH connaisse une croissance aussi spectaculaire.

Cependant, face au nombre de logiciels RH disponibles sur le marché aujourd’hui, il est assez difficile pour les entreprises d’identifier celui qui correspond le mieux à leurs besoins. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet pour choisir le bon logiciel RH en 2023.

10 questions à se poser avant de présélectionner un logiciel RH

Avant de vous lancer dans le processus de sélection, il est judicieux de bien comprendre vos flux de travail RH actuels, les défis que vous rencontrez et la manière dont vous souhaitez les surmonter. Il est donc essentiel de se poser les bonnes questions.

Voici quelques questions clés qui s’avèreront utiles lors du processus d’évaluation d’un logiciel RH.

• Quels sont nos principaux défis et points de friction en matière de RH ?
• Quels sont les besoins RH les plus critiques de notre organisation ?
• Comment ce logiciel nous aidera-t-il à surmonter nos défis ?
• Le logiciel offre-t-il des fonctionnalités ou des avantages supplémentaires ?
• Combien de temps faudra-t-il pour mettre le logiciel en place et le rendre opérationnel ?
• Pouvons-nous intégrer cet outil aux autres plateformes que nous utilisons ? Comment fonctionne le processus d’intégration ?
• Quel est notre budget pour investir dans un logiciel RH ?
• Le logiciel évoluera-t-il en fonction de nos besoins croissants ? Si oui, quelle sera la structure tarifaire ?
• Le logiciel propose-t-il une formation pour notre équipe ?
• Quel niveau de service client recherchons-nous ? L’équipe support sera-t-elle en mesure de nous apporter des solutions rapides en cas de problème ?

Une fois que vous avez des réponses à ces questions, vous pouvez démarrer votre recherche en toute sérénité.

7 étapes à suivre pour choisir un logiciel RH adapté à votre entreprise

Voici un guide en 7 étapes pour vous aider à sélectionner le logiciel RH le mieux adapté à votre équipe.

Étape 1 – Constituer une équipe de décideurs

Le choix d’un nouveau logiciel RH ne doit pas reposer uniquement sur l’équipe RH. Il est important d’impliquer les parties prenantes et les responsables des autres départements — opérations, finance, IT, marketing, commercial, etc. — qui seront les principaux utilisateurs de cet outil. Cela permettra d’apporter de nouvelles perspectives et des insights pertinents pour relever les défis organisationnels et simplifier les opérations de chaque département.

Mark Valderrama, PDG et fondateur d’Aquarium Store Depot, recommande : « Identifiez les meilleurs représentants de chaque département — managers, responsables d’équipe, dirigeants — qui pourront apporter une contribution de valeur. Cela vous donnera une compréhension approfondie des besoins spécifiques de chaque département et vous aidera à choisir un logiciel qui répond aux attentes de tous. De même, cela vous permettra de comprendre leurs points de douleur et de prendre les mesures nécessaires pour y apporter une solution optimale. »

Une fois les membres de l’équipe définis, attribuez-leur des rôles clairs et déléguez les responsabilités à chacun. Plus important encore, communiquez vos attentes dès le départ afin de garantir une communication et une collaboration efficaces au sein de l’équipe, et de fluidifier le processus de prise de décision.

Étape 2 – Évaluer vos outils RH existants

Une fois l’équipe constituée, il est temps d’évaluer vos outils, processus et flux de travail actuels pour identifier les points de blocage et les défis au sein de votre département RH. Que vous partiez de zéro ou que vous envisagiez de migrer vers un nouveau logiciel RH, cette évaluation est indispensable : elle vous permet d’identifier les forces et les faiblesses de vos processus existants.

Tom Miller, Directeur Marketing chez FitnessVolt, partage son point de vue : « En déterminant ce qui fonctionne bien dans votre entreprise et ce qui ne fonctionne pas, vous pouvez prendre des décisions d’achat réfléchies qui amélioreront non seulement vos processus, mais les rendront également plus robustes. De même, cela vous aidera à comprendre comment le nouveau logiciel RH va transformer vos processus existants, améliorer votre performance au travail et vous permettre d’atteindre vos objectifs. »

Étape 3 – Identifier les fonctionnalités indispensables

Vient ensuite l’étape consistant à établir la liste des fonctionnalités que vous souhaitez retrouver dans votre logiciel RH. Demandez aux membres de votre équipe nouvellement constituée de dresser une liste exhaustive des fonctionnalités en se basant sur les tâches qu’ils effectuent au quotidien. Cela vous donnera une idée précise des exigences auxquelles votre nouveau logiciel RH devra répondre.

Dans un premier temps, répartissez ces exigences en deux catégories : les fonctionnalités indispensables et celles qui seraient appréciables. Ce faisant, vous obtiendrez une liste de fonctionnalités concise qui pourra servir de référence tout au long du processus de sélection. Cela vous permettra également d’éliminer sans difficulté les logiciels qui ne répondent pas à vos exigences.

Voici quelques-unes des fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel RH :

• Recrutement

Pour gérer l’intégralité du processus de recrutement, de la publication des offres d’emploi au suivi des candidatures, en passant par la planification des entretiens et l’évaluation des candidats.

• Onboarding

Pour simplifier le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs grâce à des flux de travail automatisés permettant de collecter les documents nécessaires et de leur fournir les ressources utiles à leur prise de poste.

• Gestion des données collaborateurs

Pour disposer d’une base de données centralisée permettant de stocker et d’accéder aux informations essentielles des collaborateurs : coordonnées personnelles, documents contractuels, lettres de mission, etc.

• Suivi des présences

Pour suivre les présences des collaborateurs, leurs heures d’arrivée et de départ, les heures supplémentaires, et bien plus encore.

• Gestion des congés

Pour gérer et valider les congés et les demandes d’absence des collaborateurs. Cela permet également de consulter les soldes de congés et de fluidifier l’ensemble du processus de validation.

• Traitement et gestion de la paie

Pour calculer les salaires, gérer les impôts et autres déductions, et générer les bulletins de paie avec un minimum d’interventions manuelles.

• Évaluations de la performance des collaborateurs

Pour mettre en place un processus fluide d’évaluation des performances et de gestion des entretiens annuels.

• Feedback collaborateurs

Pour recueillir des retours à 360 degrés auprès des collaborateurs et de l’entreprise, et élaborer des plans d’amélioration de la performance efficaces.

• Formation et développement des compétences

Pour identifier les lacunes en compétences chez les collaborateurs et leur proposer des opportunités d’apprentissage et de formation.

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Étape 4 – Effectuer une recherche préliminaire

Maintenant que vous avez une idée claire des fonctionnalités souhaitées pour votre logiciel RH, il est temps de vous pencher sur les plateformes disponibles et les fonctionnalités qu’elles proposent. Pour générer une liste de solutions potentielles, recherchez les meilleurs logiciels RH sur différents moteurs de recherche.

N’hésitez pas à solliciter des recommandations auprès de vos pairs du secteur, de vos contacts ou d’autres professionnels RH. Parallèlement, vous pouvez consulter les avis sur des plateformes spécialisées comme G2crowd, Capterra et GetApp, ou vous rendre sur des forums communautaires pour recueillir les retours d’expérience des utilisateurs.

Katie Holmes, experte en marketing chez Onsite First Aid Training, explique : « Visiter les sites des éditeurs pour découvrir leurs fonctionnalités et lire les études de cas clients est très enrichissant, car cela vous donne un aperçu concret de la façon dont le logiciel a aidé ses clients à améliorer leurs processus RH. »

Une fois cette étape réalisée, il est temps de constituer une présélection de solutions RH qui correspondent à vos besoins. Il est conseillé d’avoir au minimum 5 éditeurs sur cette liste.

Étape 5 – S’inscrire à un essai gratuit pour évaluer le logiciel

Il est maintenant temps de vous inscrire aux essais gratuits des logiciels ou de demander des démonstrations produit pour voir les solutions en action. Cela vous permettra d’évaluer chaque logiciel et de comprendre comment il peut soutenir vos processus RH.

Commencez par assister à une session de démonstration pour en savoir plus sur les fonctionnalités du produit et ce qu’elles offrent concrètement. Au-delà des fonctionnalités, portez une attention particulière à la conception du produit et à l’expérience utilisateur. N’hésitez pas à poser des questions lors de ces sessions pour lever vos interrogations — c’est aussi l’occasion de jauger la capacité de l’éditeur à répondre à vos besoins.

Kenny Kline, Président et Responsable Financier chez BarBend, ajoute : « Profitez de l’essai gratuit proposé par le logiciel pour vous faire une opinion concrète. Faites tester l’outil par toute votre équipe et recueillez leurs retours. »

Répétez cette étape pour tous les logiciels de votre liste restreinte. Cela vous permettra de comparer les performances de chacun d’eux ainsi que les retours de votre équipe. Vous pourrez également évaluer dans quelle mesure chaque solution correspond aux besoins de votre organisation. Vous serez ainsi en mesure de prendre une décision d’achat éclairée.

Étape 6 – Prendre la décision finale

Dans le même temps, présentez vos conclusions sur les logiciels présélectionnés aux principales parties prenantes de l’entreprise et montrez-leur comment ces solutions peuvent optimiser vos processus RH. Sollicitez leurs avis et opinions sur les logiciels retenus, et soyez prêt à répondre à leurs questions. Organisez une discussion collaborative pour choisir un logiciel RH en tenant compte des besoins de l’organisation et de ses objectifs métier.

Une fois la décision finale prise, signez le contrat ou souscrivez à un plan payant. Élaborez un plan de gestion du changement et préparez-vous à déployer le nouveau logiciel au sein de votre organisation.

En résumé

Il est vrai que le processus de sélection du bon logiciel RH peut s’avérer intimidant pour de nombreuses équipes. Cependant, avec une recherche approfondie, une approche méthodique et une planification réfléchie, cette démarche fastidieuse peut être simplifiée afin de prendre une décision éclairée qui profite à l’ensemble de l’organisation.

Suivez donc les étapes que nous avons décrites dans ce guide et lancez-vous dans la présélection du meilleur logiciel RH pour votre entreprise. Nous sommes convaincus que ce guide vous a aidé à comprendre comment choisir le logiciel RH adapté, capable de produire les résultats attendus et de fluidifier vos différentes activités RH.

Biographie de l’auteure :

Kruti Shah est rédactrice de contenu et marketeuse chez The Marketing Drama. Elle aime écrire sur les tendances actuelles en matière de technologie, de business et de marketing. Pendant son temps libre, elle adore pâtisser et regarder Netflix. Vous pouvez la retrouver sur Linkedin.