Os colaboradores têm um papel fundamental no sucesso e crescimento de qualquer organização. A forma como são tratados e gerenciados contribui diretamente para a construção de equipes de alto desempenho. Por isso, empresas de todo o mundo estão investindo em diferentes estratégias para otimizar a gestão de pessoas e proporcionar experiências cada vez melhores no ambiente de trabalho.

O software de RH é uma das ferramentas que torna esse processo mais simples e eficiente. Adaptado às necessidades específicas de cada tipo de organização, ele se torna um aliado estratégico para simplificar as complexidades da gestão de pessoas. Por exemplo, para atender às demandas de diferentes tipos de negócio, o software de RH para pequenas empresas oferece um conjunto de funcionalidades que otimizam as mais diversas responsabilidades do setor. Desde o gerenciamento da equipe e a otimização de fluxos de trabalho até a entrega de uma boa experiência ao colaborador, essa ferramenta reúne tudo o que você precisa para manter seus funcionários motivados e satisfeitos. Por isso, ela é a parceira ideal para o seu time de RH, do onboarding ao offboarding.

Você sabia que o mercado global de software de RH deve atingir US$ 33,57 bilhões com um CAGR de 10,10% até 2028? Não é à toa que esse setor vem crescendo de forma tão expressiva.

No entanto, diante da enorme variedade de opções disponíveis no mercado, escolher o software de RH mais adequado para a sua equipe pode ser um verdadeiro desafio. Neste artigo, apresentamos um guia completo para te ajudar a fazer essa escolha com segurança em 2023.

10 Perguntas que Você Deve Fazer Antes de Selecionar um Software de RH

Antes de iniciar o processo de seleção, é fundamental ter um entendimento sólido sobre os seus fluxos de trabalho de RH, os desafios que você enfrenta e como pretende superá-los. Por isso, fazer as perguntas certas é um passo essencial.

Confira algumas perguntas importantes que vão orientar o processo de avaliação do software de RH.

• Quais são os nossos maiores desafios e frustrações no RH?
• Quais são as necessidades mais críticas de RH da nossa organização?
• Como esse software vai nos ajudar a superar esses desafios?
• O software oferece funcionalidades ou benefícios adicionais?
• Quanto tempo levaria para implementar e colocar o software em operação?
• É possível integrar essa ferramenta com outras plataformas que já utilizamos? Como funciona esse processo de integração?
• Qual é o nosso orçamento disponível para investir em um software de RH?
• O software acompanha o crescimento da nossa empresa? Se sim, como seria a estrutura de preços nesse cenário?
• O software oferece algum tipo de treinamento para a nossa equipe?
• Que nível de suporte ao cliente estamos buscando? A equipe de atendimento oferece soluções ágeis quando algo dá errado?

Com as respostas em mãos, você estará pronto para dar início à sua busca.

7 Passos para Escolher o Software de RH Ideal para o Seu Negócio

Veja a seguir um guia em 7 passos para te ajudar a selecionar o software de RH certo para a sua equipe.

Passo 1 – Monte uma Equipe de Tomada de Decisão

A escolha de um novo software de RH não deve ser uma decisão exclusiva do time de RH. É fundamental envolver lideranças e stakeholders de outras áreas, como operações, financeiro, TI, marketing, vendas, entre outras, que serão usuários ativos da ferramenta. Isso traz perspectivas diversas e insights valiosos para enfrentar os desafios do dia a dia e simplificar as operações de cada departamento.

Mark Valderrama, CEO e fundador da Aquarium Store Depot, sugere: “Identifique os melhores representantes de cada área — gestores, líderes de equipe, executivos — que possam contribuir com informações relevantes. Isso te dará uma visão completa das necessidades específicas de cada departamento, facilitando a escolha de um software que atenda a todos. Da mesma forma, você passa a conhecer melhor as dores de cada time e consegue agir para oferecer soluções mais eficazes.”

Depois de definir os integrantes da equipe, atribua funções claras e distribua responsabilidades entre eles. Mais importante ainda: comunique suas expectativas desde o início para garantir uma comunicação eficiente, uma boa colaboração dentro do grupo e um processo de decisão mais ágil.

Passo 2 – Avalie as Ferramentas de RH que Você Já Utiliza

Com a equipe formada, chegou o momento de analisar as ferramentas, processos e fluxos de trabalho atuais para identificar os gargalos e desafios do seu departamento de RH. Seja para começar do zero ou para modernizar uma solução existente, essa avaliação é indispensável, pois permite mapear os pontos fortes e fracos dos processos que já estão em uso.

Tom Miller, Diretor de Marketing da FitnessVolt, compartilha: “Ao entender o que está funcionando bem na sua empresa e o que precisa melhorar, você toma decisões de compra mais conscientes — decisões que não só aprimoram seus processos, como também os tornam mais robustos. Além disso, você vai entender claramente como o novo software de RH vai transformar seus processos atuais, melhorar o desempenho da sua equipe e ajudar a alcançar suas metas.”

Passo 3 – Defina as Funcionalidades Indispensáveis

O próximo passo é listar as funcionalidades que você deseja no seu software de RH. Peça aos membros da equipe que você formou para criar uma lista abrangente de recursos com base nas tarefas que realizam no dia a dia. Isso vai te dar uma visão clara do que o novo software precisa oferecer.

Em seguida, divida esses requisitos em duas categorias: funcionalidades essenciais e funcionalidades desejáveis. Com isso, você terá uma lista objetiva que servirá como referência durante o processo de seleção. Essa divisão também facilita a eliminação rápida dos softwares que não atendem às suas necessidades.

Confira algumas das principais funcionalidades que você deve buscar em um software de RH:

• Recrutamento

Para gerenciar todo o processo seletivo, desde a publicação de vagas, acompanhamento de candidatos, agendamento de entrevistas até a avaliação dos candidatos.

• Integração de novos colaboradores (Onboarding)

Para simplificar o processo de integração de novos contratados com fluxos automatizados para coleta de documentação e disponibilização de recursos que facilitem a transição para o novo cargo.

• Gestão de dados dos colaboradores

Para oferecer um banco de dados centralizado onde você pode armazenar e acessar informações essenciais dos funcionários, como dados pessoais, documentos de admissão, cartas de experiência, entre outros.

• Controle de presença

Para registrar a frequência dos colaboradores, horários de entrada e saída, horas extras e muito mais.

• Gestão de férias e ausências

Para gerenciar e aprovar solicitações de férias e ausências dos colaboradores, além de visualizar o saldo de dias disponíveis e otimizar todo o fluxo de aprovação.

• Processamento e gestão da folha de pagamento

Para calcular salários, gerenciar impostos e outros descontos, e gerar holerites com o mínimo de intervenção manual.

• Avaliação de desempenho dos colaboradores

Para criar um processo estruturado de avaliação de desempenho e de promoções para os colaboradores.

• Feedback dos colaboradores

Para coletar feedbacks 360° entre colaboradores e a empresa, e construir planos de desenvolvimento eficazes.

• Aprendizagem e desenvolvimento

Para identificar lacunas de competências entre os colaboradores e oferecer oportunidades de aprendizado e capacitação.

Fonte

Passo 4 – Faça uma Pesquisa Preliminar

Agora que você já sabe quais funcionalidades deseja no seu software de RH, é hora de pesquisar as plataformas disponíveis e o que cada uma delas oferece. Para montar uma lista de possíveis soluções, pesquise os melhores softwares de RH nos principais mecanismos de busca.

Entre em contato com colegas do setor, sua rede de contatos ou outros profissionais de RH para pedir indicações. Aproveite também para ler avaliações em plataformas de reviews como G2crowd, Capterra e GetApp, ou participe de fóruns da comunidade para entender a experiência real de quem já usa essas ferramentas.

Katie Holmes, especialista em marketing da Onsite First Aid Training, explica: “Explorar os sites dos fornecedores para conhecer as funcionalidades que oferecem e ler estudos de caso de clientes é muito útil, pois fornece uma visão genuína de como o software ajudou outras empresas a aprimorar seus processos de RH.”

Feito isso, é hora de criar uma lista reduzida com as soluções de RH que se alinham às suas necessidades. O ideal é ter pelo menos 5 fornecedores nessa lista.

Passo 5 – Teste Gratuitamente para Avaliar o Software

Agora é o momento de se cadastrar nos períodos de teste gratuito ou solicitar demonstrações dos produtos para ver as ferramentas funcionando na prática. Isso vai te ajudar a avaliar cada software e entender como ele pode apoiar os seus processos de RH.

Comece participando de uma sessão de demonstração para conhecer melhor os recursos e as funcionalidades do produto. Além das funcionalidades, fique atento ao design da ferramenta e à experiência de uso que ela proporciona. Não hesite em fazer perguntas durante essas demonstrações — isso também ajuda a avaliar a capacidade do fornecedor de responder às suas dúvidas com clareza.

Kenny Kline, Presidente e Responsável Financeiro da BarBend, acrescenta: “Aproveite o período de teste gratuito para ter uma experiência prática com o software. Envolva toda a sua equipe nos testes e colete o feedback de cada um deles.”

Repita este passo para todos os softwares da sua lista de candidatos. Isso vai ajudá-lo a comparar o desempenho de cada um deles e o feedback da equipa. Também permitirá avaliar o quanto cada software se adequa às necessidades da sua organização. Desta forma, estará em condições de tomar uma decisão de compra bem fundamentada.

Passo 6 – Tome a Decisão Final

Entretanto, apresente as suas conclusões sobre os softwares selecionados aos principais stakeholders da empresa e mostre-lhes como o software pode potenciar os processos de RH. Solicite a opinião deles sobre as opções escolhidas e esteja preparado para responder às suas perguntas. Promova uma discussão colaborativa para escolher o software de RH mais adequado, tendo em conta as necessidades da organização e os seus objetivos de negócio.

Depois de tomar a decisão final, assine o contrato ou subscreva um plano pago. Elabore um plano de gestão da mudança e prepare-se para implementar o novo software na sua organização.

Conclusão

Sem dúvida, o processo de escolha do software de RH certo pode ser desafiante para muitas equipas. No entanto, com uma pesquisa adequada, uma abordagem sistemática e um planeamento cuidadoso, este processo moroso pode ser simplificado, permitindo tomar uma decisão informada que beneficie toda a organização.

Por isso, siga os passos que indicámos neste guia e comece a selecionar o melhor software de RH para o seu negócio. Temos a certeza de que este guia o ajudou a perceber como escolher o software de RH certo — aquele que entrega os resultados pretendidos e simplifica as diversas atividades de recursos humanos.

Sobre a Autora:

Kruti Shah é content writer e marketer na The Marketing Drama. Gosta de escrever sobre as tendências atuais em Tecnologia, Negócios e Marketing. Nos tempos livres, dedica-se à pastelaria e a maratonas de Netflix. Pode contactá-la através do Linkedin.