Os funcionários desempenham um papel crucial no sucesso e no crescimento de qualquer organização. A maneira como os colaboradores são tratados e gerenciados contribui muito para a construção de uma equipe incrível. É por isso que muitas empresas de todo o mundo estão investindo em diversas estratégias para agilizar a gestão dos funcionários e proporcionar-lhes belas experiências no trabalho.
O software de RH é uma ferramenta que facilita esse processo de gerenciamento de funcionários para as organizações. Adaptado aos requisitos específicos de cada tipo de organização, o software de RH se destaca como uma ferramenta valiosa que simplifica as complexidades do gerenciamento de funcionários. Por exemplo, atendendo às necessidades distintas de várias empresas, o software de RH para pequenas empresas oferece uma série de funcionalidades que simplificam diversas responsabilidades de RH. Desde o gerenciamento da equipe e agilização dos fluxos de trabalho até a entrega de uma boa experiência aos funcionários, esta ferramenta oferece tudo que o ajudará a manter seus funcionários felizes e motivados . Portanto, é um parceiro perfeito para sua equipe de RH, desde a integração até a demissão de funcionários .
Você sabia que o tamanho do mercado global de software de RH está projetado para atingir US$ 33,57 bilhões com um CAGR de 10,10% até 2028? Não admira que a indústria de software de RH esteja crescendo tremendamente.
Porém, considerando a quantidade de softwares de RH disponíveis no mercado hoje, é um grande desafio para as empresas selecionar o melhor para sua equipe. Neste post, compartilharemos um guia definitivo para escolher o software de RH certo em 2023.
10 perguntas a se fazer antes de selecionar software de RH
Antes de entrar no processo de seleção, é aconselhável ter um conhecimento sólido dos fluxos de trabalho de RH existentes, dos desafios que você enfrenta e de como deseja superá-los. Portanto, é importante fazer a si mesmo as perguntas certas.
Aqui estão algumas questões críticas que podem ser úteis durante o de software de RH .
- Quais são nossos maiores desafios e frustrações de RH?
- Quais são as necessidades de RH mais críticas da nossa organização?
- Como o referido software nos ajudará a superar nossos desafios?
- O software oferece algum recurso ou benefício adicional?
- Quanto tempo levaria para colocar o software em funcionamento?
- Podemos integrar esta ferramenta com outras plataformas que utilizamos? Como funciona o processo de integração?
- Qual é o nosso orçamento para investir em software de RH?
- O software será dimensionado de acordo com nossas necessidades crescentes? Se sim, como seria a estrutura de preços?
- O software oferece algum tipo de treinamento para nossa equipe?
- Que tipo de atendimento ao cliente procuramos? A equipe de suporte nos ajudará com soluções imediatas caso algo dê errado?
Depois de obter as respostas a essas perguntas, você poderá prosseguir e iniciar sua pesquisa.
7 etapas a seguir ao escolher um software de RH para sua empresa
Aqui está um guia de 7 etapas para ajudá-lo a selecionar o software de RH certo para sua equipe.
Passo 1 – Forme uma equipe de tomadores de decisão
A escolha de um novo software de RH não deve ser uma decisão apenas da equipe de RH. É importante envolver as principais partes interessadas e líderes de outros departamentos, como operações, finanças, TI, marketing, vendas e muito mais, que serão os principais usuários deste software. Isto trará novas perspectivas e insights únicos para enfrentar os desafios do local de trabalho e simplificar as operações de cada departamento.
Mark Valderrama, CEO e fundador da Aquarium Store Depot, sugere: “Identifique os melhores representantes de cada departamento, como gerentes, líderes de equipe, executivos e assim por diante, que podem oferecer informações valiosas. Isso fornecerá a você uma compreensão completa das necessidades exclusivas de cada departamento, ajudando você a escolher um software que atenda aos requisitos de todos. Da mesma forma, ajuda você a aprender sobre seus pontos fracos e a tomar medidas para fornecer uma solução ideal.
Depois de decidir sobre os membros da equipe, atribua-lhes funções claras e delegue responsabilidades a cada um deles. Mais importante ainda, transmita as suas expectativas desde o início para garantir comunicação e colaboração eficientes dentro da equipe e agilizar o processo de tomada de decisão.
Etapa 2 – Avalie suas ferramentas de RH existentes
Depois de montar uma equipe, é hora de avaliar as ferramentas, processos e fluxos de trabalho existentes para identificar os gargalos e desafios em seu departamento de RH. Esteja você começando do zero ou considerando uma atualização de software de RH, esta avaliação é obrigatória, pois ajuda a identificar os pontos fortes e fracos de seus processos existentes.
Tom Miller, Diretor de Marketing da FitnessVolt afirma: “Ao determinar o que está funcionando bem para sua empresa e o que não está, você pode tomar decisões de compra ponderadas que não apenas melhorarão seus processos, mas também os tornarão infalíveis. Da mesma forma, irá ajudá-lo a aprender como o novo software de RH irá renovar seus processos existentes, melhorar seu desempenho no trabalho e atingir seus objetivos.”
Etapa 3 – Identifique os recursos essenciais
Depois disso, a próxima etapa é fazer uma lista dos recursos que você deseja em seu software de RH. Peça aos membros de sua equipe recém-formada que façam uma lista abrangente de recursos com base nas tarefas que realizam no dia a dia de trabalho. Isso lhe dará uma boa ideia sobre os requisitos do seu novo software de RH.
Em primeiro lugar, divida esses requisitos em duas categorias – recursos obrigatórios e recursos interessantes. Ao fazer isso, você terá uma lista concisa de recursos que pode ser usada como referência durante o processo de seleção do software. Também o ajudará a eliminar sem complicações os produtos de software que não atendem aos seus requisitos.
Alguns dos principais recursos que você deve procurar em um software de RH são os seguintes –
Recrutamento
Para gerenciar todo o processo de contratação desde a publicação da vaga, rastreamento de candidatos , agendamento de entrevistas e avaliação de candidatos.
- Integração
Para simplificar o processo de integração de novas contratações com fluxos de trabalho automatizados para coletar a documentação dos funcionários e fornecer-lhes vários recursos para a transição para sua nova função.
- Gerenciamento de dados de funcionários
Fornecer a você um banco de dados centralizado para armazenar e acessar informações cruciais dos funcionários, como dados pessoais, documentos de emprego, cartas de experiência e assim por diante.
- Rastreamento de presença
Para rastrear a frequência dos funcionários , seus horários de entrada e saída, horas extras e muito mais.
- Deixar a gestão
Gerenciar e aprovar licenças e solicitações de folga dos funcionários. Ele também fornece um meio de visualizar o saldo de licenças e agilizar todo o fluxo de trabalho de aprovação de licenças.
Para calcular salários, gerenciar impostos e outras deduções e gerar recibos de pagamento com intervenção manual mínima.
- Avaliações de desempenho dos funcionários
Para criar um processo simplificado de revisão e avaliação de desempenho para os funcionários.
- Feedback dos funcionários
Capturar feedback de 360 graus dos funcionários e da empresa e construir planos eficazes de melhoria de desempenho.
- Aprendizagem e desenvolvimento
Identificar as lacunas de competências dos colaboradores e oferecer-lhes oportunidades de aprendizagem e formação.
Fonte
Passo 4 – Conduza uma Pesquisa Preliminar
Agora que você conhece os recursos que deseja que seu software de RH tenha, é hora de pesquisar plataformas potenciais e os recursos que cada uma delas oferece. Para gerar uma lista de possíveis soluções, pesquise o melhor software de RH em diversos mecanismos de busca.
Entre em contato com colegas do setor, conexões ou outros profissionais de RH para buscar recomendações. Enquanto isso, você pode ler as análises de software em plataformas de análise de software, como G2crowd, Capterra e GetApp, ou visitar fóruns da comunidade para conhecer a experiência do usuário ao usar o software.
Katie Holmes, especialista em marketing do Onsite First Aid Training , explica “Explorar sites de fornecedores para aprender sobre suas ofertas de recursos e ler estudos de caso de clientes é benéfico, pois fornecerá insights genuínos sobre como o software ajudou seus clientes a melhorar seus processos de RH”.
Feito isso, é hora de criar uma lista de soluções de RH que se alinhem às suas necessidades. É melhor ter pelo menos 5 fornecedores nesta lista.
Etapa 5 – Inscreva-se para uma avaliação gratuita para avaliar o software
Agora é hora de se registrar para testes gratuitos do software ou inscrever-se para demonstrações de produtos para ver o software em ação. Isso o ajudará a avaliar o software e a entender como ele pode apoiar seus processos de RH.
Comece participando de uma sessão de demonstração para saber mais sobre os recursos do produto e as funcionalidades que eles oferecem. Além dos recursos, preste atenção ao design do produto e à experiência do usuário que ele oferece. Não hesite em fazer perguntas durante essas sessões de demonstração para resolver suas dúvidas. Isso também o ajudará a avaliar a capacidade do fornecedor de responder às suas dúvidas.
Kenny Kline, presidente e líder financeiro da BarBend acrescenta: “Aproveite a avaliação gratuita que o software oferece para obter alguma experiência prática com o software. Faça com que toda a sua equipe experimente o software e colete feedback.”
Siga esta etapa para todos os softwares da sua lista. Isso o ajudará a comparar o desempenho de cada um desses softwares e o feedback da equipe. Também o ajudará a saber até que ponto o software atende aos requisitos da sua organização. Como resultado, você poderá tomar uma decisão de compra informada.
Passo 6 – Tome a decisão final
Enquanto isso, apresente suas descobertas sobre o software selecionado aos principais stakeholders da empresa e compartilhe com eles como o software pode impulsionar seus processos de RH. Peça sua opinião e opinião sobre o software escolhido e esteja pronto para responder suas dúvidas. Faça uma discussão colaborativa para escolher um software de RH levando em consideração as necessidades e os objetivos de negócio da organização.
Depois de tomar a decisão final, assine o contrato ou assine um plano pago. Elabore um plano de gerenciamento de mudanças e prepare-se para implementar o novo software em sua organização.
Concluindo
Sem dúvida, o processo de escolha do software de RH certo pode ser assustador para muitas equipes. No entanto, com investigação adequada, uma abordagem sistemática e um planeamento cuidadoso, este processo tedioso pode ser simplificado para tomar uma decisão informada que beneficie toda a organização.
Portanto, siga as etapas mencionadas neste guia e comece a selecionar o melhor software de RH para o seu negócio. Temos certeza de que este guia ajudou você a aprender como escolher o software de RH certo que entrega os resultados desejados e agiliza diversas atividades de RH.
Biografia do autor:
Kruti Shah é redatora de conteúdo e profissional de marketing da The Marketing Drama . Ela adora escrever sobre insights sobre as tendências atuais em tecnologia, negócios e marketing. Nas horas vagas, ela adora cozinhar e assistir Netflix. Você pode se conectar com ela no Linkedin .
