Os funcionários desempenham um papel crucial no sucesso e no crescimento de qualquer organização. A forma como são tratados e gerenciados contribui significativamente para a construção de uma equipe excepcional. É por isso que muitas empresas em todo o mundo estão investindo em diversas estratégias para otimizar a gestão de funcionários e proporcionar-lhes experiências positivas no trabalho.

O software de RH é uma ferramenta que facilita o processo de gestão de funcionários para as organizações. Adaptado às necessidades específicas de cada tipo de empresa, o software de RH se destaca como uma ferramenta valiosa que simplifica as complexidades da gestão de pessoas. Por exemplo, atendendo às necessidades distintas de diversos negócios, o software de RH para pequenas empresas oferece uma gama de funcionalidades que otimizam as diversas responsabilidades de RH. Desde a gestão da equipe e a otimização dos fluxos de trabalho até a oferta de uma boa experiência ao funcionário, essa ferramenta oferece tudo o que você precisa para manter seus funcionários felizes e motivados . Portanto, é um parceiro ideal para sua equipe de RH, desde a integração até o desligamento de funcionários .

Você sabia que o mercado global de software de RH deve atingir US$ 33,57 bilhões, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 10,10% até 2028? Não é à toa que o setor de software de RH está crescendo enormemente.

No entanto, considerando a quantidade de softwares de RH disponíveis no mercado atualmente, é bastante desafiador para as empresas selecionar o melhor para sua equipe. Neste post, compartilharemos um guia definitivo para escolher o software de RH certo em 2023.

10 perguntas que você deve se fazer antes de selecionar um software de RH

Antes de iniciar o processo de seleção, é fundamental ter uma compreensão sólida dos seus fluxos de trabalho de RH atuais, dos desafios que enfrenta e de como pretende superá-los. Portanto, fazer as perguntas certas é essencial. 

Aqui estão algumas perguntas essenciais que podem ser úteis durante o de software de RH .

• Quais são os nossos maiores desafios e frustrações na área de RH?
• Quais são as necessidades de RH mais críticas da nossa organização?
• De que forma o software em questão nos ajudará a superar nossos desafios?
• O software oferece algum recurso ou benefício adicional?
• Quanto tempo levaria para colocar o software em funcionamento?
• Podemos integrar esta ferramenta com outras plataformas que utilizamos? Como funciona o processo de integração?
• Qual é o nosso orçamento para investir em software de RH?
• O software será escalável conforme nossas necessidades crescentes? Em caso afirmativo, qual seria a estrutura de preços?
• O software oferece algum tipo de treinamento para nossa equipe?
• Que tipo de atendimento ao cliente estamos buscando? A equipe de suporte nos ajudará com soluções imediatas caso algo dê errado?

Assim que tiver as respostas para essas perguntas, você poderá prosseguir e iniciar sua busca.

7 passos a seguir ao escolher um software de RH para a sua empresa

Aqui está um guia de 7 etapas para ajudá-lo a selecionar o software de RH certo para sua equipe.

Etapa 1 – Forme uma equipe de tomadores de decisão

A escolha de um novo software de RH não deve ser uma decisão exclusiva da equipe de RH. É importante envolver as principais partes interessadas e líderes de outros departamentos, como operações, finanças, TI, marketing, vendas e outros, que serão os principais usuários do software. Isso trará novas perspectivas e insights valiosos para enfrentar os desafios do ambiente de trabalho e simplificar as operações de cada departamento. 

Mark Valderrama, CEO e fundador da Aquarium Store Depot, sugere: “Identifique os melhores representantes de cada departamento, como gerentes, líderes de equipe, executivos e assim por diante, que possam oferecer informações valiosas. Isso proporcionará uma compreensão completa das necessidades específicas de cada departamento, ajudando você a escolher um software que atenda aos requisitos de todos. Da mesma forma, isso ajuda você a entender os principais problemas enfrentados e a tomar medidas para fornecer uma solução ideal.”

Após definir os membros da equipe, atribua funções claras e delegue responsabilidades a cada um deles. Mais importante ainda, comunique suas expectativas desde o início para garantir uma comunicação e colaboração eficientes dentro da equipe e agilizar o processo de tomada de decisões.

Etapa 2 – Avalie suas ferramentas de RH existentes

Após montar uma equipe, é hora de avaliar suas ferramentas, processos e fluxos de trabalho existentes para identificar os gargalos e desafios em seu departamento de RH. Seja você começando do zero ou considerando uma atualização de software de RH, essa avaliação é fundamental, pois ajuda a identificar os pontos fortes e fracos de seus processos atuais. 

Tom Miller, Diretor de Marketing da FitnessVolt , afirma: “Ao determinar o que está funcionando bem para sua empresa e o que não está, você pode tomar decisões de compra mais assertivas, que não apenas aprimorarão seus processos, mas também os tornarão à prova de falhas. Da mesma forma, isso ajudará você a entender como o novo software de RH irá reformular seus processos existentes, melhorar seu desempenho no trabalho e alcançar seus objetivos.”

Etapa 3 – Identifique os recursos indispensáveis

Em seguida, o próximo passo é criar uma lista de funcionalidades que você deseja em seu software de RH. Peça aos membros da sua nova equipe que elaborem uma lista completa de funcionalidades com base nas tarefas que realizam no dia a dia de trabalho. Isso lhe dará uma boa ideia dos requisitos para o seu novo software de RH. 

Primeiramente, divida esses requisitos em duas categorias: funcionalidades essenciais e funcionalidades desejáveis. Dessa forma, você terá uma lista concisa de funcionalidades que poderá ser usada como referência durante o processo de seleção de software. Isso também ajudará você a eliminar, sem complicações, os softwares que não atendem às suas necessidades. 

Algumas das principais funcionalidades que você deve procurar em um software de RH são as seguintes:

• Recrutamento

Gerenciar todo o processo de recrutamento, desde a publicação da vaga, acompanhamento dos candidatos , agendamento de entrevistas e avaliação dos mesmos.

• Integração

Simplificar o processo de integração de novos funcionários com fluxos de trabalho automatizados para coletar a documentação dos colaboradores e fornecer-lhes diversos recursos para a transição para suas novas funções. 

• Gestão de dados de funcionários 

Para fornecer a você um banco de dados centralizado para armazenar e acessar informações cruciais sobre funcionários, como dados pessoais, documentos de emprego, cartas de experiência e assim por diante.

• Controle de frequência 

Para monitorar a frequência dos funcionários , seus horários de entrada e saída, horas extras e muito mais.

• Deixar a gestão 

Para gerenciar e aprovar férias e solicitações de folga dos funcionários. Também oferece uma maneira de visualizar o saldo de férias e agilizar todo o fluxo de trabalho de aprovação de férias.

• Processamento e gestão da folha de pagamento 

Para calcular salários, gerenciar impostos e outras deduções e gerar recibos de pagamento com o mínimo de intervenção manual.

• Avaliações de desempenho dos funcionários 

Criar um processo simplificado de avaliação e revisão de desempenho para os funcionários. 

• Feedback dos funcionários 

Captar feedback de 360 ​​graus dos funcionários e da empresa e elaborar planos eficazes de melhoria de desempenho.

• Aprendizagem e desenvolvimento 

Identificar as lacunas de competências entre os funcionários e oferecer-lhes oportunidades de aprendizagem e formação.

Fonte

Etapa 4 – Realizar uma pesquisa preliminar

Agora que você já sabe quais funcionalidades deseja que seu software de RH tenha, é hora de pesquisar as plataformas disponíveis e os recursos que cada uma oferece. Para gerar uma lista de possíveis soluções, pesquise os melhores softwares de RH em diversos mecanismos de busca.

Entre em contato com colegas do setor, contatos ou outros profissionais de RH para obter recomendações. Enquanto isso, você pode ler avaliações de software em plataformas como G2crowd, Capterra e GetApp, ou visitar fóruns da comunidade para conhecer a experiência de outros usuários com o software. 

Katie Holmes, especialista em marketing da Onsite First Aid Training , explica: "Explorar os sites dos fornecedores para conhecer os recursos que oferecem e ler estudos de caso de clientes é benéfico, pois proporciona uma visão genuína de como o software ajudou seus clientes a aprimorar seus processos de RH."

Feito isso, é hora de criar uma lista restrita de soluções de RH que atendam às suas necessidades. O ideal é ter pelo menos 5 fornecedores nessa lista.

Etapa 5 – Inscreva-se para um teste gratuito para avaliar o software

Agora, é hora de se inscrever para os testes gratuitos do software ou agendar demonstrações do produto para vê-lo em ação. Isso ajudará você a avaliar o software e entender como ele pode auxiliar seus processos de RH.

Comece participando de uma sessão de demonstração para aprender mais sobre os recursos e funcionalidades do produto. Além dos recursos, preste atenção ao design e à experiência do usuário. Não hesite em fazer perguntas durante essas sessões para esclarecer suas dúvidas. Isso também ajudará você a avaliar a capacidade do fornecedor de responder às suas perguntas.

Kenny Kline, Presidente e Diretor Financeiro da BarBend, acrescenta: “Aproveite o período de teste gratuito oferecido pelo software para obter experiência prática. Peça a toda a sua equipe que experimente o software e colete o feedback deles.”

Siga este passo para todos os softwares da sua lista. Isso ajudará você a comparar o desempenho de cada um deles, além de levar em consideração o feedback da equipe. Também ajudará você a entender o quão bem o software se adequa às necessidades da sua organização. Como resultado, você poderá tomar uma decisão de compra mais informada.

Etapa 6 – Tome a decisão final

Enquanto isso, apresente suas conclusões sobre o software pré-selecionado aos principais stakeholders da empresa e compartilhe com eles como o software pode impulsionar os processos de RH. Busque a opinião deles sobre o software escolhido e esteja preparado para responder às suas perguntas. Promova uma discussão colaborativa para escolher um software de RH que leve em consideração as necessidades e os objetivos de negócios da organização.

Após tomar a decisão final, assine o contrato ou contrate um plano pago. Elabore um plano de gestão de mudanças e prepare-se para implementar o novo software na sua organização. 

Concluindo

Sem dúvida, o processo de escolha do software de RH certo pode ser intimidante para muitas equipes. No entanto, com pesquisa adequada, uma abordagem sistemática e planejamento cuidadoso, esse processo trabalhoso pode ser simplificado para que se tome uma decisão informada que beneficie toda a organização. 

Então, siga os passos que mencionamos neste guia e comece a selecionar o melhor software de RH para sua empresa. Temos certeza de que este guia ajudou você a aprender como escolher o software de RH certo, que ofereça os resultados desejados e otimize diversas atividades de RH.

Biografia do autor:

Kruti Shah é redatora de conteúdo e profissional de marketing na The Marketing Drama . Ela adora escrever sobre as tendências atuais em Tecnologia, Negócios e Marketing. Nas horas vagas, gosta de cozinhar e assistir à Netflix. Você pode se conectar com ela no LinkedIn .