Jedes Unternehmen hat einen Workflow. Die eigentliche Frage ist: Wird er gut gemanagt oder nicht?

Denn nicht jeder Workflow ist automatisch ein guter Workflow. Workflow-Management hilft dir dabei, Engpässe zu erkennen und Verbesserungen umzusetzen, um die Effizienz deines Unternehmens zu maximieren. Der Fokus liegt dabei auf der lückenlosen Dokumentation aller Abläufe, damit du deine Workflows analysieren und datenbasierte Entscheidungen treffen kannst.

Nehmen wir zum Beispiel den Bau eines Hauses. Er folgt einem klar definierten Workflow: zuerst die Vorbereitung des Baugrunds, dann das Fundament, der Rohbau, die Installation von Elektrik, Sanitär und Dämmung – und schließlich die Fertigstellungsarbeiten.

Aus irgendeinem Grund gerät dein Bauprojekt in Verzug – was leider keine Seltenheit ist, denn mehr als 50 % aller großen Bauprojekte scheitern.

Die Ursachen können vielfältig sein: ein schlecht konzipierter Workflow, mangelnde Projektplanung, unzureichendes Risikomanagement oder eine fehlerhafte Umsetzung.

Was auch immer der Grund ist – Workflow-Management hilft dir, ihn aufzudecken. Indem du den gesamten Bauablauf analysierst, kannst du Engpässe gezielt identifizieren und die Bereiche herausarbeiten, die Verbesserungsbedarf haben.

In diesem Beitrag gehe ich deshalb ausführlich auf Workflow-Management ein: Was steckt dahinter, welche Bestandteile hat ein Workflow, welche Best Practices gibt es – und welche Tools unterstützen dich dabei?

Was ist Workflow-Management?

Workflow-Management bezeichnet den Prozess des Erstellens, Ausführens, Dokumentierens, Überwachens und Optimierens eines Workflows. Verantwortlich dafür ist in der Regel ein Projekt- oder Workflow-Manager. Die Rolle erfordert ausgeprägte technische Fähigkeiten, analytisches und kritisches Denkvermögen sowie ein solides Verständnis für unternehmerische Zusammenhänge.

Das übergeordnete Ziel von Workflow-Management ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen – damit Aufgaben korrekt, effizient und konsistent erledigt werden. Häufig kommen dabei Business-Management-Software-Lösungen zum Einsatz, die Prozesse straffen und automatisieren sowie eine bessere Aufgabenverfolgung, Ressourcenplanung und Leistungsüberwachung ermöglichen. Workflow-Management wird oft mit Business Process Management (BPM) gleichgesetzt, da beide Ansätze eng miteinander verwandt sind und auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen abzielen – sie unterscheiden sich jedoch im Umfang.

Workflow-Management bezieht sich auf eine konkrete Aufgabe oder einen einzelnen Geschäftsprozess innerhalb einer größeren Abteilung. BPM hingegen betrachtet die End-to-End-Optimierung ganzer Abteilungen oder des gesamten Unternehmens und kann mehrere Geschäftsprozesse über verschiedene Bereiche hinweg umfassen, um übergeordnete Unternehmensziele zu erreichen.

Warum Workflow-Management so wichtig ist

Workflow-Management spielt eine zentrale Rolle bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Strukturierte Geschäftsprozesse
  Workflow-Management hilft dir dabei, schlanke, strukturierte und standardisierte Arbeitsprozesse zu etablieren, die für Konsistenz in deinen Abläufen sorgen. Das ist die Grundlage für eine effiziente Belegschaft und gleichbleibend hohe Qualität.
• Mehr Transparenz
  Workflow-Management verschafft dir einen klaren Einblick in deine Abläufe. So kannst du Engpässe schnell erkennen, Ineffizienzen beseitigen und unnötige Aufwände reduzieren – du siehst auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
• Besseres Arbeitsmanagement
  Mit einem standardisierten Workflow lassen sich Projekte leichter planen, Ressourcen gezielter einsetzen, Risiken besser managen, die Leistung nachverfolgen und Liefertermine realistischer einschätzen. Außerdem sinkt die Abhängigkeit von einzelnen Personen, da alle Abläufe standardisiert und nachvollziehbar sind – das stärkt die operative Belastbarkeit des gesamten Unternehmens.
• Höhere Verantwortlichkeit
  Workflow-Management definiert klar, wer welche Rolle und Aufgabe übernimmt. Diese Transparenz stärkt die Eigenverantwortung, da jederzeit nachvollziehbar ist, wer für welche Aufgabe zuständig ist.
• Workflow-Automatisierung
  Nicht zuletzt erleichtert Workflow-Management die Automatisierung von Workflows, indem wiederkehrende Aufgaben identifiziert werden. Das spart deinem Team wertvolle Zeit, steigert die Produktivität und schafft Freiraum für wirklich wichtige Aufgaben.

Bestandteile eines Workflows

Damit etwas überhaupt als Workflow bezeichnet werden kann, muss es bestimmte Grundelemente enthalten. Hier sind die vier Kernbestandteile, die jeden Workflow ausmachen:

1. Stakeholder

Dieser Bestandteil beschreibt alle Personen, die an der Erledigung einer Aufgabe beteiligt sind. Nehmen wir als Beispiel eine SEO-Marketingkampagne.

Dafür brauchst du SEO-Spezialisten für die Keyword-Recherche, Content-Writer für die Erstellung von Inhalten und ein Lead-Generierungs-Team, das Leads betreut und Feedback einbringt. All diese Personen sind Stakeholder.

2. Transformation

Dieser Bestandteil beschreibt die einzelnen Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe oder eines Workflows notwendig sind. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Workflows: den sequenziellen und den parallelen Workflow.

Ein sequenzieller Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die nacheinander abgearbeitet werden müssen, um eine Aufgabe abzuschließen.

Ein paralleler Workflow umfasst mehrere Schritte, die gleichzeitig und unabhängig voneinander ausgeführt werden können – wobei jede Abfolge für sich selbst einer bestimmten Reihenfolge folgt.

Daneben gibt es noch den regelbasierten Workflow, der im Wesentlichen ein sequenzieller Workflow ist, bei dem regelbasierte Auslöser den Fortschritt der Aufgabe steuern.

3. Information

Dieser Bestandteil beschreibt alle Informationen und Materialien, die zur Erledigung der einzelnen Schritte benötigt werden. Fehlen diese, wissen die Stakeholder nicht, was genau zu tun ist – und können ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllen.

4. Ergebnis (Output)

Dieser Bestandteil beschreibt das Endergebnis des Workflows. Er legt auch fest, welche Bedingung erfüllt sein muss, damit eine Aufgabe im Workflow weiterrückt. Das Ergebnis eines Schritts wird zum Input für den nächsten Schritt. Wird das erwartete Ergebnis in einem vorherigen Schritt nicht erreicht, kann die Aufgabe im Workflow nicht voranschreiten.

Schritte des Workflow-Management-Prozesses

Effektives Workflow-Management ist eine Kunst für sich. Hier ist der Prozess Schritt für Schritt erklärt:

1. Workflows identifizieren und abbilden

Der erste Schritt für erfolgreiches Workflow-Management ist es, alle Workflows in deinem Unternehmen zu identifizieren und zu visualisieren. So bekommst du ein klares Bild davon, wo du ansetzen musst.

Für einfache sequenzielle Workflows reicht oft eine schlichte Liste, während du für komplexere Abläufe am besten auf Flussdiagramme zurückgreifst, um Workflow-Diagramme zu erstellen.

2. Workflow dokumentieren

Sobald du den Workflow abgebildet hast, geht es im nächsten Schritt darum, jeden einzelnen Schritt detailliert zu definieren und zu dokumentieren. Das umfasst die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Beteiligten, die durchzuführenden Aktivitäten, die benötigten Eingaben sowie die angestrebten Ergebnisse.

Auf diese Weise entsteht eine zentrale Wissensquelle für alle im Unternehmen – und jeder versteht, welche Schritte in welchem Workflow vorgesehen sind.

3. Den Workflow einführen

Im nächsten Schritt wird der Workflow in die Praxis umgesetzt. Workflow-Management-Software hilft dir dabei, alle Workflows an einem zentralen Ort zu bündeln, sie zu dokumentieren, einfach zu überwachen und unternehmensweit einzuführen.

4. Workflows überwachen

Ein Workflow kann auf dem Papier hervorragend aussehen – in der Praxis zeigen sich jedoch oft erst die eigentlichen Schwachstellen. Überwache deinen Workflow kontinuierlich und gleiche die tatsächliche Leistung mit deinen definierten Zielen und Kennzahlen ab, um datenbasierte Erkenntnisse zu gewinnen.

5. Verbesserungen umsetzen

Die meisten Workflow-Management-Tools ermöglichen es dir, Workflows visuell darzustellen und detaillierte Projektberichte zu erstellen. Das hilft dir, Engpässe aufzudecken, Ineffizienzen zu erkennen, Redundanzen im Workflow zu identifizieren und auf Basis konkreter Daten gezielte Verbesserungen vorzunehmen.

Hol dir außerdem aktiv Feedback von den Stakeholdern, die täglich mit dem Workflow arbeiten – das liefert wertvolle Praxiseinblicke für weitere Optimierungen.

Best Practices für Workflow-Management

Professionelles Workflow-Management bringt einige Herausforderungen mit sich. Hier sind bewährte Praktiken, mit denen du dein Workflow-Management auf ein neues Level heben kannst:

1. Alles dokumentieren

Fortschritt lässt sich nur dann nachvollziehen, wenn alle relevanten Details zu einer Aufgabe schriftlich festgehalten sind. Achte darauf, dass Informationen wie Aufgabenverantwortliche, Fristen, Aufgabenbeschreibungen, angehängte Dateien und aufgabenbezogene Kommunikation vollständig dokumentiert werden. Nur so findest du im Zweifelsfall die Wahrheit.

2. Ziele und Schlüsselergebnisse definieren

Ohne klare Ziele und messbare Ergebnisse fällt es schwer, den richtigen Workflow zu wählen und ihn gezielt zu optimieren. Setz dich deshalb gemeinsam mit den Stakeholdern zusammen, um die größten Probleme zu benennen, passende Lösungen zu erarbeiten und SMART-Ziele zu definieren, die ihr erreichen wollt.

3. Technologie einsetzen

Investiere in Workflow-Management-Tools, die dir helfen, den Workflow unternehmensweit einzuführen. Technologie macht es deutlich einfacher, Workflows zu erstellen, auszuführen, zu überwachen, zu dokumentieren und zu verwalten.

4. Workflow automatisieren

86 % der Mitarbeitenden sind der Meinung, dass Workflow-Automatisierung ihre Arbeit effizienter machen würde. Nutze daher jede Möglichkeit, deinen Workflow zu automatisieren. So gewinnst du wertvolle Zeit, die du in strategisch wichtige Aufgaben investieren kannst.

5. Feedback einholen

Es ist immer eine gute Idee, Feedback direkt von den Menschen einzuholen, die täglich mit dem Workflow arbeiten. So erhältst du praxisnahe Einblicke in konkrete Verbesserungspotenziale – und das zahlt sich langfristig definitiv aus.

Die fünf besten Workflow-Management-Tools

Ein Workflow-Management-Tool ermöglicht es dir, wiederkehrende Geschäftsprozesse über ein zentrales System zu steuern. Der Markt bietet eine Vielzahl solcher Lösungen. Ich habe auf Basis meiner Recherche, Nutzerbewertungen und des einzigartigen Mehrwerts der einzelnen Produkte die fünf besten Tools für dich herausgesucht.

1. WebWork

WebWork ist eine leistungsstarke Projektmanagement- und Zeiterfassungslösung, mit der du nicht nur Workflows verwalten, sondern auch die Leistung deines Teams im Blick behalten kannst. Du kannst Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, Startdaten, Deadlines und Prioritäten festlegen sowie alle weiteren Informationen hinterlegen, die für die Projektabwicklung notwendig sind.

Die Zeiterfassungsfunktionen von WebWork heben es von anderen Projektmanagement-Tools ab. Die leistungsstarke Zeiterfassungssoftware mit Screenshot-Funktion ermöglicht es dir, die Aktivität deiner Mitarbeitenden auf dem Desktop, die App- und Webnutzung sowie die Anwesenheit mit präzisen Daten zu überwachen. Das liefert dir wertvolle Erkenntnisse zur Steigerung der Produktivität und Leistung deines Teams.

USP: Leistungsstarke Zeiterfassungssoftware mit Screenshot-Funktion

2. ProofHub

ProofHub ist eine hervorragende Workflow-Management-Software, mit der Sie Workflows erstellen, ausführen, verfolgen und verwalten können. Sie können nicht nur alle Ihre Geschäftsprozesse durch individuelle Workflows optimieren.

ProofHub ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu erstellen, alle erforderlichen Details zur Aufgabenerfüllung hinzuzufügen und die verschiedenen Phasen zu definieren, die bis zur Fertigstellung einer Aufgabe durchlaufen werden müssen. Dadurch wird Ihr Workflow strukturiert und ein standardisierter Prozess etabliert.

Ihr Team kann Dateien direkt an Aufgaben anhängen und über Aufgabenkommentare sowie den integrierten Team-Chat miteinander kommunizieren.

Projektmanager behalten stets den Überblick, indem sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und die Projektperformance mithilfe von Projektberichten analysieren.

Darüber hinaus lässt sich ProofHub für das Workflow-Management in verschiedenen Branchen einsetzen, darunter Marketing, Vertrieb, Operations, Produktentwicklung und mehr.

USP: Team-Kollaboration kombiniert mit Workflow-Management

3. Zapier

Zapier ist eine bekannte Workflow-Automation-Software, die vor allem für ihre No-Code-Automatisierung geschätzt wird. Sie verbindet Ihre verschiedenen Business-Apps zu durchgängigen Workflows.

Mit sogenannten Zaps lassen sich regelbasierte Workflows erstellen, die auf Basis von If/Then-Logik unterschiedliche Aktionen ausführen. So sparen Sie Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben und arbeiten deutlich effizienter.

Zusätzlich bietet Zapier Integrationen mit über 5.000 Apps für die Workflow-Automatisierung.

USP: No-Code-Automatisierung

4. Trello

Trello ist eine weit verbreitete, dedizierte Kanban-basierte Workflow-Management-Software, mit der Sie leistungsstarke Workflows zur Verwaltung von Projekten jeder Größe erstellen können. Eine breite Auswahl an einfach zu verwendenden vorgefertigten Templates ermöglicht einen schnellen Einstieg.

Darüber hinaus bietet Trello mit der Butler-Automatisierung eine leistungsstarke Funktion, um Aufgaben und Workflows zu automatisieren.

USP: Vorgefertigte Templates

5. SocialBee

SocialBee ist eine der besten Social-Media-Workflow-Management-Software und ermöglicht es Ihnen, alle Social-Media-Profile zentral an einem Ort zu verwalten. Sie können Workflows erstellen, um Social-Media-Inhalte zu produzieren, Beiträge zu planen, Inhalte zu veröffentlichen, Daten zu analysieren und Social-Media-Konten zu verwalten.

Darüber hinaus verknüpft SocialBee Workflows für ein End-to-End-Social-Media-Management miteinander. So sparen Sie Zeit und steigern die Effizienz durch kontinuierliche Workflow-Optimierung.

USP: End-to-End-Social-Media-Management

6. Financial Cents

Financial Cents ist eine All-in-One-Softwarelösung für das Accounting Practice Management, die speziell dafür entwickelt wurde, Steuer- und Buchhaltungskanzleien bei der Optimierung von Workflows, der mühelosen Zusammenarbeit und der effizienten Projektverfolgung zu unterstützen. Automatisiertes Aufgabenmanagement, Deadline-Tracking und Echtzeit-Team-Kollaboration stellen sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.

Im Gegensatz zu generischen Projektmanagement-Tools ist Financial Cents speziell für Buchhalter und Steuerberater konzipiert und bietet Funktionen wie wiederkehrende Aufgaben, Workflow-Automatisierung, Dokumentenmanagement und eine integrierte Client-CRM-Anbindung. Kanzleien können Aufgaben einfach zuweisen, den Fortschritt überwachen und die Produktivität verfolgen – alles an einem zentralen Ort.

Darüber hinaus bietet Financial Cents leistungsstarke Reporting- und Analytics-Funktionen, die tiefe Einblicke in die Team-Performance und Projektzeitpläne liefern und so sicherstellen, dass Ihre Kanzlei jeden Kunden-Deadline einhält.

USP: Buchhaltungsspezifische Workflow-Automatisierung mit nahtloser Team-Kollaboration.

Fazit

Die Kaizen-Methodik besagt, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Sie setzt auf kleine, aber kontinuierliche Verbesserungen, um große Ergebnisse zu erzielen.

Ganz ähnlich zielt auch das Workflow-Management darauf ab, kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, um positive Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Mit den richtigen Methoden, Tools und Systemen können Sie standardisierte Workflows erstellen, Ihre Geschäftsprozesse optimieren, ein strukturiertes System zur Workflow-Ausführung etablieren und durch gezielte Verbesserungen maximale Effizienz in Ihrem Unternehmen erreichen.

Über die Autorin: Vartika Kashyap ist Chief Marketing Officer bei ProofHub, einer leistungsstarken Wrike-Alternative. Sie ist eine zielstrebige Frau, die ihre innovativen Ideen stets in die Bereiche Projektmanagement, Kollaboration, Work-Life-Balance mit Technologie und mehr einbringt. Auf verschiedenen Plattformen – darunter LinkedIn und die E-Learning-Branche – teilt sie regelmäßig ihr Fachwissen. In ihrer Freizeit widmet sie sich der Mutterschaft und der Lektüre rund um das Thema mentales Wohlbefinden.