Toute entreprise a ses propres flux de travail. La vraie question, c’est de savoir s’ils sont bien gérés ou non.

En réalité, tous les flux de travail ne se valent pas. La gestion des flux de travail vous permet d’identifier les goulots d’étranglement et d’apporter des améliorations pour maximiser l’efficacité de votre entreprise. Elle repose sur une documentation rigoureuse pour analyser les processus et prendre des décisions basées sur les données.

Prenons l’exemple de la construction d’une maison. Ce projet suit un flux de travail bien défini : préparation du terrain, construction des fondations, mise en place de la structure, installation des équipements électriques, de la plomberie et de l’isolation, et enfin les travaux de finition.

Pour une raison ou une autre, votre projet de construction prend du retard — ce qui arrive fréquemment, puisque plus de 50 % des grands chantiers échouent.

Les causes peuvent être multiples : un flux de travail mal conçu, une planification insuffisante, une gestion des risques défaillante, ou encore une mauvaise exécution du plan.

Quelle qu’en soit la raison, la gestion des flux de travail vous aide à identifier l’origine des problèmes. En analysant l’ensemble du processus, vous pouvez repérer facilement les blocages et cibler les axes d’amélioration.

C’est dans cette optique que cet article aborde la gestion des flux de travail : les composantes d’un flux de travail, les meilleures pratiques à adopter, ainsi que les outils disponibles.

Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?

La gestion des flux de travail est le processus qui consiste à créer, exécuter, documenter, surveiller et optimiser un flux de travail. Cette responsabilité incombe généralement à un chef de projet ou à un responsable des processus. Elle exige de solides compétences techniques, une capacité d’analyse et de pensée critique, ainsi qu’une bonne compréhension des enjeux métier.

L’objectif principal de la gestion des flux de travail est d’améliorer les processus métier, afin de s’assurer que chaque tâche est réalisée correctement, efficacement et de manière cohérente. Elle passe souvent par l’utilisation de logiciels de gestion d’entreprise pour automatiser et fluidifier les processus, ce qui facilite le suivi des tâches, l’allocation des ressources et le pilotage de la performance. On la confond souvent avec la gestion des processus métier (BPM), car les deux sont étroitement liées et visent toutes les deux à améliorer les processus — mais elles diffèrent dans leur portée.

Un flux de travail s’applique à une tâche précise ou à un processus au sein d’un département, tandis que le BPM s’intéresse à l’amélioration de bout en bout des processus d’un département ou d’une organisation entière. Le BPM peut d’ailleurs impliquer plusieurs processus et différents services au sein d’une même organisation pour atteindre les objectifs fixés.

L’importance de la gestion des flux de travail

La gestion des flux de travail joue un rôle clé dans l’amélioration des processus métier. Voici ses principaux avantages :

• Des processus structurés et cohérents
  La gestion des flux de travail vous aide à mettre en place des processus fluides, structurés et standardisés, qui apportent de la cohérence à vos opérations. C’est essentiel pour maintenir l’efficacité des équipes et garantir une qualité constante.
• Une meilleure visibilité
  Elle vous offre une vue claire sur l’ensemble de vos flux de travail, ce qui vous permet d’identifier facilement les goulots d’étranglement, d’éliminer les inefficacités et de réduire les pertes. Vous savez exactement où intervenir.
• Une meilleure gestion du travail
  Avec un flux de travail standardisé, planifier les projets, allouer les ressources, gérer les risques, suivre la performance et anticiper les délais devient bien plus simple. La standardisation réduit également la dépendance vis-à-vis d’une seule personne, ce qui renforce la résilience opérationnelle de l’organisation.
• Une responsabilisation accrue
  La gestion des flux de travail implique de définir clairement les rôles, les responsabilités et le détail des tâches de chacun. Cette transparence favorise la responsabilisation, car il est toujours possible de savoir qui est en charge de quoi.
• L’automatisation des flux de travail
  Enfin, la gestion des flux de travail facilite l’automatisation en identifiant les tâches répétitives. Vos équipes gagnent du temps, gagnent en productivité et peuvent se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.

Les composantes d’un flux de travail

Pour être considéré comme tel, un flux de travail doit réunir certains éléments fondamentaux. Voici les quatre composantes essentielles :

1. Les parties prenantes

Il s’agit de toutes les personnes impliquées dans la réalisation d’une tâche. Prenons l’exemple d’une campagne de référencement naturel (SEO).

Pour mener cette campagne à bien, vous avez besoin de spécialistes SEO pour la recherche de mots-clés, de rédacteurs pour créer les contenus, et d’une équipe chargée de la génération de leads pour gérer les prospects et remonter les retours. Tous ces acteurs sont des parties prenantes.

2. La transformation

Cela désigne les étapes nécessaires pour accomplir une tâche ou un flux de travail. On distingue deux grands types de flux de travail : le flux séquentiel et le flux parallèle.

Le flux séquentiel comprend une série d’étapes qui doivent être réalisées les unes après les autres pour aboutir à la complétion de la tâche.

Le flux parallèle regroupe des étapes qui peuvent se dérouler simultanément, sans dépendance entre elles. Chaque série d’étapes suit néanmoins un ordre interne.

Il existe également le flux piloté par des règles, qui est essentiellement un flux séquentiel déclenché par des conditions prédéfinies pour faire progresser une tâche vers sa finalisation.

3. L’information

Il s’agit des informations ou des ressources nécessaires à la réalisation de chaque étape. Sans elles, les parties prenantes ne savent pas sur quoi travailler ni comment accomplir leur mission.

4. Le résultat

Il s’agit du livrable final du flux de travail. Il définit également la condition à remplir à chaque étape pour faire avancer la tâche. Le résultat d’une étape devient le point de départ de l’étape suivante. Si le résultat attendu n’est pas atteint à une étape donnée, la tâche ne peut pas progresser dans le flux.

Les étapes du processus de gestion des flux de travail

Une gestion efficace des flux de travail, ça ne s’improvise pas. Voici un processus pas à pas pour y parvenir :

1. Identifier et cartographier vos flux de travail

La première étape consiste à identifier et à cartographier l’ensemble des flux de travail de votre organisation. Cela vous donnera une vision claire de ce sur quoi vous devez travailler.

Pour les flux séquentiels simples, une liste suffit. Pour les flux plus complexes, vous pouvez utiliser des diagrammes de flux (flowcharts) pour les représenter visuellement.

2. Documenter les flux de travail

Une fois les flux cartographiés, l’étape suivante consiste à définir et documenter en détail chaque étape. Cela peut inclure les rôles et responsabilités de chaque membre, les actions à réaliser, les données à fournir en entrée et les résultats attendus.

Cela permet de créer une source de vérité centralisée pour toute l’organisation, et de s’assurer que chacun comprend les étapes de chaque flux de travail.

3. Mettre en œuvre les flux de travail

Vient ensuite la phase de mise en œuvre. Un logiciel de gestion des flux de travail peut vous y aider : il centralise tous vos processus, les documente, facilite leur suivi et permet leur adoption à l’échelle de l’organisation.

4. Surveiller vos flux de travail

Un flux de travail peut sembler parfait sur le papier, mais c’est en le déployant concrètement que les problèmes apparaissent. Surveillez vos flux et évaluez leur performance par rapport à vos objectifs pour obtenir des insights basés sur les données.

5. Apporter des améliorations

La plupart des logiciels de gestion des flux de travail vous permettent de visualiser vos processus et de générer des rapports détaillés. Ils facilitent l’identification des goulots d’étranglement, des inefficacités et des redondances, et vous permettent d’apporter des améliorations sur la base de données concrètes.

N’oubliez pas non plus de recueillir les retours des parties prenantes directement impliquées dans les flux de travail — c’est souvent une source d’insights précieux.

Les meilleures pratiques de gestion des flux de travail

La gestion professionnelle des flux de travail comporte son lot de défis. Voici quelques pratiques à adopter pour la rendre plus efficace :

1. Tout documenter

Le seul moyen de suivre l’avancement d’un projet, c’est d’avoir tous les détails consignés par écrit. Veillez à documenter les informations clés de chaque tâche : la personne assignée, les échéances, le détail des actions à réaliser, les fichiers joints et les échanges liés à la tâche. C’est la base pour avoir une vision fiable de la réalité.

2. Définir les objectifs et les résultats clés

Sans objectifs ni résultats clés clairement définis, il est difficile de choisir le bon flux de travail et de l’optimiser. Réunissez les parties prenantes pour identifier vos principaux défis, trouver des solutions et fixer des objectifs SMART à atteindre.

3. Miser sur la technologie

Investissez dans des outils de gestion des flux de travail pour déployer vos processus à l’échelle de l’organisation. La technologie facilite la création, l’exécution, le suivi, la documentation et la gestion des flux de travail au quotidien.

4. Automatiser vos flux de travail

86 % des collaborateurs estiment que l’automatisation des flux de travail les aiderait à être plus efficaces. Cherchez à automatiser vos processus autant que possible. Vous libérerez du temps précieux que vos équipes pourront consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.

5. Recueillir les retours

Enfin, il est toujours judicieux de solliciter l’avis des personnes qui utilisent réellement les flux de travail au quotidien. Leurs retours vous fourniront des insights directs sur les points à améliorer — et c’est souvent ce qui fait la différence sur le long terme.

Les cinq meilleurs outils de gestion des flux de travail

Un outil de gestion des flux de travail vous permet de piloter des processus métier récurrents depuis un système centralisé. Il en existe un grand nombre sur le marché. J’ai sélectionné les cinq meilleurs sur la base de mes recherches, des avis utilisateurs et de la valeur unique qu’ils apportent.

1. WebWork

WebWork est une excellente solution de gestion de projet et de suivi du temps qui vous permet non seulement de gérer vos flux de travail, mais aussi de suivre la performance de vos équipes. Vous pouvez créer des tâches et des sous-tâches, définir des dates de début, des échéances et des priorités, et ajouter tout ce qui est nécessaire à la bonne marche d’un projet.

Ce qui distingue WebWork des autres outils de gestion de projet, c’est sa fonctionnalité de suivi du temps. Son puissant logiciel de suivi avec captures d’écran vous permet de surveiller l’activité des collaborateurs sur leur poste, l’utilisation des applications et du web, ainsi que les présences — avec des données précises et fiables. Vous disposez ainsi d’insights concrets pour améliorer la productivité et la performance de vos équipes.

Point fort : Un suivi du temps puissant avec captures d’écran

2. ProofHub

ProofHub est un excellent logiciel de gestion des workflows qui vous permet de créer, d’exécuter, de suivre et de gérer vos flux de travail. Vous pouvez non seulement rationaliser l’ensemble de vos processus métier en créant des workflows personnalisés, mais également simplifier chaque étape de votre organisation.

ProofHub vous permet de créer des tâches, d’y ajouter tous les détails nécessaires à leur réalisation, et de définir les différentes étapes menant à leur achèvement. Il standardise ainsi vos workflows et instaure un processus clair et reproductible.

Votre équipe peut partager des fichiers directement dans les tâches et communiquer via les commentaires de tâches et le chat d’équipe intégré.

Les chefs de projet peuvent garder le contrôle de la gestion du travail en suivant l’avancement en temps réel et en analysant les performances des projets grâce aux rapports de projet.

De plus, ProofHub peut être utilisé pour la gestion des workflows dans de nombreux secteurs, notamment le marketing, les ventes, les opérations, le développement produit, et bien d’autres encore.

USP : Collaboration d’équipe combinée à la gestion des workflows

3. Zapier

Zapier est un logiciel d’automatisation des workflows très reconnu, notamment pour son approche no-code. Il vous permet de connecter vos différentes applications métier au sein de workflows cohérents.

Vous pouvez créer des workflows basés sur des règles à l’aide de Zaps, qui exécutent différentes actions selon une logique if/then. Cela vous aide à gagner du temps sur les tâches répétitives et à travailler plus efficacement.

Par ailleurs, Zapier s’intègre avec plus de 5 000 applications pour l’automatisation des workflows.

USP : Automatisation no-code

4. Trello

Trello est un logiciel de gestion des workflows basé sur le Kanban, très populaire, qui vous permet de créer des workflows puissants pour gérer des projets de toutes tailles. Il propose une large gamme de templates préconfigurés, simples à utiliser, pour démarrer rapidement.

De plus, Trello offre aux utilisateurs une automatisation puissante avec Butler, permettant d’automatiser tâches et workflows facilement.

USP : Templates préconfigurés

5. SocialBee

SocialBee est l’un des meilleurs logiciels de gestion des workflows pour les réseaux sociaux. Il vous permet de gérer tous vos profils sociaux depuis un seul endroit, et de créer des workflows pour produire du contenu, planifier des publications, analyser les données et administrer vos comptes.

De plus, SocialBee interconnecte les workflows pour une gestion sociale de bout en bout. Il vous aide à gagner du temps et à booster votre efficacité grâce à l’optimisation des workflows.

USP : Gestion des réseaux sociaux de bout en bout

6. Financial Cents

Financial Cents est un logiciel tout-en-un de gestion de cabinet comptable, conçu pour aider les cabinets d’expertise comptable à rationaliser leurs workflows, à collaborer sans friction et à suivre les projets efficacement. La gestion automatisée des tâches, le suivi des échéances et la collaboration d’équipe en temps réel garantissent qu’aucun élément ne passe à travers les mailles du filet.

Contrairement aux outils de gestion de projet généralistes, Financial Cents est conçu spécifiquement pour les comptables, avec des fonctionnalités telles que les tâches récurrentes, l’automatisation des workflows, la gestion documentaire et l’intégration CRM client. Les cabinets peuvent facilement assigner des tâches, suivre l’avancement et mesurer la productivité — le tout au même endroit.

De plus, Financial Cents fournit des rapports et analyses puissants, offrant une vision approfondie des performances de l’équipe et des délais de projet, pour que votre cabinet respecte chaque échéance client.

USP : Automatisation des workflows spécifique à la comptabilité, avec une collaboration d’équipe fluide.

En conclusion

La méthodologie Kaizen affirme qu’il y a toujours une marge d’amélioration. Elle mise sur des améliorations petites mais continues pour obtenir de grands résultats.

De la même manière, la gestion des workflows vise à apporter des améliorations constantes afin d’atteindre des résultats business favorables.

En résumé, en adoptant les bonnes pratiques, les bons outils et les bons systèmes, vous pouvez créer des workflows standardisés pour rationaliser vos opérations, mettre en place un cadre pour les exécuter et les améliorer en continu, et ainsi atteindre une efficacité business maximale.

Biographie de l’auteure : Vartika Kashyap est directrice marketing chez ProofHub, une puissante alternative à Wrike. Femme de caractère, elle partage régulièrement ses réflexions innovantes sur la gestion de projet, la collaboration, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle grâce à la technologie, et bien plus encore. Elle est active sur de nombreuses plateformes, notamment LinkedIn et l’e-learning, pour partager son expertise. En dehors du travail, elle s’épanouit dans la maternité et la lecture sur le bien-être mental.