Рабочий процесс есть в каждой компании. Вопрос только в том, насколько грамотно им управляют.
На самом деле далеко не каждый рабочий процесс работает так, как должен. Управление рабочими процессами помогает выявлять узкие места и вносить улучшения для максимальной эффективности бизнеса. В его основе — документирование всего происходящего, чтобы анализировать процессы и принимать решения на основе данных.
Возьмём, к примеру, строительство дома. Здесь есть чётко выстроенный рабочий процесс: подготовка участка, закладка фундамента, возведение каркаса, монтаж электрики, водопровода и утепления — и наконец отделочные работы.
Представьте, что ваш строительный проект срывается по срокам — а это случается нередко, ведь более 50% крупных строительных проектов заканчиваются неудачей.
Причиной могут быть плохо выстроенный рабочий процесс, слабое планирование, недостаточное управление рисками или неэффективное исполнение плана.
Какой бы ни была причина, грамотное управление рабочими процессами поможет её найти. Анализируя весь процесс строительства целиком, можно легко обнаружить узкие места и понять, что именно требует доработки.
Именно об этом и пойдёт речь в статье: что такое управление рабочими процессами, из каких элементов состоит рабочий процесс, какие существуют лучшие практики и какие инструменты помогут в работе.
Что такое управление рабочими процессами?
Управление рабочими процессами — это создание, выполнение, документирование, мониторинг и оптимизация рабочих процессов. Как правило, этим занимается менеджер проекта или руководитель процессов. Для эффективного управления рабочими процессами в организации необходимы сильные технические навыки, аналитическое и критическое мышление, а также понимание бизнеса.
Главная цель управления рабочими процессами — совершенствование бизнес-процессов: добиться того, чтобы задачи выполнялись правильно, эффективно и предсказуемо. Зачастую это предполагает использование программного обеспечения для управления бизнесом, которое позволяет упорядочить и автоматизировать процессы, улучшить отслеживание задач, распределение ресурсов и контроль результатов. Нередко управление рабочими процессами путают с управлением бизнес-процессами (BPM) — они действительно тесно связаны и оба направлены на улучшение процессов, однако различаются по масштабу.
Рабочий процесс, как правило, относится к конкретной задаче или отдельному бизнес-процессу внутри более крупного подразделения. BPM же охватывает сквозное совершенствование процессов на уровне всего отдела или организации. При этом BPM может включать несколько взаимосвязанных бизнес-процессов из разных подразделений, направленных на достижение общих целей.
Почему управление рабочими процессами важно
Управление рабочими процессами играет ключевую роль в повышении эффективности бизнеса. Вот основные преимущества, которые оно даёт:
- Структурированные бизнес-процессы
Управление рабочими процессами помогает выстроить упорядоченные, стандартизированные рабочие процедуры, которые обеспечивают единообразие в работе компании. Это фундамент для эффективности команды и стабильного качества результатов. - Прозрачность процессов
Кроме того, управление рабочими процессами даёт полную видимость происходящего: вы легко замечаете узкие места, устраняете неэффективность и избавляетесь от лишних трат. Становится чётко видно, что именно нужно улучшить. - Более эффективное управление работой
Когда в компании есть стандартизированный рабочий процесс, планировать проекты, распределять ресурсы, управлять рисками, отслеживать результаты и прогнозировать сроки становится значительно проще. К тому же снижается зависимость от конкретного сотрудника: всё описано в процессе, и любой может ему следовать. Это повышает операционную устойчивость организации. - Повышение ответственности
Управление рабочими процессами предполагает чёткое определение ролей, обязанностей и деталей каждой задачи. Такая прозрачность повышает ответственность: всегда понятно, кто и за что отвечает. - Автоматизация рабочих процессов
Наконец, управление рабочими процессами упрощает автоматизацию за счёт выявления повторяющихся задач. Это позволяет команде экономить время, работать продуктивнее и сосредоточиться на действительно важных задачах.
Элементы рабочего процесса
Прежде чем называть что-то рабочим процессом, он должен включать определённые элементы. Вот пять ключевых составляющих любого рабочего процесса:
1. Участники
Это люди, которые участвуют в выполнении задачи. Например, вы запускаете SEO-маркетинговую кампанию.
Для этого вам нужны SEO-специалисты для подбора ключевых слов, авторы для создания контента и команда по лидогенерации для работы с заявками и сбора обратной связи. Все они — участники процесса.
2. Преобразование
Это шаги, необходимые для выполнения задачи или рабочего процесса. Существует два основных типа рабочих процессов: последовательный и параллельный.
Последовательный рабочий процесс — это цепочка шагов, которые выполняются строго один за другим.
Параллельный рабочий процесс — это несколько цепочек шагов, которые могут выполняться одновременно и не зависят друг от друга. При этом внутри каждой цепочки шаги всё равно следуют определённому порядку.
Ещё один тип — процесс на основе правил. По сути это последовательный процесс, в котором переход к следующему шагу запускается по заранее заданным условиям.
3. Информация
Это данные или материалы, необходимые для выполнения каждого шага задачи. Без этого участники просто не знают, что именно нужно делать, и не имеют всего необходимого для завершения работы.
4. Результат
Это итог всего рабочего процесса. Результат также определяет условие перехода задачи к следующему шагу: выход одного этапа становится входом для следующего. Если результат предыдущего шага не достигнут, задача не продвигается дальше по процессу.
Шаги процесса управления рабочими процессами
Эффективное управление рабочими процессами — это настоящее искусство. Вот пошаговый процесс, которому стоит следовать:
1. Определите и нанесите на карту свои рабочие процессы
Первый шаг к грамотному управлению — выявить и визуализировать все рабочие процессы в вашей организации. Это даст чёткое понимание того, с чем именно предстоит работать.
Для простых последовательных процессов можно обойтись обычным списком шагов, а для более сложных — использовать блок-схемы и диаграммы рабочих процессов.
2. Задокументируйте рабочий процесс
После того как процесс нанесён на карту, следующий шаг — подробно описать и задокументировать каждый его этап. Это может включать роли и обязанности каждого участника, выполняемые действия, необходимые входные данные и ожидаемые результаты.
В итоге это создаёт единый источник истины для всей организации и помогает каждому сотруднику понять, из каких шагов состоит тот или иной процесс.
3. Внедрите рабочий процесс
Следующий шаг — запуск рабочего процесса в действие. Для этого можно использовать специализированное программное обеспечение: оно собирает все процессы в одном месте, документирует их, упрощает мониторинг и помогает внедрить их на уровне всей организации.
4. Отслеживайте рабочие процессы
Рабочий процесс может выглядеть безупречно на бумаге, но на практике нередко выявляются неожиданные проблемы. Следите за тем, как процесс работает в реальности, и сравнивайте фактические результаты с поставленными целями — это даст данные для принятия обоснованных решений.
5. Вносите улучшения
Большинство инструментов управления рабочими процессами позволяют визуализировать процессы и формировать детальные отчёты по проектам. Как правило, это помогает выявить узкие места, устранить неэффективность, обнаружить избыточные шаги и вносить улучшения на основе реальных данных.
Кроме того, не забывайте собирать обратную связь от участников процесса — это ещё один важный источник идей для улучшений.
Лучшие практики управления рабочими процессами
Профессиональное управление рабочими процессами сопряжено с немалым количеством вызовов. Вот несколько практик, которые помогут выстроить его эффективно:
1. Документируйте всё
Отслеживать прогресс можно только тогда, когда все детали работы зафиксированы. Убедитесь, что для каждой задачи задокументированы ключевые сведения: исполнитель, сроки, описание задачи, прикреплённые файлы и история обсуждений. Именно это позволяет докопаться до истины.
2. Определите цели и ключевые результаты
Без понимания целей и ожидаемых результатов сложно выбрать правильный рабочий процесс и грамотно его оптимизировать. Соберите участников, определите главные проблемы, найдите решения и поставьте SMART-цели, которых вы хотите достичь.
3. Используйте технологии
Вложитесь в инструменты управления рабочими процессами, которые помогут внедрить их на уровне всей организации. Технологии значительно упрощают создание, выполнение, мониторинг, документирование и управление процессами.
4. Автоматизируйте рабочие процессы
86% сотрудников считают, что автоматизация рабочих процессов помогла бы им работать эффективнее. Старайтесь автоматизировать рабочие процессы везде, где это возможно. Это позволит освободить ценное время и направить его на задачи, которые действительно создают ценность для бизнеса.
5. Собирайте обратную связь
И наконец, всегда полезно собирать обратную связь от людей, которые непосредственно используют рабочий процесс. Это даст вам прямое понимание того, что требует улучшения, и в долгосрочной перспективе это точно окупится.
Топ-5 инструментов для управления рабочими процессами
Инструмент управления рабочими процессами позволяет централизованно управлять повторяющимися бизнес-процессами. На рынке существует огромное количество таких решений. Я отобрал пять лучших на основе собственного исследования, отзывов пользователей и уникальной ценности, которую каждый из них предлагает.
1. Webwork
Webwork — отличное решение для управления проектами и отслеживания времени, которое позволяет не только управлять рабочими процессами, но и контролировать производительность. Вы можете создавать задачи и подзадачи, устанавливать даты начала, дедлайны и приоритеты, а также добавлять всё необходимое для успешного завершения проекта.
Возможности WebWork по отслеживанию времени выгодно отличают его от других инструментов управления проектами. Мощный тайм-трекер со скриншотами позволяет отслеживать активность сотрудников на рабочем столе, использование приложений и веб-сайтов, а также посещаемость — всё с точными данными. Это даёт вам инсайты для повышения продуктивности и эффективности команды.
USP: Мощный тайм-трекер со скриншотами
2. ProofHub
ProofHub — превосходный инструмент для управления рабочими процессами, который позволяет создавать, выполнять, отслеживать и управлять workflows. Вы можете выстраивать все бизнес-процессы, создавая кастомные рабочие процессы.
ProofHub позволяет создавать задачи, добавлять все необходимые детали для их выполнения и определять этапы на пути к завершению. Тем самым инструмент упорядочивает рабочий процесс и формирует стандартизированные процедуры.
Команда может прикреплять файлы напрямую к задачам и общаться с коллегами через комментарии к задачам и встроенный командный чат.
Руководители проектов могут держать руку на пульсе: отслеживать прогресс в режиме реального времени и анализировать эффективность проектов с помощью отчётов.
Помимо этого, ProofHub подходит для управления рабочими процессами в самых разных отраслях: маркетинге, продажах, операционной деятельности, разработке продуктов и не только.
USP: Командная коллаборация в сочетании с управлением рабочими процессами
3. Zapier
Zapier — широко известный инструмент автоматизации рабочих процессов, прославившийся своим подходом no-code automation. Он помогает объединять различные бизнес-приложения в единые workflows.
Вы можете создавать правила-автоматизации с помощью Zaps, которые выполняют различные действия на основе логики if/then. Это позволяет экономить время на рутинных задачах и работать эффективнее.
Кроме того, Zapier интегрируется с более чем 5000 приложениями для автоматизации рабочих процессов.
USP: No-code автоматизация
4. Trello
Trello — популярный специализированный инструмент управления рабочими процессами на основе Kanban, который позволяет создавать мощные workflows для проектов любого масштаба. Инструмент предлагает широкий набор готовых шаблонов, с которыми легко начать работу.
Кроме того, Trello открывает пользователям доступ к мощному инструменту автоматизации Butler для автоматизации задач и рабочих процессов.
USP: Готовые шаблоны
5. SocialBee
SocialBee — один из лучших инструментов для управления рабочими процессами в социальных сетях, позволяющий управлять всеми профилями из одного места. Он даёт возможность выстраивать workflows для создания контента, планирования публикаций, их размещения, анализа данных и управления аккаунтами в соцсетях.
Более того, SocialBee объединяет workflows для комплексного управления социальными сетями от начала до конца. Это помогает экономить время и повышать эффективность за счёт оптимизации рабочих процессов.
USP: Комплексное управление социальными сетями
6. Financial Cents
Financial Cents — универсальное программное обеспечение для управления бухгалтерской практикой, разработанное специально для того, чтобы помочь бухгалтерским фирмам оптимизировать рабочие процессы, наладить эффективное взаимодействие и контролировать проекты. Автоматизированное управление задачами, отслеживание дедлайнов и совместная работа команды в режиме реального времени гарантируют, что ни одна деталь не останется без внимания.
В отличие от универсальных инструментов управления проектами, Financial Cents создан специально для бухгалтеров и предлагает такие функции, как повторяющиеся задачи, автоматизация рабочих процессов, управление документами и интеграция с клиентским CRM. Фирмы могут легко назначать задачи, отслеживать прогресс и контролировать производительность — всё в одном месте.
Помимо этого, Financial Cents предоставляет мощные инструменты отчётности и аналитики, которые дают глубокое понимание эффективности команды и сроков реализации проектов, позволяя вашей фирме соблюдать все клиентские дедлайны.
USP: Автоматизация рабочих процессов, заточенная под бухгалтерию, с бесшовной командной коллаборацией.
Подводя итоги
Методология Kaizen гласит, что всегда есть место для улучшений. Она сосредоточена на небольших, но постоянных улучшениях, которые в совокупности приводят к значительным результатам.
В том же духе управление рабочими процессами нацелено на последовательные улучшения ради достижения желаемых бизнес-результатов.
В заключение: придерживаясь правильных практик, инструментов и систем, вы можете создавать стандартизированные workflows для оптимизации бизнес-операций, выстраивать систему их исполнения и вносить улучшения для достижения максимальной эффективности бизнеса.
Об авторе: Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub, мощной альтернативе Wrike. Это целеустремлённая женщина, которая всегда привносит нестандартные идеи в управление проектами, командное взаимодействие, баланс работы и личной жизни с помощью технологий и многое другое. Она активно делится своей экспертизой на различных площадках, включая LinkedIn, e-learning-индустрию и другие. В свободное время она посвящает себя материнству и чтению книг о ментальном благополучии.
