Todo negócio tem um workflow. A questão é: ele está sendo bem gerenciado ou não?

Na prática, nem todo workflow é um bom workflow. A gestão de workflows ajuda você a identificar gargalos e promover melhorias para maximizar a eficiência do negócio. Ela se concentra em documentar tudo para analisar o fluxo de trabalho e tomar decisões baseadas em dados.

Pense, por exemplo, na construção de uma casa. Ela segue um workflow bem definido que começa pela preparação do terreno, passa pela construção da fundação, estruturação da obra, instalação elétrica, hidráulica e isolamento, e termina nos acabamentos finais.

Por algum motivo, o seu projeto de construção acaba atrasando — o que acontece com frequência, já que mais de 50% das grandes obras falham.

Isso pode acontecer por causa de um workflow mal estruturado, planejamento inadequado, gestão de riscos insuficiente ou execução falha do plano.

Seja qual for o motivo, a gestão de workflows pode ajudar você a identificar a causa do problema. Ao analisar todo o fluxo de trabalho da construção, fica muito mais fácil localizar os gargalos e descobrir onde são necessárias melhorias.

Com isso em mente, vou falar neste artigo sobre gestão de workflows, incluindo os componentes de um workflow, as boas práticas para gerenciá-lo e as ferramentas disponíveis para isso.

O que é gestão de workflows?

A gestão de workflows é o processo de criar, executar, documentar, monitorar e otimizar um fluxo de trabalho. Essa responsabilidade costuma caber ao gestor de projetos ou ao responsável pelo workflow. Além disso, essa função exige habilidades técnicas sólidas, pensamento analítico e crítico, e visão de negócios para gerenciar fluxos de trabalho dentro de uma organização.

O principal objetivo da gestão de workflows é melhorar os processos de negócio, garantindo que as tarefas sejam concluídas de forma correta, eficiente e consistente. A gestão de workflows frequentemente envolve o uso de softwares de gestão empresarial para simplificar e automatizar processos, permitindo um melhor acompanhamento de tarefas, alocação de recursos e monitoramento de desempenho. Além disso, ela costuma ser confundida com o gerenciamento de processos de negócio (BPM), já que ambos são conceitos próximos e voltados para a melhoria de processos — mas diferem bastante em escopo.

O workflow está relacionado a uma tarefa específica ou a um processo de negócio dentro de uma área maior. Já o BPM foca na melhoria de ponta a ponta de um departamento ou de toda a organização. O BPM pode envolver múltiplos processos de negócio, integrando diferentes departamentos para atingir os objetivos desejados.

A importância da gestão de workflows

A gestão de workflows tem um papel fundamental na melhoria dos processos de negócio. Confira as principais vantagens que ela oferece:

• Processos de negócio estruturados
  A gestão de workflows ajuda você a criar processos de trabalho padronizados, organizados e consistentes, o que traz uniformidade para as operações do negócio. Isso é essencial para a eficiência da equipe e para manter um padrão de qualidade.
• Maior visibilidade
  A gestão de workflows oferece uma visão clara dos seus fluxos de trabalho, facilitando a identificação de gargalos, a eliminação de ineficiências e a redução de desperdícios. Você consegue enxergar exatamente onde precisa agir.
• Melhor gestão do trabalho
  Com um workflow padronizado, fica muito mais fácil planejar projetos, alocar recursos, gerenciar riscos, acompanhar o desempenho e prever prazos de entrega. Isso também reduz a dependência de uma única pessoa, já que todos podem seguir o fluxo estabelecido — o que traz mais resiliência operacional à organização.
• Maior responsabilização
  A gestão de workflows envolve a definição clara dos papéis e responsabilidades de cada pessoa, além dos detalhes de cada tarefa. Essa transparência aumenta a responsabilização, pois fica claro quem é o responsável por cada atividade.
• Automação de workflows
  A gestão de workflows facilita a automação do fluxo de trabalho ao identificar tarefas repetitivas. Isso ajuda os membros da equipe a economizar tempo, serem mais produtivos e se dedicarem ao que realmente importa.

Elementos de um workflow

Antes de tudo, um workflow precisa ter certos elementos para ser considerado de fato um workflow. Veja os cinco elementos centrais que compõem um fluxo de trabalho:

1. Partes interessadas (Stakeholders)

Este elemento diz respeito às pessoas envolvidas na conclusão de uma tarefa. Por exemplo, imagine que você está executando uma campanha de marketing de SEO.

Para isso, você precisa de especialistas em SEO para fazer a pesquisa de palavras-chave, redatores para produzir o conteúdo e uma equipe de geração de leads para gerenciar as oportunidades e compartilhar feedbacks. Todos eles são partes interessadas.

2. Transformação

Este elemento trata das etapas necessárias para concluir uma tarefa ou workflow. Existem dois tipos principais de workflows: sequencial e paralelo.

O workflow sequencial inclui uma série de etapas que precisam ser seguidas uma após a outra para a conclusão da tarefa.

O workflow paralelo inclui uma série de etapas que podem ocorrer simultaneamente, sem depender umas das outras. Ainda assim, cada conjunto de etapas segue uma ordem interna.

Existe ainda o workflow baseado em regras, que é essencialmente um workflow sequencial acionado por gatilhos pré-definidos para avançar a tarefa em direção à conclusão.

3. Informação

Este elemento trata das informações ou materiais necessários para concluir cada etapa da tarefa. Sem isso, as partes interessadas não sabem o que precisam fazer nem têm os dados necessários para avançar.

4. Resultado (Output)

Este elemento trata do resultado final do workflow. Ele também define a condição para que cada etapa do workflow avance para a próxima. O resultado de uma etapa se torna o insumo da etapa seguinte dentro do fluxo. Se o resultado esperado de uma etapa não for alcançado, a tarefa não avança no workflow.

Etapas do processo de gestão de workflows

Uma gestão de workflows eficaz é uma verdadeira arte. Veja abaixo o processo passo a passo para gerenciar workflows:

1. Identifique e mapeie seus workflows

O primeiro passo para uma gestão de workflows bem-sucedida é identificar e mapear todos os fluxos de trabalho da sua organização. Isso vai dar uma visão clara do que precisa ser trabalhado.

Para workflows sequenciais, uma lista simples já pode ser suficiente. Para workflows mais complexos, você pode usar fluxogramas para criar diagramas de workflow.

2. Documente o workflow

Depois de mapear o workflow, a próxima etapa é definir e documentar em detalhes cada passo do fluxo. Isso pode incluir os papéis e responsabilidades de cada membro, as atividades a serem realizadas, os insumos necessários e os resultados esperados.

No geral, isso ajuda a criar uma fonte centralizada de verdade para todos na organização e permite que cada pessoa entenda as etapas envolvidas em cada workflow.

3. Implemente o workflow

Em seguida, é hora de implementar o workflow. Você pode usar um software de gestão de workflows para isso. A ferramenta centraliza todos os seus fluxos de trabalho em um só lugar, documenta-os, facilita o monitoramento e viabiliza a adoção em toda a organização.

4. Monitore seus workflows

Um workflow pode parecer perfeito no papel, mas ao colocá-lo em prática você descobre os problemas reais. Monitore seu workflow e avalie o desempenho em relação às metas e objetivos definidos para obter insights baseados em dados.

5. Faça melhorias

A maioria dos softwares de gestão de workflows ajuda você a visualizar o fluxo e gerar relatórios detalhados do projeto. Na prática, isso facilita a identificação de gargalos, ineficiências e redundâncias no workflow, além de embasar melhorias com dados concretos.

Também é importante coletar feedbacks das partes interessadas sobre o workflow para orientar as melhorias.

Boas práticas para a gestão de workflows

A gestão profissional de workflows apresenta diversos desafios. Confira algumas práticas que você pode adotar para gerenciar fluxos de trabalho com mais eficácia:

1. Documente tudo

A única forma de acompanhar o progresso é tendo todos os detalhes do trabalho registrados. Por isso, certifique-se de documentar as informações essenciais de cada tarefa, como responsável, prazos, detalhes da atividade, arquivos anexados e comunicações relacionadas. Isso é o que permite encontrar a verdade.

2. Defina objetivos e resultados-chave

Sem conhecer os objetivos e resultados esperados, fica difícil escolher o workflow certo e otimizá-lo. Por isso, reúna as partes interessadas para identificar os principais problemas, encontrar as soluções e definir metas SMART que você quer alcançar.

3. Use tecnologia

Invista em ferramentas de gestão de workflows para implementar os fluxos em toda a organização. A tecnologia facilita a criação, execução, monitoramento, documentação e gestão do workflow.

4. Automatize seu workflow

86% dos colaboradores afirmam que a automação de workflows os ajudaria a trabalhar com mais eficiência. Por isso, tente automatizar seu workflow sempre que possível. Isso vai liberar um tempo valioso que pode ser direcionado para atividades de maior impacto no negócio.

5. Colete feedbacks

Por último, coletar feedback das pessoas que realmente usam o workflow é sempre a melhor estratégia. Isso oferece insights diretos sobre os pontos que precisam de melhoria — e vai fazer toda a diferença no longo prazo.

As cinco melhores ferramentas de gestão de workflows

Uma ferramenta de gestão de workflows permite gerenciar processos de negócio recorrentes de forma centralizada. Há uma grande variedade de opções disponíveis no mercado. Selecionei as cinco melhores com base em pesquisa, avaliações de usuários e o valor diferenciado que cada uma oferece.

1. WebWork

WebWork é uma excelente solução de gestão de projetos e rastreamento de tempo que permite não apenas gerenciar workflows, mas também acompanhar o desempenho da equipe. Você pode criar tarefas e subtarefas, definir datas de início, prazos e prioridades, além de adicionar tudo o que for necessário para concluir um projeto.

O que diferencia WebWork das demais ferramentas de gestão de projetos são seus recursos de rastreamento de tempo. O poderoso software de monitoramento com capturas de tela permite acompanhar a atividade dos colaboradores no desktop, o uso de aplicativos e sites, além da presença — tudo com dados precisos. Isso fornece insights valiosos para melhorar a produtividade e o desempenho da equipe.

Diferencial: Rastreamento de tempo com capturas de tela

2. ProofHub

O ProofHub é um excelente software de gestão de workflows que permite criar, executar, acompanhar e gerir fluxos de trabalho. Além de centralizar todos os seus processos de negócio, permite criar workflows totalmente personalizados.

O ProofHub permite criar tarefas, adicionar todos os detalhes necessários para a sua conclusão e definir as diferentes etapas até à entrega final. Desta forma, agiliza o seu workflow e estabelece um processo padronizado.

A sua equipa pode partilhar ficheiros diretamente nas tarefas e comunicar entre si através de comentários e do chat interno integrado.

Os gestores de projetos conseguem manter o controlo total do trabalho, acompanhando o progresso em tempo real e analisando o desempenho do projeto através de relatórios detalhados.

Para além disso, o ProofHub pode ser utilizado para gestão de workflows em diversas áreas, como marketing, vendas, operações, desenvolvimento de produto, entre outras.

USP: Colaboração em equipa aliada à gestão de workflows

3. Zapier

O Zapier é um software de automação de workflows bastante conhecido, especialmente pela sua abordagem no-code. Permite ligar as suas diversas aplicações de negócio em fluxos de trabalho automatizados.

É possível criar workflows baseados em regras, utilizando Zaps que executam diferentes ações com base em lógica if/then. Desta forma, poupa tempo em tarefas repetitivas e trabalha de forma mais eficiente.

Além disso, o Zapier integra com mais de 5000 aplicações para automação de workflows.

USP: Automação no-code

4. Trello

O Trello é um popular software de gestão de workflows baseado em Kanban, que permite criar fluxos de trabalho robustos para gerir projetos de qualquer dimensão. Disponibiliza uma vasta gama de templates prontos a usar, facilitando um arranque rápido.

Para além disso, o Trello disponibiliza a poderosa automação Butler, que permite automatizar tarefas e workflows de forma simples.

USP: Templates pré-construídos

5. SocialBee

O SocialBee é um dos melhores softwares de gestão de workflows para redes sociais, permitindo gerir todos os perfis a partir de um único local. Possibilita a criação de workflows para produzir conteúdo, agendar publicações, analisar dados e gerir contas nas redes sociais.

Além disso, o SocialBee interliga workflows para uma gestão de redes sociais de ponta a ponta, contribuindo para poupar tempo e aumentar a eficiência através da otimização dos fluxos de trabalho.

USP: Gestão de redes sociais de ponta a ponta

6. Financial Cents

O Financial Cents é um software all-in-one de gestão de práticas contabilísticas, concebido para ajudar escritórios de contabilidade a simplificar workflows, colaborar sem esforço e acompanhar projetos de forma eficiente. A gestão automatizada de tarefas, o controlo de prazos e a colaboração em tempo real garantem que nada fica por fazer.

Ao contrário das ferramentas genéricas de gestão de projetos, o Financial Cents foi desenvolvido especificamente para contabilistas, oferecendo funcionalidades como tarefas recorrentes, automação de workflows, gestão documental e integração com CRM de clientes. Os escritórios podem facilmente atribuir tarefas, monitorizar o progresso e acompanhar a produtividade — tudo num único lugar.

Adicionalmente, o Financial Cents disponibiliza relatórios e análises avançadas, fornecendo informações detalhadas sobre o desempenho da equipa e os prazos dos projetos, garantindo que o seu escritório cumpre todos os deadlines dos clientes.

USP: Automação de workflows específica para contabilidade com colaboração de equipa integrada.

Conclusão

A metodologia Kaizen defende que há sempre espaço para melhorar. Foca-se em melhorias pequenas mas contínuas para alcançar grandes resultados.

Da mesma forma, a gestão de workflows também se centra em melhorias contínuas para atingir resultados de negócio favoráveis.

Em suma, seguindo as práticas, ferramentas e sistemas adequados, é possível criar workflows padronizados para agilizar as operações da sua empresa, estabelecer um sistema para executar fluxos de trabalho e implementar melhorias que maximizem a eficiência do negócio.

Sobre a autora: Vartika Kashyap é a Chief Marketing Officer do ProofHub, uma poderosa alternativa ao Wrike. É uma profissional determinada que aplica constantemente a sua visão inovadora em áreas como gestão de projetos, colaboração e equilíbrio entre vida pessoal e profissional com recurso à tecnologia. Partilha a sua experiência em diversas plataformas, incluindo o LinkedIn e o setor de e-learning. Fora do trabalho, dedica-se à maternidade e à leitura sobre bem-estar mental.