Toda empresa tem um fluxo de trabalho. A única questão é se ele é bem gerenciado ou não 

Na verdade, nem todos os fluxos de trabalho são bons fluxos de trabalho. O gerenciamento de fluxos de trabalho ajuda a identificar gargalos e a implementar melhorias para maximizar a eficiência dos negócios. Ele se concentra em documentar tudo para analisar o fluxo de trabalho e tomar decisões baseadas em dados.

Por exemplo, considere a construção de uma casa. Ela segue um fluxo de trabalho bem definido que começa com a preparação do terreno, seguida pela construção da fundação, estrutura da casa, instalação de acessórios elétricos, hidráulicos e isolamento, e finalmente os acabamentos.

Por algum motivo, seu projeto de construção atrasa, o que acontece com frequência, já que mais de 50% dos grandes projetos de construção fracassam. 

Isso pode ser devido a um fluxo de trabalho mal projetado, planejamento de projeto deficiente, gerenciamento de riscos insuficiente ou má execução do plano.

Seja qual for o motivo, o gerenciamento do fluxo de trabalho pode ajudar a identificar a causa da falha do projeto. Ao analisar todo o fluxo de trabalho da construção, você pode facilmente identificar os gargalos e descobrir as áreas que precisam de melhorias.

Tendo isso em vista, abordarei o gerenciamento de fluxo de trabalho neste post, incluindo os componentes de um fluxo de trabalho, as melhores práticas para gerenciamento de fluxo de trabalho e as ferramentas para gerenciamento de fluxo de trabalho.

O que é gestão de fluxo de trabalho?

A gestão de fluxos de trabalho é o processo de criar, executar, documentar, monitorar e otimizar um fluxo de trabalho. Além disso, um gerente de projetos ou de fluxos de trabalho é responsável pela gestão desses fluxos. Ademais, a gestão de fluxos de trabalho em uma organização exige sólidas habilidades técnicas, pensamento analítico e crítico, além de visão de negócios.

O principal objetivo da gestão de fluxos de trabalho é aprimorar os processos de negócios. Isso garante que uma tarefa seja concluída de forma correta, eficiente e consistente. A gestão de fluxos de trabalho geralmente envolve o uso de softwares de gestão empresarial para otimizar e automatizar processos, permitindo um melhor rastreamento de tarefas, alocação de recursos e monitoramento de desempenho. Além disso, muitas vezes é confundida com a gestão de processos de negócios, pois ambas estão intimamente relacionadas e focadas na melhoria dos processos de negócios, mas diferem em escopo.

Por outro lado, o fluxo de trabalho se alinha a uma tarefa específica ou a um processo de negócios dentro de um grande departamento de processos de negócios. Enquanto isso, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) concentra-se na melhoria de processos de ponta a ponta de um departamento ou organização. Da mesma forma, o BPM pode envolver múltiplos processos de negócios, abrangendo diferentes departamentos dentro de uma organização, para atingir os objetivos desejados. 

Importância da gestão do fluxo de trabalho 

A gestão de fluxos de trabalho desempenha um papel crucial na melhoria dos processos de negócios. Primeiramente, aqui estão algumas vantagens importantes da gestão de fluxos de trabalho:

• Processos de negócios estruturados.
  Para começar, o gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a criar processos de trabalho simplificados, estruturados e padronizados que trazem consistência às operações da sua empresa. É essencial para a eficiência da força de trabalho e para a qualidade consistente.
• Visibilidade aprimorada
  Além disso, o gerenciamento de fluxo de trabalho proporciona maior visibilidade aos seus fluxos de trabalho, ajudando você a identificar facilmente gargalos, eliminar ineficiências e reduzir o desperdício. Você pode ver claramente onde precisa fazer melhorias.
• Melhor gestão do trabalho.
  Além disso, um fluxo de trabalho padronizado facilita o planejamento de projetos, a alocação de recursos, a gestão de riscos, o acompanhamento do desempenho e a previsão de prazos de entrega. Isso também reduz a dependência de uma única pessoa, já que tudo é padronizado e todos podem seguir o fluxo de trabalho. Consequentemente, a organização ganha resiliência operacional.
• Maior responsabilidade
  Além disso, a gestão do fluxo de trabalho envolve a definição clara das funções e responsabilidades de cada indivíduo e os detalhes das tarefas. Como resultado, essa transparência aumenta a responsabilidade, pois é possível ver quem é o responsável pela tarefa atribuída.
• Automação de fluxo de trabalho
  Por fim, o gerenciamento de fluxo de trabalho facilita a automação de tarefas , identificando as atividades repetitivas. Isso ajuda os membros da sua equipe a economizar tempo, aumentar a produtividade e dedicar mais tempo a tarefas essenciais.

Elementos de um fluxo de trabalho

Antes de mais nada, um fluxo de trabalho precisa ter certos elementos para ser considerado como tal. Vejamos os cinco elementos principais que compõem um fluxo de trabalho:

1. Partes Interessadas 

Para começar, fala-se das pessoas envolvidas na conclusão de uma tarefa. Por exemplo, você está executando uma campanha de marketing de SEO. 

Por essa razão, você precisa de executivos de SEO para realizar pesquisas de palavras-chave, redatores de conteúdo para criar conteúdo e uma equipe de geração de leads para gerenciar leads e compartilhar feedback. Todos eles são partes interessadas.   

2. Transformação 

Este texto descreve os passos necessários para concluir uma tarefa ou fluxo de trabalho. Existem dois tipos de fluxos de trabalho: fluxo de trabalho sequencial e fluxo de trabalho paralelo.

O fluxo de trabalho sequencial inclui uma série de etapas que precisam ser seguidas uma após a outra para concluir uma tarefa. 

O fluxo de trabalho paralelo inclui uma série de etapas que podem ocorrer simultaneamente sem serem interdependentes. No entanto, cada série de etapas segue uma ordem intrínseca.      

O fluxo de trabalho orientado por regras é outro tipo de fluxo de trabalho que consiste principalmente em uma sequência de ações acionadas por regras para conduzir a tarefa à sua conclusão.    

3. Informação 

Além disso, descreve as informações ou materiais necessários para concluir cada etapa da tarefa. Sem isso, as partes interessadas não sabem em que precisam trabalhar ou não possuem as informações necessárias para concluir uma tarefa.

4. Saída 

O texto descreve o resultado final do fluxo de trabalho. Ele também define a condição para que cada etapa do fluxo de trabalho avance com a tarefa. O resultado ou saída de uma etapa torna-se a entrada para a etapa seguinte no fluxo de trabalho. Se o resultado da etapa anterior não for alcançado, a tarefa não avançará no fluxo de trabalho.     

Etapas do processo de gerenciamento de fluxo de trabalho  

A gestão eficaz do fluxo de trabalho é uma arte. Aqui está um processo passo a passo para a gestão do fluxo de trabalho:

1. Identifique e mapeie seu fluxo de trabalho

O primeiro passo para uma gestão de fluxo de trabalho bem-sucedida é identificar e mapear todos os fluxos de trabalho da sua organização. Isso lhe dará uma boa ideia do que precisa ser aprimorado. 

Para fluxos de trabalho sequenciais, você também pode criar uma lista simples, enquanto para fluxos de trabalho complexos, pode usar o fluxograma para criar diagramas de fluxo de trabalho.

2. Fluxo de trabalho do documento      

Em seguida, após mapear o fluxo de trabalho, o próximo passo é definir e documentar detalhadamente cada etapa. Isso pode incluir as funções e responsabilidades de cada membro, as atividades a serem realizadas, as informações necessárias e os resultados desejados. 

De forma geral, isso ajuda a criar uma fonte centralizada de informações confiáveis ​​para todos na sua organização e permite que todos compreendam as etapas envolvidas em cada fluxo de trabalho.    

3. Implementar o fluxo de trabalho 

Em seguida, o próximo passo é implementar o fluxo de trabalho. Você pode usar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho para isso. O software centraliza todos os seus fluxos de trabalho, documenta-os, facilita o monitoramento e possibilita a adoção em toda a organização.    

4. Monitore seus fluxos de trabalho 

Um fluxo de trabalho pode parecer ótimo no papel, mas na prática, você descobre os problemas que ele apresenta. Monitore seu fluxo de trabalho e avalie o desempenho em relação às metas e objetivos definidos para obter insights baseados em dados.  

5. Faça melhorias

A maioria dos softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda você a visualizar o fluxo de trabalho e criar relatórios detalhados de projetos. Frequentemente, eles auxiliam na identificação de gargalos, ineficiências e redundâncias no fluxo de trabalho, além de possibilitar melhorias com base em insights orientados por dados. 

Além disso, colete feedback das partes interessadas sobre o fluxo de trabalho para implementar melhorias.  

Melhores práticas para gerenciamento de fluxo de trabalho 

A gestão profissional do fluxo de trabalho apresenta inúmeros desafios. Primeiramente, aqui estão algumas práticas que você pode seguir para uma gestão eficaz do fluxo de trabalho: 

1. Documente tudo 

A única maneira de acompanhar o progresso é ter todos os detalhes do trabalho documentados. Por isso, certifique-se de que todos os detalhes importantes sobre uma tarefa estejam documentados, como o responsável pela tarefa, os prazos, os detalhes da tarefa, os arquivos anexados e a comunicação relacionada à tarefa. Isso ajuda você a descobrir a verdade. 

2. Definir objetivos e resultados-chave  

Sem conhecer os objetivos e os principais resultados esperados, é difícil escolher o fluxo de trabalho correto e otimizá-lo. Por isso, reúna-se com as partes interessadas para identificar os maiores problemas, encontrar soluções e definir metas SMART que você deseja alcançar.

3. Utilize a tecnologia 

Invista em ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho para ajudar na implementação do fluxo de trabalho em toda a organização. Além disso, a tecnologia facilita a criação, execução, monitoramento, documentação e gerenciamento do fluxo de trabalho.    

4. Automatize seu fluxo de trabalho

86% dos funcionários afirmam que a automação do fluxo de trabalho os ajudará a trabalhar com mais eficiência. Além disso, tente automatizar seu fluxo de trabalho sempre que possível. Isso ajudará você a economizar tempo valioso que poderá ser investido em tarefas de alto valor para o negócio.

5. Recolher feedback 

Por fim, é sempre recomendável coletar feedback das pessoas que realmente utilizam o fluxo de trabalho. Isso proporcionará informações diretas sobre as áreas que precisam de melhorias, o que certamente ajudará a longo prazo.    

As cinco principais ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho 

Uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que permite gerenciar processos de negócios repetitivos com um sistema centralizado. Existem diversas ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho disponíveis no mercado. Selecionei as cinco melhores com base em minha pesquisa, avaliações de usuários e no valor exclusivo que oferecem.

1. Webwork 

O Webwork é uma excelente solução de gerenciamento de projetos e controle de tempo que permite não apenas gerenciar fluxos de trabalho, mas também acompanhar o desempenho. Você pode criar tarefas e subtarefas, definir datas de início, prazos e prioridades, e adicionar tudo o mais necessário para concluir um projeto.

Os recursos de controle de tempo do WebWork o diferenciam de outras ferramentas de gerenciamento de projetos . Seu poderoso software de controle de tempo com capturas de tela permite monitorar a atividade dos funcionários em desktops, aplicativos e no uso da web, além da frequência, com dados precisos. Isso fornece insights para melhorar a produtividade e o desempenho da sua equipe.

Diferencial: Software poderoso de controle de tempo com capturas de tela.

2. ProofHub 

O ProofHub é um software incrível de gerenciamento de fluxos de trabalho que permite criar, executar, acompanhar e gerenciar fluxos de trabalho. Com ele, você pode otimizar todos os seus processos de negócios criando fluxos de trabalho personalizados. 

O ProofHub permite criar tarefas, adicionar todos os detalhes necessários para a sua conclusão e definir as diferentes etapas para alcançar o resultado desejado. Dessa forma, ele otimiza o seu fluxo de trabalho e cria um processo padronizado. 

Sua equipe pode compartilhar os arquivos diretamente nas tarefas e se comunicar entre si usando os comentários das tarefas e o chat integrado da equipe. 

Os gerentes de projeto podem manter o controle do gerenciamento do trabalho acompanhando o progresso em tempo real e analisando o desempenho do projeto por meio de relatórios. 

Além disso, o ProofHub pode ser usado para gerenciamento de fluxo de trabalho em diversos setores, como marketing, vendas, operações, desenvolvimento de produtos e muito mais.      

Diferencial: Colaboração em equipe aliada à gestão do fluxo de trabalho.

3. Zapier 

O Zapier é um software de automação de fluxos de trabalho bastante conhecido, famoso por sua automação sem código. Ele ajuda você a conectar seus diversos aplicativos de negócios em fluxos de trabalho. 

Você pode criar fluxos de trabalho baseados em regras usando Zaps que executam diferentes ações com base na lógica condicional (se/então). Isso ajuda a economizar tempo em tarefas repetitivas e a trabalhar com mais eficiência.

Além disso, o Zapier se integra a mais de 5.000 aplicativos para automação de fluxo de trabalho.                

Diferencial: Automação sem código

4. Trello 

O Trello é um software popular de gerenciamento de fluxo de trabalho baseado em Kanban que permite criar fluxos de trabalho robustos para gerenciar projetos de todos os tamanhos. Ele oferece uma ampla variedade de modelos predefinidos e fáceis de usar para você começar rapidamente.

Além disso, o Trello oferece aos usuários recursos poderosos de automação do Butler para automatizar tarefas e fluxos de trabalho. 

Diferencial: Modelos pré-construídos

5. SocialBee 

O Social Bee é um dos melhores softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho para mídias sociais, permitindo que você gerencie todos os seus perfis de mídias sociais em um só lugar. Ele possibilita a criação de fluxos de trabalho para produzir conteúdo para mídias sociais, agendar publicações, publicar conteúdo, analisar dados e gerenciar contas de mídias sociais. 

Além disso, o Social Bee interconecta fluxos de trabalho para uma gestão de redes sociais de ponta a ponta. Da mesma forma, ajuda você a economizar tempo e aumentar a eficiência com a otimização do fluxo de trabalho.

Diferencial: Gestão completa de redes sociais

6. Centavos Financeiros

O Financial Cents é um software completo de gestão para escritórios de contabilidade, projetado para ajudar essas empresas a otimizar fluxos de trabalho, colaborar sem esforço e acompanhar projetos com eficiência. O gerenciamento automatizado de tarefas, o controle de prazos e a colaboração em equipe em tempo real garantem que nada passe despercebido.

Ao contrário das ferramentas genéricas de gestão de projetos, o Financial Cents foi desenvolvido especificamente para contadores, oferecendo recursos como tarefas recorrentes, automação de fluxo de trabalho, gestão de documentos e integração com o CRM do cliente. As empresas podem facilmente atribuir tarefas, monitorar o progresso e acompanhar a produtividade — tudo em um só lugar.

Além disso, o Financial Cents oferece relatórios e análises robustos, proporcionando uma visão aprofundada do desempenho da equipe e dos cronogramas dos projetos, garantindo que sua empresa cumpra todos os prazos dos clientes.

Diferencial : Automação de fluxos de trabalho específicos para contabilidade, com colaboração perfeita entre equipes.

Concluindo

A metodologia Kaizen afirma que sempre há espaço para melhorias . Ela se concentra em melhorias pequenas, porém contínuas, para alcançar grandes resultados.

Da mesma forma, a gestão de fluxos de trabalho também se concentra em realizar melhorias para alcançar resultados comerciais favoráveis. 

Em suma, seguindo as práticas, ferramentas e sistemas corretos, você pode criar fluxos de trabalho padronizados para otimizar as operações da sua empresa, estabelecer um sistema para executar esses fluxos de trabalho e implementar melhorias para alcançar a máxima eficiência nos negócios.  

Biografia da autora: Vartika Kashyap é diretora de marketing da ProofHub, uma poderosa alternativa ao Wrike . Ela é uma mulher determinada que sempre contribui com ideias inovadoras para o gerenciamento de projetos, colaboração, equilíbrio entre vida pessoal e profissional com o uso da tecnologia, entre outras áreas. Ela é ativa em diversas plataformas, incluindo o LinkedIn, o setor de e-learning e outras, onde compartilha sua experiência. Nas horas vagas, ela se dedica à maternidade e à leitura sobre bem-estar mental.