C’est une expérience que beaucoup de salariés connaissent trop bien : ils pointent en arrivant au travail, pointent en repartant à la fin de leur journée… mais à un moment donné dans la semaine ou le mois, ils doivent quand même s’asseoir et consigner laborieusement leurs heures de travail, manuellement, pour les besoins de la paie.

Certains saisissent l’heure exacte à la minute près — « 7h53 – 17h18 », « 7h21 – 17h01 », tandis que d’autres écrivent simplement « 8h00 – 17h00 » à chaque date, même si ce n’est pas vrai. Dans d’autres entreprises, le système enregistre automatiquement les entrées et sorties, mais il faut être physiquement présent au bureau.

Par ailleurs, il y a des entreprises qui en demandent davantage : les employés doivent se souvenir du nombre d’heures consacrées à un client ou un projet spécifique pour la facturation, notamment dans les agences et les cabinets.

Le processus qui consiste à reconstituer chaque heure de travail de la semaine est long et pénible. Je connais un avocat collaborateur qui m’a un jour lancé, de but en blanc : « Si seulement il existait un système automatisé pour ne plus passer autant de temps à saisir mes heures de facturation ! »

Ah ça, je connais la solution.

Le fossé des données manuelles

Beaucoup d’entreprises disposent bien d’un système de pointage, que ce soit en badgeant à l’entrée du bureau ou en se connectant à un portail numérique.

Mais en général, ça s’arrête là.

Ces systèmes fournissent un enregistrement basique des heures d’arrivée et de départ, mais pas grand-chose de plus. Les équipes RH doivent encore vérifier les saisies, et les managers doivent souvent relire et approuver les feuilles de temps avant que les informations ne soient transmises à la paie.

En ce qui concerne les heures facturables, l’exigence est encore plus forte. Les agences doivent justifier auprès de leurs clients comment chaque heure a été utilisée, et pourquoi les honoraires facturés sont justes et défendables. La moindre incohérence peut soulever des questions de surfacturation, de documentation insuffisante ou de reporting inexact.

Pourtant, de nombreuses entreprises s’appuient encore sur un suivi du temps manuel, qui présente les risques suivants :

• Retards dans le traitement de la paie. Il arrive que le signataire d’une feuille de temps soit absent, en congé ou débordé. Obtenir son approbation peut retarder considérablement l’ensemble du processus.
• Erreurs manuelles. Une seule saisie erronée, une formule incorrecte ou une feuille de temps oubliée peut entraîner un sous-paiement, un trop-perçu ou des corrections de paie chronophages.
• Reporting inexact. Un employé peut gonfler son temps de travail, déclarant 3 heures sur un projet client alors qu’en réalité il n’en a passé que 2 heures et 12 minutes — que ce soit volontaire ou par simple oubli.
• Manque de traçabilité. Il peut y avoir un besoin de vérifier ou d’approfondir les heures de travail d’un collaborateur — mais sans système automatisé, il devient difficile de savoir ce qui s’est réellement passé pendant ce temps, au-delà de ce qui a été déclaré sur le papier.

• Coûts de main-d’œuvre cachés. Les RH, les managers et les employés passent des heures à chaque cycle à vérifier, corriger et relancer les approbations. Cela grignote du temps et impacte la productivité.
• Responsabilités fragmentées. Quand les données passent entre plusieurs mains et systèmes, il devient flou de savoir qui est responsable des erreurs. Est-ce le manager ou les RH ?
• Risques de conformité. Des enregistrements inexacts ou incomplets peuvent devenir une source de problèmes lors d’audits, surtout dans les secteurs soumis à des réglementations strictes en matière de droit du travail ou de facturation.

Du pointage → à la paie

Cela dit, il existe une plateforme où les feuilles de temps des employés sont automatiquement intégrées au traitement de la paie : WebWork.

WebWork est un logiciel de suivi du temps et de monitoring des employés propulsé par l’IA, qui aide les équipes à suivre le travail, analyser la productivité, générer des feuilles de temps et gérer la paie et les paiements sur une seule plateforme.

Le tout premier point de contact, c’est le moment où l’employé commence sa journée de travail.

Pour les besoins de cet article, imaginons une employée nommée Vanessa. Elle est Responsable de Comptes dans une agence RP boutique, gère trois clients en même temps et travaille à distance.

Elle s’installe dans un café avec son cold brew à 7h55, s’étire, et se met au travail. Avant toute chose, elle lance WebWork.

À 8h10, elle peaufine un rapport pour le Client A quand une demande « urgente » du Client B tombe. Elle doit lâcher le rapport pour l’instant. À 9h00, elle est en call avec le Client C.

Au bout d’une heure seulement, son travail est déjà fragmenté entre ses trois clients. Comment pourra-t-elle un jour consigner tout cela dans une feuille de temps ?

Mais WebWork a déjà fait le travail pour elle. Au fur et à mesure qu’elle passe d’une tâche à l’autre, le tracker enregistre le temps et l’activité automatiquement. Et il continuera de le faire tout au long de la journée.

Grâce au suivi automatique du temps, au monitoring par captures d’écran et d’activité, et bien plus encore, l’activité de Vanessa est collectée en temps réel, ce qui facilite les choses pour son manager. (Vous !)

Les données ne se contentent pas d’enregistrer les heures de travail — elles évaluent aussi les niveaux de productivité et d’activité en se basant sur l’utilisation du clavier et de la souris. Selon la configuration, elles peuvent aussi afficher les applications et sites web utilisés pendant le temps suivi. Cela signifie que la journée de Vanessa ne se perd pas dans un souvenir vague. Il y a une trace.

Pendant qu’elle est trop occupée à survivre à son mardi pour ne serait-ce que penser à la paie, WebWork construit déjà le dossier pour elle. C’est là que le fossé des données manuelles commence à se combler.

Sans WebWork, c’est à Vanessa que reviendrait la charge de remplir manuellement sa feuille de temps en fin de semaine. Elle devrait reconstituer ses heures de mémoire, parcourir ses emails envoyés, relire ses conversations Slack, faire défiler son historique de navigation — une véritable enquêtrice de son propre emploi du temps.

Vanessa, qui a encore une longue liste de choses à faire, aurait arrondi ses heures — 3 heures au lieu de 2 heures et 43 minutes. Puis vous, en tant que manager, auriez dû vérifier sa saisie. Les RH auraient dû la valider avant de la transmettre à la paie.

Sur WebWork, la feuille de temps est déjà prête : heures suivies, montants gagnés, et détails par projet ou tâche. Si les approbations sont activées, le manager n’a plus qu’à examiner la feuille de temps dont les données ont déjà été pré-remplies à partir du travail suivi. Le processus est plus rapide et plus fiable — non pas parce que l’approbation disparaît, mais parce que les heures sont déjà là, prêtes à être vérifiées.

Les données vous permettent aussi de découvrir de nouveaux insights. Peut-être que Vanessa n’est pas inefficace parce qu’elle consacre plus d’heures au Client B, mais que ce client demande plus de temps que ce qui est prévu dans le contrat. Vous l’avez vu dans les captures d’écran, ainsi que dans son activité clavier et souris. Vous pouvez alors évaluer s’il est temps de facturer différemment ou de recadrer les attentes avec le client.

Vous disposez de données objectives comme base de décision, qui ne reposent pas uniquement sur la mémoire de Vanessa.

Puis vient ce qui était autrefois la partie la plus compliquée : la paie.

Connecter les feuilles de temps à la paie

Imaginons Michael, aux RH. Une semaine avant le jour de paie, il a déjà envoyé un email de rappel aux employés pour qu’ils soumettent leurs feuilles de temps signées et approuvées dans les temps. Mais trois jours plus tard, seule la moitié des employés a obtempéré.

Michael récolte une liste d’excuses : Mon manager n’a pas encore signé ma feuille de temps à cause de réunions en continu. Mon manager est en congé. J’étais tellement débordé que j’ai oublié de remplir ma feuille de temps. J’ai accidentellement saisi 25 minutes au lieu de 2h30. Attendez, la pause déjeuner n’est pas incluse ?

Il envoie une nouvelle relance. Il se déplace en personne jusqu’au manager du service informatique parce que leur équipe n’a toujours pas soumis ses feuilles de temps. Mais il ne sait pas comment relancer le département Marketing qui travaille à distance, et dont la responsable répond à peine. Il doit laisser trois appels en absence avant qu’elle ne décroche.

Frustré, il rédige une note interne à l’échelle de l’entreprise sur les blocages dans le processus de paie. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’il reçoit les feuilles de temps, mais il en manque encore une. Il lance le traitement malgré tout.

La semaine suivante, l’employée qui n’avait pas envoyé son document à temps frappe à sa porte. Elle demande pourquoi elle n’a pas reçu son salaire, expliquant qu’elle n’a plus de fonds pour les jours restants. Il soupire et se demande en quoi c’est de sa faute.

C’est exactement ce type de frictions que WebWork est conçu pour éliminer.

Dans WebWork, les feuilles de temps approuvées alimentent directement la paie. Une fois les heures validées, WebWork peut transformer ces heures approuvées — ou les salaires fixes déjà paramétrés dans le système — en factures et en enregistrements de paiement.

À partir de là, les employeurs peuvent payer via les méthodes de paiement prises en charge ou transmettre les données dans leur workflow de paie, selon la configuration de l’espace de travail. Autrement dit, la même plateforme qui a suivi le travail de Vanessa est aussi celle qui prépare son paiement.

Le flux de travail devient bien plus fluide, avec moins d’exports, d’allers-retours et de risques d’erreurs liées aux tableurs.

Le jour de la paie, Vanessa ouvre son téléphone et constate qu’elle a déjà reçu son salaire. Le processus de paie s’est déroulé sans accroc, parce qu’il n’y a plus eu d’allers-retours avec vous ou les RH, plus besoin de courir après un signataire avec des horaires différents, ni de corriger une erreur typique des feuilles de temps manuelles.

Vanessa peut désormais se consacrer à du travail qui compte vraiment, et d’ici vendredi, planifier la semaine suivante. Adieu, corvée des feuilles de temps.

Cet avocat collaborateur qui se plaignait à moi des heures de facturation ? WebWork, c’est exactement le système dont il rêvait.