Hybride Arbeitsmodelle erfreuen sich weltweit wachsender Beliebtheit. Sie bieten viele Vorteile, bringen aber auch einige kleinere Herausforderungen mit sich – allen voran das Management, das ohne ein geeignetes Tool schnell unübersichtlich werden kann. Genau hier kommt WebWork Time Tracker ins Spiel.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du WebWork optimal für hybrides Arbeiten in deinem Unternehmen einrichtest. Wir gehen auf alles ein – von den grundlegenden Voraussetzungen bis hin zu den Funktionen der App, die das Management deutlich erleichtern.

Was du brauchst, um WebWork für hybrides Arbeiten einzurichten

Fangen wir mit den Voraussetzungen an. Genauer gesagt geht es hier um das, was du grundsätzlich für hybrides Arbeiten benötigst – der Tracker selbst stellt keine besonderen technischen Anforderungen. Es gibt nur zwei Voraussetzungen, die beide recht leicht zu erfüllen sind: ein Gerät und einen Arbeitsplatz.

Ein Arbeitsgerät

In den meisten Unternehmen brauchen Mitarbeitende ein eigenes Arbeitsgerät – in der Regel einen Computer. Dank der plattformübergreifenden Verfügbarkeit von WebWork kann dein Team die App jedoch auf jedem internetfähigen Gerät nutzen. Die meisten Funktionen – darunter Projektverwaltung, Zeiterfassung, Kommunikation über den WebWork-Chat und vieles mehr – sind auf allen Geräten verfügbar. Für die leistungsstärksten Funktionen wie die Nachverfolgung von App- und Websitenutzung sowie die Aktivitätsüberwachung ist jedoch ein Computer erforderlich.

Bei der Wahl des Geräts spielt der Typ natürlich eine wichtige Rolle. Ein Aspekt, den viele dabei aber übersehen, ist die Anzahl der Geräte pro Person.

Ein Gerät oder zwei Geräte?

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für hybrides Arbeiten – genau wie für Remote-Arbeit und Telearbeit – ist, dass Mitarbeitende portable Geräte haben, die sie auch zu Hause nutzen können. Das eröffnet gleichzeitig die Möglichkeit, auf stationäre Bürogeräte ganz zu verzichten. Das bringt handfeste Vorteile mit sich – unter anderem geringere Gerätekosten. Mitarbeitende nehmen ihr Gerät einfach mit ins Büro, und du sparst dir die Anschaffung zusätzlicher Hardware.

Je nachdem, wie oft dein Team zwischen Büro und Homeoffice wechselt, entfällt auch der lästige Gerätewechsel. Ein weiterer Vorteil, der sich sofort bemerkbar macht, ist die erhöhte Sicherheit: Weniger Geräte bedeuten weniger potenzielle Angriffsflächen für dein Unternehmen. Allerdings relativiert sich das ein wenig, da portable Geräte gestohlen werden können. Wenn IT-Sicherheit für dein Unternehmen oberste Priorität hat, solltest du das hybride Modell sorgfältig abwägen und gegebenenfalls auf ein reines Büromodell setzen.

Ein Arbeitsort

Die zweite wichtige Voraussetzung für fast alle Berufsfelder ist ein geeigneter Arbeitsort. Im hybriden Modell braucht dein Team gleich zwei davon – einen gemeinsamen Büroarbeitsplatz und einen Remote-Standort. In den meisten Fällen ist beides unkompliziert zu organisieren, daher gehen wir hier nicht weiter ins Detail.

WebWork in einer hybriden Arbeitsumgebung einführen

Nachdem wir die Voraussetzungen geklärt haben, kommen wir zum Kern des Ganzen: der Einführung von WebWork in einer hybriden Arbeitsumgebung.

Das Vorgehen unterscheidet sich kaum von der klassischen Büroumgebung. Wenn jede Person mit einem einzigen Gerät arbeitet, ist die Einrichtung denkbar einfach. Setzt du hingegen auf zwei Geräte pro Mitarbeiter:in, muss WebWork auf beiden installiert werden.

Neben dem Tracker musst du natürlich auch alle anderen Arbeitstools auf mehreren Geräten bereitstellen. Das kann aufwendig werden – lässt sich aber mit einer Single-Sign-On-Lösung wie Okta deutlich vereinfachen. WebWork unterstützt SSO ebenfalls, was die Einführung erheblich erleichtert.

Wenn SSO keine Option ist, kannst du alternativ die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte reduzieren. Zum Beispiel könntest du auf separate Tools für Chat, Videokonferenzen und Aufgabenverwaltung verzichten und stattdessen die integrierten Lösungen von WebWork nutzen. Das spart dir die Verwaltung mehrerer Konten auf verschiedenen Geräten – und obendrein die Abogebühren anderer Produktivitäts-Suites.

WebWork-Funktionen, die dein hybrides Team voranbringen

Nach der initialen Einrichtung kannst du die Produktivität deines hybriden Teams mit gezielten WebWork-Funktionen weiter steigern. Hier sind einige davon im Überblick:

• Videobesprechungen
• Team-Chat
• Projektverwaltung
• Integrationen

Schauen wir uns diese Funktionen im Detail an, beginnend mit der ersten.

Videobesprechungen

Zusammenarbeit ist eine der größten Herausforderungen bei remote und hybriden Arbeitsmodellen. Je nachdem, wie intensiv dein Team zusammenarbeitet, können hochwertige Kollaborationstools entscheidend sein. Am häufigsten kommen dabei Videokonferenz-Apps zum Einsatz. Mit WebWork brauchst du dafür kein separates Tool. Die Videobesprechungs-Funktion ist direkt in den Tracker integriert – dort, wo du ohnehin deine Zeit erfasst. So kann dein Team effizienter zusammenarbeiten und die langfristigen Unternehmensziele im Blick behalten.

Team-Chat

Ebenfalls ein wichtiges Kommunikationsmittel ist der Chat. Im Gegensatz zu Videobesprechungen ist er deutlich asynchroner und fester Bestandteil der täglichen Kommunikation in vielen Teams weltweit. Es gibt zwar jede Menge Chat-Apps auf dem Markt – was WebWork Chat jedoch auszeichnet, ist die enge Verzahnung mit anderen Produktivitätsfunktionen des Trackers. Konkret arbeitet der Chat nahtlos mit regelmäßigen Stand-ups, automatischen Urlaubserinnerungen und Geburtstagsglückwünschen zusammen. Das fördert nicht nur die Produktivität deines Teams, sondern auch die Work-Life-Balance.

Projektverwaltung

Eine strukturierte Projektverwaltung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. WebWork macht das einfacher mit der integrierten Projektverwaltung. Damit kannst du nicht nur Aufgaben pro Projekt verwalten, sondern auch die Arbeitszeit dafür erfassen und Budgets mit der Projektbudget-Funktion im Blick behalten.

Integrationen

Wie bereits erwähnt, kann die Verwaltung mehrerer Produktivitäts-Suites auf mehreren Geräten pro Person schnell mühsam werden. WebWork vereinfacht diesen Prozess mit seinen Integrationen. Verbinde den Tracker mit einer Vielzahl von Tools und Plattformen – etwa GitHub, Asana und vielen mehr. Mit der Zapier-Integration lassen sich sogar eigene Automatisierungen erstellen, die deine Workflows noch effizienter machen.

Die Integration von WebWork mit externen Produktivitäts-Suites bietet außerdem einen Sicherheitsvorteil. Wenn dein Team überwiegend im Büro arbeitet, müssen sich Mitarbeitende auf privaten Geräten nicht in sensible Unternehmenskonten einloggen. WebWork synchronisiert den Fortschritt automatisch mit den anderen Tools in deinem Workspace.

Fazit

Ein hybrides Arbeitsmodell bietet deinem Unternehmen echte Vorteile – aber nur dann, wenn du diese auch vollständig ausschöpfen kannst. Dafür brauchst du ein leistungsfähiges Management- und Produktivitätstool wie WebWork. Die Einrichtung des Trackers für hybrides Arbeiten ist unkompliziert und ermöglicht es deinem Team, ihr Bestes zu geben – egal, von wo aus sie gerade arbeiten.