El trabajo híbrido sigue ganando terreno en todo el mundo. Y aunque sus ventajas son muchas, también trae consigo algunos desafíos. El más común es la gestión del equipo, que sin una herramienta adecuada puede volverse complicada. Aquí es donde entra en juego WebWork Time Tracker.

En esta guía, te explicamos cómo configurar WebWork para sacarle el máximo partido al trabajo híbrido en tu empresa. Cubriremos desde los requisitos básicos de este modelo hasta las funcionalidades de la app que pueden facilitarte la gestión del día a día.

Qué Necesitas para Configurar WebWork en un Entorno Híbrido

Antes de entrar en materia, hablemos de los requisitos para usar WebWork en un esquema de trabajo híbrido. Más concretamente, nos referimos a lo que necesitas para que el modelo híbrido funcione en general, ya que la herramienta en sí no requiere nada especial. Solo hay dos requisitos, y son bastante sencillos de cumplir: un dispositivo y un lugar desde donde trabajar.

Un Dispositivo de Trabajo

En la mayoría de las empresas, los colaboradores necesitan un dispositivo de trabajo. En casi todos los casos, esto significa un ordenador. Sin embargo, gracias a la disponibilidad multiplataforma de WebWork, tu equipo puede usarlo desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Podrán hacer prácticamente de todo: gestionar proyectos y tareas, registrar el tiempo, comunicarse por el chat integrado y mucho más. Eso sí, para aprovechar las funciones más avanzadas —como el seguimiento del uso de apps y sitios web o el monitoreo del nivel de actividad— necesitarán trabajar desde un ordenador.

El tipo de dispositivo siempre es un factor importante a la hora de elegir uno para el trabajo. Pero hay otro aspecto que quizás no has considerado: la cantidad.

Un Solo Dispositivo vs. Dos Dispositivos

Uno de los requisitos fundamentales del trabajo híbrido —y también del teletrabajo y el trabajo remoto— es que los empleados tengan dispositivos portátiles para trabajar desde casa. Sin embargo, este requisito también abre la posibilidad de prescindir de un equipo fijo en la oficina. Esto puede suponer varios beneficios para tu empresa, entre ellos una reducción en los costes de equipamiento. Simplemente, cada persona traería su ordenador cuando vaya a la oficina, eliminando la necesidad de comprar uno adicional.

Dependiendo de con qué frecuencia trabaje tu equipo desde casa o desde la oficina, esto también les permite evitar estar cambiando constantemente entre dos dispositivos. Aunque pueda parecer algo menor, a largo plazo se nota. Un beneficio que verás más pronto es el de la mayor seguridad. Tener un único dispositivo por persona reduce la cantidad de posibles vulnerabilidades en tu empresa. Aunque esto se compensa en parte por el hecho de que los dispositivos portátiles pueden perderse o ser robados. Por eso, si la ciberseguridad es una prioridad crítica para tu negocio, quizás convenga replantearse el modelo híbrido y optar por un esquema totalmente presencial.

Un Lugar desde Donde Trabajar

El otro requisito indispensable para casi cualquier tipo de trabajo es contar con un espacio adecuado. En un entorno híbrido, tu equipo necesitará dos: uno compartido con sus compañeros y otro en remoto. Afortunadamente, en la mayoría de los casos ambos son fáciles de resolver, así que no entraremos en más detalles aquí.

Implementando WebWork en un Entorno de Trabajo Híbrido

Una vez claros los requisitos del trabajo híbrido, vamos al tema principal: cómo implementar WebWork en este tipo de entorno.

El proceso no es muy diferente al de integrarlo en una oficina tradicional. Si cada empleado trabaja con un único dispositivo, configurar el tracker es muy sencillo. Si en cambio se utilizan dos dispositivos por persona, entonces deberás instalar WebWork en ambos.

Además del tracker, también tendrás que desplegar el resto de tus herramientas de trabajo en los distintos dispositivos de cada empleado. Aunque este proceso puede ser algo tedioso, puedes simplificarlo con una solución de inicio de sesión único (SSO) como Okta. WebWork también se integra con este servicio, lo que facilita bastante la implementación.

Si prefieres no usar SSO, otra opción es reducir el número de herramientas que utiliza tu empresa. Por ejemplo, podrías prescindir de aplicaciones independientes de chat, videoconferencia y gestión de tareas, y reemplazarlas todas con las soluciones integradas de WebWork. Así te ahorras el trabajo de gestionar múltiples cuentas en varios dispositivos, y de paso reduces los costes de suscripción a otras suites de productividad.

Funcionalidades de WebWork que Potencian tu Equipo Híbrido

Una vez completada la implementación inicial, puedes llevar la productividad de tu equipo híbrido al siguiente nivel con varias funcionalidades de WebWork. A continuación, te mostramos algunos ejemplos:

• Videollamadas
• Chat de equipo
• Gestión de proyectos
• Integraciones

Veamos cada una en detalle, empezando por la primera.

Videollamadas

La colaboración es uno de los mayores retos del trabajo en remoto. Según la intensidad con la que quieras incorporarla en tu modelo híbrido, puede que necesites invertir en herramientas de colaboración de calidad. Las más comunes son las aplicaciones de videoconferencia, que permiten celebrar reuniones en línea. Con WebWork, no necesitas contratar una herramienta externa para esto. Puedes usar la funcionalidad de Videollamadas integrada en el mismo lugar donde registras el tiempo. Tu equipo podrá colaborar de manera más efectiva y mantenerse alineado con los objetivos a largo plazo de la empresa.

Chat de Equipo

Siguiendo con el tema de la comunicación, el chat es otra herramienta de colaboración esencial. A diferencia de las videollamadas, el chat es más asíncrono por naturaleza. Es una parte fundamental de la comunicación diaria de muchos equipos en todo el mundo, y por eso existe una gran variedad de aplicaciones en el mercado. Lo que distingue al Chat de WebWork es su integración con varias funciones de productividad del tracker. En concreto, funciona a la perfección con los stand-ups periódicos, los recordatorios automáticos de festivos y las felicitaciones de cumpleaños. Todo esto no solo contribuye a la productividad del equipo, sino también a su bienestar y equilibrio entre vida personal y profesional.

Gestión de Proyectos

Gestionar bien los proyectos de tu empresa es clave para garantizar su éxito a largo plazo. WebWork lo hace más sencillo gracias a su funcionalidad integrada de Gestión de Proyectos. Con ella, no solo podrás organizar las tareas de cada proyecto, sino también registrar el tiempo dedicado a cada uno y controlar el gasto con la función de Seguimiento de Presupuesto por Proyecto.

Integraciones

Como mencionamos antes, gestionar varias suites de productividad en múltiples dispositivos por empleado puede ser bastante engorroso. WebWork puede simplificar ese proceso gracias a sus integraciones. Conecta el tracker con una amplia variedad de herramientas y plataformas como GitHub, Asana y muchas más. Incluso puedes crear tus propias automatizaciones personalizadas mediante la integración con Zapier, optimizando aún más tus flujos de trabajo.

Integrar WebWork con suites de productividad de terceros también tiene una ventaja adicional en términos de seguridad. Si tu empresa opera principalmente desde la oficina, tu equipo puede evitar tener que iniciar sesión en cuentas sensibles desde sus dispositivos personales. Al registrar el tiempo y gestionar tareas en WebWork, el tracker sincroniza automáticamente el progreso con las demás aplicaciones que usa tu organización.

Conclusión

El trabajo híbrido puede aportar muchos beneficios a tu empresa. Pero para aprovecharlos al máximo, necesitas una herramienta de gestión y productividad de calidad como WebWork. Configurar el tracker para un modelo de trabajo híbrido es un proceso sencillo que permitirá a tu equipo rendir al máximo, sin importar desde dónde estén trabajando.