Mejorar la productividad es algo que prácticamente todo el mundo persigue constantemente. Ya seas un empleado más o un emprendedor al frente de un equipo, existen muchos trucos de productividad que pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos. En este artículo, exploraremos 7 de estos trucos que puedes aplicar para mejorar tu rendimiento, sin importar cuáles sean tus metas.
7 Trucos de Productividad al Alcance de Todos
Vamos directamente al grano y exploramos los 7 trucos de productividad. Estos son los temas que cubriremos:
- Planifica tu día con antelación
- Aprovecha las técnicas de gestión del tiempo
- Evita la multitarea
- Gestiona proyectos y tareas en un lugar dedicado
- Prioriza las tareas correctamente
- Delega las tareas menos importantes
- Minimiza las distracciones
Estas estrategias se adaptan a una gran variedad de perfiles profesionales y ofrecen formas muy prácticas de mejorar tu rendimiento. Vamos a verlas en detalle, empezando por la primera.
Planifica tu día con antelación
Una de las mejores formas de aumentar tu productividad es planificar el día antes de que empiece. Si sabes exactamente qué tienes que hacer cada día, reducirás el tiempo que dedicas a organizarte sobre la marcha. Además, perderás menos tiempo saltando de una tarea a otra, ya que no tendrás que decidir en el momento qué hacer a continuación.
Planificar el día con antelación tiene múltiples ventajas: reduce el estrés y te permite mejorar la concentración. Esta estrategia también resulta muy beneficiosa para equipos de profesionales, como el que puedes estar gestionando en tu empresa. Para organizar el día de tu equipo de forma más sencilla, te recomendamos dos enfoques: el time blocking y el timeboxing.
Time Blocking y Timeboxing
El timeboxing y el time blocking simplifican enormemente la planificación de tareas. Muchos profesionales usan una de estas dos estrategias para organizar toda una semana por adelantado. Su efectividad se multiplica cuando se combina con técnicas como el day theming, que ayuda a tu equipo a mantener el foco durante más tiempo.
Como sugieren sus nombres, ambas estrategias son bastante similares entre sí. Aunque sus diferencias son pequeñas, pueden notarse en determinadas situaciones. Consulta nuestro artículo en el que comparamos el time blocking y el timeboxing para saber más.
Aprovecha las técnicas de gestión del tiempo
Gestionar bien el tiempo es un paso fundamental para mejorar la productividad. Existen infinidad de métodos para hacerlo, cada uno con distintos niveles de eficacia. Encontrar las mejores técnicas de gestión del tiempo para equipos puede ser un poco más complicado, ya que entran en juego varias personas. Sin embargo, encontrar las más adecuadas para uno mismo suele ser bastante sencillo. Veamos dos ejemplos populares que puedes empezar a usar como trucos de productividad hoy mismo: la Técnica Pomodoro y el método «Cómete esa rana».
La Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es una de las formas más sencillas de gestionar el tiempo. Consiste en trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Debes repetir este ciclo cuatro veces antes de tomarte un descanso más largo de 25 minutos. Después, puedes volver a empezar y continuar con la estrategia hasta que termines tu tarea.
La Técnica Pomodoro resulta muy útil si te cuesta arrancar con las tareas y mantener la concentración. Poner un temporizador te da un objetivo claro: trabajar hasta que suene. Una vez que empieza el descanso, tu mente se recupera y llega renovada a los siguientes ciclos de trabajo, lo que mantiene tu productividad en un nivel alto.
La técnica «Cómete esa rana»
«Cómete esa rana» es especialmente efectiva si tienes dificultades para empezar con tareas que se te hacen cuesta arriba. Con frecuencia, se trata de tareas muy grandes, en cuyo caso te conviene dividirlas en partes más pequeñas para hacerlas más manejables. Usar una herramienta de productividad con funcionalidad de gestión de tareas puede ser de gran ayuda en este sentido.
Ahora bien, si no puedes dividir una tarea grande, empieza a trabajar en ella lo primero por la mañana. Tu capacidad de concentración suele ser mayor en las primeras horas del día, lo que te permitirá completarla con mayor facilidad. De todos modos, si tus horas de máxima productividad no coinciden con la mañana, puedes mover esas tareas difíciles al momento del día en que rindes mejor.
Evita la multitarea
Muchos profesionales creen que la multitarea les permite mejorar su rendimiento. Sin embargo, en la práctica se ha demostrado que ocurre justo lo contrario. Intentar llevar varias tareas a la vez no te permite alcanzar un nivel de concentración pleno en ninguna de ellas. El resultado es que no solo serás menos productivo, sino que también cometerás más errores.
Evitar la multitarea es especialmente importante en las empresas. Si gestionas un equipo de profesionales, ayudar a tu equipo a no caer en ella mejorará su rendimiento, tanto en términos de velocidad como de calidad.
Gestiona proyectos y tareas en un lugar dedicado
Para los equipos en particular, gestionar los proyectos y las tareas de forma centralizada es fundamental. Hacerlo en una solución de espacio de trabajo digital compartida, como un rastreador de tiempo, ayuda a tu equipo a mantenerse enfocado a largo plazo. De este modo, estarán más alineados con los objetivos de la empresa y les resultará más fácil avanzar en la dirección correcta.
Gestionar las tareas de tu empresa es, además, el primer paso para priorizarlas correctamente, que es precisamente uno de los trucos de productividad más importantes que existen.
Prioriza las tareas correctamente
Dentro de una empresa, las tareas siempre tienen distintos niveles de importancia. Determinar cuán importante es cada una puede marcar la diferencia. Te ayudará a cumplir con los plazos, evitando situaciones de presión y estrés que, a largo plazo, acaban generando exceso de trabajo y agotamiento, con todas las consecuencias negativas que eso conlleva.
Tú y tus empleados podéis priorizar tareas utilizando la Matriz de Eisenhower. Este método divide las tareas en cuatro niveles de prioridad a lo largo de dos ejes: importancia y urgencia. Las tareas importantes y urgentes deben completarse cuanto antes. Las que son importantes pero no urgentes, deben programarse. Las que no son ni urgentes ni importantes, pueden eliminarse. Y las que son urgentes pero no importantes, deben delegarse. Precisamente de eso trata el siguiente truco de productividad que vamos a ver: la delegación.
Delega las tareas menos importantes
Delegar las tareas que no son prioritarias es algo esencial para managers y líderes de equipo. Al principio puede resultar difícil si nunca lo has hecho antes. Es normal preguntarse a quién delegar, cuándo hacerlo y cómo saber si realmente es necesario. Pero una vez que encuentras las respuestas a esas preguntas, tu carga de trabajo se reduce considerablemente y liberas tiempo valioso para lo que de verdad importa.
Minimiza las distracciones
Las distracciones tienen un impacto real y medible en tu productividad. En la era digital en la que vivimos, están en todas partes, lo que hace que sea difícil escapar de ellas. Sin embargo, con las herramientas adecuadas puedes reducir su impacto de forma significativa. Por ejemplo, con la función de monitorización del uso de aplicaciones y sitios web de WebWork, podrás ver qué plataformas utilizan tú y tu equipo durante el horario laboral. Puedes clasificar las distintas aplicaciones y sitios web como productivos, neutros o no productivos, y la herramienta recordará a tu equipo que evite las plataformas que no aportan valor, ayudando a todos a mantener el foco durante más tiempo.
Herramientas que te ayudarán a sacar el máximo partido a los trucos de productividad
Antes de cerrar esta guía, exploremos brevemente algunas herramientas que harán que los trucos de productividad que hemos visto sean aún más efectivos. Se trata de suites de productividad que te permitirán sacar el máximo partido al tiempo de tu equipo y al tuyo propio. Algunos ejemplos clave son:
- Aplicaciones de gestión de proyectos: Este tipo de aplicaciones te ayudan a llevar un mejor seguimiento de tu rendimiento a lo largo del tiempo. Son especialmente útiles para gestionar los objetivos a largo plazo de tu empresa. Tener todo centralizado en un mismo lugar también ayuda a tu equipo a mantenerse alineado con las metas de la organización, lo que fomenta la autonomía del empleado y aporta múltiples beneficios adicionales.
- Aplicaciones de gestión de tareas: Gestionar las tareas correctamente es clave para aprovechar al máximo los distintos trucos de productividad. Existen muchas aplicaciones dedicadas a esto que te permiten registrar tus tareas en un lugar centralizado. Además, podrás añadir detalles importantes como fechas límite, colaboradores y mucho más.
Reflexiones finales
Aprovechar los distintos productivity hacks no tiene por qué ser complicado. En la mayoría de los casos, los pequeños pasos son los que generan resultados medibles, tanto en tu propia productividad como en la de tu equipo. Con el enfoque adecuado y un poco de esfuerzo, tú y tu personal pueden rendir al máximo en todo momento. Además, contar con herramientas de productividad de calidad te permitirá sacar aún más partido a los diferentes productivity hacks.
