Aumentar la productividad es algo que prácticamente todos anhelamos constantemente. Ya seas un empleado promedio o un emprendedor que gestiona un equipo, existen muchos trucos de productividad que te ayudarán a alcanzar tus objetivos. En este artículo, exploraremos 7 de estos trucos que puedes usar para mejorar tu rendimiento, independientemente de tus objetivos.
7 trucos de productividad que cualquiera puede aprovechar
Vamos directo al tema principal de discusión y exploremos 7 trucos de productividad. Exploraremos lo siguiente:
- Planifique su día con antelación
- Aproveche las técnicas de gestión del tiempo
- Evite la multitarea
- Gestionar proyectos y tareas en un lugar dedicado
- Priorizar las tareas correctamente
- Delegar tareas menos importantes
- Minimizar las distracciones
Son ideales para una amplia variedad de personas y ofrecen muchas maneras prácticas de mejorar tu rendimiento. Analicémoslas a fondo, empezando por la primera.
Planifique su día con antelación
Una de las mejores maneras de aumentar tu productividad es planificar tu día con antelación. Si sabes exactamente qué hacer cada día, puedes reducir el tiempo que dedicas a la planificación. También perderás menos tiempo cambiando de tarea, ya que no tendrás que elegir entre ellas mientras las realizas.
Planificar tu día con antelación puede tener numerosos beneficios. Reducirá tu estrés y te permitirá mejorar tu concentración. Implementar esta estrategia también puede ser muy beneficioso para equipos profesionales, como el que podrías gestionar en tu empresa. Para planificar la jornada de tu equipo, deberías usar una estrategia que simplifique el proceso: el timeblocking o timeboxing .
Bloqueo de tiempo y timeboxing
El timeboxing y el bloqueo de tiempo simplifican considerablemente las tareas de planificación. Muchos profesionales incluso utilizan una de estas dos estrategias para planificar con una semana de antelación. Esto puede ser especialmente eficaz si se combina con una técnica como la tematización diaria , que ayudará a su personal a mantenerse concentrado durante más tiempo.
Como sus nombres indican, ambas estrategias son bastante similares. Si bien sus diferencias son pequeñas, a veces se notarán. Consulta nuestro artículo comparando el bloqueo de tiempo y el timeboxing para obtener más información.
Aproveche las técnicas de gestión del tiempo
Gestionar tu tiempo correctamente es fundamental para mejorar tu productividad. Existen innumerables métodos para lograrlo, cada uno con diferentes niveles de efectividad. Encontrar las mejores técnicas de gestión del tiempo para equipos puede ser un poco complicado. Al fin y al cabo, hay varias personas involucradas. Sin embargo, encontrar las mejores para ti suele ser bastante sencillo. Exploremos un par de ejemplos populares que puedes usar como trucos de productividad hoy: la Técnica Pomodoro y la "Cómete esa rana" .
La Técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una de las maneras más sencillas de gestionar tu tiempo. Simplemente implica trabajar 25 minutos y luego tomar un de 5 minutos . Debes repetir este ciclo cuatro veces antes de tomar un descanso más largo de 25 minutos . Luego puedes volver a empezar y seguir usando la estrategia hasta que termines tu tarea.
La técnica Pomodoro puede ser muy útil si te cuesta concentrarte en tus tareas al comenzarlas. Configurar un temporizador te dará un objetivo para seguir trabajando hasta que termine el periodo de trabajo. Una vez que comience tu descanso, te asegurará que tu mente se mantenga fresca para mantener tu productividad durante los ciclos de trabajo posteriores.
La técnica de “Cómete esa rana”
"Cómete ese sapo" es especialmente efectivo si te cuesta empezar con tareas abrumadoras. Con frecuencia, se trata de tareas bastante grandes, en cuyo caso deberías simplificarte la vida dividiéndolas en tareas más pequeñas. Usar una herramienta de productividad con gestión de tareas puede ser de gran ayuda en este sentido.
Pero, si no puedes dividir una tarea grande, deberías empezar a trabajar en ella a primera hora de la mañana. Tu capacidad de concentración será mayor por la mañana, lo que te permitirá completar la tarea con mayor facilidad. Sin embargo, si tus horas de máxima productividad no son por la mañana, podrías posponer las tareas más abrumadoras para cuando puedas rendir al máximo.
Evite la multitarea
Muchos profesionales creen que la multitarea puede mejorar su rendimiento. Sin embargo, en la práctica, se ha demostrado que la multitarea tiene el efecto contrario . Realizar varias tareas a la vez no te permitirá concentrarte plenamente en ninguna. Como resultado, no solo serás menos productivo, sino que también tendrás más probabilidades de cometer errores.
Evitar la multitarea puede ser muy importante en las empresas. Si gestionas un equipo de profesionales, ayudar a tu personal a evitar la multitarea les ayudará a mejorar su rendimiento, tanto en velocidad como en calidad .
Gestionar proyectos y tareas en un lugar dedicado
Para los equipos en particular, la gestión de proyectos y tareas es fundamental. Gestionar esto en una solución de espacio de trabajo digital , como un sistema de registro de tiempo, puede ayudar a tu personal a mantenerse concentrado a largo plazo. Estarán más alineados con los objetivos de la empresa, lo que les facilitará el progreso.
Gestionar las tareas de tu empresa también es el primer paso para priorizarlas correctamente, lo que constituye también uno de los trucos de productividad más importantes que existen.
Priorizar las tareas correctamente
Dentro de una empresa, las diferentes tareas siempre tendrán distintos niveles de importancia . Determinar la importancia de cada tarea puede ser vital. Esto puede ayudarte a completar tus tareas a tiempo, evitando la presión del tiempo y situaciones estresantes. A largo plazo, esto provocará exceso de trabajo y agotamiento, lo cual tiene muchos efectos negativos.
Usted y sus empleados pueden priorizar tareas utilizando la Matriz de Eisenhower . Esta incluye cuatro niveles de prioridad diferentes en dos ejes: importancia y urgencia . Debe completar las tareas importantes y urgentes lo antes posible. Las tareas que son importantes, pero no urgentes, deben programarse. Luego, puede eliminar las tareas que no son ni urgentes ni importantes, y delegar las que sí lo son. Hablando de eso, la delegación es otro truco de productividad que vamos a abordar.
Delegar tareas menos importantes
Delegar tareas que no son tan importantes es vital para gerentes y líderes de equipo. Hacerlo puede ser un desafío si no has delegado antes. Probablemente te preguntes a quién delegar tareas, cuándo hacerlo y cómo determinar si es necesario o no. Pero, una vez que encuentres las respuestas a estas preguntas, reducirás considerablemente tu carga de trabajo y ahorrarás mucho tiempo valioso.
Minimizar las distracciones
Las distracciones pueden tener un impacto medible en tu productividad. En la era digital actual, están presentes en cualquier lugar, lo que dificulta evitarlas. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, puedes reducir su impacto significativamente. Por ejemplo, con la monitorización del uso de aplicaciones y sitios web , podrás rastrear qué plataformas usan tú y tu personal en el trabajo. Puedes marcar diferentes aplicaciones y sitios web como productivos, neutrales o improductivos. La aplicación te recordará a ti y a tu equipo que eviten el uso de plataformas improductivas, lo que ayudará a tus empleados a mantenerse concentrados durante más tiempo.
Herramientas que te ayudarán a usar trucos de productividad de manera efectiva
Antes de finalizar esta guía, exploremos brevemente algunas herramientas que harán más efectivos los trucos de productividad que mencionamos. Estas son suites de productividad que le permitirán aprovechar al máximo su tiempo y el de su personal. Algunos ejemplos clave incluyen:
- Aplicaciones de gestión de proyectos : Las aplicaciones de gestión de proyectos le ayudarán a realizar un mejor seguimiento de su rendimiento a largo plazo. Pueden ser especialmente útiles para gestionar los objetivos a largo plazo de su empresa. Centralizarlas también ayudará a su personal a cumplir con los objetivos de la empresa. Esto puede mejorar la autonomía de los empleados en su organización, lo cual conlleva numerosas ventajas.
- Aplicaciones de gestión de tareas : Gestionar las tareas correctamente es fundamental para aprovechar diversos trucos de productividad. Existen muchas aplicaciones dedicadas a esto, que te permiten anotar tus tareas en un lugar centralizado. También podrás añadir información clave a tus tareas, como fechas límite, colaboradores y más.
- Herramientas para mejorar la concentración : Si bien gestionar proyectos y tareas suele ser complicado, mejorar la concentración puede ser sorprendentemente fácil. Existen muchas herramientas sencillas que pueden ayudarte a mantener la concentración al trabajar en tareas importantes. La mayoría son temporizadores web que facilitan el acceso a diferentes técnicas. Un excelente ejemplo es Pomofocus.io , ideal si quieres iniciarte en la técnica Pomodoro.
- Software de seguimiento de tiempo : Como su nombre indica, los sistemas de seguimiento de tiempo ayudan a los profesionales a controlar su tiempo. Sin embargo, ejemplos de mayor calidad como WebWork ofrecen mucho más. Pueden combinar la funcionalidad de las aplicaciones mencionadas anteriormente e incluso más. Estas soluciones pueden ser especialmente valiosas si gestiona un equipo de profesionales, ayudando a su personal a rendir al máximo en todo momento.
Reflexiones finales
Aprovechar diversos trucos de productividad no tiene por qué ser difícil. Generalmente, pequeños pasos te ayudarán a lograr resultados medibles, tanto en tu propia productividad como en la de tu equipo. Con el enfoque adecuado y un poco de esfuerzo, tú y tu personal pueden rendir al máximo en todo momento. Por otro lado, usar herramientas de productividad de alta calidad te permitirá sacar aún más provecho de diferentes trucos de productividad.
