Повышение продуктивности — это то, к чему стремится практически каждый. Независимо от того, являетесь ли вы рядовым сотрудником или предпринимателем, управляющим командой, существует немало лайфхаков, которые помогут вам достигать своих целей. В этой статье мы разберём 7 таких приёмов, которые вы сможете применить для улучшения своей эффективности — вне зависимости от ваших задач.

7 лайфхаков для повышения продуктивности, которые работают для каждого

Давайте сразу перейдём к делу и рассмотрим 7 лайфхаков для повышения продуктивности. Вот что мы разберём:

• Планируйте день заранее
• Используйте техники управления временем
• Откажитесь от многозадачности
• Управляйте проектами и задачами в одном месте
• Правильно расставляйте приоритеты
• Делегируйте менее важные задачи
• Минимизируйте отвлекающие факторы

Эти приёмы подойдут самому широкому кругу людей и предлагают множество практических способов улучшить свою эффективность. Разберём каждый из них подробнее, начиная с первого.

Планируйте день заранее

Один из лучших способов повысить продуктивность — планировать свой день накануне. Когда вы точно знаете, что вам предстоит делать, вы тратите меньше времени на раздумья о том, за что взяться. Плюс не нужно постоянно переключаться между задачами и выбирать, какую выполнять следующей.

Предварительное планирование даёт сразу несколько преимуществ: снижает уровень стресса и помогает лучше концентрироваться. Этот подход отлично работает и для команд — например, для тех, которыми вы руководите. Чтобы распланировать день для всей команды, стоит воспользоваться одной из упрощающих этот процесс стратегий: тайм-блокингом или таймбоксингом.

Тайм-блокинг и таймбоксинг

Таймбоксинг и тайм-блокинг значительно упрощают планирование задач. Многие профессионалы используют одну из этих стратегий, чтобы распланировать целую неделю вперёд. Особенно хорошо они работают в сочетании с такой техникой, как тематическое планирование дней, которое помогает сотрудникам дольше удерживать концентрацию.

Как следует из их названий, обе стратегии достаточно похожи. Различия между ними невелики, но в ряде ситуаций они будут заметны. Подробнее читайте в нашей статье, сравнивающей тайм-блокинг и таймбоксинг.

Используйте техники управления временем

Грамотное управление временем — ключевой шаг на пути к повышению продуктивности. Подходов существует огромное множество, и каждый из них работает по-своему. Подобрать лучшие техники управления временем для команды бывает непросто — всё-таки речь идёт сразу о нескольких людях. Но найти подходящий метод для себя лично, как правило, гораздо проще. Рассмотрим пару популярных примеров, которые можно использовать как лайфхаки для повышения продуктивности прямо сейчас: техника Pomodoro и «Съешь лягушку».

Техника Pomodoro

Техника Pomodoro — один из самых простых способов организовать своё время. Суть сводится к тому, чтобы работать 25 минут, а затем делать 5-минутный перерыв. После четырёх таких циклов вы берёте более длинный, 25-минутный перерыв. Затем всё начинается заново и продолжается до завершения задачи.

Техника Pomodoro особенно выручает, когда сложно приступить к работе. Таймер задаёт конкретную цель — продержаться до конца рабочего отрезка. А перерывы дают мозгу возможность восстановиться, чтобы поддерживать высокий уровень концентрации в следующих циклах.

Техника «Съешь лягушку»

«Съешь лягушку» особенно эффективна, если вы с трудом беретесь за пугающие задачи. Чаще всего это крупные задачи, и лучшее, что можно сделать, — разбить их на более мелкие шаги. В этом отлично помогает инструмент с функциями управления задачами.

Если же разбить задачу не получается, беритесь за неё в первую очередь с утра. Утром способность концентрироваться выше, что позволяет справляться даже со сложными заданиями легче. Впрочем, если ваши пиковые часы продуктивности приходятся на другое время суток, перенесите самые сложные задачи именно на этот период.

Откажитесь от многозадачности

Многие специалисты убеждены, что многозадачность помогает повысить их эффективность. На практике, однако, исследования показывают обратное. Когда вы одновременно жонглируете несколькими задачами, ни на одну из них не получается сосредоточиться полностью. В итоге вы не только работаете медленнее, но и чаще допускаете ошибки.

Для компаний отказ от многозадачности особенно важен. Если вы руководите командой, помогите сотрудникам работать в режиме одной задачи — это положительно скажется как на скорости, так и на качестве их работы.

Управляйте проектами и задачами в одном месте

Для команд управление проектами и задачами имеет особое значение. Использование общего цифрового рабочего пространства — например, трекера времени — помогает сотрудникам оставаться сфокусированными на долгосрочной перспективе. Они лучше понимают цели компании и легче движутся к результату.

Кроме того, централизованное управление задачами — это первый шаг к их правильной приоритизации, которая сама по себе является одним из ключевых лайфхаков для повышения продуктивности.

Правильно расставляйте приоритеты

В любой компании задачи всегда различаются по степени важности. Умение определить, насколько критична та или иная задача, — это не просто полезный навык, а необходимость. Это помогает выполнять задания в срок и избегать ситуаций, когда всё горит одновременно. В долгосрочной перспективе постоянный цейтнот ведёт к переработкам и выгоранию, последствия которых хорошо известны.

Для расстановки приоритетов вы и ваша команда можете использовать матрицу Эйзенхауэра. Она предполагает четыре уровня приоритета по двум осям: важность и срочность. Важные и срочные задачи нужно выполнять немедленно. Важные, но несрочные — планировать. Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, можно смело исключать, а срочные, но не важные — делегировать. К слову, делегирование — это следующий лайфхак, о котором мы поговорим.

Делегируйте менее важные задачи

Для руководителей и тимлидов делегирование второстепенных задач — это не опция, а необходимость. Поначалу это может быть непросто, особенно если вы делаете это впервые. Наверняка возникнут вопросы: кому делегировать, когда это уместно и как вообще понять, что задачу стоит передать другому. Но как только вы разберётесь с ответами, вы заметно снизите свою нагрузку и освободите время для действительно важных дел.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы ощутимо снижают продуктивность. В современном цифровом мире они поджидают нас буквально повсюду, и избежать их непросто. Тем не менее с помощью правильных инструментов можно существенно сократить их влияние. Например, функция мониторинга использования приложений и сайтов в WebWork позволяет отслеживать, какими платформами пользуетесь вы и ваши сотрудники в рабочее время. Вы можете помечать приложения и сайты как продуктивные, нейтральные или непродуктивные — и система будет напоминать вам и команде держаться подальше от отвлекающих ресурсов, помогая сохранять концентрацию дольше.

Инструменты, которые помогут эффективно применять лайфхаки для повышения продуктивности

Прежде чем завершить это руководство, кратко рассмотрим несколько инструментов, которые сделают описанные лайфхаки ещё более действенными. Это комплексные решения для повышения продуктивности, которые помогут вам и вашей команде использовать рабочее время максимально эффективно. Среди ключевых примеров:

• Приложения для управления проектами: Они помогут вам лучше отслеживать прогресс в долгосрочной перспективе и особенно полезны для работы со стратегическими целями бизнеса. Хранение всей информации в одном месте помогает команде не терять из виду приоритеты компании. Это также способствует развитию самостоятельности сотрудников, что само по себе даёт немало преимуществ.
• Приложения для управления задачами: Грамотная организация задач — важная составляющая многих лайфхаков для повышения продуктивности. Таких приложений существует немало: они позволяют фиксировать задачи в одном месте и добавлять к ним ключевые детали — дедлайны, исполнителей и многое другое.

Заключение

Использовать различные техники повышения продуктивности совсем несложно. Как правило, небольшие шаги позволяют добиться ощутимых результатов — как в плане личной эффективности, так и в работе всей команды. При правильном подходе и определённых усилиях вы и ваши сотрудники сможете стабильно работать в полную силу. Качественные инструменты для повышения продуктивности, в свою очередь, помогут выжать максимум из любых техник и практик.