Aumentar a produtividade é algo que praticamente todo mundo busca o tempo todo. Seja você um colaborador comum ou um empreendedor gerenciando uma equipe — existem muitas dicas de produtividade que vão te ajudar a alcançar seus objetivos. Neste artigo, vamos explorar 7 dessas dicas que você pode usar para melhorar o seu desempenho — independentemente das suas metas.

7 Dicas de Produtividade que Qualquer Pessoa Pode Usar

Vamos direto ao ponto e explorar 7 dicas de produtividade. Veja o que vamos abordar:

• Planeje o Seu Dia com Antecedência
• Aproveite as Técnicas de Gestão do Tempo
• Evite Fazer Várias Coisas ao Mesmo Tempo
• Gerencie Projetos e Tarefas em um Lugar Dedicado
• Priorize as Tarefas Corretamente
• Delegue as Atividades Menos Importantes
• Minimize as Distrações

Essas dicas funcionam para uma grande variedade de perfis e oferecem formas práticas de melhorar o seu desempenho. Vamos aprofundar cada uma delas, começando pela primeira.

Planeje o Seu Dia com Antecedência

Uma das melhores formas de aumentar a produtividade é planejar o seu dia com antecedência. Quando você sabe exatamente o que precisa fazer em cada dia, reduz o tempo gasto com planejamento no momento. Você também perde menos tempo alternando entre tarefas, pois não precisa ficar decidindo o que fazer enquanto trabalha.

Planejar o dia com antecedência traz uma série de benefícios. Isso reduz o estresse e permite que você melhore o seu foco. Essa estratégia também pode ser muito útil para equipes de profissionais — como a que você talvez gerencie na sua empresa. Para planejar o dia da sua equipe, vale a pena usar uma abordagem que simplifica esse processo: o time blocking ou o timeboxing.

Time Blocking e Timeboxing

O timeboxing e o time blocking tornam o planejamento de tarefas muito mais simples. Muitos profissionais chegam a usar uma dessas estratégias para planejar a semana inteira com antecedência. Isso pode ser especialmente eficaz quando combinado com uma técnica como o day theming, que ajuda sua equipe a manter o foco por mais tempo.

Como os nomes sugerem, as duas estratégias são bastante parecidas. Embora as diferenças sejam pequenas, elas se tornam perceptíveis em algumas situações. Confira nosso artigo comparando time blocking e timeboxing para saber mais.

Aproveite as Técnicas de Gestão do Tempo

Gerenciar bem o seu tempo é um passo essencial para aumentar a produtividade. Existem inúmeros métodos disponíveis, cada um com níveis diferentes de eficácia. Encontrar as melhores técnicas de gestão do tempo para equipes pode ser um pouco mais desafiador, afinal, há várias pessoas envolvidas. Mas encontrar as melhores para uso individual costuma ser bem mais simples. Veja dois exemplos populares que você já pode usar como dicas de produtividade hoje: a Técnica Pomodoro e o “Eat that Frog”.

A Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é uma das formas mais simples de gerenciar o seu tempo. Ela consiste em trabalhar por 25 minutos e depois fazer uma pausa de 5 minutos. Esse ciclo deve ser repetido quatro vezes antes de uma pausa mais longa, de 25 minutos. Em seguida, você recomeça e continua usando a estratégia até concluir a tarefa.

A Técnica Pomodoro pode ser muito útil para quem tem dificuldade em começar a se concentrar nas tarefas. Configurar um cronômetro cria uma meta — trabalhar até o final do período. Quando a pausa chega, ela garante que a mente descanse o suficiente para manter a produtividade nos ciclos de trabalho seguintes.

A Técnica “Eat that Frog”

O “Eat that Frog” é especialmente eficaz para quem tem dificuldade em começar tarefas intimidadoras. Muitas vezes, essas atividades são muito grandes — e, nesses casos, facilite a sua vida dividindo-as em tarefas menores. Usar uma ferramenta de produtividade com funcionalidades de gerenciamento de tarefas pode ajudar bastante nesse sentido.

Mas, se não for possível dividir uma tarefa grande, comece a trabalhar nela logo cedo. A capacidade de concentração costuma ser maior pela manhã, o que facilita a conclusão da atividade. No entanto, se o seu horário de pico de produtividade não for de manhã, você pode mover as tarefas mais pesadas para o momento em que rende mais.

Evite Fazer Várias Coisas ao Mesmo Tempo

Muitos profissionais acreditam que o multitasking pode melhorar o seu desempenho. Na prática, porém, estudos mostram que ele tem o efeito oposto. Tentar lidar com várias atividades ao mesmo tempo impede que você alcance foco total em qualquer uma delas. O resultado é que você não só fica menos produtivo, como também fica mais propenso a cometer erros.

Evitar o multitasking pode ser especialmente importante dentro das empresas. Se você gerencia uma equipe, ajudar os seus colaboradores a evitar essa prática vai fazer com que eles se saiam melhor — tanto em termos de velocidade quanto de qualidade.

Gerencie Projetos e Tarefas em um Lugar Dedicado

Para equipes em especial, gerenciar projetos e tarefas é fundamental. Fazer isso em uma solução de ambiente de trabalho digital compartilhada — como um rastreador de tempo — ajuda a sua equipe a manter o foco no longo prazo. Os colaboradores ficam mais alinhados com os objetivos da empresa, o que facilita o progresso contínuo.

Gerenciar as tarefas da empresa também é o primeiro passo para priorizá-las corretamente — o que é, aliás, uma das dicas de produtividade mais importantes que existem.

Priorize as Tarefas Corretamente

Dentro de uma empresa, diferentes tarefas sempre terão níveis variados de importância. Saber o quanto cada atividade é relevante pode ser essencial. Isso ajuda a entregar tudo dentro do prazo, evitando a correria de última hora e situações estressantes. No longo prazo, essas situações levam ao excesso de trabalho e ao burnout, que trazem uma série de consequências negativas.

Você e seus colaboradores podem priorizar tarefas usando a Matriz de Eisenhower. Ela funciona com quatro níveis de prioridade distribuídos em dois eixos: importância e urgência. Tarefas importantes e urgentes devem ser concluídas o quanto antes. Atividades importantes, mas não urgentes, precisam ser agendadas. Já as que não são nem urgentes nem importantes podem ser eliminadas, e as urgentes mas não importantes devem ser delegadas. Por falar nisso, a delegação é outra dica de produtividade que vamos abordar.

Delegue as Atividades Menos Importantes

Delegar tarefas menos importantes é fundamental para gestores e líderes de equipe. Fazer isso pode ser desafiador para quem nunca delegou antes. Provavelmente você vai se perguntar para quem delegar, quando fazer isso e como identificar se é realmente necessário. Mas, depois de encontrar as respostas para essas perguntas, você vai reduzir bastante a sua carga de trabalho e liberar um tempo valioso.

Minimize as Distrações

As distrações têm um impacto real e mensurável na produtividade. Na era digital em que vivemos, elas estão em todo lugar — o que torna difícil evitá-las. No entanto, com as ferramentas certas, é possível reduzir significativamente esse impacto. Por exemplo, usando o monitoramento de uso de aplicativos e sites do WebWork, você consegue acompanhar quais plataformas você e sua equipe utilizam durante o trabalho. É possível classificar diferentes aplicativos e sites como produtivos, neutros ou não produtivos. O aplicativo então lembra você e sua equipe de evitar o uso de plataformas improdutivas — ajudando os colaboradores a manterem o foco por mais tempo.

Ferramentas que Vão Ajudar Você a Usar as Dicas de Produtividade com Mais Eficiência

Antes de fechar este guia, vamos explorar brevemente algumas ferramentas que tornam as dicas de produtividade que discutimos ainda mais eficazes. São soluções completas de produtividade que vão ajudar você a aproveitar ao máximo o seu tempo e o da sua equipe. Alguns exemplos principais incluem:

• Aplicativos de Gerenciamento de Projetos: Esses aplicativos ajudam você a acompanhar melhor o seu desempenho ao longo do tempo. Eles são especialmente úteis para gerenciar as metas de longo prazo do seu negócio. Centralizar tudo em um único lugar também ajuda a equipe a manter o alinhamento com os objetivos da empresa. Isso pode aumentar a autonomia dos colaboradores na organização, o que traz muitos benefícios por si só.
• Aplicativos de Gerenciamento de Tarefas: Gerenciar tarefas com eficiência tem um papel importante para aproveitar as diversas dicas de produtividade. Existem muitos aplicativos dedicados a isso, que permitem registrar suas tarefas em um lugar centralizado. Você também consegue adicionar informações importantes a cada tarefa, como prazos, responsáveis e muito mais.
• Ferramentas para Melhorar o Foco: Embora gerenciar projetos e tarefas seja muitas vezes complexo, melhorar o foco pode ser surpreendentemente simples. Existem muitas ferramentas acessíveis que ajudam a manter a concentração ao trabalhar em tarefas importantes. A maioria são cronômetros online que facilitam o uso de diferentes técnicas. Um ótimo exemplo é o Pomofocus.io, ideal para quem quer começar com a Técnica Pomodoro.
• Software de Rastreamento de Tempo: Como o nome indica, os rastreadores de tempo ajudam os profissionais a monitorar o tempo. Mas soluções mais completas, como o WebWork, vão muito além disso. Elas combinam as funcionalidades dos aplicativos mencionados acima e ainda oferecem muito mais. Essas soluções são especialmente valiosas para quem gerencia equipes, ajudando os colaboradores a sempre dar o seu melhor.

Considerações Finais

Colocar as dicas de produtividade em prática não precisa ser complicado. Na maioria das vezes, pequenas mudanças geram resultados concretos — tanto na sua produtividade pessoal quanto na da sua equipe. Com a abordagem certa e um pouco de esforço, você e seus colaboradores podem sempre render o máximo. E usando ferramentas de produtividade de qualidade, você consegue extrair ainda mais de cada uma dessas dicas.