Ambientes de trabalho acelerados representam desafios de concentração para muitos profissionais. Frequentemente, é difícil encontrar um ritmo de trabalho quando se está sobrecarregado de tarefas. Para solucionar esses problemas, as pessoas estão recorrendo ao agrupamento por temas diários : uma estratégia singular de gestão do tempo. Seu objetivo é reduzir as distrações agrupando tarefas semelhantes. Isso pode permitir que você e sua equipe encontrem o ritmo de trabalho ideal e aumentem a produtividade.

Neste artigo, vamos explorar a organização de dias por semana por temas específicos e ajudar você a determinar se você e sua equipe devem utilizá-la.

O que é a temática do dia?

A organização de tarefas por tema é uma estratégia de gestão de tempo que utiliza temas para agrupar tarefas. Esses temas podem estar relacionados a diferentes aspectos das tarefas, como tópicos ou tipos. Por exemplo, você pode tematizar os dias com projetos e se concentrar em um de cada vez. Você também pode concluir tipos semelhantes de tarefas em um dia, como administrativas ou criativas . Isso pode permitir que os membros da sua equipe entrem em um ritmo e acelerem seu progresso. Uma estratégia como essa funciona melhor se você puder dividir as tarefas da sua empresa em tarefas menores. Você precisa fazer isso para separá-las pelos temas de sua escolha. Por isso, a organização de tarefas por tema pode não ser adequada para todos.

A organização por temas diários é muito semelhante a outras estratégias que utilizam a compartimentalização . Isso inclui o bloqueio de tempo , que é bastante popular entre profissionais do mundo todo. A organização por temas diários essencialmente pega a ideia do bloqueio de tempo e a estende para dias inteiros.

Para quem são mais indicados os dias temáticos?

A organização por dias é perfeita se a agenda da sua equipe estiver repleta de pequenas tarefas . Nesse caso, "pequenas" significa qualquer coisa que possa ser concluída em um dia. Se algumas tarefas forem muito grandes, a possibilidade de dividi-las em tarefas menores é essencial. Também é importante que a produtividade dos seus funcionários não dependa muito dos outros. Se eles precisarem que um colega conclua uma tarefa antes que possam trabalhar, atrasos podem prejudicar seus cronogramas.

Um tipo de cronograma que não se adapta à organização temática diária é o imprevisível. Se as tarefas da sua empresa são espontâneas, organizá-las com antecedência pode não ser possível. Outro caso em que a categorização de tarefas pode não ser viável é o das tarefas urgentes. Se sua equipe precisa cumprir prazos apertados com frequência, os membros podem não ter tempo para organizar seus dias por temas.

Um dos exemplos mais comuns de pessoas que organizam seus dias da semana por tema é o executivo que gerencia várias empresas . Esses indivíduos podem tematizar seus dias da semana de acordo com suas empresas, concentrando-se no crescimento de uma diferente a cada dia. Para manter o foco e reduzir a troca de tarefas, muitos também optam por contratar um assistente pessoal que possa lidar com a logística pessoal e o excesso de compromissos. Eles também podem usar estratégias mais comuns de organização diária por tema quando necessário.

Como a criação de temas diários pode melhorar a produtividade dos funcionários?

Vamos agora explorar os efeitos da organização do dia por temas na produtividade. Mais especificamente, como isso pode melhorar a produtividade da sua equipe?

foco aprimorado

As distrações são um dos maiores obstáculos à produtividade. Existem muitos tipos diferentes, inclusive algumas relacionadas ao trabalho. Embora a organização do dia por temas não resolva todos os problemas, ela pode ajudar a lidar com as distrações relacionadas ao trabalho. Essa estratégia garante que os funcionários não se distraiam com determinadas tarefas em detrimento das que estão em andamento. Isso ajudará os membros da sua equipe a se concentrarem melhor , aumentando a produtividade e o desempenho.

Melhor gestão do tempo

Utilizar uma estratégia de organização diária por temas pode ajudar seus funcionários a aprimorarem suas habilidades de gestão do tempo. Isso porque a prática exige a classificação de tarefas tanto por tema quanto por horário. Por isso, é excelente para quem valoriza a organização.

Redução do estresse

Um horário de trabalho previsível ajudará os funcionários a concluir suas tarefas no prazo. Como resultado, os membros da sua equipe podem evitar situações de alta pressão. Evitar essas situações é importante, pois elas podem ser prejudiciais ao equilíbrio entre vida profissional e pessoal . O excesso de trabalho, por sua vez, leva à exaustão. Utilizar a organização do dia por temas ou qualquer outra boa estratégia de gestão do tempo ajudará sua empresa a evitar a falta de tempo.

Quais são as desvantagens dos dias temáticos?

Embora a decoração temática diurna ofereça muitas vantagens, ela também tem suas desvantagens.

Horários rígidos

A natureza dos dias de trabalho temáticos significa que sua programação será rigidamente estruturada . Embora isso leve a uma maior organização, também pode ser contraproducente. Tarefas inesperadas serão difíceis de integrar à agenda dos seus funcionários. Lembre-se de que isso pode fazer com que eles percam certas oportunidades e até mesmo prazos.

Desafios de adaptação

A organização diária por temas pode apresentar dificuldades no início. Esses desafios são especialmente verdadeiros para cronogramas temáticos que agrupam tarefas por tipo . Isso ocorre porque ter que trabalhar em um conjunto restrito de tarefas pode se tornar repetitivo. O tédio resultante disso pode levar a uma queda na produtividade.

Como implementar a temática diária de forma eficaz?

A ideia de temas diários é muito simples. No entanto, a estratégia envolve muitas nuances. Por isso, você pode estar se perguntando como implementá-la de forma eficaz em sua equipe. Vamos analisar alguns requisitos essenciais para uma abordagem temática diária eficaz.

Use um software de controle de tempo

Um dos ingredientes mais importantes para uma gestão de tempo eficaz é um software de controle de tempo . Uma solução de controle de tempo de qualidade pode ajudá-lo a obter o máximo da sua equipe. Ela também pode proporcionar muitos benefícios aos seus funcionários, como um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Normalmente, os softwares de controle de tempo também incluem muitos recursos extras para melhorar ainda mais a produtividade. Se você não tem certeza de qual solução de controle de tempo usar, experimente o WebWork . Seu conjunto de recursos ajudará sua empresa a se destacar.

Identificar temas apropriados

Os temas que você escolher são muito importantes na organização diária. Afinal, é isso que define a estratégia. Como mencionado anteriormente, esses temas podem ser escolhidos entre diversas opções. As mais populares são a organização por projeto e por tipo de tarefa . Mas, se você puder organizar sua agenda por empresas, talvez seja uma opção mais adequada.

É importante garantir que você escolha o tema certo tanto para você quanto para sua empresa. Cada equipe dentro da sua empresa provavelmente precisará de seus próprios temas para ter o melhor desempenho. Indo além, você pode permitir que seus funcionários escolham seus próprios temas. Isso lhes dará a liberdade de gerenciar seu tempo de uma maneira que seja mais adequada para eles. Isso pode não apenas aumentar a produtividade, mas também melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Revisar e corrigir

Após implementar a organização dos dias por tema, você deve avaliar os efeitos da estratégia em você e na sua equipe. Se a mudança for positiva, continue usando-a para aumentar a produtividade. Mas, se você perceber resultados negativos, revise a estratégia e tente novamente. Pode ser necessário fazer algumas tentativas para encontrar a melhor estratégia para a sua equipe. 

Considerações finais

A organização por temas diários é uma estratégia inovadora de gestão do tempo. O uso de temas ajuda equipes e profissionais a se manterem organizados de uma maneira singular. Oferece diversas vantagens, mas, naturalmente, pode não ser adequada para todos. Assim como outras estratégias de gestão do tempo, a organização por temas diários funciona melhor com o auxílio de um software de controle de tempo. Dessa forma, você consegue que sua equipe utilize o tempo de maneira eficiente e completa.