Améliorer sa productivité, c’est un objectif que pratiquement tout le monde poursuit en permanence. Que vous soyez un salarié lambda ou un entrepreneur qui gère une équipe, il existe de nombreuses astuces de productivité qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs. Dans cet article, nous allons explorer 7 de ces astuces que vous pouvez utiliser pour booster vos performances, quels que soient vos objectifs.

7 Astuces de Productivité Accessibles à Tous

Entrons directement dans le vif du sujet et explorons ces 7 astuces de productivité. Voici ce que nous allons aborder :

• Planifier sa journée à l’avance
• Tirer parti des techniques de gestion du temps
• Éviter le multitâche
• Gérer les projets et les tâches dans un espace dédié
• Prioriser correctement ses tâches
• Déléguer les tâches moins importantes
• Réduire les distractions

Ces astuces conviennent à une grande variété de profils et offrent des moyens concrets d’améliorer vos performances. Explorons-les maintenant en détail, en commençant par la première.

Planifier sa journée à l’avance

L’une des meilleures façons de booster sa productivité, c’est de planifier sa journée à l’avance. Si vous savez exactement ce que vous devez faire chaque jour, vous perdez moins de temps à organiser votre agenda au fil de l’eau. Vous évitez également les allers-retours entre les tâches, puisque vous n’avez plus à décider quoi faire au moment où vous le faites.

Planifier sa journée à l’avance présente de nombreux avantages : cela réduit le stress et améliore la concentration. Cette stratégie est aussi particulièrement bénéfique pour les équipes professionnelles, comme celle que vous gérez peut-être dans votre entreprise. Pour organiser la journée de votre équipe plus efficacement, deux approches peuvent simplifier le processus : le time blocking et le timeboxing.

Time Blocking et Timeboxing

Le timeboxing et le time blocking simplifient considérablement la planification des tâches. De nombreux professionnels utilisent même l’une de ces deux méthodes pour organiser une semaine entière à l’avance. Cette approche est particulièrement efficace lorsqu’elle est combinée à une technique comme le day theming, qui aide vos collaborateurs à maintenir leur concentration plus longtemps.

Comme leurs noms le suggèrent, ces deux stratégies sont assez proches l’une de l’autre. Leurs différences sont subtiles, mais elles peuvent se révéler importantes dans certains contextes. Consultez notre article comparant le time blocking et le timeboxing pour en savoir plus.

Tirer parti des techniques de gestion du temps

Bien gérer son temps est une étape essentielle pour améliorer sa productivité. Il existe d’innombrables méthodes pour y parvenir, avec des niveaux d’efficacité variables. Trouver les meilleures techniques de gestion du temps pour les équipes peut s’avérer un peu complexe, car plusieurs personnes sont impliquées. En revanche, trouver celles qui vous correspondent en tant qu’individu est souvent beaucoup plus simple. Voici deux exemples populaires que vous pouvez utiliser comme astuces de productivité dès maintenant : la technique Pomodoro et la méthode « Avale le crapaud ».

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est l’une des façons les plus simples de gérer son temps. Elle consiste à travailler pendant 25 minutes, puis à prendre une pause de 5 minutes. Ce cycle doit être répété quatre fois avant de prendre une pause plus longue de 25 minutes. Vous pouvez ensuite recommencer et continuer à appliquer la méthode jusqu’à ce que votre tâche soit terminée.

La technique Pomodoro peut être très utile si vous avez du mal à vous lancer sur une tâche. Lancer un minuteur vous donne un objectif concret : tenir jusqu’à la fin de la période de travail. Et une fois la pause déclenchée, votre cerveau se ressource, ce qui vous permet de maintenir un bon niveau de productivité tout au long des cycles suivants.

La méthode « Avale le crapaud »

La méthode « Avale le crapaud » est particulièrement efficace si vous avez du mal à vous attaquer aux tâches intimidantes. Ces tâches sont souvent volumineuses, et dans ce cas, il vaut mieux vous faciliter la vie en les découpant en sous-tâches plus petites. Utiliser un outil de productivité avec des fonctionnalités de gestion des tâches peut vraiment faire la différence dans ce cas.

Mais si vous ne pouvez pas découper une grande tâche, commencez à y travailler dès le matin. Votre capacité de concentration est généralement plus élevée en début de journée, ce qui vous permet de traiter l’assignation plus facilement. Cela dit, si vos heures de productivité maximale ne correspondent pas au matin, vous pouvez tout à fait déplacer ces tâches difficiles au moment où vous êtes le plus performant.

Éviter le multitâche

Beaucoup de professionnels pensent que le multitâche leur permet d’améliorer leurs performances. Dans la réalité, il a pourtant été démontré que c’est l’inverse qui se produit. Jongler avec plusieurs tâches en même temps vous empêche d’atteindre un niveau de concentration optimal sur l’une d’elles. Résultat : non seulement vous êtes moins productif, mais vous commettez également plus d’erreurs.

Éviter le multitâche est crucial au sein des entreprises. Si vous gérez une équipe, aider vos collaborateurs à s’y soustraire les aidera à mieux performer, tant en termes de rapidité que de qualité.

Gérer les projets et les tâches dans un espace dédié

Pour les équipes en particulier, la gestion des projets et des tâches est primordiale. Centraliser cette gestion dans une solution d’espace de travail numérique partagée — comme un outil de suivi du temps — aide vos collaborateurs à rester concentrés sur la durée. Ils restent mieux alignés avec les objectifs de votre entreprise, ce qui leur permet de progresser plus facilement.

Gérer les tâches de votre entreprise est aussi la première étape pour les prioriser correctement — ce qui constitue d’ailleurs l’une des astuces de productivité les plus importantes qui soient.

Prioriser correctement ses tâches

Au sein d’une entreprise, toutes les tâches n’ont pas le même niveau d’importance. Déterminer la valeur de chaque tâche est essentiel. Cela vous permet de respecter vos délais et d’éviter les situations de pression et de stress. À long terme, l’accumulation de ces situations conduit au surmenage et au burnout, avec toutes les conséquences négatives que cela implique.

Vous et vos collaborateurs pouvez prioriser les tâches grâce à la Matrice d’Eisenhower. Elle repose sur quatre niveaux de priorité répartis sur deux axes : l’importance et l’urgence. Les tâches importantes et urgentes doivent être traitées en priorité absolue. Celles qui sont importantes mais pas urgentes doivent être planifiées. Vous pouvez éliminer les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, et déléguer celles qui sont urgentes mais pas importantes. À ce propos, la délégation est justement la prochaine astuce que nous allons aborder.

Déléguer les tâches moins importantes

Déléguer les tâches secondaires est indispensable pour les managers et les chefs d’équipe. Ce n’est pas toujours simple, surtout si vous n’avez jamais délégué auparavant. Vous vous demanderez sûrement à qui confier les tâches, quand le faire et comment savoir si c’est vraiment nécessaire. Mais une fois que vous aurez trouvé vos repères, vous allègerez considérablement votre charge de travail et libèrerez un temps précieux.

Réduire les distractions

Les distractions ont un impact mesurable sur votre productivité. À l’ère du numérique, elles sont partout, ce qui rend difficile de les éviter complètement. Cependant, avec les bons outils, vous pouvez en réduire l’impact de manière significative. Par exemple, grâce à la fonctionnalité de suivi des applications et sites web de WebWork, vous pouvez voir quelles plateformes vous et vos collaborateurs utilisez pendant les heures de travail. Vous pouvez classer chaque application ou site web comme productif, neutre ou non productif. L’application rappellera ensuite à vous et à votre équipe d’éviter les plateformes contre-productives, aidant ainsi vos collaborateurs à rester concentrés plus longtemps.

Les Outils pour Appliquer ces Astuces de Productivité Efficacement

Avant de conclure ce guide, explorons brièvement quelques outils qui rendront les astuces de productivité évoquées encore plus efficaces. Il s’agit de suites de productivité qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre temps et de celui de vos collaborateurs. Parmi les exemples clés, on trouve :

• Les applications de gestion de projet : Elles vous aident à mieux suivre vos performances sur le long terme et s’avèrent particulièrement utiles pour piloter les objectifs stratégiques de votre entreprise. Centraliser cette gestion dans un seul endroit aide également vos équipes à rester alignées sur les priorités de l’organisation. Cela favorise l’autonomie des collaborateurs, ce qui présente de nombreux avantages en soi.
• Les applications de gestion des tâches : Bien gérer ses tâches joue un rôle important dans l’application de nombreuses astuces de productivité. Il existe de nombreuses applications dédiées à cela, qui vous permettent de consigner vos tâches dans un espace centralisé. Vous pouvez également y ajouter des informations clés comme les délais, les contributeurs, et bien plus encore.
• Les outils d’amélioration de la concentration : Si la gestion de projets et de tâches peut parfois être complexe, améliorer sa concentration est souvent étonnamment simple. Il existe de nombreux outils faciles d’accès pour vous aider à maintenir votre focus lorsque vous travaillez sur des tâches importantes. La plupart sont des minuteurs en ligne qui rendent différentes techniques plus accessibles. Un excellent exemple est Pomofocus.io, idéal si vous souhaitez vous lancer avec la technique Pomodoro.
• Les logiciels de suivi du temps : Comme leur nom l’indique, les outils de suivi du temps aident les professionnels à suivre le temps passé sur leurs activités. Mais les solutions plus avancées comme WebWork vont bien au-delà. Elles peuvent combiner les fonctionnalités des applications mentionnées ci-dessus, et même davantage. Ces solutions sont particulièrement précieuses si vous gérez une équipe, car elles aident vos collaborateurs à donner le meilleur d’eux-mêmes en permanence.

Conclusion

Mettre en pratique des astuces de productivité n’a pas à être compliqué. La plupart du temps, ce sont de petits changements qui produisent des résultats mesurables — aussi bien sur votre propre productivité que sur celle de votre équipe. Avec la bonne approche et un peu d’effort, vous et vos collaborateurs pouvez performer au meilleur de votre forme en permanence. Et en vous appuyant sur des outils de productivité de qualité, vous tirerez encore plus parti de chacune de ces astuces.