Le travail hybride ne cesse de gagner du terrain à travers le monde. S’il présente de nombreux avantages, il soulève aussi quelques défis, notamment sur le plan du management — un enjeu difficile à relever sans outil dédié, comme WebWork Time Tracker.

Dans ce guide, nous allons voir comment configurer WebWork pour tirer pleinement parti du travail hybride au sein de votre organisation. Nous aborderons tout, des prérequis de ce mode de fonctionnement aux fonctionnalités de l’application qui simplifient le quotidien des managers.

Ce dont vous avez besoin pour configurer WebWork en mode hybride

Commençons par les prérequis pour utiliser WebWork dans un contexte de travail hybride. Plus précisément, nous allons voir ce qu’il faut mettre en place pour le travail hybride en général, car le tracker lui-même n’exige rien de particulier. Il n’y a que deux conditions à remplir, et elles sont assez simples à satisfaire : un appareil et un espace de travail.

Un appareil de travail

Dans la grande majorité des entreprises, vos collaborateurs auront besoin d’un appareil de travail — dans la plupart des cas, un ordinateur. Cela dit, grâce à la compatibilité multiplateforme de WebWork, votre équipe peut l’utiliser sur n’importe quel appareil connecté à internet. Vous pourrez y effectuer la quasi-totalité des actions — gestion de projets et de tâches, suivi du temps, messagerie via le chat WebWork, et bien plus encore. Notez toutefois que pour profiter des fonctionnalités les plus avancées — comme le suivi de l’utilisation des applications et des sites web ou la surveillance du niveau d’activité — un ordinateur reste indispensable.

Le type d’appareil est toujours un facteur clé au moment de faire son choix. Mais il en existe un autre, souvent négligé : la quantité.

Un seul appareil ou deux appareils

L’une des conditions essentielles du travail hybride — tout comme du télétravail et du travail à distance — est que vos collaborateurs disposent d’un appareil portable pour travailler depuis chez eux. Mais cette contrainte ouvre aussi la possibilité de supprimer les postes fixes au bureau. Cela peut représenter plusieurs avantages concrets, notamment une réduction des coûts en équipement. Vos employés n’ont qu’à emporter leur ordinateur portable au bureau, sans que vous ayez à en acheter un supplémentaire.

Selon la fréquence à laquelle vos collaborateurs alternent entre bureau et télétravail, cela leur permet aussi d’éviter de jongler entre deux appareils. C’est un avantage en apparence mineur, mais qui fait une vraie différence sur la durée. Un bénéfice plus immédiat, lui, est le renforcement de la sécurité. Avec un seul appareil par collaborateur, le nombre de points de vulnérabilité potentiels dans votre organisation diminue. Cela dit, cet avantage est en partie contrebalancé par l’utilisation d’appareils portables, plus facilement volables. Donc si la cybersécurité est une priorité absolue pour vous, il peut valoir la peine de reconsidérer le travail hybride au profit d’un modèle 100 % présentiel.

Un espace de travail

L’autre condition indispensable pour presque tous les métiers, c’est un endroit où travailler. En mode hybride, votre équipe en aura besoin de deux : un espace partagé avec les collègues au bureau, et un espace à distance. Dans la plupart des situations, les deux sont faciles à mettre en place, nous n’entrerons donc pas dans les détails ici.

Déployer WebWork dans un environnement de travail hybride

Maintenant que nous avons posé les bases, passons au cœur du sujet : le déploiement de WebWork dans un environnement de travail hybride.

Ce processus ne diffère pas vraiment de l’intégration de WebWork dans un bureau traditionnel. Si chaque collaborateur utilise un seul appareil, la configuration du tracker est on ne peut plus simple. En revanche, si vous optez pour deux appareils par employé, WebWork devra être installé sur chacun d’eux.

Au-delà du tracker, vous devrez également déployer tous vos autres outils de travail sur plusieurs appareils par employé. Bien que cette démarche puisse sembler fastidieuse, elle se simplifie grandement avec une solution SSO comme Okta. WebWork s’intègre d’ailleurs avec ce service, ce qui facilite considérablement le déploiement.

Si vous préférez éviter le SSO, une autre approche consiste à réduire le nombre d’outils logiciels utilisés dans votre entreprise. Par exemple, vous pourriez remplacer vos applications de messagerie, de visioconférence et de gestion des tâches par les solutions intégrées directement dans WebWork. Vous éviterez ainsi la gestion de multiples comptes sur plusieurs appareils — et vous ferez également des économies sur les abonnements à d’autres suites de productivité.

Les fonctionnalités WebWork pour booster vos résultats

Une fois le déploiement initial effectué, plusieurs fonctionnalités de WebWork vous permettront de passer la productivité de votre équipe hybride à un niveau supérieur. En voici quelques exemples :

• Réunions vidéo
• Chat d’équipe
• Gestion de projets
• Intégrations

Explorons chacune d’elles en détail, en commençant par la première.

Réunions vidéo

La collaboration est l’un des aspects les plus complexes du travail à distance. Selon la place que vous souhaitez lui donner dans le cadre hybride de votre équipe, vous pourriez avoir besoin d’outils de collaboration performants. Les applications de visioconférence sont les plus courantes, permettant d’organiser des réunions en ligne. Avec WebWork, pas besoin d’outil supplémentaire : la fonctionnalité de réunions vidéo est directement intégrée à l’interface où vous suivez le temps. Vos collaborateurs pourront collaborer plus efficacement et rester alignés avec les objectifs à long terme de l’entreprise.

Chat d’équipe

Dans la continuité des outils de communication, la messagerie instantanée est un autre pilier de la collaboration. Contrairement aux réunions vidéo, le chat est davantage asynchrone. C’est un élément central de la communication quotidienne de nombreuses équipes à travers le monde. Il existe certes de nombreuses applications de messagerie sur le marché, mais ce qui distingue WebWork Chat, c’est son intégration native avec plusieurs fonctionnalités de productivité du tracker. Il fonctionne notamment parfaitement avec nos points d’équipe périodiques, les rappels automatiques de congés et les messages d’anniversaire. Ces fonctionnalités contribuent non seulement à la productivité de votre équipe, mais aussi à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Gestion de projets

Gérer correctement les projets de votre entreprise est essentiel pour assurer sa réussite sur le long terme. WebWork facilite cette gestion grâce à sa fonctionnalité intégrée de gestion de projets. Vous pouvez non seulement gérer les tâches de chaque projet, mais aussi y suivre le temps passé et surveiller les dépenses grâce au suivi budgétaire des projets.

Intégrations

Comme évoqué précédemment, gérer plusieurs suites de productivité sur plusieurs appareils par employé peut vite devenir laborieux. WebWork simplifie ce processus grâce à ses intégrations. Connectez votre tracker à une large gamme d’outils et de plateformes de productivité, comme GitHub, Asana, et bien d’autres. Vous pouvez même créer vos propres automatisations personnalisées via notre intégration Zapier — pour rationaliser encore davantage vos flux de travail.

L’intégration de WebWork avec des suites tierces offre également un avantage supplémentaire en matière de sécurité. Si votre entreprise travaille principalement en présentiel, vos collaborateurs n’auront pas à se connecter à des comptes sensibles depuis leurs appareils personnels. Pendant qu’ils suivent leur temps et gèrent leurs tâches dans WebWork, le tracker synchronise automatiquement leur avancement avec les applications utilisées dans votre espace de travail.

En résumé

Le travail hybride peut apporter de nombreux bénéfices à votre entreprise. Mais pour en tirer pleinement parti, vous aurez besoin d’un outil de management et de productivité de qualité — comme WebWork. La mise en place du tracker pour un fonctionnement hybride est un processus simple et accessible, qui permettra à vos collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes, où qu’ils travaillent.