Hast du dich schon mal gefragt, wie du deine Arbeitsstunden eigentlich verbringst – und wo die Zeit am Ende des Tages bleibt? Wie viel Zeit kostet dich allein das E-Mail-Schreiben? Und wie könntest du deine Arbeitszeit insgesamt sinnvoller nutzen?
Genau diese Fragen lassen sich mit einer Zeiterfassungssoftware beantworten. Zeiterfassung ist der Schlüssel dazu, zu verstehen, wie du deine Zeit – privat wie beruflich – einsetzt. Sie ist essenziell für Produktivität, aussagekräftige Einblicke und einen gesunden Arbeitsablauf.
Zeiterfassung ist ein äußerst praktisches Werkzeug für Remote-Mitarbeiter, Freelancer und selbst für alle, die im Büro arbeiten.
Im heutigen Artikel schauen wir uns die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung an, für wen sie besonders nützlich ist – und welche Tools auf dem Markt aktuell überzeugen.
Was ist eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware ist eine Anwendung oder Web-App, die erfasst und auswertet, wie viel Zeit du für verschiedene Projekte aufwendest. Sie hilft dir dabei, den Überblick zu behalten – damit du weißt, wo deine Zeit hinfließt, und sie in Zukunft gezielter einsetzen kannst.
Zeiterfassungstools funktionieren, indem sie in regelmäßigen Abständen Screenshots deines Computer-Desktops aufnehmen und anschließend auswerten, welche Anwendungen geöffnet sind und wie sie genutzt werden. Darüber hinaus können sie Tastaturaktivitäten, Mausbewegungen und sogar die Nutzung sozialer Medien wie Facebook, Twitter und E-Mail erfassen.
Die meisten Zeiterfassungstools können alle Aktivitäten auf einem Computer aufzeichnen – einschließlich Webseitenbesuche im privaten Browsermodus.
Wer profitiert von einer Zeiterfassungssoftware?
Heute wird Zeiterfassung vor allem von Teammanagern, Remote-Mitarbeitern und Freelancern genutzt. Schauen wir uns das im Detail an.
Teammanager
Zeiterfassungssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, die Produktivität des Teams im Blick zu behalten. Sie hilft außerdem dabei, Ineffizienzen und Zeitfresser in bestehenden Arbeitsabläufen aufzudecken.
Mit einer Zeiterfassungssoftware lässt sich genau nachvollziehen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für welches Projekt aufwendet. So können Teammanager Aufgaben besser priorisieren und ihre Ressourcen effektiver einsetzen.
Wer mit einem Remote-Team arbeitet, kommt an Zeiterfassung kaum vorbei – denn nur so erhält man ein realistisches Bild davon, wie viel Zeit Mitarbeiter in Projekte investieren, ob Deadlines eingehalten werden oder ob jemand mehr Zeit für seine Aufgaben benötigt.
Remote-Mitarbeiter
Remote-Mitarbeiter können Zeiterfassung nutzen, um sicherzustellen, dass sie fokussiert und effizient arbeiten – ohne sich von Kollegen oder unwichtigen Aufgaben ablenken zu lassen.
Außerdem können sie damit sichergehen, dass sie zwischen den Arbeitsphasen ausreichend Pausen einlegen und einem Burnout durch Überarbeitung vorbeugen.
Freelancer
Freelancer haben die volle Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld und ihren Zeitplan – umso wichtiger ist es, dass sie ihre Zeit präzise und zuverlässig erfassen, um für ihre Arbeit fair entlohnt zu werden.
Wenn Freelancer genau wissen, wie lange sie für bestimmte Aufgaben brauchen, können sie realistischere Angebote für neue Kunden erstellen – oder einfach ihre eigene Arbeit besser einschätzen.
Darüber hinaus können sie ihren Auftraggebern detaillierte Berichte über ihren Arbeitstag vorlegen und bei Stundenlohnabrechnung direkt aus dem Tool heraus eine Rechnung versenden.
Warum ist eine Zeiterfassungssoftware sinnvoll?
Unter all den Vorteilen, die Zeiterfassung bietet, sind das die wichtigsten Gründe, warum du ein Zeiterfassungs-Tool nutzen solltest:
Work-Life-Balance fördern
Nur wenige Menschen haben wirklich einen klaren Überblick darüber, wie sie ihren Arbeitstag verbringen. Das kann zum Problem werden – denn ohne dieses Bewusstsein leidet oft das Zeitmanagement und damit auch die Work-Life-Balance.
Mit einer Zeiterfassungssoftware kannst du deine Arbeitsleistung verbessern, die Aufgaben identifizieren, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und gezielt Anpassungen vornehmen, um deinen Tag effizienter zu gestalten.
So schaffst du dir die Grundlage für eine gesunde Work-Life-Balance und beugst einem Burnout vor – einem Thema, das gerade bei Millennials immer relevanter wird: Laut einer Studie haben 84 % von ihnen bereits Burnout-Erfahrungen in ihrem aktuellen Job gemacht.
Mitarbeitern helfen, ihre Arbeitslast besser zu managen
Ein Zeiterfassungs-Tool gibt dir einen klaren Überblick darüber, wie du deine Arbeitszeit verwendest.
Vielleicht investierst du mehr Zeit als nötig in Aufgaben mit geringer Priorität, obwohl eigentlich wichtigere Dinge auf dich warten.
Durch die Erfassung und Analyse deiner aufgewendeten Zeit kannst du genau das beheben.
Danach fällt es dir viel leichter, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren – ohne das Gefühl, von der To-do-Liste erschlagen zu werden. Wenn du weißt, wie lange du für eine Aufgabe brauchst, hast du ein klares Bild deines Tages und kannst deine Arbeitszeit gezielter nutzen.
Multitasking verhindern
Multitasking ist der größte Feind der Produktivität. Es mag sich anfühlen, als würde man viel gleichzeitig erledigen – aber Studien zeigen, dass es die Produktivität um bis zu 40 % reduziert.
Der Grund dafür: Jedes Mal, wenn wir zwischen Aufgaben hin- und herwechseln, braucht unser Gehirn eine gewisse Zeit, um sich neu zu fokussieren.
Ein Zeiterfassungs-Tool hilft dir zu verstehen, wie lange du für eine Aufgabe brauchst – damit du jeder Aufgabe den nötigen Zeitraum einräumen kannst, ohne dass sich Aufgaben gegenseitig in die Quere kommen.
Transparenz in Arbeitsprozesse bringen
Sobald die Zeiterfassung fester Bestandteil deines Arbeitsalltags ist, wird dein gesamter Betrieb transparenter. Du behältst den Überblick über deine Arbeitsprozesse und gewinnst wertvolle Einblicke in Aufgaben und deren Dauer.
Langfristig bieten Zeiterfassungstools Teammanagern auch ein umfassendes Bild der Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter – sodass sie Produktivität dort gezielt optimieren können, wo es nötig ist, und stets wissen, wie es im Team läuft.
Funktionen, die eine Zeiterfassungssoftware wirklich effektiv machen
Die Auswahl an Zeiterfassungstools auf dem Markt ist riesig – und genau das macht die Entscheidung schwierig. Bei so vielen Optionen ist es gar nicht so einfach, die Software zu finden, die wirklich zu deinen Anforderungen passt.
Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen an, auf die es bei einer guten Zeiterfassungssoftware ankommt.
Screenshots
Behalte im Blick, womit deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen – durch zufällig aufgenommene Screenshots.
Zeiterfassung mit Screenshots ermöglicht es dir, zwischen 4 verschiedenen Screenshot-Modi zu wählen, um tiefere Einblicke in erfasste Stunden, Aktivitätsniveau und vieles mehr zu erhalten.
Anwesenheitsüberwachung
Mit der Anwesenheitsüberwachung behältst du mühelos den Überblick über Arbeitszeiten und Pünktlichkeit deiner Mitarbeiter.
Die Anwesenheitsüberwachung von WebWork bietet eine Vielzahl von Filteroptionen, mit denen du blitzschnell genau die Informationen abrufen kannst, die du benötigst. Du kannst die Anwesenheit täglich verfolgen oder einen beliebigen Zeitraum aus dem Kalender auswählen.
Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung eignet sich besonders für Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Mitarbeiter können über die Plattform miteinander kommunizieren und Informationen zu abgeschlossenen oder noch offenen Aufgaben teilen.
So ist das gesamte Team stets im Bild, wer gerade woran arbeitet und wann Aufgaben abgeschlossen werden sollen. Teammanager können Prioritäten setzen und jederzeit nachverfolgen, wer sich mit welcher Aufgabe beschäftigt.
Nutzung auf mehreren Geräten
Da immer mehr Menschen von zu Hause oder unterwegs arbeiten, ist es wichtig, dass du von überall auf deine Zeiterfassungssoftware zugreifen kannst.
Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte auf jedem Gerät verfügbar sein, damit du deine Zeit immer im Griff hast.
WebWork läuft zum Beispiel auf Windows, Mac und Linux. Außerdem ist die App sowohl im Google Play Store als auch im App Store erhältlich.
App- und Website-Nutzungsüberwachung
Zeiterfassungstools können Apps und Websites überwachen, die Mitarbeiter während der Arbeitszeit nutzen. Das hilft Unternehmen dabei, die Einhaltung interner Richtlinien zur erlaubten Nutzung von Unternehmensressourcen sicherzustellen.
Wenn der Zugriff auf bestimmte Websites oder Anwendungen während der Arbeitszeit eingeschränkt ist, kann diese Funktion dabei helfen, entsprechende Aktivitäten der Mitarbeiter im Blick zu behalten.
Integration mit anderen Apps
Tools wie Slack, Google Calendar und Asana sind bei kleinen Unternehmen beliebt, weil sie die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden deutlich vereinfachen.
Sind diese Apps jedoch nicht mit der Zeiterfassungssoftware verknüpft, können Mitarbeiter unter Umständen nicht auf ihre Aufgaben aus anderen Tools zugreifen – das bedeutet mehr manuellen Aufwand und weniger Möglichkeiten zur Automatisierung.
Produktivität steigern mit WebWork Time Tracker
WebWork ist eine Zeiterfassungs- und Mitarbeiterüberwachungssoftware für Unternehmen und Remote-Teams – mit genau den Funktionen, die du wirklich brauchst.
Mit WebWork kannst du:
- Die gesamte Arbeitszeit deiner Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben in Echtzeit erfassen – inklusive Screenshots und Web-Nutzung.
- Anwesenheiten überwachen, Aufgaben und Projektfortschritte verfolgen, Schichten zuweisen und Benachrichtigungen erhalten, wenn Mitarbeiter kommen oder gehen.
- Berichte auf Basis von Aktivitäten und Leistung deiner Mitarbeiter erstellen, Trends analysieren und die Teamproduktivität kontinuierlich verbessern.
- Und vieles mehr.
Mit mehr als 10 verfügbaren Funktionen kannst du deine Produktivität gezielt steigern und die Leistung deines Teams auf das nächste Level bringen.
Fazit
Zeiterfassung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar – und ihre Bedeutung kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Ein gutes Zeiterfassungs-Tool sollte in der Lage sein, all deine Arbeitsprozesse zu optimieren und dir den Freiraum zu geben, dich auf das zu konzentrieren, was du am besten kannst.
Die Zeiterfassungssoftware von WebWork bringt eine ganze Reihe praktischer Funktionen mit – darunter Browser-Erweiterungen, ein anpassbares Team-Dashboard, detailliertes Reporting und vieles mehr.
