Vous êtes-vous déjà demandé comment vous occupez vos heures de travail et où passe réellement votre temps ? Combien de temps consacrez-vous aux e-mails ? Comment pourriez-vous utiliser vos heures de travail de manière plus efficace ?
Ce sont des questions auxquelles un time tracker peut vous aider à répondre. Le suivi du temps est essentiel pour comprendre comment vous l’utilisez, aussi bien à titre personnel que dans un contexte professionnel. C’est la clé d’une meilleure productivité, d’une vision claire de votre activité et d’un flux de travail sain.
C’est un outil particulièrement utile pour les télétravailleurs, les freelances, mais aussi pour ceux qui travaillent en présentiel.
Dans cet article, nous allons explorer les principaux avantages du suivi du temps, à qui il peut être utile, et quelques-uns des meilleurs outils disponibles sur le marché aujourd’hui.
Qu’est-ce qu’un time tracker ?
Un time tracker est une application logicielle ou web qui enregistre et rapporte le temps que vous passez sur différents projets. C’est un outil qui vous aide à savoir combien de temps vous consacrez à chaque projet, afin de mieux comprendre où va votre temps et d’en faire un meilleur usage à l’avenir.
Les logiciels de suivi du temps fonctionnent en prenant des captures d’écran périodiques de votre bureau, puis en les analysant pour identifier les applications ouvertes et ce qu’elles font. Ils peuvent également détecter l’activité du clavier, les mouvements de la souris, et même l’utilisation des réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou les e-mails.
La plupart des outils de suivi du temps sont capables d’enregistrer toute l’activité d’un ordinateur, y compris les sites web visités en mode de navigation privée.
Qui peut bénéficier d’un time tracker ?
Aujourd’hui, le suivi du temps est principalement utilisé par les managers d’équipe, les télétravailleurs et les freelances. Examinons cela plus en détail.
Les managers d’équipe
Un logiciel de suivi du temps est un excellent moyen de surveiller la productivité de son équipe. Il permet également d’identifier les pertes de temps et les inefficacités dans votre flux de travail.
Un tel logiciel permet de voir combien de temps chaque membre de l’équipe consacre à chaque projet. Cela permet aux managers de mieux prioriser les tâches et de gérer leurs ressources de façon plus efficace.
Si vous gérez une équipe à distance, le suivi du temps est indispensable pour avoir une image précise du temps passé sur chaque projet, savoir si les délais sont respectés ou si certains collaborateurs ont besoin de plus de temps pour accomplir leurs tâches.
Les télétravailleurs
Les télétravailleurs peuvent utiliser le suivi du temps pour s’assurer qu’ils travaillent de manière efficace et productive, sans se laisser distraire par des collègues ou des tâches non prioritaires qui n’ont pas besoin d’être traitées à ce moment-là.
Ils peuvent également s’en servir pour veiller à prendre suffisamment de pauses entre les sessions de travail, afin d’éviter l’épuisement lié à la surcharge de travail.
Les freelances
Les freelances disposent d’une totale liberté sur leur environnement de travail et leur emploi du temps, ce qui rend le suivi précis et rigoureux de leur temps d’autant plus important pour être correctement rémunérés.
En sachant exactement combien de temps chaque tâche leur prend, les freelances peuvent établir des devis plus précis pour leurs nouveaux clients — ou simplement pour eux-mêmes !
De plus, ils peuvent fournir des rapports de leur journée de travail à leurs donneurs d’ordre et envoyer une facture directement depuis l’outil s’ils sont rémunérés à l’heure.
Pourquoi un logiciel de suivi du temps est-il utile ?
Parmi tous les avantages que le suivi du temps peut vous apporter, voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un time tracker :
Maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
Peu de personnes ont une idée précise de la façon dont elles occupent leurs journées. Cela peut être problématique, car cela favorise une mauvaise gestion du temps et un déséquilibre entre vie pro et vie perso.
Avec un time tracker, vous pouvez améliorer vos performances au travail, identifier les tâches qui mobilisent la majeure partie de votre temps et apporter les ajustements nécessaires pour organiser votre journée efficacement.
Vous pourrez ainsi préserver un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle, et éviter le burn-out — un phénomène qui touche de plus en plus les millennials, puisque 84 % d’entre eux déclarent avoir vécu un épisode de burn-out dans leur emploi actuel.
Aider les collaborateurs à mieux gérer leur charge de travail
Un time tracker vous offre une vue d’ensemble de la façon dont vous utilisez votre temps.
Il se peut que vous passiez plus de temps que nécessaire sur des tâches secondaires, au détriment de celles qui ont réellement de la valeur.
Vous pouvez y remédier en suivant votre temps et en analysant le temps consacré à chaque tâche.
Vous pourrez ensuite mieux prioriser vos tâches sans vous sentir dépassé ou submergé. En sachant combien de temps vous prendra chaque tâche, vous aurez une vision claire de votre journée et pourrez optimiser vos heures de travail.
Éviter le multitâche
Le multitâche est l’ennemi de la productivité. On a l’impression d’avancer sur plusieurs fronts à la fois, mais des études montrent qu’il réduit la productivité jusqu’à 40 %.
La raison est simple : chaque fois que l’on passe d’une tâche à une autre, notre cerveau a besoin d’un temps de recentrage.
Un outil de suivi du temps vous permet de comprendre combien de temps une tâche vous demandera, afin de lui allouer le temps nécessaire sans qu’elle n’empiète sur les autres.
Apporter de la transparence dans les processus de travail
Lorsque vous intégrez le suivi du temps à votre routine, votre activité gagne en transparence. Cela vous permet de rester maître de votre processus de travail en offrant une visibilité sur les tâches et leur durée.
À terme, les outils de suivi du temps donnent aussi aux managers une vue d’ensemble sur la charge de travail de leurs collaborateurs, pour optimiser la productivité là où c’est nécessaire et suivre l’avancement de chacun au sein de l’entreprise.
Les fonctionnalités qui rendent un logiciel de suivi du temps vraiment efficace
Face à la multitude de logiciels de suivi du temps disponibles, il peut être difficile de s’y retrouver. Avec autant d’options, comment savoir lequel correspond le mieux à vos besoins ?
Voyons les fonctionnalités les plus importantes d’un logiciel de suivi du temps performant.
Captures d’écran
Suivez la façon dont vos collaborateurs occupent leurs heures de travail grâce à des captures d’écran prises aléatoirement.
Un time tracker avec captures d’écran vous permet de choisir parmi 4 modes de capture pour obtenir davantage d’informations sur les heures suivies, le niveau d’activité et bien plus encore.
Suivi des présences
Grâce au suivi des présences, vous pouvez facilement contrôler les horaires de travail et la ponctualité de vos collaborateurs.
Le logiciel de suivi des présences WebWork propose une série de filtres que vous pouvez utiliser pour générer instantanément les informations souhaitées. Vous pouvez suivre les présences au quotidien ou sélectionner une période dans le calendrier.
Gestion des tâches
La gestion des tâches est idéale pour les équipes qui collaborent sur des projets communs. Les collaborateurs peuvent communiquer entre eux via la plateforme et partager des informations sur les tâches accomplies ou en attente.
Ainsi, toute l’équipe reste informée en temps réel de ce que chacun fait et de quand il prévoit de terminer ses missions. Les managers peuvent quant à eux définir les priorités et voir qui travaille sur quoi à tout moment.
Utilisation sur plusieurs appareils
Avec de plus en plus de personnes qui travaillent depuis chez elles ou dans des cafés, il est indispensable de pouvoir accéder à son logiciel de suivi du temps depuis n’importe où.
Un logiciel de suivi du temps doit être accessible sur tous les appareils pour ne jamais perdre le fil de votre activité.
Par exemple, WebWork fonctionne sur Windows, Mac et Linux. De plus, l’application est disponible aussi bien sur Google Play que sur l’App Store.
Suivi de l’utilisation des applications et des sites web
Un logiciel de suivi du temps peut surveiller les applications et les sites web utilisés par les collaborateurs pendant les heures de travail. Cela aide les entreprises à s’assurer que les règles d’utilisation des ressources informatiques de l’entreprise sont bien respectées.
Si une entreprise a restreint l’accès à certains sites ou applications pendant les heures de travail, cette fonctionnalité permet de surveiller de telles activités.
Intégration avec d’autres applications
Des applications comme Slack, Google Calendar et Asana sont très populaires auprès des petites entreprises car elles facilitent la communication entre collaborateurs et clients.
Mais si ces applications ne sont pas intégrées à votre logiciel de suivi du temps, vos collaborateurs risquent de ne pas pouvoir accéder à leurs tâches depuis d’autres outils — ce qui génère davantage de travail manuel et limite les possibilités d’automatisation.
Boostez votre productivité avec WebWork Time Tracker
WebWork est un logiciel de suivi du temps et de supervision des équipes, conçu pour les entreprises et les équipes à distance, avec les fonctionnalités dont vous avez vraiment besoin.
Avec WebWork, vous pouvez :
- Suivre en temps réel tout le temps passé par vos collaborateurs sur leurs tâches quotidiennes, avec captures d’écran et suivi de l’utilisation web à l’appui.
- Surveiller les présences, suivre l’avancement des tâches et des projets, assigner des plages horaires à vos collaborateurs et recevoir des notifications lors de leurs arrivées et départs.
- Générer des rapports basés sur les activités et les performances de vos collaborateurs, analyser les tendances et améliorer la productivité de l’équipe.
- Et bien plus encore.
Avec plus de 10 fonctionnalités disponibles, vous pouvez booster votre productivité et démultiplier les efforts de votre équipe.
Conclusion
Le suivi du temps est un élément fondamental pour toute entreprise, et son importance ne saurait être suffisamment soulignée.
Un bon time tracker doit être capable de fluidifier l’ensemble de vos processus de travail et de vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Le logiciel de suivi du temps de WebWork embarque également une multitude de fonctionnalités, notamment des extensions de navigateur, un tableau de bord d’équipe personnalisable, des rapports détaillés et bien plus encore.
