¿Alguna vez te has preguntado cómo inviertes tus horas de trabajo y adónde vas? ¿Cuánto tiempo dedicas a los correos electrónicos? ¿Cómo podrías optimizar tus horas de trabajo?
Estas son las preguntas que pueden responderse con la ayuda de un registrador de tiempo. El registro del tiempo es clave para comprender cómo invierte su tiempo, tanto a nivel personal como profesional. Es fundamental para la productividad, la comprensión y un flujo de trabajo saludable.
Es una herramienta muy útil para trabajadores remotos, autónomos e incluso aquellos que trabajan en oficinas.
En el artículo de hoy, exploraremos los principales beneficios del seguimiento del tiempo, para quién puede ser útil y algunas de las mejores herramientas disponibles en el mercado hoy en día.
¿Qué es un rastreador de tiempo?
Un gestor de tiempo es una aplicación de software o web que registra e informa el tiempo que dedicas a diferentes proyectos. Es una herramienta que te ayuda a controlar el tiempo que dedicas a cada proyecto para que sepas adónde lo dedicas y puedas optimizarlo en el futuro.
El software de seguimiento de tiempo funciona tomando capturas de pantalla periódicas del escritorio de tu computadora y analizándolas para identificar qué aplicaciones están abiertas (y qué están haciendo). También puede detectar la actividad del teclado, el movimiento del ratón e incluso el uso de redes sociales como Facebook, Twitter y el correo electrónico.
La mayoría de las herramientas de seguimiento de tiempo tienen la capacidad de registrar toda la actividad en una computadora, incluidos los sitios web visitados en modo de navegación privada.
¿Quién puede beneficiarse de un rastreador de tiempo?
Hoy en día, el seguimiento del tiempo lo utilizan principalmente los jefes de equipo, los teletrabajadores y los autónomos. Analicemos esto con más detalle.
Jefes de equipo
El software de seguimiento de tiempo es una excelente manera de monitorear la productividad del equipo. También puede ayudar a identificar desperdicios e ineficiencias en el flujo de trabajo.
El software de seguimiento de tiempo permite ver cuánto tiempo dedica cada miembro del equipo a cada proyecto. Esto permite a los gerentes de equipo priorizar mejor las tareas y gestionar sus recursos de forma más eficaz.
Si trabaja con un equipo remoto, el seguimiento del tiempo es esencial para obtener una imagen precisa de cuánto tiempo dedican las personas a los proyectos, si cumplen con los plazos o si necesitan más tiempo para completar sus tareas.
trabajadores remotos
Los trabajadores remotos pueden usar el seguimiento del tiempo para asegurarse de que están trabajando de manera eficiente y eficaz, sin distracciones de sus compañeros de trabajo u otras tareas que no necesitan realizarse en ese momento.
También pueden usarlo para asegurarse de que descansan lo suficiente entre sesiones para no agotarse por exceso de trabajo.
Trabajadores autónomos
Los autónomos tienen control total sobre su entorno de trabajo y su horario, por lo que es importante que controlen su tiempo de forma precisa y eficiente para poder recibir el pago por su trabajo.
Al saber exactamente cuánto tiempo lleva cada tarea, los autónomos pueden crear presupuestos más precisos para nuevos clientes, ¡o incluso para ellos mismos!
Además, pueden proporcionar los informes de su jornada laboral a sus contratistas y enviar una factura directamente desde la herramienta si les pagan por hora.
¿Por qué es útil un software de seguimiento del tiempo?
Entre todos los beneficios que el seguimiento del tiempo puede brindarte , estas son las principales razones por las que deberías utilizar un rastreador de tiempo:
Mantiene el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Pocas personas tienen una idea precisa de cómo pasan sus días. Esto puede ser peligroso, ya que puede llevar a una mala gestión del tiempo y a una mala conciliación de la vida laboral y personal.
Con un rastreador de tiempo, puedes mejorar tu rendimiento laboral , realizar un seguimiento de las tareas que ocupan la mayor parte de tu tiempo y realizar los ajustes necesarios para planificar tu día de manera efectiva.
De esta manera, podrá mantener un equilibrio entre vida laboral y personal y evitar el agotamiento, que se ha convertido en un problema bastante común entre los millennials: el 84 % afirma haber experimentado agotamiento en su trabajo actual.
Ayuda a los empleados a gestionar mejor su carga de trabajo
El rastreador de tiempo te permite obtener una descripción general de cómo gastas tu tiempo.
Es posible que esté dedicando más tiempo del necesario a tareas menores cuando debería concentrarse en tareas más valiosas.
Puedes solucionar esto haciendo un seguimiento de tu tiempo y analizando el tiempo dedicado a cada tarea.
Después, podrás priorizar mejor tus tareas sin frustrarte ni sentirte abrumado. Al saber cuánto te llevará completar una tarea, tendrás una visión clara de tu día y podrás optimizar tus horas de trabajo.
Previene la multitarea
La multitarea es enemiga de la productividad. Puede parecer que logras mucho, pero los estudios demuestran que reduce la productividad hasta en un 40 % .
La razón detrás de esto es que cada vez que cambiamos de tarea, nuestro cerebro necesita un tiempo para volver a concentrarse.
Una herramienta de seguimiento del tiempo le permite comprender cuánto le llevará realizar una tarea para que pueda proporcionar la cantidad de tiempo necesaria para cada tarea sin que ellos intervengan.
Proporciona transparencia en los procesos de trabajo
Al configurar el registro de horas como parte de su rutina, su negocio se vuelve más transparente. Le permite estar al tanto de su proceso de trabajo, ofreciendo información sobre las tareas y su duración.
Finalmente, las herramientas de seguimiento del tiempo también brindan a los gerentes de equipo un panorama más amplio de las cargas de trabajo de los empleados para que puedan optimizar la productividad cuando sea necesario y realizar un seguimiento de cómo les va a todos los demás en la empresa.
Características del software de seguimiento del tiempo que lo hacen eficaz
Cuando se trata de software de control de tiempo, la cantidad de opciones disponibles puede ser abrumadora. Con tantas opciones, es difícil saber cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Veamos las características más importantes de un software de seguimiento de tiempo eficaz.
Capturas de pantalla
Realice un seguimiento de cómo sus empleados pasan sus horas de trabajo con capturas de pantalla tomadas al azar.
El rastreador de tiempo con capturas de pantalla le permite elegir entre 4 modos de captura de pantalla para obtener más información sobre las horas registradas, el nivel de actividad y mucho más.
Monitoreo de asistencia
Con el control de asistencia, puedes controlar fácilmente las horas de trabajo y la puntualidad de tus empleados.
El software de control de asistencia WebWork incluye una lista de filtros que puede usar para generar al instante la información que necesita. Puede registrar la asistencia diariamente o elegir un intervalo en el calendario.
Gestión de tareas
La gestión de tareas puede ser utilizada por equipos que trabajan juntos en proyectos o tareas. Los empleados pueden comunicarse entre sí a través de la plataforma y compartir información sobre tareas completadas o pendientes.
De esta manera, el equipo siempre estará al tanto de lo que hacen todos y cuándo planean completar sus tareas. Además, los gerentes de equipo podrán establecer prioridades y ver quién está trabajando en qué en cada momento.
Uso de múltiples dispositivos
Con tanta gente trabajando desde casa o en cafeterías estos días, es importante poder acceder a su software de seguimiento de tiempo desde cualquier lugar.
El software de seguimiento de tiempo debe ser accesible en cualquier dispositivo para que usted pueda controlar su tiempo.
Por ejemplo, WebWork funciona en Windows, Mac y Linux. Además, la aplicación está disponible tanto en Google Play como en la App Store.
Monitoreo del uso de aplicaciones y sitios web
El software de control de tiempo puede supervisar las aplicaciones y sitios web que utilizan los empleados durante el horario laboral. Esto ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de las políticas sobre el uso autorizado de los recursos de la empresa durante el horario laboral.
Si una empresa ha restringido el acceso a ciertos sitios web o aplicaciones durante el horario laboral, esta función puede ayudar a monitorear dichas actividades por parte de los empleados.
Se integra con otras aplicaciones
Aplicaciones como Slack, Google Calendar y Asana son populares entre las pequeñas empresas porque ayudan a agilizar la comunicación entre empleados y clientes.
Pero si estas aplicaciones no están integradas con su software de seguimiento de tiempo, los empleados podrían no poder acceder a sus tareas desde otras aplicaciones, lo que significa más trabajo para ellos y menos oportunidades de automatización.
Aumente su productividad con WebWork Time Tracker
WebWork es un software de seguimiento de tiempo y monitoreo de empleados para empresas y equipos remotos con las funciones que más necesita.
Con la ayuda de WebWork, puedes:
- Realice un seguimiento de todo el tiempo que sus empleados dedican a sus tareas diarias en tiempo real, incluidas capturas de pantalla y uso de la web.
- Supervise la asistencia de los empleados, realice un seguimiento de las tareas y el progreso del proyecto, asigne turnos a los empleados y reciba notificaciones cuando lleguen o salgan del trabajo.
- Cree informes basados en las actividades y el rendimiento de sus empleados, analice tendencias y mejore la productividad del equipo.
- Y mucho más.
Con más de 10 funciones disponibles, puede aumentar su productividad y ampliar los esfuerzos de su equipo.
Conclusión
El seguimiento del tiempo es fundamental para cualquier negocio y no se puede enfatizar lo suficiente su importancia.
Un buen rastreador de tiempo debería poder agilizar todos sus procesos de trabajo y permitirle concentrarse en su competencia principal.
El software de seguimiento de tiempo de WebWork también incluye una serie de funciones, incluidas extensiones de navegador, panel de equipo personalizable, informes y mucho más.
