Você já se perguntou como gasta suas horas de trabalho e para onde vai seu tempo? Quanto tempo levam os e-mails? Como você poderia usar seu horário de trabalho de maneira mais eficaz?
Essas são as perguntas que podem ser respondidas com a ajuda de um rastreador de tempo. O controle do tempo é fundamental para entender como você gasta seu tempo, pessoalmente e nos negócios. É a chave para a produtividade, o insight e um fluxo de trabalho saudável.
É uma ferramenta muito útil para trabalhadores remotos, freelancers e até mesmo para quem trabalha em escritórios.
No artigo de hoje exploraremos os principais benefícios do controle do tempo, para quem ele pode ser útil e algumas das melhores ferramentas disponíveis no mercado atualmente.
O que é um rastreador de tempo
Um rastreador de tempo é um aplicativo de software ou aplicativo da web que registra e relata o tempo gasto em diferentes projetos. É uma ferramenta que ajuda você a controlar quanto tempo você gasta em cada projeto para que você saiba para onde vai seu tempo e possa aproveitá-lo melhor no futuro.
O software de controle de tempo funciona fazendo capturas de tela periódicas da área de trabalho do seu computador e analisando-as para identificar quais aplicativos estão abertos (e o que estão fazendo). Ele também pode detectar atividade do teclado, movimento do mouse e até mesmo uso de mídias sociais como Facebook, Twitter e e-mail.
A maioria das ferramentas de monitoramento de tempo tem a capacidade de registrar todas as atividades em um computador, incluindo sites visitados no modo de navegação privada.
Quem pode se beneficiar de um rastreador de tempo?
Hoje, o controle de tempo é usado principalmente por gerentes de equipe, trabalhadores remotos e freelancers. Vamos explorar isso com mais detalhes.
Gerentes de equipe
O software de controle de tempo é uma ótima maneira de acompanhar a produtividade da equipe. Também pode ajudar a identificar desperdícios e ineficiências em seu fluxo de trabalho.
O software de controle de tempo permite ver quanto tempo cada membro da equipe gasta em cada projeto. Isso permite que os gerentes de equipe priorizem melhor as tarefas e gerenciem seus recursos de maneira mais eficaz.
Se você estiver usando uma equipe remota, o controle do tempo é essencial para obter uma imagem precisa de quanto tempo as pessoas estão gastando em projetos, se estão cumprindo os prazos ou se precisam de mais tempo para concluir suas tarefas.
Trabalhadores remotos
Os trabalhadores remotos podem usar o controle de tempo para garantir que estão trabalhando de forma eficiente e eficaz, sem distrações de colegas de trabalho ou outras tarefas que não precisam ser realizadas naquele momento.
Eles também podem usá-lo para garantir que estão descansando o suficiente entre as sessões, para não se esgotarem por excesso de trabalho.
Freelancers
Os freelancers têm controle total sobre seu ambiente e horário de trabalho, por isso é importante que controlem seu tempo com precisão e eficiência para serem pagos por seu trabalho.
Ao saber exatamente quanto tempo leva cada tarefa, os freelancers podem criar orçamentos mais precisos para novos clientes – ou até mesmo para eles próprios!
Além disso, eles podem fornecer os relatórios da jornada de trabalho aos seus contratados e enviar a fatura direto da ferramenta caso recebam por hora.
Por que um software de controle de tempo é útil?
Entre todos os benefícios que o controle de tempo pode oferecer , aqui estão os principais motivos pelos quais você deve usar um rastreador de tempo:
Mantém o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Poucas pessoas têm uma ideia precisa de como passam os dias. Isso pode ser perigoso porque pode levar a uma má gestão do tempo e ao equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Com um rastreador de tempo, você pode melhorar seu desempenho no trabalho , acompanhar as tarefas que ocupam a maior parte do seu tempo e fazer os ajustes necessários para planejar seu dia com eficácia.
Desta forma, conseguirá manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e evitar o esgotamento, que se tornou um problema entre os millennials, com 84% a afirmar que já sofreram de esgotamento no seu trabalho atual.
Ajuda os funcionários a gerenciar melhor sua carga de trabalho
O rastreador de tempo permite que você tenha uma visão geral de como você gasta seu tempo.
Você pode estar gastando mais tempo do que o necessário em tarefas menores, quando deveria se concentrar em tarefas mais valiosas.
Você pode corrigir isso monitorando seu tempo e analisando o tempo gasto em cada tarefa.
Depois disso, você poderá priorizar melhor suas tarefas sem ficar frustrado ou sentir que tem muito o que fazer. Ao saber quanto será necessário para concluir uma tarefa, você terá uma visão clara do seu dia e poderá aproveitar melhor o seu horário de trabalho.
Impede multitarefa
A multitarefa é inimiga da produtividade. Pode parecer que você está fazendo muito, mas estudos mostram que isso reduz a produtividade em até 40% .
A razão por trás disso é que cada vez que alternamos entre as tarefas, nosso cérebro leva algum tempo para se concentrar novamente.
Uma ferramenta de controle de tempo permite que você entenda quanto uma tarefa levará para ser realizada, para que você possa fornecer a quantidade de tempo necessária para cada tarefa sem a intervenção deles.
Fornece transparência nos processos de trabalho
Ao configurar o registro de ponto como parte de sua rotina, seu negócio fica mais transparente. Ele permite que você fique por dentro do seu processo de trabalho, oferecendo insights sobre as tarefas e sua duração.
Eventualmente, as ferramentas de controle de tempo também fornecem aos gerentes de equipe uma visão mais ampla das cargas de trabalho dos funcionários, para que possam otimizar a produtividade quando necessário e acompanhar o desempenho de todos os outros na empresa.
Recursos do software de controle de tempo que o tornam eficaz
Quando se trata de software de controle de tempo, o número de opções disponíveis pode ser esmagador. Com tantas opções, fica difícil saber qual é a melhor para suas necessidades.
Vejamos os recursos mais importantes de um software de controle de tempo eficaz.
Capturas de tela
Acompanhe como seus funcionários passam as horas de trabalho com capturas de tela tiradas aleatoriamente.
O rastreador WebWork permite que você escolha entre 4 modos de captura de tela para obter mais informações sobre horas monitoradas, nível de atividade e muito mais.
Monitoramento de presença
Com o monitoramento de presença, você pode facilmente ficar de olho no horário de trabalho e na pontualidade de seus funcionários.
O software WebWork Attendance Monitoring apresenta uma lista de filtros que você pode usar para gerar instantaneamente as informações desejadas. Você pode acompanhar a frequência diariamente ou escolher um intervalo no calendário.
Gerenciamento de tarefas
O gerenciamento de tarefas pode ser usado por equipes que trabalham juntas em projetos ou tarefas. Os funcionários podem se comunicar através da plataforma e compartilhar informações sobre tarefas concluídas ou pendentes.
Dessa forma, a equipe estará sempre atualizada sobre o que todos estão fazendo e quando planejam concluir suas tarefas. E os gerentes de equipe poderão definir prioridades e ver quem está trabalhando em quê a qualquer momento.
Uso de vários dispositivos
Com tantas pessoas trabalhando em casa ou em cafeterias hoje em dia, é importante poder acessar seu software de controle de tempo de qualquer lugar.
O software de controle de tempo deve estar acessível em qualquer dispositivo para que você possa controlar seu tempo.
Por exemplo, WebWork opera em Windows, Mac e Linux. Além disso, o aplicativo está disponível no Google Play e na App Store.
Monitoramento de uso de aplicativos e sites
O software de controle de tempo pode monitorar aplicativos e sites usados pelos funcionários durante o horário de trabalho. Isso ajuda as empresas a garantir a conformidade com as políticas relativas ao uso autorizado dos recursos da empresa durante o horário de trabalho.
Se uma empresa restringiu o acesso a determinados sites ou aplicativos durante o horário de trabalho, esse recurso pode ajudar a monitorar tais atividades por parte dos funcionários.
Integra-se com outros aplicativos
Aplicativos como Slack, Google Calendar e Asana são populares entre as pequenas empresas porque ajudam a agilizar a comunicação entre funcionários e clientes.
Mas se esses aplicativos não estiverem integrados ao seu software de controle de tempo, os funcionários poderão não conseguir acessar suas tarefas a partir de outros aplicativos, o que significa mais trabalho para eles e menos oportunidades de automação.
Aumente sua produtividade com WebWork Time Tracker
WebWork é um software de controle de tempo e monitoramento de funcionários para empresas e equipes remotas com os recursos que você mais precisa.
Com a ajuda do WebWork, você pode:
- Acompanhe todo o tempo gasto por seus funcionários em suas tarefas diárias em tempo real, incluindo capturas de tela e uso da web.
- Monitore a frequência dos funcionários, acompanhe as tarefas e o andamento do projeto, atribua turnos aos funcionários e seja notificado quando eles chegarem ou saírem do trabalho.
- Crie relatórios com base nas atividades e desempenho de seus funcionários, analise tendências e melhore a produtividade da equipe.
- E muito mais.
Com mais de 10 recursos disponíveis, você pode aumentar sua produtividade e ampliar os esforços de sua equipe.
Conclusão
O controle do tempo é fundamental para qualquer negócio e a importância por trás dele nunca pode ser suficientemente enfatizada.
Um bom monitor de tempo deve ser capaz de agilizar todos os seus processos de trabalho e permitir que você se concentre em sua competência principal.
O software de controle de tempo do WebWork também traz uma série de recursos, incluindo extensões de navegador, painel de equipe personalizável, relatórios e muito mais.
