Система управления
отпусками
Управляйте заявками на отпуск, их согласованием и остатками дней онлайн — в том же трекере, где ваша команда уже учитывает рабочие часы. Сотрудник подаёт заявку, владелец Workspace или назначенный менеджер одобряет, отклоняет или редактирует её в один клик, а остаток дней обновляется автоматически. Доступно на всех тарифах от $3.99 за пользователя в месяц.
Что такое система управления отпусками?
Система управления отпусками — это ПО, которое ведёт отсутствия сотрудников от заявки до учёта. Сотрудники подают заявки на отпуск, больничный или PTO, менеджеры одобряют или отклоняют их, а система отслеживает, сколько дней осталось у каждого по каждой политике.
Система управления отпусками ведёт единый учёт, и именно с ним работают менеджеры, сотрудники и финансовый отдел.
Как работает управление отпусками в WebWork
Настройте политики отпусков
Создайте политику для каждого вида отсутствий в компании — отпуск, больничный, декрет, отпуск за свой счёт — и задайте параметры для каждой отдельно.
Назначьте остатки дней
Задайте отдельный остаток для каждой политики или единый для всех сразу. Для некоторых политик можно разрешить отрицательный остаток.
Сотрудники подают заявки
Любой участник рабочего пространства может запросить отпуск прямо из своего дашборда, выбрав политику и даты отсутствия.
Руководитель одобряет, отклоняет или правит
Когда сотрудник отправляет запрос, вы обрабатываете его в один клик. Редактирование не означает одобрения, поэтому даты можно скорректировать до принятия решения.
Онлайн-управление отпусками без установки
Управление отпусками доступно в дашборде WebWork в разделе Time Off > Leave и открывается в любом браузере. Руководители одобряют запросы откуда угодно, а сотрудники сами проверяют остаток дней, ни у кого не спрашивая.
Поскольку отпуска встроены в WebWork, а не вынесены в отдельный HR-продукт, вам не нужна вторая подписка, а команде — ещё один логин.
Перейти к веб-тайм-трекеруЗапросы на отпуск и многоуровневое согласование
Владелец рабочего пространства, исполнительный менеджер или менеджер команды с нужными правами может одобрить, отклонить или изменить любой запрос. Типы участников и права доступа определяют, кто что решает.
Если в вашей компании нужно несколько согласований, настройте многоуровневое одобрение в параметрах отпусков. Запросы будут проходить уровни по очереди — удобно, когда сначала одобряет тимлид, а затем подтверждает HR или руководство.
Политики для отпусков, больничных и PTO
Сотрудники берут отгулы по разным причинам, и для каждой можно задать свои правила. Настройте политику для отпуска, для больничных, для декретного отпуска и сколько угодно других — каждую со своими параметрами.
С помощью политик также учитываются особенности разных юрисдикций. У команды в одной стране могут быть иные нормы, чем у команды в другой, — это важно там, где минимальный ежегодный отпуск установлен законом.
Если вас в первую очередь интересует учёт отгулов, а не тайм-трекинг, раздел Учёт PTO и отпусков описывает те же функции под этим углом.
Балансы и начисление отпусков
У каждой политики свой баланс, поэтому дни отпуска и больничные считаются отдельно. Балансы обновляются при одобрении отпуска, а сотрудники видят, сколько дней у них осталось.
Начисление рассчитывается автоматически, так что балансы актуальны весь год без ручных пересчётов. А калькулятор начисления PTO поможет проверить цифры вне трекера.
Перенос ежегодного отпуска и импорт балансов
Ошибки в балансах обычно возникают в двух случаях: в конце года и при первом переходе команды на новый трекер. WebWork сохраняет точность в обоих.
Перенос неиспользованного отпуска на следующий год
Решите, что происходит с неиспользованным ежегодным отпуском. При включённом переносе остаток каждого сотрудника переходит на следующий год, а не обнуляется. При выключенном — балансы, как обычно, сбрасываются в конце года. Как и продолжительность отпуска, настройка действует для каждой политики, если у каждого типа отпуска своя продолжительность, или для всего рабочего пространства, если продолжительность общая.
Импорт балансов отпусков из CSV или XLSX
Переходите с таблиц или другого HR-инструмента? Загрузите текущие балансы всех сотрудников одним файлом, а не вводите их по одному. Скачайте шаблон, укажите каждый баланс в единицах политики (дни или часы) и выберите способ применения файла:
- Плюс: прибавляет значение из файла к текущему балансу сотрудника.
- Замена: заменяет текущий баланс значением из файла.
WebWork сначала проверяет файл, отмечает ошибки и показывает, какие именно изменения будут внесены. Балансы обновятся только после исправления ошибок и вашего подтверждения.
Кто и когда отсутствует — по всему пространству
Общий обзор показывает все одобренные отсутствия в одном месте. Одобренные отпуска также отображаются в календаре тайм-трекинга и выделены цветом, чтобы их можно было сразу отличить от отработанных часов, перерывов и праздников.
Управление отпусками для команд в разных странах
Командам из разных стран можно назначить свои праздники и правила отпусков в рамках одного пространства — распределённой компании не нужна отдельная система для каждой локации. А если сотрудники работают в разное время, пригодится планирование смен.
Отчёты и учёт отпусков
Отчёты показывают, когда каждый сотрудник был в отпуске и сколько дней из баланса использовал. Доступны фильтры по сотруднику, команде и периоду. Данные экспортируются в CSV или XLSX, а отчёты можно регулярно получать по почте.
Эти данные особенно пригодятся, если сотрудник оспаривает баланс или при аудите нужно подтвердить, сколько оплачиваемого отпуска было использовано за период.
Перейти к отчётамОтпуска в календаре, учёте посещаемости и зарплате
Одобренные отпуска не нужно вносить повторно в других разделах WebWork.
Учёт посещаемости
Дашборд посещаемости в реальном времени показывает, кто работает, отсутствует, опаздывает или в отпуске, поэтому одобренное отсутствие не считается прогулом.
Зарплата
Модуль зарплаты рассчитывает оплачиваемый отпуск вместе с обычными часами, сверхурочными и оплачиваемыми перерывами по ставке каждого сотрудника.
Отчёты о продуктивности
Оплачиваемый отпуск и праздники выводятся отдельными строками в разбивке времени по продуктивности. Так нерабочие дни сотрудника не учитываются в отчёте о продуктивности.
Автоуведомления о праздниках
Государственные праздники учитываются отдельно от отпусков. Создайте список праздников для рабочего пространства, назначьте разным командам разные праздники и укажите, какие из них нерабочие, а какие оплачиваемые. WebWork AI составляет уведомления и отправляет их через WebWork Chat или Slack, а WebWork Bot пропускает стендапы в нерабочие дни.
Управление праздниками
Безопасность и конфиденциальность
Данные об отпусках содержат личную информацию, поэтому они защищены так же, как и остальные данные вашего рабочего пространства: шифрование SSL/TLS, облачная инфраструктура на Amazon S3 и сетевая защита Cloudflare. WebWork соответствует требованиям GDPR, CCPA и HIPAA и не продаёт данные клиентов.
