Multitasking ist etwas, das so gut wie jeder von uns täglich macht. Ob wir dabei telefonieren während wir fahren oder beim Mittagessen fernsehen – es gehört einfach zu unserem Alltag. Trotzdem ist menschliches Multitasking bei Weitem nicht so effektiv, wie es auf den ersten Blick wirkt. Tatsächlich kann es im beruflichen Umfeld mehr schaden als nützen. Wenn du ein Team führst, ist das Eindämmen von Multitasking möglicherweise eine deiner wichtigsten Aufgaben.

Aber bevor wir ins Detail gehen, klären wir kurz das Wichtigste: Was ist Multitasking eigentlich?

Was ist menschliches Multitasking?

Multitasking ist ein einfaches Konzept: Es beschreibt die Idee, dass eine Person mehrere Dinge gleichzeitig erledigen kann. Es geht dabei ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her – und wie bereits erwähnt, tun wir das jeden Tag. Nur weil es weit verbreitet ist, bedeutet das aber nicht, dass es die beste Art ist, mit Aufgaben umzugehen.

Ist Multitasking effektiv?

Kurz gesagt: Nein. Multitasking hilft dir nicht dabei, in derselben Zeit mehr zu erledigen. Der Hauptgrund dafür ist, dass jeder Aufgabenwechsel Aufmerksamkeit kostet – und Aufmerksamkeit ist eine begrenzte Ressource im menschlichen Gehirn. Wer multitaskt, setzt seine mentalen Kapazitäten ineffizient ein. Statt die gesamte Konzentration auf eine Aufgabe zu richten, verpufft ein Teil davon beim ständigen Wechseln. Das Ergebnis: Die Produktivität sinkt und die Qualität der Arbeit leidet.

Hinzu kommt, dass die negativen Auswirkungen von Multitasking mit zunehmendem Alter stärker werden. Eine Studie zum Multitasking beim simulierten Fahren zeigte, dass ältere Personen deutlich schlechter abschnitten als ihre jüngeren Vergleichspersonen.

Bei all dem stellt sich vielleicht eine Frage: Warum fühlt sich Multitasking dann so gut an?

Warum fühlt sich Multitasking effektiv an?

Für viele Menschen fühlt es sich produktiver an, mehrere Dinge gleichzeitig zu jonglieren, als sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Mit jedem Aufgabenwechsel entsteht das Gefühl, mehr geschafft zu haben, als es tatsächlich der Fall ist. Je öfter man wechselt, desto besser fühlt man sich – und so entsteht der trügerische Eindruck, Multitasking sei wirklich effektiv. Das kann vor allem dann zum Problem werden, wenn man erste positive Erfahrungen damit gemacht hat. Man gewöhnt sich an den kurzfristigen Motivationsschub und sucht ihn immer wieder, wenn es darum geht, die eigene Aufmerksamkeit auf Aufgaben zu verteilen.

Während das die individuelle Produktivität bereits senkt, kann Multitasking für Teams besonders schädlich sein. Schauen wir uns deshalb genauer an, welche Auswirkungen es auf Teams hat – und warum es sinnvoll ist, es zu erkennen und zu verhindern.

Die Auswirkungen von Multitasking auf Teams

Die negativen Folgen von Multitasking können je nach Ausmaß vielfältig sein. Die wichtigsten davon sind:

• Geringere Produktivität
• Mehr Verzögerungen
• Höheres Stressniveau
• Weniger Mitarbeiterengagement

Schauen wir uns diese Punkte nun etwas genauer an – beginnend mit der Produktivität.

Geringere Produktivität und Leistung

Wie bereits erwähnt, kostet jeder Aufgabenwechsel ein bisschen Aufmerksamkeit. Außerdem braucht er Zeit – was zunächst kaum ins Gewicht fällt. Auf lange Sicht summieren sich diese kleinen Unterbrechungen jedoch zu messbaren Anteilen der Arbeitszeit deines Teams. Multitasking reduziert also faktisch die verfügbare Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden – und bremst damit deren Output.

Doch Multitasking beeinträchtigt nicht nur die Menge, sondern auch die Qualität der Arbeit. Ungeteilte Aufmerksamkeit ist ein entscheidender Faktor, um Fehler zu vermeiden – und die ist schwer aufrechtzuerhalten, wenn man ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringt.

Häufigere Verzögerungen

Wenn Mitarbeitende durch Multitasking mit geringer Produktivität kämpfen, dauert es länger, bis Aufgaben erledigt sind. Das führt zu Verzögerungen im Team, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken können. Besonders problematisch wird es, wenn viele Aufgaben voneinander abhängen – also Mitarbeitende erst dann weitermachen können, wenn ein Kollege oder eine Kollegin seinen oder ihren Teil geliefert hat. Am Ende können Projekte und langfristige Unternehmensziele ins Stocken geraten, wenn die negativen Folgen von Multitasking nicht aktiv angegangen werden.

Mehr Stress und Druck

Wo Verzögerungen entstehen, folgt Stress nicht weit dahinter. Mit näher rückenden Deadlines geraten Mitarbeitende unter Druck, ihre Aufgaben rechtzeitig abzuschließen. Möglicherweise greifen sie dann sogar noch häufiger auf Multitasking zurück – was die Produktivität weiter senkt und das Problem zusätzlich verschärft.

Der Stress durch drohende Fristen bringt eine ganze Reihe weiterer negativer Folgen mit sich. Mitarbeitende neigen dazu, sich zu überarbeiten, um noch alles rechtzeitig fertigzustellen – was zu einer schlechten Work-Life-Balance und letztlich zu Burnout führt. Burnout ist ein Thema, das du unbedingt im Blick behalten solltest, wenn du willst, dass dein Team dauerhaft Höchstleistungen bringt. Eine seiner Hauptfolgen ist nachlassendes berufliches Engagement – und damit kommen wir zu unserem nächsten Punkt.

Geringeres berufliches Engagement

Wer sich überarbeitet und ausgebrannt fühlt, verliert zunehmend die Bindung an seine Arbeit. Die Folge: weniger Einsatz bei der Erledigung von Aufgaben – und damit sinkt zwangsläufig auch die Qualität der Ergebnisse. Niedrige Engagement-Werte führen außerdem zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation – Mitarbeitende suchen sich neue Stellen. Das wird für dein Unternehmen teuer, denn die Neubesetzung von Stellen ist ein langwieriger Prozess.

All diese Punkte zeigen, wie wichtig es ist, Multitasking im Unternehmen aktiv zu steuern – auch wenn das gar nicht so einfach ist. Das Erkennen von Multitasking hingegen ist mit einer Zeiterfassungssoftware relativ unkompliziert, und genau darum geht es im nächsten Abschnitt.

Wie man Multitasking mit einem Zeiterfassungs-Tool erkennt

Der erste Schritt im Umgang mit Multitasking im Team ist, es zu erkennen. Mit hochwertigen Zeiterfassungs-Tools ist das zum Glück ganz einfach – schauen wir uns an, wie das funktioniert.

App- und Website-Nutzung verfolgen

Die Überwachung der App- und Website-Nutzung deiner Mitarbeitenden zeigt dir, wann jemand mehrere Plattformen gleichzeitig verwendet. Natürlich erfordern manche Aufgaben den Einsatz mehrerer Anwendungen oder Websites – aber die meisten eben nicht. Wenn du also siehst, dass eine Person ständig zwischen verschiedenen Plattformen wechselt, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass sie multitaskt. Multitasking kann sich aber auch auf weniger produktive Weise zeigen – zum Beispiel durch Ablenkungen.

Ablenkungen erkennen und regelmäßige Screenshots nutzen

Mit hochwertigen Zeiterfassungs-Tools lassen sich Ablenkungen sehr einfach aufdecken. WebWork zum Beispiel ermöglicht es dir, verschiedene Apps und Websites als produktiv, neutral oder nicht produktiv zu kategorisieren. Während deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen, überwacht die App automatisch, wie viel Zeit sie in jeder Kategorie verbringen.

Zusätzlich zur automatischen Erfassung kannst du Ablenkungen sogar innerhalb produktiver Apps mit regelmäßigen Screenshots erkennen. So stellst du sicher, dass deine Mitarbeitenden tatsächlich an ihren Aufgaben arbeiten und nicht konzentationslos vor dem Bildschirm sitzen.

Projekte und Aufgaben strukturiert verwalten

Eine klare Verwaltung von Projekten und Aufgaben hilft deinen Mitarbeitenden dabei, fokussiert zu bleiben. Solche Systeme erleichtern auch den Einstieg in größere Aufgaben, indem sie diese in kleinere Teilschritte aufteilen. Manche umfangreichen Aufgaben können zunächst überwältigend wirken – was dazu führt, dass Mitarbeitende anfangen zu multitasken, um der eigentlichen Aufgabe aus dem Weg zu gehen: also als Form von Prokrastination. Das unterstreicht, wie wichtig ein durchdachtes Aufgabenmanagement ist.

Zeitmanagement-Methoden einsetzen

Verschiedene Zeitmanagement-Methoden für Teams können dabei helfen, das Beste aus deinen Mitarbeitenden herauszuholen. Ein beliebtes Beispiel sind Time Blocking und Timeboxing, bei denen der Arbeitstag in vorgeplante Arbeitsphasen unterteilt wird. In der Regel sind dabei auch Pausen eingeplant – damit sich das Team nach intensiven Arbeitsphasen erholen kann.

Fazit

Moderne Computer sind hervorragend darin, mehrere Dinge gleichzeitig zu verarbeiten – Menschen hingegen deutlich weniger. Auch wenn sich Multitasking produktiv anfühlen mag, hat es eine Reihe negativer Auswirkungen, die das Wachstum deines Unternehmens bremsen können. Zum Glück lässt es sich mit einem bewährten Produktivitäts-Tool ganz einfach erkennen: Zeiterfassungssoftware. Mit einem hochwertigen Tool kannst du sicherstellen, dass deine Mitarbeitenden wirklich im Monotasking-Modus arbeiten – also ihre volle Konzentration auf eine einzige, wichtige Aufgabe richten.