Le multitâche, c’est quelque chose que nous pratiquons presque tous au quotidien. Que ce soit téléphoner en conduisant ou regarder la télé en déjeunant. Pourtant, le multitâche humain est loin d’être aussi efficace qu’il n’y paraît. En réalité, il peut faire plus de mal que de bien dans un contexte professionnel. Si vous gérez une équipe, limiter le multitâche est probablement l’une de vos priorités.

Avant d’aller plus loin, posons les bases : qu’est-ce que le multitâche ?

Qu’est-ce que le multitâche humain ?

Le multitâche est un concept simple : l’idée qu’une personne peut travailler sur plusieurs choses en même temps. Il implique de jongler constamment entre différentes tâches et, comme on vient de le mentionner, c’est quelque chose que nous faisons tous les jours. Mais ce n’est pas parce que c’est répandu que c’est la meilleure façon d’aborder ses responsabilités.

Le multitâche est-il vraiment efficace ?

En un mot — non, le multitâche ne vous aidera pas à en faire plus dans le même laps de temps. La raison principale est que passer d’une tâche à l’autre demande de l’attention, une ressource limitée dans le cerveau humain. En pratiquant le multitâche, vous mobilisez mal vos ressources mentales. Au lieu de concentrer toute votre énergie sur vos tâches, vous en gaspillez une partie à gérer les transitions. Résultat : votre productivité baisse et vous finissez par bâcler votre travail.

Par ailleurs, les effets négatifs du multitâche s’aggravent avec l’âge. Dans une étude comparant le multitâche lors de simulations de conduite, les personnes plus âgées obtenaient des résultats bien inférieurs à ceux de leurs homologues plus jeunes.

Cela dit, vous vous posez peut-être une question : pourquoi le multitâche donne-t-il l’impression d’être efficace ?

Pourquoi le multitâche semble-t-il efficace ?

Pour beaucoup de personnes, jongler entre plusieurs tâches à la fois peut sembler plus productif que de se concentrer sur une seule mission. En passant d’une tâche à l’autre, on a l’impression d’avoir accompli plus qu’en réalité. Plus on alterne, mieux on se sent — ce qui crée la fausse impression que le multitâche est efficace. Ce phénomène peut devenir particulièrement problématique après quelques expériences positives en mode multitâche. On s’habitue alors à cette sensation et on la recherche naturellement au moment d’organiser son travail.

Si cela peut nuire à votre productivité personnelle, le multitâche est encore plus néfaste à l’échelle d’une équipe. Voyons ensemble ses effets sur les équipes — et pourquoi il est important de le détecter et de le prévenir.

Les effets du multitâche sur les équipes

Les effets négatifs du multitâche peuvent être nombreux selon son intensité. Les principaux sont :

• Une baisse de productivité
• Des retards plus fréquents
• Une augmentation du stress
• Un désengagement professionnel

Examinons maintenant chacun de ces points plus en détail, en commençant par la productivité.

Baisse de productivité et de qualité

Comme évoqué précédemment, changer de tâche mobilise une partie de l’attention. Cela prend également du temps — ce qui peut sembler négligeable au premier abord. Mais sur le long terme, ces micro-interruptions s’accumulent et finissent par représenter une part non négligeable du temps de travail de votre équipe. Le multitâche réduit concrètement le temps effectivement productif de vos collaborateurs, ce qui ralentit leur rendement.

Mais le multitâche affecte aussi la qualité de leur travail. Une attention soutenue et sans interruption est essentielle pour éviter les erreurs — ce qui est difficile à maintenir quand on jongle constamment entre plusieurs tâches.

Des retards plus fréquents

Lorsque les collaborateurs adeptes du multitâche peinent à maintenir leur productivité, leurs missions prennent plus de temps à être finalisées. Cela engendre des retards au sein de l’équipe, qui peuvent commencer à impacter l’ensemble de l’entreprise. La situation devient particulièrement critique lorsque les tâches sont interdépendantes — c’est-à-dire lorsqu’un collaborateur doit attendre le travail d’un collègue avant de pouvoir avancer. Si les effets négatifs du multitâche ne sont pas maîtrisés, les projets et les objectifs à long terme de votre entreprise pourraient s’en trouver compromis.

Montée du stress et de la pression

Dans la continuité des retards, l’une de leurs conséquences directes est le stress. À mesure que les délais approchent, vos collaborateurs se retrouvent sous pression pour terminer leurs tâches à temps. Ils pourraient même être tentés de faire encore plus de multitâche, réduisant davantage leur productivité et aggravant le problème.

Le stress lié aux échéances imminentes entraîne à son tour toute une série d’effets négatifs. Vos collaborateurs risquent de se surcharger de travail pour tenter de tenir les délais — ce qui nuit à leur équilibre vie professionnelle-vie personnelle et peut mener au burnout. Le burnout est un phénomène à éviter absolument pour que votre équipe puisse donner le meilleur d’elle-même. L’un de ses effets principaux est une baisse de l’engagement professionnel — ce qui nous amène justement au point suivant.

Désengagement professionnel

Lorsque vos collaborateurs se surmènent et atteignent l’épuisement, ils s’investissent moins dans leur travail. Ils fournissent alors moins d’efforts pour bien accomplir leurs tâches, ce qui se traduit par une baisse de la qualité. Un faible taux d’engagement professionnel entraîne également un turnover élevé — vos collaborateurs commencent à chercher de nouvelles opportunités ailleurs. Ce phénomène est coûteux pour votre entreprise, car le recrutement et l’intégration de nouveaux talents est un processus long.

Tous ces points soulignent l’importance de gérer le multitâche au sein de votre entreprise — ce qui peut s’avérer délicat. Heureusement, le détecter est assez simple grâce aux logiciels de suivi du temps, ce que nous allons explorer maintenant.

Comment détecter le multitâche avec un outil de suivi du temps

La première étape pour gérer le multitâche au sein de votre équipe, c’est de le détecter. Bonne nouvelle : c’est assez simple avec des outils de suivi du temps performants — voyons comment.

Suivre l’utilisation des applications et des sites web

Suivre l’utilisation des applications et des sites web de vos collaborateurs vous permet de voir si quelqu’un utilise plusieurs plateformes en même temps. Certes, certaines tâches nécessitent plusieurs outils ou sites, mais la majorité non. Par conséquent, si vous constatez qu’un collaborateur passe constamment d’une plateforme à une autre, il est possible qu’il tente de faire du multitâche. Cela dit, le multitâche peut aussi prendre une forme moins productive : les distractions.

Détecter les distractions et utiliser les captures d’écran périodiques

Identifier les distractions est très facile avec des outils de suivi du temps de qualité. Par exemple, WebWork vous permet de classer différentes applications et sites web comme productifs, neutres ou non productifs. Pendant que vos collaborateurs enregistrent leurs heures de travail, l’application surveille le temps passé sur chaque catégorie.

En plus de ce suivi automatisé, vous pouvez également détecter les distractions au sein même des applications productives grâce aux captures d’écran périodiques. Cela vous permet de vous assurer que vos collaborateurs travaillent réellement sur leurs tâches, plutôt que de cliquer ou de taper au hasard par manque de concentration.

Gérer les projets et les tâches

Une bonne gestion des projets et des tâches de votre entreprise facilite le maintien du cap pour vos collaborateurs. Ces systèmes permettent aussi de rendre les grandes missions plus accessibles en les découpant en sous-tâches. Certaines missions importantes peuvent sembler intimidantes au départ, ce qui pousse certains collaborateurs à se réfugier dans le multitâche par procrastination. Cela illustre bien l’importance d’un système de gestion des tâches efficace.

Adopter des techniques de gestion du temps

Différentes techniques de gestion du temps en équipe peuvent aider vos collaborateurs à donner le meilleur d’eux-mêmes. L’une des plus populaires est le time blocking et le timeboxing, qui consistent à découper les journées de travail en sessions planifiées à l’avance. Ces sessions incluent généralement des pauses — permettant à votre équipe de récupérer après des périodes de travail intensif.

En conclusion

Si les ordinateurs modernes excellent dans l’exécution parallèle, le multitâche humain est loin d’être idéal. Même s’il donne l’impression d’être productif, il engendre de nombreux effets négatifs qui peuvent freiner la croissance de votre entreprise. Heureusement, le détecter est relativement simple grâce à un outil incontournable : le logiciel de suivi du temps. Avec une solution performante, vous pourrez vous assurer que vos collaborateurs pratiquent le monotâche — en consacrant 100 % de leur attention à une seule mission importante à la fois.