La multitarea es algo que prácticamente todos hacemos cada día. Ya sea hablar por teléfono mientras conducimos o ver la televisión mientras almorzamos. Sin embargo, la multitarea humana no es tan efectiva como podría parecer. De hecho, en entornos profesionales puede causar más problemas de los que resuelve. Si gestionas un equipo de personas, prevenir la multitarea probablemente sea una prioridad para ti.

Antes de entrar en materia, repasemos lo básico: ¿qué es la multitarea?

¿Qué es la multitarea humana?

La multitarea es un concepto sencillo: la idea de que una persona puede trabajar en varias cosas al mismo tiempo. Implica cambiar constantemente entre distintas tareas y, como ya mencionamos, es algo que hacemos a diario. Pero que sea habitual no significa que sea la mejor forma de abordar nuestras responsabilidades.

¿Es efectiva la multitarea?

En pocas palabras—no, la multitarea no te ayudará a hacer más cosas en el mismo tiempo. La razón principal es que cambiar de tarea requiere atención, y la atención es un recurso limitado en el cerebro humano. Al hacer varias cosas a la vez, utilizas tus recursos mentales de forma ineficiente. En lugar de concentrarlos en tus tareas, los desperdicias tratando de manejar varias cosas al mismo tiempo. El resultado: tu productividad cae y terminas haciendo las cosas a medias.

Además, los efectos negativos de la multitarea se acentúan con la edad. En un estudio que comparó la multitarea durante la conducción simulada, las personas mayores tuvieron un rendimiento significativamente peor que sus pares más jóvenes.

Dicho todo esto, puede que te surja una duda: ¿por qué la multitarea se siente tan bien?

¿Por qué la multitarea parece efectiva?

Para muchas personas, manejar varias tareas a la vez puede sentirse más productivo que centrarse en una sola. Al ir cambiando entre actividades, da la sensación de haber avanzado más de lo que realmente se ha avanzado. Cuanto más cambias, mejor te sientes—lo que te genera la falsa impresión de que la multitarea funciona. Esto puede convertirse en un problema especialmente después de las primeras experiencias positivas con ella. Te acostumbras a esa sensación de dinamismo y la buscas cada vez que decides cómo distribuir tu atención entre tus tareas.

Si bien esto puede reducir tu productividad individual, la multitarea resulta especialmente perjudicial para los equipos. A continuación, exploramos sus efectos en los equipos de trabajo y por qué puede ser importante detectarla y prevenirla.

Los efectos de la multitarea en los equipos

Los efectos negativos de la multitarea pueden ser numerosos según su gravedad. Entre los principales se encuentran:

• Menor productividad
• Más retrasos
• Mayor estrés
• Menor compromiso laboral

Veamos cada uno de estos puntos con más detalle, empezando por la productividad.

Menor productividad y rendimiento

Como mencionamos antes, cambiar de tarea requiere un poco de atención. Además, también consume tiempo, algo que a primera vista puede parecer irrelevante. Pero a largo plazo, cada uno de esos momentos de transición se acumula y termina ocupando una parte considerable de las horas de trabajo de tu equipo. La multitarea puede reducir efectivamente el tiempo útil de tus colaboradores, frenando su rendimiento.

Pero la multitarea no solo afecta la cantidad de trabajo: también impacta en su calidad. La atención sostenida es un factor clave para evitar errores, algo difícil de lograr cuando se está cambiando de tarea constantemente.

Mayor probabilidad de retrasos

A medida que las personas que hacen multitarea lidian con una baja productividad, sus tareas tardan más en completarse. Esto genera retrasos en el equipo que pueden acabar afectando al negocio en su conjunto. El problema se agrava especialmente cuando el equipo trabaja con tareas interdependientes, es decir, cuando alguien necesita el aporte de un compañero para poder avanzar. Si los efectos negativos de la multitarea no se controlan, los proyectos y los objetivos a largo plazo de la empresa podrían verse seriamente comprometidos.

Mayor estrés y presión

Siguiendo con el tema de los retrasos, una de sus consecuencias más directas es el estrés. Cuando los plazos se acercan, el equipo siente la presión de terminar a tiempo. Incluso pueden caer en la tentación de hacer más multitarea de lo habitual, lo que reduce aún más su productividad y agrava el problema.

El estrés derivado de las fechas límite trae consigo una serie de efectos negativos adicionales. Es probable que tu equipo tienda a trabajar en exceso para intentar cumplir con los plazos, lo que deteriora el equilibrio entre la vida laboral y personal y lleva al burnout. El burnout es otro fenómeno que conviene evitar para que tu equipo pueda rendir al máximo. Uno de sus principales efectos es la reducción del compromiso profesional, que es precisamente el siguiente punto que abordaremos.

Menor compromiso profesional

Cuando las personas se saturan de trabajo y llegan al burnout, su implicación con lo que hacen disminuye. Como consecuencia, ponen menos esfuerzo en hacer bien sus tareas, lo que se traduce en trabajo de menor calidad. Unos niveles bajos de compromiso profesional también provocan una alta rotación de personal: los colaboradores empiezan a buscar nuevas oportunidades. Esto representa un coste significativo para el negocio, ya que reemplazar personas es un proceso largo y costoso.

Todos estos puntos ponen de manifiesto la importancia de gestionar la multitarea en tu empresa, algo que puede ser complicado de abordar. Sin embargo, detectarla es bastante sencillo con un software de seguimiento del tiempo, que es lo que veremos a continuación.

Cómo detectar la multitarea con un rastreador de tiempo

El primer paso para gestionar la multitarea en tu equipo es detectarla. Afortunadamente, esto es bastante sencillo con rastreadores de tiempo de calidad, que es lo que exploraremos ahora.

Monitoriza el uso de aplicaciones y sitios web

Hacer seguimiento del uso de aplicaciones y sitios web de tu equipo te permite ver si alguien está utilizando más de una plataforma al mismo tiempo. Claro, algunas tareas sí requieren varias aplicaciones o páginas web, pero la mayoría no. Por eso, si detectas que un colaborador cambia constantemente entre varias plataformas, es posible que esté intentando hacer multitarea. También hay que tener en cuenta que la multitarea puede manifestarse de una forma aún menos productiva: las distracciones.

Detecta distracciones y usa capturas de pantalla periódicas

Identificar distracciones puede ser muy sencillo con rastreadores de tiempo de calidad. Por ejemplo, WebWork te permite clasificar diferentes aplicaciones y sitios web como productivos, neutros o no productivos. Mientras tu equipo registra sus horas de trabajo, la aplicación monitoriza cuánto tiempo dedica a cada categoría.

Además de este seguimiento automatizado, puedes detectar distracciones incluso dentro de aplicaciones productivas gracias a las capturas de pantalla periódicas. Esto te ayuda a asegurarte de que tu equipo realmente está trabajando en sus tareas, en lugar de hacer clic o escribir sin rumbo por falta de concentración.

Gestiona proyectos y tareas

Tener una buena gestión de proyectos y tareas facilita que tu equipo mantenga el foco. Estos sistemas también pueden hacer más sencillo empezar con tareas grandes, dividiéndolas en partes más pequeñas y manejables. Algunos proyectos pueden resultar abrumadores al principio, lo que lleva a los colaboradores a recurrir a la multitarea como forma de procrastinar. Esto demuestra lo importante que es contar con sistemas de gestión de tareas bien definidos.

Aplica técnicas de gestión del tiempo

Existen diversas técnicas de gestión del tiempo en equipo que pueden ayudar a tus colaboradores a rendir al máximo. Un ejemplo muy popular es el time blocking y el timeboxing, que dividen la jornada laboral en bloques de trabajo planificados con antelación. Estos bloques suelen incluir también períodos de descanso, lo que ayuda al equipo a recuperarse después de sesiones de trabajo intensas.

Conclusiones

Aunque los ordenadores modernos son extraordinariamente buenos en ello, la multitarea humana deja mucho que desear. Por más que parezca productiva, tiene una serie de efectos negativos que pueden frenar el crecimiento de tu empresa. Por suerte, detectarla es bastante sencillo con una herramienta de productividad muy popular: el software de seguimiento del tiempo. Con una opción de calidad, podrás asegurarte de que tu equipo trabaja en modo monotarea, dedicando el 100% de su atención a una sola tarea importante a la vez.