A multitarefa é algo que praticamente todos nós fazemos no dia a dia. Seja falar ao telefone enquanto dirige ou assistir TV durante o almoço. Mesmo assim, a multitarefa humana não é tão eficaz quanto parece. Na verdade, ela pode causar mais prejuízos do que benefícios em ambientes profissionais. Se você gerencia uma equipe, evitar a multitarefa pode ser uma das suas prioridades mais importantes.

Antes de avançarmos, vamos cobrir o básico: o que é multitarefa?

O que é multitarefa humana?

A multitarefa é um conceito simples: é a ideia de que uma pessoa pode trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo. Ela envolve alternar constantemente entre diferentes atividades e, como mencionado, é algo que fazemos todos os dias. Mas o fato de ser comum não significa que seja a melhor forma de lidar com as responsabilidades.

A multitarefa é eficaz?

A resposta curta é não: a multitarefa não vai te ajudar a fazer mais no mesmo período de tempo. O principal motivo é que alternar entre tarefas exige atenção, que é um recurso limitado do cérebro humano. Ao fazer várias coisas ao mesmo tempo, você acaba usando mal os seus recursos mentais. Em vez de concentrar toda a sua energia nas tarefas, você desperdiça parte dela tentando equilibrar tudo. O resultado é uma queda na produtividade e um trabalho feito de forma superficial.

Além disso, os efeitos negativos da multitarefa se agravam com a idade. Em um estudo que comparou a multitarefa durante uma simulação de condução, pessoas mais velhas apresentaram desempenho significativamente pior do que as mais jovens.

Dito isso, você pode estar confuso sobre uma coisa: a sensação que a multitarefa proporciona.

Por que a multitarefa parece eficaz?

Para muitas pessoas, lidar com várias tarefas ao mesmo tempo pode parecer mais produtivo do que se concentrar em apenas uma. À medida que você alterna entre as atividades, tem a impressão de ter realizado mais do que de fato realizou. Quanto mais você troca, melhor se sente — criando a falsa percepção de que a multitarefa funciona. Isso pode se tornar um problema especialmente após algumas experiências positivas iniciais com esse modelo. Você passa a buscar aquela sensação de agito e começa a priorizar essa forma de trabalhar ao decidir como distribuir seu foco entre as tarefas.

Além de prejudicar sua produtividade individual, a multitarefa pode ser especialmente danosa para equipes. Vamos explorar os efeitos dela nos times a seguir — entendendo por que você pode querer identificá-la e combatê-la.

Os efeitos da multitarefa nas equipes

Os efeitos negativos da multitarefa podem ser inúmeros, dependendo da sua intensidade. Entre os principais, estão:

• Queda na produtividade
• Mais atrasos
• Aumento do estresse
• Redução do engajamento profissional

Vamos aprofundar cada um desses pontos, começando pela produtividade.

Queda na produtividade e no desempenho

Como mencionado, alternar entre tarefas consome um pouco de atenção a cada vez. Esse processo também leva tempo — o que, a princípio, parece insignificante. Mas, a longo prazo, esses pequenos momentos se acumulam e tomam parcelas consideráveis da jornada de trabalho da equipe. A multitarefa pode, na prática, reduzir o tempo produtivo disponível para a sua equipe — desacelerando a entrega de resultados.

Além disso, a multitarefa também compromete a qualidade do trabalho. A atenção sem interrupções é fundamental para evitar erros — algo difícil de manter quando se está constantemente trocando de tarefa.

Maior probabilidade de atrasos

À medida que quem pratica multitarefa lida com baixa produtividade, as entregas demoram mais para ser concluídas. Isso gera atrasos na equipe, que podem começar a impactar o negócio como um todo. O problema é ainda mais sério quando a equipe trabalha com muitas tarefas interdependentes — ou seja, quando uma pessoa precisa da contribuição de um colega para seguir em frente. Se os efeitos negativos da multitarefa não forem controlados, os projetos e objetivos de longo prazo da empresa podem ser comprometidos.

Aumento do estresse e da pressão

Dando continuidade ao tema dos atrasos, um dos principais desdobramentos deles é o estresse. À medida que os prazos se aproximam, a equipe fica sob pressão para entregar no tempo certo. Isso pode até levar as pessoas a praticar ainda mais multitarefa do que o habitual, reduzindo ainda mais a produtividade e agravando o problema.

O estresse gerado pelos prazos iminentes traz consigo uma série de outros efeitos negativos. Os colaboradores tendem a se sobrecarregar na tentativa de cumprir os prazos — o que leva a um equilíbrio ruim entre vida pessoal e profissional e ao burnout. O burnout é um conceito que você deve evitar a todo custo para garantir que a sua equipe consiga performar no seu melhor. Um dos seus principais efeitos é justamente a redução do engajamento profissional — que é o nosso próximo ponto.

Redução do engajamento profissional

Quando os colaboradores se sobrecarregam e chegam ao burnout, eles se tornam menos comprometidos com o trabalho. Como consequência, passam a se dedicar menos à qualidade das entregas, o que resulta em um trabalho abaixo do esperado. Baixas taxas de engajamento profissional também aumentam a rotatividade de funcionários — as pessoas começam a buscar outras oportunidades. E isso tem um custo alto para o negócio, já que substituir talentos é um processo demorado.

Todos esses pontos reforçam a importância de gerenciar a multitarefa dentro da sua empresa — o que pode não ser uma tarefa simples. No entanto, identificá-la é bastante fácil com um software de controle de horas, e é exatamente isso que vamos abordar a seguir.

Como identificar a multitarefa com um rastreador de tempo

O primeiro passo para lidar com a multitarefa na sua equipe é identificá-la. Felizmente, isso é bastante simples com rastreadores de tempo de qualidade — e é o que vamos explorar agora.

Monitore o uso de aplicativos e sites

Monitorar o uso de aplicativos e sites pelos colaboradores ajuda a identificar quando alguém está usando mais de uma plataforma ao mesmo tempo. Claro, algumas tarefas exigem o uso de múltiplos aplicativos ou sites — mas a maioria não. Portanto, se você perceber que um funcionário está constantemente alternando entre algumas plataformas, ele pode estar tentando fazer multitarefa. Vale lembrar que a multitarefa também pode ocorrer de forma menos produtiva — por meio de distrações.

Identifique distrações e use capturas de tela periódicas

Identificar distrações pode ser muito fácil com rastreadores de tempo de qualidade. Por exemplo, o WebWork permite que você classifique diferentes aplicativos e sites como produtivos, neutros ou não produtivos. Enquanto a equipe registra suas horas de trabalho, o app monitora quanto tempo é gasto em cada categoria.

Além desse monitoramento automático, você pode identificar distrações até mesmo dentro de aplicativos produtivos com capturas de tela periódicas. Isso ajuda a garantir que a equipe esteja de fato trabalhando nas tarefas, e não clicando ou digitando aleatoriamente por falta de foco.

Gerencie projetos e tarefas

Gerenciar bem os projetos e tarefas da empresa facilita que a equipe se mantenha no caminho certo. Esse tipo de sistema também torna mais fácil dar o primeiro passo em tarefas maiores, dividindo-as em partes menores. Algumas entregas grandes podem parecer intimidadoras à primeira vista, o que pode levar os colaboradores a recorrer à multitarefa como forma de procrastinação. Isso reforça a importância de contar com um bom sistema de gestão de tarefas.

Adote técnicas de gestão de tempo

Diversas técnicas de gestão de tempo para equipes podem ajudar os colaboradores a trabalharem com mais eficiência. Um exemplo popular é o bloqueio de tempo e o timeboxing, que dividem a jornada de trabalho em sessões pré-planejadas. Essas sessões geralmente incluem pausas — ajudando a equipe a se recuperar após períodos de trabalho intenso.

Considerações finais

Embora os computadores modernos sejam excelentes nisso, a multitarefa humana deixa muito a desejar. Por mais que pareça produtiva, ela traz uma série de efeitos negativos que podem frear o crescimento da sua empresa. Felizmente, identificá-la é bastante simples com uma das ferramentas de produtividade mais utilizadas no mercado: o software de controle de horas. Com uma solução de qualidade, você consegue garantir que a sua equipe pratique o monotasking — dedicando 100% da atenção a uma única tarefa importante de cada vez.