Realizar várias tarefas ao mesmo tempo é algo que praticamente todos nós fazemos todos os dias. Seja falar ao telefone enquanto dirigimos ou assistir à TV enquanto almoçamos. Apesar disso, a multitarefa humana não é tão eficaz quanto parece. Na verdade, pode causar mais danos do que benefícios em ambientes profissionais. Se você gerencia uma equipe de funcionários, evitar a multitarefa pode ser uma tarefa de alta prioridade. 

Antes de nos precipitarmos, vamos abordar rapidamente o básico: o que é multitarefa?

O que é multitarefa humana?

Multitarefa é um conceito simples: a ideia de que uma pessoa pode trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo . Envolve muita alternância entre diversas tarefas e, como mencionado anteriormente, é algo que fazemos todos os dias. Mas, só porque é comum, não significa que seja a melhor maneira de lidar com as responsabilidades.

A multitarefa é eficaz?

Resumindo: não , realizar várias tarefas ao mesmo tempo não ajudará você a fazer mais no mesmo período. O principal motivo é que alternar entre tarefas exige atenção, um recurso limitado no cérebro humano. Ao realizar várias tarefas simultaneamente, você estará utilizando seus recursos mentais de forma inadequada. Em vez de concentrar toda a sua atenção nas tarefas, você estará desperdiçando parte dela tentando conciliar outras atividades. Como resultado, sua produtividade diminuirá e você acabará realizando as tarefas de forma ineficiente.

Além disso, os efeitos negativos da multitarefa pioram com a idade. Em um estudo que comparou a multitarefa durante a direção simulada , os idosos tiveram um desempenho muito pior do que os mais jovens.

Dito tudo isso, você pode estar confuso sobre uma coisa: como é a sensação .

Por que realizar várias tarefas ao mesmo tempo parece eficaz?

Para muitas pessoas, realizar várias tarefas simultaneamente pode parecer mais produtivo do que se concentrar em uma única atividade. Ao alternar entre elas, você terá a sensação de ter realizado mais do que realmente realizou. Quanto mais você alterna, melhor se sente, o que pode levar à falsa impressão de que a multitarefa é eficaz . Isso pode se tornar um problema, principalmente após as primeiras experiências positivas com multitarefa. Você se acostumará com a sensação de euforia e buscará repeti-la ao decidir como distribuir seu foco entre as tarefas.

Embora isso possa diminuir sua produtividade, a multitarefa pode ser particularmente prejudicial para as equipes. Vamos explorar os efeitos da multitarefa nas equipes a seguir, abordando por que você pode querer detectá- e evitá-la .

Os efeitos da multitarefa em equipes

Os efeitos negativos da multitarefa podem ser inúmeros, dependendo da sua gravidade. Os principais entre eles são:

• Produtividade reduzida
• Mais atrasos
• Aumento do estresse
• Redução do engajamento no trabalho

Vamos explorar esses tópicos um pouco mais a fundo agora, começando pela produtividade .

Produtividade e desempenho reduzidos

Como mencionado anteriormente, alternar entre tarefas exige um pouco de atenção. Isso também consome tempo, que a princípio pode não parecer muito. Mas, a longo prazo, cada um desses períodos se acumula, ocupando uma parte considerável das horas de trabalho da sua equipe. A multitarefa pode reduzir efetivamente o tempo disponível para seus funcionários no trabalho, diminuindo sua produtividade.

No entanto, a multitarefa também afetará a qualidade do trabalho. A atenção ininterrupta é um fator importante para evitar erros — o que é difícil de alcançar quando se alterna constantemente entre tarefas.

Maior probabilidade de atrasos

À medida que seus funcionários multitarefa lutam com baixa produtividade, suas tarefas levarão mais tempo para serem concluídas. Por sua vez, isso causará atrasos em sua equipe, o que pode começar a afetar seus negócios como um todo. Isso pode ser especialmente prejudicial se sua equipe trabalha em muitas tarefas interdependentes — ou seja, se eles frequentemente precisam da contribuição de um colega antes de prosseguir. Consequentemente, os projetos e as metas de longo prazo da sua empresa podem ser atrasados ​​se os efeitos negativos da multitarefa não forem controlados.

Aumento do estresse e da pressão

Continuando com o tema dos atrasos, uma das principais consequências é o estresse . Conforme os prazos se aproximam, sua equipe ficará sob pressão para concluir as tarefas a tempo. Eles podem até se sentir tentados a realizar várias tarefas simultaneamente, reduzindo ainda mais a produtividade e agravando o problema.

O estresse resultante de prazos iminentes trará consigo uma série de efeitos negativos. Sua equipe estará mais propensa a se sobrecarregar de trabalho na tentativa de concluir as tarefas a tempo, o que leva a um desequilíbrio entre vida profissional e à exaustão profissional. Caso você não saiba, a exaustão profissional é outro conceito que você deve evitar para garantir que sua equipe possa ter o melhor desempenho. Um de seus principais efeitos é a redução do engajamento profissional — que também será o nosso próximo ponto de discussão.

Redução do engajamento profissional

À medida que seus funcionários multitarefa se sobrecarregam e sofrem de burnout, o comprometimento com o trabalho diminui. Consequentemente, eles se esforçam menos para concluir as tarefas corretamente, resultando em um trabalho de menor qualidade. Baixas taxas de engajamento profissional também causam alta rotatividade de funcionários — sua equipe começará a buscar novas oportunidades. Isso será custoso para sua empresa, pois a substituição de pessoal pode ser um processo demorado.

Todos esses pontos destacam a importância de gerenciar a multitarefa em sua empresa — o que pode ser algo complicado. No entanto, detectá-la é bastante simples com um software de controle de tempo , que é o que abordaremos a seguir.

Como detectar multitarefa com um rastreador de tempo

O primeiro passo para lidar com a multitarefa na sua equipe é detectá -la. Felizmente, isso é bem simples com ferramentas de controle de tempo de alta qualidade — e é isso que vamos explorar agora.

Monitore o uso do aplicativo e do site

Monitorar o uso de aplicativos e sites pelos seus funcionários ajudará você a identificar quando alguém está usando mais de uma plataforma simultaneamente. É claro que algumas tarefas podem envolver vários aplicativos ou sites, mas a maioria não. Consequentemente, se você detectar que um funcionário está constantemente alternando entre algumas plataformas, ele pode estar tentando realizar multitarefas . No entanto, a multitarefa também pode ocorrer de uma forma menos produtiva — causando distrações.

Detecte distrações e faça capturas de tela periodicamente

Detectar distrações pode ser muito fácil com aplicativos de controle de tempo de alta qualidade. Por exemplo, o WebWork permite que você classifique diferentes aplicativos e sites como produtivos, neutros ou improdutivos. Conforme sua equipe registra suas horas de trabalho, o aplicativo monitora quanto tempo eles gastam em cada categoria.

Além desse rastreamento automatizado, você pode até detectar distrações em aplicativos de produtividade com capturas de tela periódicas . Isso ajudará a garantir que sua equipe esteja trabalhando em suas tarefas, em vez de clicar ou digitar sem rumo por falta de foco.

Gerenciar projetos e tarefas

Gerenciar os projetos e tarefas da sua empresa pode facilitar o trabalho da sua equipe, mantendo-a focada. Esses sistemas podem até simplificar o início de tarefas maiores, dividindo-as em partes menores. Algumas tarefas complexas podem parecer assustadoras no início, o que pode levar sua equipe a realizar multitarefas como forma de procrastinação . Isso ressalta a importância de sistemas eficazes de gerenciamento de tarefas.

Utilize técnicas de gestão de tempo

Diversas técnicas de gestão de tempo em equipe podem ajudar seus funcionários a terem o melhor desempenho. Um exemplo popular é o bloqueio de tempo e o timeboxing, que dividem a jornada de trabalho da sua equipe em sessões pré-planejadas. Essas sessões geralmente incluem intervalos, ajudando a equipe a recarregar as energias após um período de trabalho intenso.

Considerações finais

Embora os computadores modernos sejam excelentes nisso, a multitarefa humana está longe do ideal. Mesmo que pareça produtiva, ela tem diversos efeitos negativos que podem desacelerar o crescimento da sua empresa. Felizmente, detectá-la é bastante simples com uma ferramenta popular de produtividade: o software de controle de tempo. Com um exemplo de alta qualidade, você poderá garantir que sua equipe esteja realizando apenas uma tarefa por vez — dedicando 100% da sua atenção a uma única atividade importante.