Многозадачность — это то, чем каждый из нас занимается практически ежедневно. Разговор по телефону за рулём, обед перед телевизором — всё это примеры из жизни. Но несмотря на такую распространённость, многозадачность у людей далеко не так эффективна, как кажется. Более того, в профессиональной среде она нередко приносит больше вреда, чем пользы. Если вы управляете командой, контроль над многозадачностью сотрудников, скорее всего, стоит у вас в списке приоритетов.

Но прежде чем углубляться в детали, давайте разберёмся с основами: что такое многозадачность?

Что такое многозадачность у человека?

Многозадачность — это простая концепция: человек одновременно работает над несколькими задачами сразу. Она предполагает постоянное переключение между разными делами и, как уже было сказано, является частью нашей повседневной жизни. Но то, что это привычно, совсем не значит, что это лучший способ справляться с обязанностями.

Эффективна ли многозадачность?

Если коротко — нет. Многозадачность не поможет вам сделать больше за то же время. Главная причина в том, что переключение между задачами требует внимания, а внимание — это ограниченный ресурс человеческого мозга. Работая в режиме многозадачности, вы нерационально расходуете этот ресурс: вместо того чтобы направить всё внимание на конкретную задачу, вы тратите его на жонглирование несколькими делами одновременно. В итоге продуктивность падает, а качество работы ухудшается.

Кроме того, негативные последствия многозадачности усиливаются с возрастом. В исследовании с симулятором вождения, изучавшем влияние многозадачности, пожилые участники справлялись значительно хуже своих молодых коллег.

Но тут возникает закономерный вопрос: а почему тогда многозадачность так хорошо ощущается?

Почему многозадачность кажется эффективной?

Для многих людей работа сразу над несколькими задачами субъективно ощущается продуктивнее, чем сосредоточенность на одном деле. Переключаясь между задачами, вы чувствуете, что сделали больше, чем на самом деле. Чем активнее вы переключаетесь, тем лучше себя чувствуете — и тем сильнее укрепляется ложное убеждение, что многозадачность работает. Особенно опасно это становится после первых «успешных» опытов. Вы привыкаете к этому ощущению азарта и начинаете намеренно выстраивать работу именно так.

Если для отдельного человека многозадачность просто снижает продуктивность, то для команды её последствия могут быть куда серьёзнее. Давайте разберём, как именно она влияет на работу коллектива — и почему важно вовремя её выявить и предотвратить.

Как многозадачность влияет на команду

Негативных последствий многозадачности может быть множество — всё зависит от её масштаба. Среди основных:

• Снижение продуктивности
• Срывы сроков
• Повышение уровня стресса
• Снижение вовлечённости в работу

Разберём каждый из этих пунктов подробнее, начиная с продуктивности.

Снижение продуктивности и качества работы

Как уже говорилось, каждое переключение между задачами требует капли внимания и немного времени. На первый взгляд это кажется несущественным, но в перспективе все эти микропаузы складываются в ощутимые потери рабочего времени. Многозадачность буквально съедает часы, доступные вашей команде, — и замедляет общий результат.

Помимо этого, страдает и качество работы. Непрерывная концентрация — ключевой фактор в предотвращении ошибок, а добиться её при постоянном переключении между задачами крайне сложно.

Рост вероятности срывов сроков

Пока сотрудники, работающие в режиме многозадачности, борются с низкой продуктивностью, их задачи выполняются всё медленнее. Это неизбежно ведёт к задержкам, которые начинают сказываться на бизнесе в целом. Особенно болезненно это ощущается, когда задачи в команде взаимосвязаны — когда один сотрудник не может продвинуться вперёд без результата работы коллеги. В итоге, если не взять ситуацию под контроль, под угрозой оказываются проекты и долгосрочные цели всей компании.

Рост стресса и давления

Задержки практически всегда влекут за собой стресс. По мере приближения дедлайнов сотрудники начинают испытывать давление и, что иронично, могут ещё активнее переключаться между задачами — усугубляя проблему вместо её решения.

Нарастающий стресс из-за горящих сроков приводит к целому ряду других последствий. Люди начинают перерабатывать, пытаясь всё успеть, — что разрушает баланс между работой и личной жизнью и ведёт к выгоранию. Выгорание — это отдельная проблема, которую важно не допускать, если вы хотите, чтобы команда работала в полную силу. Одно из его главных последствий — снижение профессиональной вовлечённости, о чём поговорим далее.

Снижение вовлечённости в работу

Когда сотрудники выгорают от перегрузок, они теряют интерес к работе. Как следствие, они прикладывают меньше усилий, и качество результата падает. Низкий уровень профессиональной вовлечённости также провоцирует высокую текучку кадров: люди начинают искать новые возможности. Для бизнеса это обходится дорого — поиск и адаптация новых сотрудников требуют времени и ресурсов.

Всё это наглядно показывает, насколько важно управлять многозадачностью в компании — хотя на практике это не так просто. Зато выявить её довольно легко с помощью программ для учёта рабочего времени, о чём и пойдёт речь дальше.

Как выявить многозадачность с помощью тайм-трекера

Первый шаг в борьбе с многозадачностью в команде — её выявление. К счастью, с качественными тайм-трекерами это делается довольно просто. Разберём, как именно.

Мониторинг использования приложений и сайтов

Отслеживание активности в приложениях и на сайтах поможет увидеть, когда сотрудник одновременно использует сразу несколько платформ. Конечно, некоторые задачи действительно требуют работы в нескольких инструментах — но таких меньшинство. Если вы замечаете, что сотрудник постоянно переключается между несколькими сервисами, скорее всего, он пытается работать в режиме многозадачности. При этом многозадачность может проявляться и в менее очевидной форме — в виде отвлечений.

Выявление отвлечений и периодические скриншоты

Отследить отвлечения с хорошим тайм-трекером не составит труда. Например, WebWork позволяет присваивать приложениям и сайтам статус «продуктивный», «нейтральный» или «непродуктивный». Пока сотрудники фиксируют рабочее время, программа автоматически отслеживает, сколько времени они проводят в каждой категории.

Помимо автоматического мониторинга, выявить отвлечения даже в рабочих приложениях помогают периодические скриншоты. Это позволяет убедиться, что сотрудники действительно работают над своими задачами, а не бесцельно кликают или печатают что попало из-за отсутствия фокуса.

Управление проектами и задачами

Грамотно выстроенная система управления проектами и задачами помогает сотрудникам двигаться по плану и не терять нить работы. Такие системы упрощают старт крупных задач, разбивая их на более мелкие шаги. Большие и сложные задания нередко вызывают растерянность, из-за чего сотрудники начинают отвлекаться и переключаться между делами — по сути, прокрастинируя. Именно поэтому эффективное управление задачами так важно.

Применение техник тайм-менеджмента

Различные техники тайм-менеджмента для команд помогают сотрудникам работать максимально эффективно. Один из популярных примеров — тайм-блокинг и таймбоксинг: рабочий день разбивается на заранее запланированные блоки. Как правило, они включают и перерывы — чтобы команда могла восстановить силы после интенсивной работы.

Выводы

Если компьютеры отлично справляются с многозадачностью, то для людей это далеко не лучший режим работы. Несмотря на ощущение продуктивности, многозадачность порождает целый ряд негативных последствий, которые в итоге тормозят развитие компании. К счастью, выявить её довольно просто с помощью популярного инструмента — программы для учёта рабочего времени. Качественный тайм-трекер поможет вам убедиться, что сотрудники работают в режиме однозадачности — направляя 100% внимания на одно конкретное, важное дело.