El trabajo híbrido o remoto es una nueva normalidad en el mundo empresarial. Sin embargo, muchos directivos tienen el mismo problema: ¿Cómo gestionar un equipo remoto?
A los trabajadores remotos les encanta la flexibilidad y los gastos de desplazamiento reducidos cuando trabajan desde casa. Parece que el trabajo remoto es bueno para la salud tanto física como mental de los empleados .
Viene con una variedad de beneficios, como pasar más tiempo con su familia, una mejor salud mental y una mayor satisfacción laboral. Sin embargo, sólo una gestión remota eficaz puede desbloquear estos beneficios. En este artículo, exploraremos los componentes clave y las herramientas útiles para un liderazgo exitoso en un entorno remoto.
¿Qué es la gestión remota de equipos?
Los equipos solían estar formados por compañeros de trabajo sentados en la misma habitación o incluso en el mismo escritorio, haciendo sus tareas juntos. Los equipos remotos siguen haciendo sus tareas juntos. Sin embargo, pueden estar ubicados en diferentes ciudades, países o incluso continentes.
La esencia de cómo gestionar un equipo remoto significa coordinar las tareas diarias y comunicarse de manera eficiente. En el caso del trabajo remoto, la comunicación se produce gracias a una variedad de herramientas digitales que reúnen a los miembros del equipo remoto.
Los trabajadores remotos tienen muchas más probabilidades de distraerse (niños, mascotas, televisión, bocadillos…). Además, construir relaciones personales en un equipo remoto es mucho más difícil. Estas dificultades son precisamente las que a veces hacen que la gestión de equipos remotos sea tan difícil. ¿Cómo animar a los miembros del equipo a trabajar juntos en tareas complejas si ni siquiera se conocieron?
La gestión de equipos virtuales requiere un liderazgo inteligente, una comunicación eficaz y sólidas habilidades de gestión de proyectos . Además, la tecnología es la mejor amiga del directivo moderno, especialmente en un entorno remoto. Varias herramientas pueden ayudarte:
comunicar
colaborar
monitor
comprometer
Fomentar las interacciones sociales y
compartir información en un entorno remoto.
Construyendo una sólida cultura de equipo remoto
Los gerentes experimentados y los profesionales de recursos humanos estarán de acuerdo en que construir una cultura de equipo sólida es vital para los equipos remotos. Al mismo tiempo, construir uno es un desafío común para todos los equipos remotos. He aquí por qué la cultura del equipo importa y qué valor puede aportar a su equipo.
Fomentar un sentido de comunidad
La interacción social no es fácil en un entorno remoto. Las interacciones en persona y las pequeñas conversaciones alrededor del dispensador de agua ya no son frecuentes.
En cambio, los lugares de trabajo remotos generan un sentido de comunidad a través de interacciones que tienen lugar durante videoconferencias y espacios de colaboración en línea. Aquí resultan muy útiles diversas herramientas digitales e incluso soluciones de hardware. Se asegurarán de que los miembros de su equipo sientan que se conocen, incluso si rara vez se dan la mano.
Promoción de la inclusión y la diversidad
Los grandes gestores remotos adoptan la inclusión y la diversidad como valores clave para sus equipos distribuidos. Si los compañeros de equipo se valoran unos a otros, es más probable que desarrollen un sentido de pertenencia. En un entorno así, los empleados se sentirán libres de expresarse, intercambiar ideas y ser creativos.
A continuación se ofrecen algunos consejos para fomentar la retroalimentación y la diversidad al gestionar equipos remotos:
Proporcionar opciones de comentarios regulares y anónimos, como buzones de sugerencias virtuales.
organizar reuniones periódicas y controles
usar herramientas de comunicación inclusivas si es necesario (es decir, para respaldar la accesibilidad, puede optar por subtítulos durante las videollamadas o un lector de pantalla)
Practicar y fomentar la escucha activa y la valoración de puntos de vista opuestos.
Fomentar la diversidad en el liderazgo como entre los propios empleados.
Gestión de empleados remotos
Cuando tanto los managers como los miembros del equipo trabajan desde casa, hay varios puntos a los que prestar especial atención a la hora de gestionar equipos virtuales.
Proporcionar retroalimentación y asesoramiento periódicos
En un entorno de trabajo remoto, los gerentes deben brindar comentarios periódicos y constructivos. De lo contrario, corren el riesgo de que sus empleados se sientan excluidos e incluso solos.
Al describir los componentes de la comunicación humana, el profesor Albert Mehrabian de la Universidad de California propuso una regla del 7% – 38% – 55%. Según él, sólo el 7% del mensaje es lo que decimos. Un asombroso 55% del mensaje se transmite mediante el lenguaje corporal y un 38% mediante el tono de nuestra voz.
Es vital tener en cuenta esta fórmula al brindar retroalimentación a equipos remotos. Recuerde que los miembros de su equipo remoto no tienen la oportunidad de ver sus expresiones faciales ni su postura. Además, a menudo no escuchan el tono de su voz cuando dice algo.
Por lo tanto, la comunicación amigable y abierta lo es todo. Para mantener la comunicación lo más completa posible, se recomienda encarecidamente realizar videollamadas. Especialmente para tareas o sesiones de formación más complejas.
Gestión del rendimiento y la productividad
El verdadero arte de la gestión remota está en el equilibrio entre la participación proactiva y la capacidad de establecer límites. Los miembros de su equipo deben mantener su autonomía.
Los controles regulares son buenos e incluso deseables, ya que muestran su interés y apoyo.
Sin embargo, enviar mensajes o llamar con demasiada frecuencia puede parecer agresivo. Podría percibirse como una microgestión, algo que puede frustrar a las personas que trabajan de forma remota. Para que su equipo pueda desempeñarse y colaborar virtualmente, necesita saber que usted confía en ellos.
Pero al mismo tiempo hay que saber que están haciendo un buen trabajo. ¿Cómo gestionar un equipo remoto y evitar la microgestión?
El uso de herramientas digitales como WebWork puede resultar muy útil para lograr este objetivo. Las funciones de WebWork combinan de comunicación (chats en equipo y videoconferencias) con una variedad de funciones de seguimiento de la productividad. Por ejemplo, puede elegir algunas o todas las siguientes opciones:
la productividad de los miembros de su equipo analizando sus actividades en línea.
realizar un seguimiento de sus tiempos : horas de trabajo, horarios, días libres, etc.
supervise las tareas específicas de cada empleado y su progreso en tiempo real , obtenga informes y más.
Con WebWork, podrás monitorear el progreso de tu equipo sin violar su privacidad. Además, es una herramienta útil para realizar un seguimiento del éxito de las nuevas contrataciones. Establezca expectativas claras, elimine la ambigüedad de la comunicación y evite posibles malentendidos.
“¡Cariño, siempre estoy en casa!”: Estrategias de comunicación efectiva
En general, la comunicación profesional debe basarse en reglas claras. Estas reglas suelen definir qué métodos de comunicación son aceptables y cuáles no. Sin embargo, en el caso de la gestión de empleados remotos, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la claridad.
Sobrecomunicarse en un equipo remoto
Los empleados que desempeñan funciones remotas necesitan que usted les dé instrucciones precisas, inequívocas y directas. Una frase mal escrita puede provocar muchos malentendidos. Resolver esos malentendidos puede resultar costoso, tanto en términos de tiempo como de recursos. Por tanto, lo mejor es evitarlos.
Además, los equipos gestionados de forma remota necesitan actualizaciones constantes sobre cualquier noticia relevante. Esto significa que necesitarás intercambiar una variedad de información: textos, imágenes y videos. Y necesitarás intercambiarlos con los miembros de tu equipo todo el tiempo .
Por lo tanto, el uso de varios canales de comunicación garantiza que todos estén en sintonía en cualquier momento. Los chats de equipo periódicos y las reuniones de equipo por vídeo son condiciones previas para el éxito de cualquier equipo remoto.
Uso de la tecnología para facilitar la comunicación
Claramente, la tecnología es lo que hace que se produzca la colaboración donde no hay proximidad física. Existen muchas herramientas digitales que permiten una variedad de actividades de los empleados remotos.
Reuniones de equipo, debates abiertos, resolución de problemas e incluso aprender y adquirir nuevas habilidades: existe una aplicación para facilitar cada una de estas actividades.
Estas herramientas pueden incluir, entre otras:
herramientas de gestión de proyectos,
aplicaciones de mensajería instantánea,
plataformas de colaboración e intercambio de archivos,
software de videoconferencia y más.
Dado que los equipos remotos necesitan verlo con la mayor frecuencia posible para permanecer conectados, tener una herramienta de reuniones virtuales funcional e intuitiva es fundamental.
Resolución de problemas de rendimiento
Desafortunadamente, inevitablemente ocurren problemas de rendimiento. ¿Cómo se mitiga eso?
En primer lugar, es necesario detectar estos problemas lo antes posible, antes de que se agraven. Para hacer eso, debe realizar un seguimiento de cerca del (mal) desempeño de los miembros de su equipo. Una vez más, las herramientas digitales son la forma menos intrusiva y más eficiente de detectar cuellos de botella.
Estas herramientas también le ayudarán a abordar los problemas. Las estadísticas y métricas que ofrecen dichas aplicaciones le permitirán comprender el problema. Una vez comprendido, podrá reaccionar de acuerdo con las preferencias laborales de los miembros de su equipo.
Algunas herramientas podrían incluso sugerir mejores prácticas para resolver problemas. Finalmente, las herramientas digitales pueden incluso proporcionar excelentes canales de comunicación para capacitar y asesorar a sus subordinados directos que trabajan de forma remota.
Proporcionar apoyo y recursos
El trabajo remoto puede resultar difícil porque los colegas remotos suelen estar en diferentes zonas horarias. Por este motivo, es posible que no estén disponibles en momentos de urgencia.
Proporcionar recursos y soporte para trabajadores remotos
La comunicación asincrónica es una condición natural del trabajo remoto. Dado que las personas viven y trabajan en diferentes zonas horarias, es posible que algunos mensajes necesiten tiempo para llegar a los destinatarios.
Asegurarse de que su equipo tenga acceso a los recursos adecuados, la capacitación adecuada y las herramientas inteligentes en todo momento es un elemento importante en la gestión de equipos remotos.
Por ejemplo, las herramientas basadas en inteligencia artificial pueden brindar soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana para problemas frecuentes. Además, cargar recursos con preguntas frecuentes e instrucciones puede brindar asistencia incluso cuando las personas no están conectadas. Por lo tanto, crear un sistema de soporte integral para todos los empleados remotos es vital para todos los equipos que operan de forma remota.
Fomentar una cultura de bienestar
Al gestionar equipos remotos, cuidar el bienestar de los empleados remotos debería ser una de las principales preocupaciones del directivo. No hay nada que pueda obtener de un empleado con exceso de trabajo, frustrado y deprimido. Después de todo, todos somos seres humanos y eso debe estar por delante de todo lo demás.
Dar prioridad a la salud física y mental de sus subordinados directos no es sólo ético. También es sólido desde la perspectiva empresarial. Según Harvard Business Review , las empresas pierden hasta 190 mil millones de dólares al año debido al agotamiento en el lugar de trabajo. Por tanto, ser un gran gestor remoto significa detectar rápidamente los síntomas de agotamiento y reaccionar adecuadamente. Actuar así beneficiará tanto a los empleados como a la empresa.
Estas son algunas de las razones por las que las personas se agotan en el trabajo:
demasiadas horas trabajadas
El gerente no ha establecido expectativas claras con respecto a lo que se espera del empleado y cuáles son los criterios para la progresión profesional.
Falta de comunicación y ambiente laboral disfuncional.
Sin colaboración ni apoyo social.
saltarse las vacaciones
Una vez más, las herramientas digitales suelen tener funciones que pueden detectar y advertirle sobre estos problemas. Por ejemplo, la aplicación WebWork mencionada anteriormente admite funciones de equilibrio entre la vida personal y laboral. Esto puede resultar útil tanto para los empleados como para los gerentes. ¿Cómo apoya WebWork el bienestar de su equipo distribuido? WebWork les permite configurar varios recordatorios: beber agua, estirarse o simplemente tomar un descanso.
Por otro lado, cualquier directivo dedicado confía en datos e informes objetivos. Asegúrese de realizar un seguimiento de los empleados que trabajan demasiado o poco. Crear un plan de acción para abordar los problemas que causan agotamiento o insatisfacción entre los empleados.
Por ejemplo, deberías crear sesiones virtuales de bienestar o campañas de concientización sobre la salud mental. Estas actividades contribuyen al bienestar colectivo. Comunicarse con los empleados con poco trabajo es tan importante como mitigar el agotamiento. Cree un espacio seguro para una conversación abierta y comprender qué es lo que impide que su personal se quede atrás.
Medir el éxito y evaluar el desempeño
Para tomar decisiones informadas y alcanzar objetivos, los administradores remotos deben evaluar constantemente el desempeño del equipo.
Establecer métricas para el éxito
Gestionar con éxito equipos remotos significa definir indicadores clave de rendimiento (KPI) claros . Es imprescindible comprobar periódicamente si el desempeño de cada miembro del equipo va por buen camino.
WebWork tiene análisis de productividad que ayudan a realizar un seguimiento del progreso del equipo en varios proyectos.
Evaluación del desempeño del equipo remoto
Los excelentes gerentes remotos saben que nada puede reemplazar las discusiones individuales. Por lo tanto, las revisiones de rendimiento regulares y los bucles de retroalimentación son indispensables para un ambiente de trabajo saludable. Son particularmente preciosos para los nuevos empleados y su desarrollo profesional y personal. Para obtener información en tiempo real sobre la productividad, rastrear el progreso e identificar posibles obstáculos, muchas compañías implementan software remoto de monitoreo de empleados por Intelogos o WebWork . Estas herramientas ayudan a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos mientras mantienen la transparencia y la confianza dentro del equipo. Cuando se usan correctamente, pueden mejorar la responsabilidad sin sentirse intrusivo, asegurando que los empleados reciban el apoyo que necesitan para tener éxito.
Conclusión
Aprender a gestionar un equipo remoto no es una tarea fácil. Los gerentes deben construir un estilo de gestión basado en la flexibilidad y la compasión, y al mismo tiempo establecer reglas básicas claras.
Por un lado, los subordinados directos necesitan autonomía. Por otro lado, los directivos necesitan realizar un seguimiento del progreso de sus empleados. Además, también existe el contexto de la comunicación asincrónica. Esto significa que los gerentes deben respetar las preferencias de comunicación de todos los miembros del equipo.
Por suerte, los directivos tienen a su disposición tecnología y diversas herramientas de trabajo remoto. Estas herramientas están ahí para proporcionar análisis y una variedad de canales de comunicación. Estas características son vitales para optimizar el rendimiento de todos los equipos remotos.
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