Zeitmanagement ist in jedem beruflichen Umfeld wichtig. Doch in Teams spielt es eine besonders entscheidende Rolle. Ein durchdachtes Zeitmanagement für dein Team kann das Wachstum deines Unternehmens erheblich beschleunigen.

In diesem Artikel stellen wir einige der besten Zeitmanagement-Techniken für Teams vor. Wir zeigen, wie du damit die Produktivität deiner Mitarbeitenden steigern und das Beste aus deinem Team herausholen kannst.

Die besten Zeitmanagement-Techniken für Teams

Steigen wir direkt ein und schauen uns einige Zeitmanagement-Techniken an, die du mit deinem Team einsetzen kannst.

Time Boxing / Timeblocking

Time Boxing und Timeblocking sind zwei sehr ähnliche Methoden. Beide unterteilen die Arbeitszeit deines Teams in kleinere Abschnitte, denen du anschließend Aufgaben oder Aufgabengruppen zuweist. So lassen sich die Verantwortlichkeiten deiner Mitarbeitenden strukturiert organisieren und Fortschritte gezielt beschleunigen. Time Boxing wird typischerweise für längere Zeiträume wie ganze Wochen verwendet, während Timeblocking eher für kürzere Zeiträume und Aufgabengruppen statt einzelner Aufgaben genutzt wird.

Beide Zeitmanagement-Techniken unterstützen dein Team dabei, Aufgaben zu priorisieren. So wird sichergestellt, dass nicht zu viel Zeit für unwichtige Dinge draufgeht und genug Kapazität für dringende Aufgaben bleibt. Das hilft deinen Mitarbeitenden, stressige Situationen und Überlastung zu vermeiden.

Day Theming

Day Theming ist eine weitere verbreitete Zeitmanagement-Technik. Dabei wird jedem Tag ein Thema zugewiesen, sodass immer nur eine Art von Aufgaben bearbeitet wird – zum Beispiel ähnliche Tätigkeiten wie Meetings oder Aufgaben, die zu einem bestimmten Projekt gehören. Die Methode hilft deinem Team, fokussierter zu arbeiten und Aufgaben effizienter abzuschließen. Da Day Theming recht unkompliziert ist, lässt es sich außerdem leicht in den Arbeitsalltag integrieren.

Beim Day Theming solltest du jedoch auf Monotonie achten. Wenn sehr ähnliche Aufgaben zu stark gebündelt werden, kann das für dein Team schnell eintönig werden. Das solltest du unbedingt vermeiden, da solche Situationen das Engagement der Mitarbeitenden beeinträchtigen können.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist weltweit unter Fachleuten weit verbreitet. Sie teilt den Arbeitstag in Zyklen aus Arbeitszeit und Pausen auf, die als Pomodoros bezeichnet werden. Ein typischer Pomodoro besteht aus 25 Minuten Arbeit gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier abgeschlossenen Zyklen sieht die Technik außerdem eine längere Erholungspause vor.

Das zentrale Ziel der Pomodoro-Technik ist es, die Konzentration zu steigern. Die Methode kann deinem Team helfen, die Qualität ihrer Arbeit sowie die allgemeine Produktivität zu verbessern. Der Einstieg ist denkbar einfach – alles, was du brauchst, ist ein Timer.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eher eine Aufgabenmanagement-Strategie, wirkt sich aber auch positiv auf das Zeitmanagement deines Teams aus. Sie wird häufig als Prioritätsmatrix bezeichnet und unterteilt Aufgaben in vier Gruppen: wichtig und dringend, wichtig, aber nicht dringend, nicht wichtig, aber dringend sowie weder wichtig noch dringend. Aufgaben der ersten Gruppe erledigst du sofort, die zweite Gruppe planst du ein, die dritte delegierst du, und die vierte streichst du komplett.

Eine Prioritätsmatrix hilft deinem Team, ihre Zeit auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Wie andere Zeitmanagement-Techniken auch, hilft sie deinen Mitarbeitenden, stressige Situationen zu vermeiden. Das wirkt sich positiv auf dein Unternehmen und seinen Wachstumskurs aus.

Wie nutzt man Zeitmanagement-Techniken mit einer Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware kann sehr hilfreich sein, wenn du Zeitmanagement-Techniken in deinem Unternehmen einsetzen möchtest. Sie hilft dir dabei, Zeitpläne zu planen und konkrete Schritte für dein Team festzulegen. Das steigert die Wirksamkeit der gewählten Methode und sorgt dafür, dass dein Team besser performt und die Produktivität deines Unternehmens steigt.

Neben der Planung hilft dir ein Zeiterfassungs-Tool sicherzustellen, dass deine Teammitglieder die gewählte Technik konsequent einhalten. Das ist besonders bei einer Methode wie Pomodoro wichtig, bei der regelmäßige Pausen entscheidend sind. Ein funktionsreiches Tool wie WebWork unterstützt dich außerdem beim Aufgabenmanagement für Strategien wie Day Theming.

Worauf sollte man bei einer Zeiterfassungssoftware für Zeitmanagement-Techniken achten?

Schauen wir uns nun an, auf welche Kriterien du bei der Wahl einer Zeiterfassungssoftware achten solltest, um Zeitmanagement-Techniken in deinem Unternehmen erfolgreich umzusetzen.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang ist bei einer Zeiterfassungslösung immer ein wichtiges Kriterium. Umfangreiche Tracking-Funktionen helfen dir, das Beste aus deinem Team herauszuholen. Tools, die erfasste Daten in verschiedenen Berichten aufbereiten, verschaffen deinem Unternehmen noch mehr Vorteile. WebWork beispielsweise bietet mehr als ein Dutzend detaillierter Berichte, mit denen du jederzeit nachvollziehen kannst, wie dein Team aufgestellt ist und wie es sich entwickelt.

Preis

Viele Zeiterfassungstools bieten zwar einen großen Funktionsumfang, aber nur wenige tun das zu einem erschwinglichen Preis. Achte daher auf ein Tool mit mehreren Preisstufen. WebWork bietet beispielsweise drei Abonnement-Pläne ab nur 3,99 $ pro Nutzer/Monat an – damit ist es für viele Teams zugänglich, unabhängig von Branche oder Größe.

Skalierbarkeit

Wenn du Zeitmanagement-Techniken in deinem Unternehmen einsetzt, wird dein Team leichter wachsen können. Deshalb ist Skalierbarkeit ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Wahl einer Zeiterfassungssoftware. Die meisten Tools kommen problemlos mit großen Teams und vielen Aufgaben zurecht – aber es lohnt sich dennoch, das vor dem Kauf noch einmal gezielt zu prüfen.

Fazit

Optimales Zeitmanagement ist für Teams, die wachsen wollen, unverzichtbar. Die Einführung einer effektiven Zeitmanagement-Technik bringt deinem Team zahlreiche Vorteile – darunter gesteigerte Produktivität, höhere Qualität und vieles mehr. Die Umsetzung dieser Methoden ist oft unkompliziert, besonders wenn du eine Zeiterfassungssoftware einsetzt. Solche Tools bieten darüber hinaus viele weitere positive Effekte und sind damit eine Investition, die sich langfristig auszahlt.