Viele Unternehmen setzen Mitarbeiter-Schichtpläne ein, um rund um die Uhr in Betrieb zu bleiben. In zahlreichen Branchen können sie maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wenn Sie Schichten in Ihrer Organisation einführen möchten, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie das effektiv umsetzen können.

In diesem Artikel tauchen wir tief in das Thema Mitarbeiter-Schichtplanung ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie mithilfe einer Zeiterfassungssoftware aufsetzen können, und beleuchten wichtige Aspekte wie verschiedene Schichttypen.

Die Grundlagen von Mitarbeiter-Schichtplänen

Beginnen wir mit den Grundlagen. Ein Mitarbeiter-Schichtplan ermöglicht es einem Unternehmen, länger als üblich – oft sogar rund um die Uhr – in Betrieb zu bleiben. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um einen Plan, der festlegt, wie Ihr Unternehmen zu bestimmten Tageszeiten in der Zukunft aufrechterhalten wird. Schichtpläne können sogar eine wichtige Rolle beim Zeitmanagement im Team spielen – besonders dann, wenn es um die Planung gemeinsamer Aufgaben wie Meetings geht.

Für die Umsetzung solcher Pläne gibt es einige Dinge zu beachten. Besonders wichtig ist, dass ausreichend Personal für alle Schichten zur Verfügung steht. Wer Schichtpläne zum ersten Mal einführt, muss möglicherweise neue Mitarbeitende einstellen.

Bevor Sie Ihr Team vergrößern, sollten Sie zunächst prüfen, ob Schichtplanung überhaupt zu Ihrem Unternehmen passt.

Für wen sind Mitarbeiter-Schichtpläne am besten geeignet?

Obwohl Schichtpläne grundsätzlich in fast allen Berufsfeldern eingesetzt werden können, sind sie vor allem dort sinnvoll, wo rund um die Uhr Bedarf besteht. Das gilt insbesondere für Fachkräfte im Gesundheitswesen und im Kundensupport. Aber auch Unternehmen, die nicht durchgehend geöffnet sein müssen, jedoch von längeren Öffnungszeiten profitieren, greifen häufig auf Schichtplanung zurück – etwa stationäre Betriebe in Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Hotellerie.

Darüber hinaus müssen Unternehmen mit klassischen Arbeitszeiten ihre Betriebszeiten manchmal vorübergehend ausweiten – zum Beispiel in besonders nachfragestarken Phasen. Ein typisches Beispiel dafür ist das Weihnachtsgeschäft zu Jahresbeginn, wenn Menschen weltweit Geschenke kaufen. In solchen Fällen empfiehlt sich ein saisonaler Schichtplan, auf den wir weiter unten noch genauer eingehen.

Einen Mitarbeiter-Schichtplan mit einer Zeiterfassung aufsetzen

Schauen wir uns nun an, wie Sie einen Mitarbeiter-Schichtplan mithilfe eines bewährten Produktivitätstools aufsetzen können: einer Zeiterfassungssoftware.

Bedarf ermitteln

Der erste Schritt bei der Einführung einer neuen Maßnahme im Unternehmen ist immer die Bedarfsermittlung. Bei der Schichtplanung geht es konkret darum, festzulegen, wie lange und zu welchen Zeiten Ihr Unternehmen betrieben werden soll. Brauchen Sie zum Beispiel einen 24/7-Betrieb, oder reicht es, die Kapazität in einer Hochsaison leicht zu erhöhen? Ihre Anforderungen bestimmen viele wichtige Entscheidungen in Ihrer Schichtstrategie – etwa ob Sie zusätzliches Personal einstellen müssen oder nicht.

Schichten mit einer Zeiterfassung zuweisen

Nachdem Sie Ihre Ziele definiert haben, können Sie mit der Schichtzuweisung beginnen. Mit einer Zeiterfassungssoftware benötigen Sie dafür eine Lösung mit einer passenden Funktion, wie etwa die Schichtplanung von WebWork. Legen Sie einfach die gewünschten Schichten an und weisen Sie diese Ihren Mitarbeitenden zu. Schichtpläne lassen sich auf verschiedene Arten gestalten. Eine der beliebtesten Methoden ist die Zuweisung von rotierenden Schichten – das bedeutet, dass die Mitarbeitenden täglich in wechselnden Schichten arbeiten.

Regelmäßig überprüfen und anpassen

Nach der Einführung des Schichtplans sollten Sie seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen regelmäßig überprüfen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen tatsächlich von der Schichtplanung profitiert. Wenn Sie negative Veränderungen feststellen, ist es wichtig, frühzeitig gegenzusteuern, um langfristige Schäden für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen zu vermeiden.

Verschiedene Arten von Mitarbeiter-Schichten

Bei der Schichtplanung gibt es viele verschiedene Schichttypen. Werfen wir einen kurzen Blick auf die gängigsten davon.

Früh-, Spät- und Nachtschicht

Diese drei Schichtarten sind weltweit am weitesten verbreitet. Ihre Namen sind selbsterklärend und beschreiben jeweils den abgedeckten Zeitraum. Es gibt keine einheitlich festgelegten Anfangs- und Endzeiten, aber Frühschichten beginnen in der Regel zwischen 8:00 und 10:00 Uhr. Spätschichten starten üblicherweise zwischen 16:00 und 18:00 Uhr, während Nachtschichten um Mitternacht oder kurz danach beginnen.

Wochenendschichten

Auch Wochenendschichten sind in vielen Branchen weit verbreitet. Wie der Name vermuten lässt, erstrecken sich diese Schichten auf Samstage und Sonntage. Sie müssen dabei nicht zwingend unkonventionelle Arbeitszeiten wie Spät- oder Nachtschichten umfassen. Bei Bedarf lassen sie sich jedoch kombinieren, wenn Ihr Unternehmen einen 24/7-Betrieb erfordert.

Temporäre Schichten

Temporäre Schichten sind im Prinzip unkompliziert. Sie dienen dazu, eine erhöhte Nachfrage abzudecken – meist auf saisonaler Basis. Ein klassisches Beispiel dafür ist, wie bereits erwähnt, das Weihnachtsgeschäft zu Jahresbeginn. Davon profitieren vor allem Unternehmen im Einzelhandel.

Weitere Arten von Arbeitszeitmodellen

Neben den oben genannten Schichten gibt es weitere Arbeitszeitmodelle, mit denen Ihr Unternehmen seine Produktivitätsziele erreichen kann.

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, dann zu arbeiten, wenn es für sie am besten passt. So können sie ihre Aufgaben in ihren persönlich produktivsten Phasen des Tages erledigen – und die liegen für jeden Menschen anders.

Teilzeitmodelle

Die Einstellung von Teilzeitkräften kann eine hervorragende Möglichkeit sein, die Gesamtleistung Ihres Unternehmens zu steigern. Durch die Zuweisung unkonventioneller Schichten an Teilzeitmitarbeitende lassen sich die Betriebszeiten Ihres Unternehmens ganz unkompliziert verlängern.

Doppelschichten

Das Prinzip der Doppelschicht ist einfach erklärt: Mitarbeitende arbeiten zwei Schichten hintereinander, zum Beispiel eine Früh- und eine Spätschicht. Solche Modelle können zwar die Produktivität fördern, sind aber auch mit einigen Risiken verbunden.

Typische Herausforderungen bei Mitarbeiter-Schichtplänen

Jede neue Strategie im Unternehmen bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Das gilt auch für die Schichtplanung – wobei die Gesundheit der Mitarbeitenden zu den größten Bedenken zählt.

Gesundheitliche Risiken für Mitarbeitende

Gesundheitliche Probleme entstehen vor allem dann, wenn Mitarbeitende nachts arbeiten müssen. Das stört den natürlichen Schlaf-Wach-Rhythmus des menschlichen Körpers, auch bekannt als zirkadianer Rhythmus. Neben negativen Auswirkungen auf den Schlaf kann diese Art von Schichtarbeit die Gesundheit auf weitere Weisen beeinträchtigen.

Um diese Auswirkungen zu minimieren, sollten Sie die Anzahl der Nächte, die einzelne Teammitglieder in der Nachtschicht arbeiten, möglichst gering halten. Außerdem empfiehlt es sich, Nachtschichtmitarbeitenden ein höheres Maß an Flexibilität einzuräumen.

Abwägung von Präferenzen und Unternehmensanforderungen

Die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Wünschen der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen, kann schwierig sein. Viele Fachkräfte arbeiten aus verschiedenen Gründen lieber tagsüber – unter anderem wegen der bereits erwähnten gesundheitlichen Risiken. Das kann dazu führen, dass bestimmte Schichten schwer zu besetzen sind – ein Umstand, auf den Sie sich im Voraus vorbereiten sollten. Zum Glück ist das in den meisten Fällen kein gravierendes Problem: Die meisten Unternehmen verzeichnen die höchste Nachfrage während der regulären Geschäftszeiten. Ein Personalmangel in der Nacht dürfte den Betrieb daher in der Regel kaum beeinträchtigen.

Kurzfristige Änderungen

Auch kurzfristige Planungsänderungen sind eine häufige Herausforderung bei der Schichtplanung. Ein klassisches Beispiel sind Mitarbeitende, die sich krankschreiben lassen – deshalb sind Backup-Pläne unerlässlich, um den 24/7-Betrieb sicherzustellen. Sie sollten stets eine Liste von Personen parat haben, die bereit sind, ausgefallene Kolleginnen und Kollegen zu bestimmten Tageszeiten zu vertreten.

Lohnabrechnung verwalten

Wenn Ihre Mitarbeitenden unterschiedliche Arbeitszeiten haben, kann die Lohnabrechnung schnell komplex werden. Das gilt umso mehr, wenn Schichten mit flexiblen Arbeitszeitmodellen kombiniert werden. In solchen Fällen müssen Sie die geleisteten Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung genau berechnen, um eine korrekte Auszahlung sicherzustellen. Zum Glück lässt sich auch das mithilfe einer Zeiterfassungssoftware abwickeln.

Die Vorteile einer effektiven Mitarbeiter-Schichtplanung

Zum Abschluss dieses Artikels werfen wir noch einen Blick auf die Vorteile einer gut durchdachten Schichtplanungsstrategie.

Bessere Unternehmensleistung

Ein offensichtlicher Vorteil eines effektiven Schichtplans ist die insgesamt gesteigerte Leistungsfähigkeit. Durch längere Betriebszeiten können Sie mehr Produkte verkaufen. Ihr Team betreut mehr Kundinnen und Kunden, was den Umsatz Ihres Unternehmens messbar steigert.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Auch wenn es zunächst paradox klingt: Manche Fachkräfte bevorzugen ausdrücklich unkonventionelle Arbeitszeiten. Schließlich hat es durchaus seine Vorteile, frei zu haben, während die meisten anderen arbeiten. Eine höhere Zufriedenheit wirkt sich auch positiv auf das Mitarbeiter-Engagement aus, was Ihrem Unternehmen wiederum in vielerlei Hinsicht zugutekommen wird.

Fazit

Mitarbeiter-Schichtpläne können für viele Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Sie ermöglichen es, den Betrieb rund um die Uhr oder über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. Dadurch kann Ihre Organisation mehr Chancen nutzen, mehr Umsatz generieren und den Unternehmenserfolg langfristig steigern. Auch wenn die Einführung von Schichtplänen mit gewissen Herausforderungen verbunden ist, überwiegen die Vorteile auf lange Sicht deutlich.