Многие компании используют графики смен сотрудников, чтобы работать в режиме 24/7. В целом ряде отраслей они играют ключевую роль в успехе или провале бизнеса. Если вы думаете о введении сменного графика в своей организации, наверняка возникает вопрос: как сделать это грамотно?

В этой статье мы подробно разберём тему составления графиков смен сотрудников. Рассмотрим, как настроить сменный график с помощью трекера времени, и остановимся на ключевых моментах — в частности, на разных типах смен.

Основы графиков смен сотрудников

Начнём с самого главного. График смен сотрудников позволяет компании работать дольше обычного — нередко круглосуточно. По сути, это план того, как бизнес будет функционировать в определённые часы. Сменные графики могут сыграть важную роль в управлении временем команды, особенно при планировании совместных активностей — например, встреч и планёрок.

Для внедрения такого подхода необходимо учесть ряд факторов. Один из самых важных — наличие достаточного количества сотрудников для всех смен. Если вы вводите сменный график впервые, возможно, придётся расширить штат.

Прежде чем принимать решение о найме новых людей, важно понять: а подходит ли сменный график вашей компании в принципе?

Кому больше всего подходят графики смен?

Сменный график можно применять практически в любой сфере, но особенно он актуален там, где специалисты нужны в любое время суток. Прежде всего это касается здравоохранения и клиентской поддержки. Компании, которым не нужно работать круглосуточно, но которые выигрывают от увеличенных часов работы, тоже активно используют сменные графики. Это офлайн-бизнесы самых разных отраслей: ритейл, гостиничная сфера, общественное питание.

Помимо этого, компании со стандартным режимом работы иногда также вынуждены расширять часы присутствия. Например, в периоды высокого спроса. Классический пример — предновогодние праздники, когда люди по всему миру массово скупают подарки. В таких ситуациях выручает сезонный сменный график — о нём мы расскажем подробнее чуть ниже.

Как настроить график смен с помощью трекера времени

Теперь разберёмся, как составить график смен сотрудников с помощью популярного инструмента для повышения продуктивности — программы для учёта рабочего времени.

Определите свои потребности

Первый шаг при внедрении любого нового процесса — понять, что именно вам нужно. Применительно к сменному графику это означает: определить, как долго и в какое время должна работать ваша компания. Например, вам может потребоваться непрерывная работа 24/7 или просто небольшое усиление команды в пиковый сезон. От ваших требований зависят многие стратегические решения: в том числе, нужно ли набирать дополнительный персонал.

Назначайте смены через трекер времени

Как только цели определены, можно приступать к назначению смен. Для этого в трекере времени понадобится соответствующая функция — например, планирование смен в WebWork. Создайте нужные смены и начните назначать их сотрудникам. Форматов может быть много. Один из самых популярных — ротационные смены, когда каждый сотрудник работает в разное время в разные дни.

Регулярно анализируйте и корректируйте

После запуска сменного графика важно отслеживать его влияние на работу компании. Регулярный анализ поможет убедиться, что сменный режим действительно идёт бизнесу на пользу. Если вы замечаете негативные изменения — лучше скорректировать стратегию как можно раньше, чтобы не навредить ни сотрудникам, ни организации в долгосрочной перспективе.

Виды рабочих смен

Сменный режим может включать самые разные типы смен. Давайте кратко рассмотрим наиболее распространённые из них.

Дневная, вечерняя и ночная смены

Это три самых распространённых типа смен во всём мире. Названия говорят сами за себя — каждое отражает временной промежуток, который охватывает смена. Стандартизированного начала и конца не существует, но дневная смена, как правило, стартует около 8:00–10:00. Вечерняя начинается примерно в 16:00–18:00, а ночная — в полночь или чуть позже.

Выходные смены

Смены в выходные дни также широко распространены в различных отраслях. Как следует из названия, такие смены предполагают работу в субботу и воскресенье. При этом они не обязательно включают нестандартное время — вечер или ночь. Однако при необходимости их можно совмещать, если бизнес требует круглосуточной работы.

Временные смены

Временные смены — простой и понятный инструмент. Они используются для покрытия повышенного спроса, как правило, на сезонной основе. Классический пример, о котором мы уже упоминали, — праздничный сезон в начале года. Больше всего от него выигрывают розничные магазины.

Другие виды рабочих графиков

Помимо перечисленных смен, для достижения целей по продуктивности компании могут использовать и другие форматы организации рабочего времени.

Гибкий рабочий график

Гибкий режим работы даёт сотрудникам возможность самостоятельно выбирать время для работы. Это помогает людям трудиться в те часы, когда они наиболее продуктивны, — а этот пик у каждого свой.

Неполная занятость

Найм сотрудников на неполную ставку — отличный способ нарастить общую мощность команды. Таким сотрудникам легко назначить нестандартные смены, что позволяет без лишних усилий увеличить часы работы бизнеса.

Двойные смены

Суть двойных смен проста: сотрудник работает две смены подряд — например, дневную и вечернюю. Такой формат тоже помогает достигать производственных показателей, однако несёт в себе немало рисков.

Типичные сложности при внедрении сменного графика

Любое нововведение в бизнесе сопряжено с трудностями. Сменный режим работы — не исключение, и одна из главных проблем здесь касается здоровья сотрудников.

Риски для здоровья сотрудников

Проблемы со здоровьем, как правило, возникают при ночных сменах. Такой режим нарушает цикл сна и бодрствования — так называемый циркадный ритм. Помимо ухудшения качества сна, сменная работа может навредить здоровью и в других отношениях.

Чтобы минимизировать эти последствия, старайтесь сократить количество ночных смен для каждого сотрудника. Кроме того, для тех, кто работает ночью, стоит предусмотреть большую гибкость в графике.

Баланс между предпочтениями сотрудников и потребностями бизнеса

Совместить интересы компании с пожеланиями сотрудников бывает непросто. Большинство специалистов предпочитают дневной график по многим причинам — в том числе из-за уже упомянутых рисков для здоровья. Это создаёт сложности с заполнением определённых смен, и к этому лучше подготовиться заранее. К счастью, в большинстве случаев это не критично: основной спрос на услуги и товары приходится на стандартные рабочие часы, поэтому нехватка персонала в ночное время редко серьёзно влияет на бизнес.

Внеплановые изменения

Ещё одна распространённая проблема — внезапные изменения в расписании. Типичный пример — сотрудник берёт больничный, и чтобы не допустить сбоев в работе, необходим запасной план. Всегда держите под рукой список людей, готовых выйти на замену в любое время суток.

Управление расчётом зарплаты

Если сотрудники работают в разное время, расчёт зарплаты может превратиться в настоящую головоломку. Особенно когда сменный график совмещается с гибким режимом работы. В таких случаях для точных выплат необходимо точно считать рабочие часы. К счастью, с этим тоже поможет трекер времени.

Преимущества грамотно выстроенного сменного графика

В заключение давайте рассмотрим, что даёт компании эффективно выстроенный сменный режим работы.

Рост эффективности бизнеса

Очевидное преимущество грамотно составленного графика смен — повышение общей производительности. Работая дольше, вы сможете продавать больше продуктов. Ваша команда будет обслуживать больше клиентов и увеличит выручку компании на ощутимую величину.

Повышение удовлетворённости сотрудников

На первый взгляд это звучит парадоксально, однако некоторые специалисты предпочитают нестандартный рабочий график. В конце концов, быть свободным, когда остальные работают, имеет свои очевидные плюсы. Рост удовлетворённости также положительно скажется на вовлечённости сотрудников, что, в свою очередь, принесёт вашему бизнесу целый ряд дополнительных преимуществ.

Заключение

Графики смен могут играть важную роль во многих компаниях. Они позволяют работать в режиме 24/7 или в любом другом расширенном формате. В результате ваша организация получает возможность использовать больше возможностей, увеличивая продажи и выручку. Несмотря на определённые сложности в управлении сменным графиком, его преимущества в долгосрочной перспективе полностью оправдывают себя.