Muitas empresas utilizam escalas de trabalho por turnos para operar 24 horas por dia . Elas podem desempenhar um papel crucial no sucesso ou fracasso de empresas em diversos setores. Se você pretende implementar escalas de trabalho por turnos na sua organização, talvez se pergunte como fazê-lo de forma eficaz .

Neste artigo, vamos nos aprofundar no tema do planejamento de turnos de funcionários . Veremos como você pode configurá-lo usando um sistema de controle de tempo e exploraremos pontos-chave, como os diferentes tipos de turno.

Noções básicas sobre escalas de trabalho de funcionários

Vamos começar com o básico do assunto. Uma escala de turnos de funcionários permite que uma empresa permaneça operacional por mais tempo do que o normal, geralmente até mesmo 24 horas por dia. Essencialmente, são planos de como você manterá sua empresa funcionando em horários específicos do dia no futuro. As escalas de turnos de funcionários podem até desempenhar um papel importante no gerenciamento do tempo da sua equipe . Isso é particularmente relevante no planejamento de tarefas colaborativas, como reuniões.

Para implementar esses horários, você precisará levar em consideração alguns pontos. Um dos mais importantes é ter funcionários suficientes disponíveis para todos os turnos. Se você estiver configurando escalas de trabalho pela primeira vez, talvez precise contratar mais pessoas.

Antes de se comprometer com a expansão da sua equipe, é importante identificar se o sistema de turnos é adequado para a sua empresa.

Para quem os horários de trabalho por turnos são mais adequados?

Embora os horários de trabalho por turnos possam ser usados ​​em praticamente todas as profissões, são mais adequados para aqueles que têm alta demanda em todos os momentos. Isso inclui especialistas em saúde e de atendimento ao cliente . Empresas que não precisam ficar abertas o dia todo, mas se beneficiam de horários de funcionamento mais longos, também costumam usar horários de trabalho por turnos. Isso inclui empresas físicas em diversos setores, como varejo, hotelaria e alimentação.

Além disso, empresas que utilizam horários tradicionais também precisam, às vezes, estender seu horário de funcionamento. Isso pode ser interessante para o seu negócio durante períodos de alta demanda . Um exemplo típico é a temporada de festas de fim de ano, quando pessoas do mundo todo compram presentes. Nesses casos, você deve utilizar um sistema de turnos sazonal para os funcionários, que abordaremos com mais detalhes em breve.

Configurar a escala de turnos dos funcionários com um rastreador de tempo

Agora, vamos explorar como você pode configurar uma escala de turnos para funcionários usando uma ferramenta de produtividade popular: o software de controle de tempo .

Identifique suas necessidades

O primeiro passo para implementar qualquer coisa na sua empresa envolve identificar suas necessidades. Especificamente para o planejamento de turnos de funcionários, você deve determinar por quanto tempo deseja manter sua empresa funcionando e em quais horários. Por exemplo, você pode precisar manter as operações 24 horas por dia, 7 dias por semana , ou apenas precisar de um pequeno aumento na produtividade da sua equipe durante a alta temporada . Suas necessidades irão direcionar muitas decisões importantes na sua estratégia de planejamento de turnos, como a necessidade de contratar funcionários adicionais ou não.

Atribua turnos com um rastreador de tempo

Após definir seus objetivos, você pode começar a atribuir turnos. Para fazer isso com um sistema de controle de tempo, você precisará usar uma solução que ofereça um recurso adequado, como o sistema de agendamento de turnos de funcionários do WebWork . Basta criar os turnos que deseja oferecer à sua equipe e começar a atribuí-los. Existem várias maneiras de criar escalas de trabalho. Uma das práticas mais populares envolve a atribuição de turnos rotativos à sua equipe, o que significa que os funcionários trabalharão em turnos variados a cada dia.

Revisar e atualizar periodicamente

Após definir a escala de trabalho dos seus funcionários, você deve avaliar os efeitos dela nos negócios. Fazer isso periodicamente ajudará a garantir que sua empresa esteja se beneficiando do planejamento de turnos. Se você notar alguma mudança negativa, é importante revisar sua estratégia o quanto antes para evitar danos a longo prazo para sua equipe e organização. 

Diferentes tipos de turnos de trabalho

O planejamento de turnos de funcionários pode envolver diversos tipos de turnos. Vamos explorar brevemente alguns dos mais populares.

Turnos diurnos, vespertinos e noturnos

Esses três são os turnos de trabalho mais comuns em todo o mundo. Seus nomes são bastante autoexplicativos, descrevendo o período que abrangem. Não há horários de início e término padronizados, mas os turnos diurnos geralmente começam por volta das 8h às 10h . Os turnos vespertinos começam por volta das 16h às 18h , enquanto os turnos noturnos começam à meia-noite ou um pouco mais tarde.

Turnos de fim de semana

Os turnos de fim de semana também são bastante comuns em diversos setores. Como o nome indica, esses turnos estendem o horário de trabalho dos funcionários para os sábados e domingos . Eles não envolvem necessariamente horários não tradicionais, como turnos da noite ou da madrugada. No entanto, esses turnos podem ser combinados se a sua empresa precisar para operar 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Turnos temporários

As mudanças temporárias são bastante simples. Elas são usadas para atender ao aumento da demanda, geralmente em caráter sazonal. Como mencionado anteriormente, um exemplo comum disso ocorre durante a temporada de festas no início do ano. As empresas de varejo serão as que mais poderão se beneficiar disso.

Outros tipos de horários de trabalho

Além dos turnos mencionados acima, sua empresa pode utilizar outros horários de trabalho para atingir suas metas de produtividade.

Horário de trabalho flexível

Horários de trabalho flexíveis permitem que seus funcionários trabalhem quando quiserem. Isso pode ajudá-los a concluir suas tarefas quando estão mais produtivos ao longo do dia, o que varia de pessoa para pessoa.

Horários de meio período

Contratar funcionários em regime de tempo parcial pode ser uma excelente maneira de aumentar a produtividade geral da sua empresa. Você pode atribuir turnos não convencionais aos seus funcionários em tempo parcial para estender o horário de funcionamento do seu negócio com bastante facilidade.

turnos duplos

O conceito de turnos duplos é bastante simples. Consiste em os funcionários trabalharem dois turnos consecutivos, como um turno diurno e um noturno. Esses horários podem contribuir para o alcance das metas de produtividade, mas também trazem consigo algumas preocupações.

Desafios comuns dos horários de trabalho dos funcionários

Implementar qualquer nova estratégia em sua empresa terá seus desafios. Isso também se aplica ao planejamento de turnos de funcionários, sendo uma das maiores preocupações relacionada à saúde dos colaboradores.

preocupações com a saúde dos funcionários

Os problemas de saúde geralmente surgem quando os funcionários precisam trabalhar à noite. Isso interrompe o ciclo sono-vigília do corpo humano, também conhecido como ritmo circadiano. Além de afetar negativamente o sono, esse tipo de trabalho em turnos pode prejudicar a saúde de outras maneiras.

Para minimizar esses efeitos, tente reduzir o número de dias que cada membro da sua equipe trabalha à noite. Além disso, você também deve oferecer maior flexibilidade aos seus funcionários do turno da noite.

Equilibrar preferências e necessidades

Equilibrar as necessidades da sua empresa com as preferências dos funcionários pode ser um desafio. Muitos profissionais preferem trabalhar durante o dia por diversos motivos, um dos quais são as preocupações com a saúde . Isso pode gerar dificuldades para preencher certos turnos, algo que você deve planejar com antecedência. Felizmente, isso não deve ser um grande problema. A maioria das empresas registra a maior demanda por seus produtos e serviços durante o horário comercial convencional. Isso significa que a falta de funcionários à noite não deve afetar suas operações na maioria dos casos.

Alterações de última hora

Lidar com mudanças de última hora é outro desafio comum no planejamento de turnos. Um exemplo frequente disso são os funcionários que ligam dizendo que estão doentes , o que torna os planos de contingência vitais para garantir a operação 24 horas por dia, 7 dias por semana. Você deve sempre ter uma lista de pessoas dispostas a substituir os funcionários que estiverem de folga em determinados horários do dia.

Gestão de folha de pagamento

Se seus funcionários trabalham em horários variáveis, gerenciar a folha de pagamento pode ser um grande desafio. Isso se torna ainda mais complexo se você combinar turnos com horários flexíveis. Nesses casos, será necessário calcular as horas trabalhadas para pagar os funcionários corretamente. Felizmente, um software de controle de ponto também pode ajudar nesse processo.

Os benefícios de um planejamento eficaz de turnos de trabalho para funcionários

Antes de encerrarmos este artigo, vamos explorar os benefícios de uma estratégia eficaz de planejamento de turnos de funcionários.

Melhoria do desempenho empresarial

Um benefício óbvio de um sistema eficaz de turnos de trabalho é o aumento do desempenho geral . Ao manter a operação por mais tempo, você poderá vender mais produtos. Sua equipe atenderá mais clientes e aumentará a receita da sua empresa de forma significativa.

Maior satisfação dos funcionários

Embora isso possa parecer contraintuitivo à primeira vista, alguns profissionais podem preferir modalidades de trabalho não convencionais. Afinal, estar de folga enquanto a maioria trabalha certamente tem suas vantagens. Maior satisfação também afetará positivamente o engajamento dos funcionários , o que, por sua vez, trará muitos outros benefícios para sua empresa.

Considerações finais

A elaboração de escalas de trabalho para funcionários pode desempenhar um papel importante em algumas empresas. Ela permite que a empresa opere 24 horas por dia, 7 dias por semana, ou por qualquer outro período prolongado. Consequentemente, a organização terá a capacidade de aproveitar mais oportunidades, gerando mais vendas e receita. Embora existam alguns desafios na utilização de escalas de trabalho para funcionários, seus benefícios compensam a longo prazo.