Como fazer a escala de funcionários com eficiência: métodos, ferramentas e modelos

Como fazer a escala de funcionários com eficiência: métodos, ferramentas e modelos

Aprender a fazer a escala de funcionários se resume a sete passos que funcionam em praticamente qualquer setor. Mapeie os horários e as funções que precisam de cobertura, reúna a disponibilidade e os pedidos de folga, escolha um padrão de turnos e monte a escala já com as pausas incluídas. Depois, confira tudo com as regras trabalhistas, publique com antecedência e com um processo claro para alterações, e compare as horas escaladas com as horas que a equipe realmente trabalhou.

O mesmo processo serve tanto para uma central de suporte 24/7 com revezamento de 12 horas quanto para uma equipe de escritório com horário fixo. O que muda entre os dois é o padrão de turnos e as regras trabalhistas, por isso cada um ganhou sua própria seção mais abaixo.

Como fazer a escala de funcionários em 7 passos

Veja como montar a escala de turnos da sua equipe:

1. Mapeie a necessidade de cobertura por faixa de horário.
2. Centralize a disponibilidade e os pedidos de folga em um só lugar.
3. Escolha um padrão de turnos.
4. Monte a escala já com as pausas incluídas.
5. Confira as regras trabalhistas antes de publicar.
6. Publique com antecedência e defina um processo para alterações.
7. Compare as horas escaladas com as horas trabalhadas.

1. Mapeie a necessidade de cobertura

A necessidade de cobertura é o conjunto de funções que você precisa em cada período do dia e quantas pessoas cada uma exige. Divida seu horário de funcionamento em faixas, por exemplo de quatro horas cada, e registre o número de pessoas por função no planejador de cobertura mais abaixo.

Folhas de ponto anteriores e o volume por hora, como chamados, pedidos ou agendamentos, mostram seus horários de pico. Se você está descobrindo como montar a escala de uma equipe nova, sem histórico, comece pelo horário de funcionamento e pelo quadro mínimo de cada função e ajuste depois de algumas semanas de horas reais.

2. Centralize a disponibilidade e os pedidos de folga em um só lugar

A disponibilidade mostra quem pode trabalhar e quando; os pedidos de folga mostram quem não pode. Peça as duas coisas antes de começar o rascunho, junto com o limite de horas semanais de cada pessoa, e mantenha tudo em um só lugar, como um formulário ou a sua ferramenta de escalas.

Reunir essas informações primeiro é o melhor jeito de montar turnos que as pessoas realmente conseguem cumprir, porque cada conflito resolvido aqui é uma alteração a menos depois da publicação. Defina um prazo para os pedidos antes da data de publicação e encaminhe o que chegar depois para o processo de alterações do Passo 6.

3. Escolha um padrão de turnos

O padrão de turnos é a estrutura que se repete na sua escala. Se você está aprendendo a montar uma escala para cobrir o horário comercial em dias úteis, turnos semanais fixos são a opção mais simples. Já a cobertura 24 horas exige várias equipes em um ciclo que se repete, como 4×4 ou 2-2-3, que comparamos na seção de padrões abaixo.

4. Monte a escala já com as pausas incluídas

Preencha primeiro os horários mais difíceis de cobrir: funções especializadas, turnos de abertura e fechamento e faixas de pico. Depois, complete o resto, conferindo cada turno com a disponibilidade e o limite de horas. Quando há várias funções, unidades ou revezamentos, um software de escala de funcionários permite configurar turnos recorrentes uma única vez e atribuí-los às pessoas.

Programe as pausas junto com os turnos, de forma escalonada, para que cada faixa de horário mantenha o quadro mínimo. O controle de pausas mostra depois se elas foram mesmo feitas.

5. Confira as regras trabalhistas antes de publicar

Confira cada rascunho com as regras do local onde sua equipe trabalha: horas extras, descanso entre turnos, pausas e aviso prévio.

Nos EUA, a FLSA exige pagamento de hora extra de no mínimo 1,5 vez o valor da hora normal após 40 horas na semana de trabalho para funcionários cobertos e não isentos, e o Department of Labor não permite fazer a média de horas entre duas ou mais semanas. A lei federal não obriga intervalos para refeição ou descanso, mas as pausas curtas que você oferecer contam como tempo de trabalho remunerado, e alguns estados exigem intervalos.

Algumas cidades e estados americanos também têm leis de “fair workweek” (semana de trabalho justa). Os empregadores abrangidos, principalmente no varejo e na hotelaria, geralmente precisam publicar a escala com 14 dias corridos de antecedência, pagar um adicional por alterações de última hora e garantir de 9 a 11 horas de descanso entre turnos, a menos que o funcionário concorde por escrito. Os detalhes variam conforme a jurisdição (panorama da Littler).

No Reino Unido, trabalhadores maiores de 18 anos geralmente têm direito a uma pausa de 20 minutos quando trabalham mais de seis horas, 11 horas de descanso entre jornadas e 24 horas de folga por semana ou 48 horas a cada quinze dias (GOV.UK). Em qualquer outro lugar, consulte a legislação local e eventuais acordos ou convenções coletivas.

6. Publique com antecedência e defina um processo para alterações

Publique a escala o quanto antes e nunca depois do prazo exigido por lei. Um dia fixo de publicação, como sexta-feira sim, sexta-feira não, permite que a equipe saiba quando a próxima escala vai sair.

Antes de publicar, defina como as alterações vão funcionar: como os funcionários pedem folga ou troca de turno, quem aprova, em quanto tempo recebem resposta e como a escala atualizada chega a todos. Coloque o processo por escrito e compartilhe junto com a escala.

7. Compare as horas escaladas com as horas trabalhadas

Ao fim de cada período da escala, compare as horas programadas com as horas que as pessoas trabalharam. Analise atrasos, saídas antecipadas, faltas e horas extras, por pessoa e por faixa de horário. Por exemplo, se as horas extras se concentram sempre na mesma faixa, a próxima escala precisa de mais horas ali.

Dá para fazer isso manualmente com as folhas de ponto ou com um controle de frequência que cruza cada registro de entrada com o turno atribuído. No WebWork, os relatórios de frequência sinalizam atrasos e saídas antecipadas em relação ao turno, e o app desktop pede ao funcionário o motivo na hora.

Para ver as horas escaladas versus as trabalhadas da sua equipe, comece um teste grátis de 14 dias, sem precisar de cartão de crédito. 

Prefere uma apresentação guiada? Agende uma demonstração e mostramos os turnos e os relatórios de frequência para você.

Métodos de escala de funcionários: padrões de turno mais comuns

Turnos diurno, vespertino, noturno e de fim de semana são os tipos básicos, e nosso guia sobre os tipos de turno de trabalho explica cada um deles. O turno vespertino também é chamado de swing shift ou segundo turno, e os padrões abaixo organizam esses turnos ao longo dos dias e entre as equipes.

Uma escala de revezamento alterna as pessoas entre os turnos diurno, vespertino e noturno para que noites e fins de semana sejam divididos, e cada troca precisa de descanso suficiente conforme as regras do Passo 5. Em turnos fracionados e regimes de sobreaviso, confira as regras locais sobre como esse tempo é remunerado. Nos EUA, uma semana compactada 4×10 continua com 40 horas para fins de hora extra federal, que é calculada por semana de trabalho, embora as leis estaduais possam ser diferentes.

Padrões de 12 horas para cobertura 24/7

Com turnos de 12 horas, dois turnos cobrem cada dia e quatro equipes cobrem a semana: em qualquer dia, uma equipe trabalha de dia, uma à noite e duas estão de folga. Cada equipe faz em média 42 horas por semana, mas algumas semanas são mais longas e outras mais curtas, então, nos EUA, reserve orçamento para horas extras nas semanas mais longas.

Os nomes dos padrões variam de uma fonte para outra. A Circadian lista o 2-2-3 (também chamado de Panamá ou Pitman) com vários nomes, incluindo 2-3-2, enquanto algumas fontes usam “Pitman” apenas para a versão em que as equipes ficam fixas no turno diurno ou noturno. Confira o ciclo real ao comparar escalas.

Modelos de escala de funcionários para copiar

Copie estes modelos para uma planilha e substitua os campos de exemplo. Todos os horários são ilustrativos.

Escala semanal de trabalho (turnos fixos)

Use este modelo para equipes com turnos semanais fixos. Os totais são as horas escaladas antes de descontar os intervalos não remunerados.

Revezamento com 4 equipes para cobertura 24/7 (4×4)

Use este modelo para cobertura 24/7 com turnos de 12 horas. Repita o ciclo de 8 dias e inverta as equipes do dia e da noite a cada ciclo para fazer o revezamento. D = turno diurno (ex.: 07:00–19:00), N = turno noturno (ex.: 19:00–07:00).

Planejador de cobertura

Use no Passo 1 para definir o quadro de cada faixa de horário e de novo no Passo 7 para comparar com quem realmente trabalhou.

Erros comuns na escala de funcionários (e como evitá-los)

Cada solução abaixo é uma boa prática para aplicar já na sua próxima escala.

Montar a escala sem dados de demanda

Copiar a escala da semana passada, ou usar o mesmo número de pessoas em todos os turnos, repete os problemas de cobertura do período anterior: picos com gente de menos e horários tranquilos com gente demais. Resolva com o planejador de cobertura do Passo 1, atualizado com as horas reais do Passo 7.

Publicar tarde ou mudar a escala com frequência

Uma escala publicada em cima da hora dá menos tempo para os funcionários organizarem a semana, e cada alteração posterior significa mais uma rodada de aprovações. Pelas leis americanas de fair workweek, mudanças de última hora geralmente também exigem pagamento adicional. Resolva com um dia fixo de publicação e o processo de alterações do Passo 6.

Escalar um turno de fechamento logo antes de um de abertura

Um turno de fechamento seguido de um de abertura, o que em inglês às vezes chamam de “clopening”, deixa pouco tempo de descanso. O Reino Unido prevê 11 horas de descanso diário, e as leis americanas de fair workweek geralmente exigem de 9 a 11 horas, salvo consentimento do funcionário, com adicional quando o descanso é menor. Resolva conferindo o intervalo entre os turnos consecutivos de cada pessoa antes de publicar.

Dar horas extras ou os turnos menos disputados sempre às mesmas pessoas

Quando as mesmas pessoas ficam com as noites, os fins de semana e as horas extras em todo período, a cobertura desses horários passa a depender da disponibilidade de poucos funcionários. Resolva mantendo uma contagem de quem fez cada turno menos disputado e cada hora extra, e distribuindo os próximos por ordem.

Pular a comparação entre horas escaladas e trabalhadas

Sem comparar com as horas reais, atrasos, saídas antecipadas e horas extras não planejadas só aparecem na folha de pagamento, e a próxima escala repete as mesmas suposições. Resolva com a revisão do Passo 7 a cada período.

Manter a escala em vários lugares

Quando a escala fica ao mesmo tempo numa planilha, num grupo de mensagens e numa agenda, as versões deixam de bater. Resolva escolhendo uma escala oficial e fazendo todas as alterações nela. Sob as leis de fair workweek, a Littler destaca que os empregadores precisam guardar registros de quando cada escala e cada alteração foram enviadas a cada funcionário, geralmente por três anos, o que fica bem mais simples com um único sistema.

Planilhas ou ferramentas de escala: como escolher

Os passos para fazer a escala de funcionários são os mesmos nas duas opções. Uma planilha dá conta quando a equipe é pequena, trabalha em turnos fixos em uma única unidade e quase não muda a escala, e o modelo semanal acima atende bem esse caso.

A planilha fica difícil de gerenciar quando há revezamentos, várias unidades ou fusos horários, ou alterações frequentes, e ela não registra quando as pessoas bateram ponto na entrada, na saída ou nas pausas.

Ao comparar ferramentas, procure por:

1. Turnos com horários, dias de trabalho e fusos horários próprios
2. Disponibilidade e ausências visíveis junto à escala
3. Registro de ponto pelo desktop, pelo celular ou por um quiosque compartilhado
4. Relatórios de frequência que comparam os registros de ponto com os turnos atribuídos
5. Políticas de pausas remuneradas e não remuneradas
6. Folhas de ponto e exportação para folha de pagamento a partir das horas registradas
7. Turnos em aberto ou trocas de turno, se a sua equipe troca turnos com frequência

Como o WebWork cuida da escala

Com a nossa escala de turnos, você cria turnos e os atribui a membros ou equipes, sem limite de turnos nem de funcionários escalados. Cada turno tem sua própria data, carga horária mínima, horário de início e término, dias de trabalho, frequência e fuso horário. A visualização de turnos mostra a disponibilidade e quem trabalha meio período, e a página Calendário exibe os turnos junto com feriados, ausências e horas registradas.

Os funcionários registram entrada e saída pelo app desktop, pelo app mobile ou por um quiosque de ponto compartilhado com PIN individual, que também registra as pausas. Os relatórios de frequência comparam esses horários com o turno atribuído, as políticas de pausas definem a duração de cada pausa e se ela é remunerada ou não, e as Políticas de Ausência permitem que os funcionários solicitem folgas.

As horas registradas vão para as folhas de ponto e para a exportação da folha de pagamento, e o Orçamento de Projetos acompanha os gastos com mão de obra por projeto. Veja a configuração completa na nossa página sobre escala de turnos no WebWork ou conheça o restante do nosso software de gestão da força de trabalho.

Como fazer a escala de funcionários: perguntas frequentes

Como montar uma escala de turnos?

Para montar uma escala de turnos, liste os horários e as funções que precisam de cobertura, reúna a disponibilidade e os pedidos de folga e escolha um padrão de turnos. Depois, distribua os turnos com as pausas, confira as regras de hora extra e descanso e publique com antecedência. Ao fim do período, compare as horas escaladas com as trabalhadas e ajuste a próxima escala.

Com quanta antecedência devo publicar a escala dos funcionários?

Publique a escala no mínimo com a antecedência exigida pela lei local. As leis americanas de fair workweek geralmente exigem 14 dias corridos para os empregadores abrangidos, enquanto a regra para o varejo de Nova York exige 72 horas. Onde não há exigência legal, um dia fixo de publicação com duas semanas de antecedência dá tempo para a equipe se planejar.

Como montar uma escala de trabalho justa?

Uma escala justa distribui noites, fins de semana e horas extras de forma equilibrada e respeita a disponibilidade e o descanso de cada pessoa. Registre quem fez cada turno menos disputado, distribua os próximos por ordem e divulgue suas regras para pedidos de folga e alterações, para que todos saibam como as decisões são tomadas.

O que é a escala 2-2-3?

A escala 2-2-3, também chamada de Panamá ou Pitman, é um revezamento de 14 dias com turnos de 12 horas: 2 dias trabalhando, 2 de folga, 3 trabalhando, 2 de folga, 2 trabalhando e 3 de folga. Quatro equipes garantem a cobertura 24/7, cada uma faz em média 42 horas por semana, e a cada duas semanas há um fim de semana prolongado de três dias.

Como fazer a escala de funcionários em fusos horários diferentes?

Configure cada turno no fuso horário local de quem vai trabalhar nele e indique o fuso na escala para que gestores de outros lugares leiam os horários corretamente. Para hora extra nos EUA, defina quando começa sua semana de trabalho; o DOL permite qualquer dia e horário. No WebWork, cada turno tem sua própria configuração de fuso horário.

Monte sua próxima escala com base nas horas reais

Sua primeira escala é só o ponto de partida. Rode um período completo, compare as horas reais, e a próxima escala já vai nascer com os dados reais da sua equipe.

Se quiser ter escala, frequência, pausas e horas para a folha de pagamento em um só lugar, teste o WebWork grátis por 14 dias, sem cartão de crédito. Ou agende uma demonstração e mostramos tudo para você.