O controlo de assiduidade é como sabe quem está a trabalhar, quem chega atrasado e quem está ausente. Bem feito, mantém a folha de pagamento exata e os horários realistas. Mal feito, cada período de pagamento transforma-se em corrigir folhas de horas à mão e verificar duas vezes as horas. 

Existem cinco formas comuns de controlar a assiduidade dos funcionários e este guia percorre cada método e depois ajuda-o a escolher aquele que se adequa à sua equipa.

Porquê controlar a assiduidade dos funcionários? 

Os dados de assiduidade fazem mais do que confirmar quem apareceu. Também desempenham um papel decisivo na exatidão da folha de pagamento, na definição de horários e, claro, em identificar problemas de assiduidade cedo. 

Controlá-la bem dá-lhe algumas coisas concretas:

1. Folha de pagamento exata, porque o pagamento baseia-se em horas reais em vez de estimativas.
2. Menos absentismo, já que as pessoas são mais consistentes quando a assiduidade é registada e visível.
3. Menos roubo de tempo, porque marcar o ponto por colegas e inflacionar horas torna-se mais difícil de esconder.
4. Conformidade, já que a maioria das leis salariais exige que mantenha registos das horas trabalhadas.
5. Melhor planeamento, porque os padrões de ausência e atraso mostram-lhe onde o pessoal é insuficiente.

Com um método de assiduidade fiável, tem um registo sobre o qual pode agir e que pode defender quando necessário. 

5 métodos para controlar a assiduidade dos funcionários

Cada método abaixo faz o mesmo trabalho básico, que é registar quando as pessoas trabalham. Mas diferem bastante em exatidão, custo e o quanto podem ser manipulados.

1. Controlo manual (papel, folhas de cálculo e cartões de ponto)

A abordagem mais antiga de controlo de assiduidade é manual: os funcionários assinam uma folha, preenchem uma folha de cálculo ou marcam um cartão de ponto no início e no fim do dia.

O apelo deste método é que quase não custa nada e não precisa de configuração. Mas o problema é a exatidão. As horas escritas à mão e autodeclaradas são fáceis de arredondar para cima, de esquecer e até fáceis de preencher por um colega ausente. Para uma equipa pequena num único local pode ser suficiente, mas a contagem manual convida a erros que podem ir diretamente para a folha de pagamento.

2. Sistemas de crachá e cartão de acesso (RFID)

Os funcionários passam ou aproximam um cartão ou porta-chaves de um leitor quando entram e saem, e o sistema regista a hora automaticamente.

Este método elimina a contagem manual e serve também como acesso ao edifício. Mas também tem uma fraqueza. O cartão só prova que o cartão esteve lá, não a pessoa. As pessoas podem partilhar e trocar cartões, mesmo por colegas ausentes, por isso marcar o ponto por colegas continua a ser uma possibilidade. Também regista apenas a entrada e a saída, não as horas realmente trabalhadas depois de alguém estar lá dentro. Este método é o melhor para locais de trabalho presenciais que já usam cartões de acesso. 

3. Sistemas biométricos (impressão digital ou reconhecimento facial)

Um sistema de assiduidade biométrico permite que os funcionários se verifiquem com uma impressão digital ou digitalização facial para marcar entrada e saída. Esta é uma das opções presenciais mais resistentes a fraudes, já que a credencial não pode ser entregue a outra pessoa. Por outras palavras, a biometria impede a marcação de ponto por colegas que os sistemas de crachá ainda permitem. 

Mas também tem contrapartidas. O hardware custa mais, só funciona onde o scanner está instalado e os dados biométricos são regulados em muitas regiões, por isso precisa de consentimento e de um tratamento cuidadoso para manter a conformidade. Verifique as regras onde os seus funcionários estão baseados antes de o implementar.

4. Aplicações móveis e de GPS

Com o controlo de assiduidade móvel, os funcionários marcam entrada a partir de uma aplicação no telemóvel, muitas vezes com GPS ou uma geofence a confirmar que estão no local certo.

Este é o método feito para pessoas que não estão sentadas numa secretária fixa. Por exemplo, equipas de campo, equipas de construção e pessoal distribuído podem registar a assiduidade a partir de onde estiverem a trabalhar, e a confirmação de localização mantém-na honesta. O geofencing da WebWork pode acionar a marcação de entrada automaticamente quando alguém chega a um local de trabalho. A principal consideração é que o rastreamento de localização tem de ser transparente, com a equipa a saber o que é capturado e porquê.

5. Software de controlo de tempo e assiduidade

O software de assiduidade regista automaticamente as marcações de entrada e saída nos dispositivos em que as pessoas já trabalham, e depois transforma isso em relatórios, folhas de horas e dados de folha de pagamento.

Esta é a opção mais completa porque capta mais do que a presença. Além das horas de início e fim, regista as horas realmente trabalhadas. Nenhum dos outros métodos desta lista faz isso. A monitorização de assiduidade da WebWork regista automaticamente as horas de início e fim, deteta inícios tardios e términos antecipados e pede ao funcionário um motivo quando um turno não corresponde ao horário. Recebe relatórios em tempo real sobre quem está ativo, atrasado, ausente ou de licença, e as mesmas horas registadas são usadas para calcular a folha de pagamento.

Para equipas presenciais, a WebWork também tem um modo quiosque que transforma um tablet ou computador partilhado num relógio de ponto para toda a equipa. Os funcionários marcam entrada e saída com o seu próprio PIN, por isso ninguém precisa de um dispositivo ou login pessoal, e cada registo continua a ser atribuído à pessoa certa. Funciona bem em locais como lojas, armazéns e locais de obra, onde as pessoas não estão numa secretária mas ainda quer as suas horas registadas devidamente em vez de em papel.

Presença não é o mesmo que produtividade

A maioria destes métodos responde à questão de saber se um funcionário esteve presente. Uma passagem de crachá, uma impressão digital ou uma folha assinada confirmam todos a assiduidade e nada mais.

Se tudo o que precisa é de um registo de presença para folha de pagamento e conformidade, um método mais simples resolve. Se quer perceber como esse tempo se traduziu em trabalho, precisa de um método que controle as próprias horas, não apenas a marcação de entrada. Escrevemos mais sobre porque é que a atividade e a presença podem enganar no nosso artigo sobre porque os níveis de atividade não são produtividade.

O que os padrões de assiduidade lhe podem dizer

Os padrões de assiduidade mostram quem está consistentemente atrasado, quem está a ter ausências mais frequentes e quem está a dar sinais de burnout. 

É aqui que o controlo automático ganha o seu lugar face a uma folha de papel. A WebWork assinala inícios tardios, términos antecipados e ausências à medida que acontecem, e pede aos funcionários que indiquem o motivo do atraso. 

Se quer dados de assiduidade que revelem estes sinais por si só, pode experimentar a WebWork gratuitamente durante 14 dias. Sem necessidade de cartão de crédito.

Como escolher o método certo para a sua equipa

O método certo depende de onde e como a sua equipa trabalha.

1. Presencial, pequena, orçamento reduzido: o controlo manual pode funcionar para começar, desde que aceite o compromisso na exatidão.
2. Presencial, maior, preocupada com segurança: sistemas de crachá ou biometria, com a biometria a ganhar onde marcar o ponto por colegas é um risco real.
3. Remota, de campo ou multi-local: aplicações móveis e de GPS, já que a assiduidade tem de viajar com a pessoa.
4. Qualquer equipa que queira presença e produtividade juntas: software de controlo de tempo, que cobre todos os cenários acima e acrescenta as horas trabalhadas.

O tamanho da equipa e as necessidades de conformidade também influenciam a decisão. Quanto maior e mais distribuída for a sua equipa, mais os métodos manuais lhe custam em erros e trabalho administrativo, e mais uma abordagem por software se paga a si própria.

Seja qual for o método que escolher, combine-o com uma política escrita clara para que todos sigam as mesmas regras. O nosso guia para criar uma política de marcação de ponto tem um modelo gratuito que pode adaptar.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor forma de controlar a assiduidade dos funcionários?
Para a maioria das equipas, o software de assiduidade é o mais fiável, porque regista o tempo automaticamente, resiste à marcação de ponto por colegas e transforma a assiduidade em dados prontos para a folha de pagamento. Os métodos mais simples podem funcionar para equipas presenciais muito pequenas, mas custam mais em erros à medida que cresce.

Como é que as pequenas empresas controlam a assiduidade dos funcionários?
Muitas começam com folhas manuais ou folhas de cálculo, e depois passam para uma aplicação assim que os erros e as dores de cabeça com a folha de pagamento se acumulam. Um controlador móvel ou baseado em software costuma compensar bem antes de uma equipa se tornar grande.

Como se controla a assiduidade de funcionários remotos ou de campo?
Use uma aplicação móvel com GPS ou geofencing, para que as pessoas possam marcar entrada a partir de onde trabalham e a localização o confirme. Esta é a opção prática quando não há um escritório partilhado onde marcar o ponto.

O controlo de assiduidade biométrico é legal?
Em muitos lugares sim, mas os dados biométricos são regulados de forma mais rigorosa do que outros tipos, e as regras variam por região. Obtenha consentimento, armazene os dados com cuidado e verifique os requisitos locais antes de o adotar.

Qual é a diferença entre controlo de assiduidade e controlo de tempo?
O controlo de assiduidade regista quando as pessoas começam e param, mostrando a presença. O controlo de tempo regista as horas realmente trabalhadas, mostrando o que essa presença produziu. Software como a WebWork faz ambos.

Acerte no seu controlo de assiduidade

O método de controlo de assiduidade que escolher molda o quanto pode confiar na sua folha de pagamento e nos seus horários. Adapte-o à forma como a sua equipa trabalha, apoie-o com uma política clara, e a assiduidade torna-se uma parte natural do seu fluxo de trabalho.

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