Учёт посещаемости — это то, как вы понимаете, кто работает, кто опаздывает, а кто отсутствует. Если организовать его правильно, зарплата рассчитывается точно, а графики остаются реалистичными. Если плохо — каждый расчётный период превращается в ручное исправление табелей и перепроверку часов. 

Есть пять распространённых способов вести учёт посещаемости сотрудников. В этом руководстве мы разберём каждый метод, а затем поможем вам выбрать тот, что подойдёт именно вашей команде.

Зачем вести учёт посещаемости сотрудников? 

Данные о посещаемости не просто подтверждают, кто пришёл на работу. Они также играют решающую роль в точности расчёта зарплаты, в формировании графиков и, конечно, в раннем выявлении проблем с посещаемостью. 

Грамотный учёт даёт вам несколько конкретных вещей:

1. Точный расчёт зарплаты, потому что оплата основана на реальных часах, а не на приблизительных оценках.
2. Меньше прогулов, ведь люди более дисциплинированны, когда посещаемость фиксируется и видна.
3. Меньше кражи времени, потому что отметки за коллег и завышенные часы становится сложнее скрыть.
4. Соответствие требованиям, поскольку большинство законов о труде обязывают вести учёт отработанных часов.
5. Лучшее планирование, ведь закономерности в прогулах и опозданиях показывают, где не хватает персонала.

С надёжным методом учёта посещаемости у вас есть данные, на основе которых можно действовать и которые при необходимости можно обосновать. 

5 методов учёта посещаемости сотрудников

Каждый метод ниже выполняет одну и ту же базовую задачу — фиксирует, когда люди работают. Но они сильно различаются по точности, стоимости и по тому, насколько легко их обмануть.

1. Ручной учёт (бумага, таблицы и перфокарты)

Самый старый подход к учёту посещаемости — ручной: сотрудники расписываются в ведомости, заполняют таблицу или пробивают перфокарту в начале и конце рабочего дня.

Привлекательность этого метода в том, что он почти ничего не стоит и не требует настройки. Но проблема — в точности. Часы, записанные от руки и заявленные самим сотрудником, легко округлить в большую сторону, забыть указать и даже проставить за отсутствующего коллегу. Для небольшой команды на одной площадке этого может быть достаточно, но ручной подсчёт открывает дорогу ошибкам, которые могут напрямую попасть в расчёт зарплаты.

2. Системы с пропусками и картами доступа (RFID)

Сотрудники проводят или прикладывают карту либо брелок к считывателю на входе и выходе, а система автоматически фиксирует время.

Этот метод избавляет от ручного подсчёта и заодно служит для доступа в здание. Но у него тоже есть слабое место. Карта подтверждает лишь то, что там была карта, а не сам человек. Люди могут передавать и обмениваться картами, в том числе за отсутствующих коллег, так что отметки за других по-прежнему возможны. Кроме того, фиксируются только вход и выход, а не реально отработанные часы после того, как человек оказался внутри. Этот метод лучше всего подходит для офисов и предприятий, где уже используются карты доступа. 

3. Биометрические системы (отпечаток пальца или распознавание лица)

Биометрическая система учёта позволяет сотрудникам отмечать приход и уход, подтверждая личность отпечатком пальца или сканированием лица. Это один из наиболее защищённых от махинаций вариантов для работы на месте, поскольку такой идентификатор нельзя передать другому. Иными словами, биометрия исключает отметки за коллег, которые всё ещё возможны в системах с картами. 

Но и здесь есть свои компромиссы. Оборудование стоит дороже, оно работает только там, где установлен сканер, а биометрические данные во многих регионах регулируются законом, поэтому для соответствия требованиям нужны согласие сотрудников и аккуратная обработка данных. Прежде чем внедрять биометрию, проверьте правила, действующие там, где находятся ваши сотрудники.

4. Мобильные и GPS-приложения

При мобильном учёте посещаемости сотрудники отмечаются в приложении на телефоне, часто с помощью GPS или геозоны, подтверждающей, что они находятся в нужном месте.

Это метод, созданный для людей, которые не сидят за фиксированным рабочим местом. Например, выездные бригады, строительные команды и распределённый персонал могут отмечать посещаемость откуда угодно, а подтверждение местоположения помогает сохранять честность данных. Геозоны WebWork могут автоматически запускать отметку прихода, когда человек прибывает на объект. Главное, что стоит учитывать: отслеживание местоположения должно быть прозрачным, а команда должна понимать, что именно фиксируется и зачем.

5. ПО для учёта рабочего времени и посещаемости

Программное обеспечение для учёта посещаемости автоматически фиксирует приход и уход прямо на тех устройствах, на которых люди уже работают, а затем превращает эти данные в отчёты, табели и данные для расчёта зарплаты.

Это наиболее полный вариант, потому что он фиксирует не только сам факт присутствия. Наряду со временем начала и окончания он записывает реально отработанные часы. Ни один другой метод из этого списка так не умеет. Мониторинг посещаемости WebWork автоматически фиксирует время начала и окончания, выявляет поздние старты и ранние уходы, а также запрашивает у сотрудника причину, когда смена не совпадает с графиком. Вы получаете отчёты в реальном времени о том, кто активен, опаздывает, отсутствует или в отпуске, а те же отслеженные часы используются для расчёта зарплаты.

Для команд, работающих на месте, у WebWork также есть режим киоска, который превращает один общий планшет или компьютер в систему учёта времени для всей команды. Сотрудники отмечают приход и уход своим личным PIN-кодом, поэтому никому не нужно личное устройство или логин, а каждая отметка по-прежнему привязывается к нужному человеку. Это хорошо работает в таких местах, как магазины, склады и объекты, где люди не сидят за столом, но вы всё равно хотите вести учёт их часов корректно, а не на бумаге.

Присутствие — это не то же самое, что продуктивность

Большинство этих методов отвечают лишь на вопрос, был ли сотрудник на месте. Проведение картой, отпечаток пальца или подпись в ведомости — всё это подтверждает присутствие и ничего больше.

Если вам нужен только учёт присутствия для расчёта зарплаты и соответствия требованиям, подойдёт и более простой метод. Но если вы хотите понять, во что это время превратилось на деле, вам нужен метод, который фиксирует сами часы, а не только момент отметки. Подробнее о том, почему активность и присутствие могут вводить в заблуждение, мы рассказали в статье о том, почему уровни активности — это не продуктивность.

Что могут рассказать закономерности в посещаемости

Закономерности в посещаемости показывают, кто постоянно опаздывает, кто чаще отсутствует и у кого появляются признаки выгорания. 

Именно здесь автоматический учёт выигрывает у бумажной ведомости. WebWork отмечает поздние старты, ранние уходы и отсутствия по мере их появления и предлагает сотрудникам указать причину опоздания. 

Если вы хотите, чтобы данные о посещаемости сами выявляли эти сигналы, вы можете попробовать WebWork бесплатно в течение 14 дней. Без привязки банковской карты.

Как выбрать подходящий метод для вашей команды

Правильный метод зависит от того, где и как работает ваша команда.

1. Работа на месте, небольшая команда, скромный бюджет: ручной учёт вполне подойдёт для старта, если вы готовы смириться с компромиссом в точности.
2. Работа на месте, крупная команда, внимание к безопасности: системы с пропусками или биометрия, причём биометрия выигрывает там, где отметки за коллег — реальный риск.
3. Удалёнка, выездная работа или несколько площадок: мобильные и GPS-приложения, поскольку учёт посещаемости должен «путешествовать» вместе с человеком.
4. Любая команда, которой важны и присутствие, и продуктивность одновременно: ПО для учёта времени, которое охватывает все сценарии выше и добавляет отработанные часы.

Размер команды и требования к соответствию тоже влияют на выбор. Чем больше и распределённее ваша команда, тем дороже обходятся ручные методы в плане ошибок и администрирования, и тем быстрее программный подход окупает себя.

Какой бы метод вы ни выбрали, дополните его чёткой письменной политикой, чтобы все следовали одним и тем же правилам. В нашем руководстве по созданию политики отметок прихода и ухода есть бесплатный шаблон, который можно адаптировать под себя.

Часто задаваемые вопросы

Какой способ учёта посещаемости лучший?
Для большинства команд ПО для учёта посещаемости — самый надёжный вариант, потому что оно фиксирует время автоматически, устойчиво к отметкам за коллег и превращает посещаемость в готовые для расчёта зарплаты данные. Более простые методы могут подойти для совсем небольших команд на месте, но по мере роста они обходятся дороже из-за ошибок.

Как малый бизнес ведёт учёт посещаемости сотрудников?
Многие начинают с бумажных ведомостей или таблиц, а затем переходят на приложение, когда ошибки и головная боль с зарплатой накапливаются. Мобильный или программный трекер обычно окупается задолго до того, как команда становится большой.

Как вести учёт посещаемости удалённых или выездных сотрудников?
Используйте мобильное приложение с GPS или геозонами, чтобы люди могли отмечаться там, где работают, а местоположение это подтверждало. Это практичный вариант, когда нет общего офиса, куда можно «зайти по пропуску».

Законен ли биометрический учёт посещаемости?
Во многих местах да, но биометрические данные регулируются строже, чем другие виды, и правила различаются в зависимости от региона. Получайте согласие, храните данные аккуратно и проверяйте местные требования, прежде чем внедрять биометрию.

В чём разница между учётом посещаемости и учётом рабочего времени?
Учёт посещаемости фиксирует, когда люди начинают и заканчивают работу, показывая присутствие. Учёт рабочего времени фиксирует реально отработанные часы, показывая, что это присутствие дало на деле. Такие решения, как WebWork, делают и то, и другое.

Наладьте учёт посещаемости правильно

Метод учёта посещаемости, который вы выберете, определяет, насколько вы можете доверять своим расчётам зарплаты и графикам. Подберите его под то, как работает ваша команда, подкрепите чёткой политикой — и учёт посещаемости станет естественной частью ваших рабочих процессов.

Если вы хотите, чтобы присутствие и данные о реальной работе были в одном месте, попробуйте WebWork бесплатно в течение 14 дней или закажите демо, и мы покажем, как мониторинг посещаемости впишется в вашу команду.