Как составить график работы сотрудников: методы, инструменты и шаблоны

Составить график работы сотрудников можно за семь шагов — и они подходят почти для любой отрасли. Определите, какие часы и роли нужно закрыть, соберите данные о доступности и заявки на отгулы, выберите сменный график и составьте расписание с учётом перерывов. Затем сверьте его с нормами трудового законодательства, опубликуйте заранее вместе с понятным порядком внесения изменений и сравните запланированные часы с фактически отработанными.

Этот подход одинаково работает и для круглосуточной службы поддержки с 12-часовыми сменами, и для офисной команды с фиксированным графиком. Различаются лишь схема смен и применимые нормы, поэтому ниже мы разберём оба случая отдельно.

Как составить график работы сотрудников за 7 шагов

Вот как составить график смен:

1. Определите потребность в персонале по временным интервалам.
2. Соберите данные о доступности и заявки на отгулы в одном месте.
3. Выберите сменный график.
4. Составьте расписание с учётом перерывов.
5. Проверьте соответствие трудовому законодательству до публикации.
6. Публикуйте график заранее и установите порядок внесения изменений.
7. Сравнивайте запланированные часы с фактическими.

1. Определите потребность в персонале

Потребность в персонале — это роли, которые нужны в каждой части дня, и количество людей на каждую из них. Разбейте рабочие часы на интервалы, например по четыре часа, и запишите численность по каждой роли в планировщик покрытия, который вы найдёте ниже.

Пиковые периоды можно определить по прошлым табелям и почасовой нагрузке — количеству тикетов, заказов или записей. Если вы составляете график смен для новой команды без истории, начните с часов работы и минимального состава по каждой роли, а через несколько недель скорректируйте его по фактическим данным.

2. Соберите данные о доступности и заявки на отгулы в одном месте

Доступность показывает, кто и когда может работать, а заявки на отгулы — кто не может. Запросите и то и другое до составления черновика, вместе с максимальным количеством часов в неделю для каждого сотрудника, и храните всё в одном месте — например, в одной форме или в инструменте для планирования.

Сбор этих данных в первую очередь — лучший способ составить график, по которому люди действительно смогут работать: каждый конфликт, выявленный на этом этапе, — это правка, которую не придётся вносить после публикации. Установите крайний срок подачи заявок до даты публикации, а всё, что пришло позже, проводите через порядок изменений из шага 6.

3. Выберите сменный график

Сменный график — это повторяющаяся структура вашего расписания. Если нужно покрыть дневные часы в будни, проще всего использовать фиксированные еженедельные смены. Для круглосуточной работы понадобится несколько бригад, работающих по повторяющемуся циклу, например 4/4 или 2-2-3 — их мы сравниваем в разделе о графиках ниже.

4. Составьте расписание с учётом перерывов

Сначала заполните самые сложные слоты: узкоспециализированные роли, открывающие и закрывающие смены, пиковые интервалы. Затем добавьте остальные, сверяя каждую смену с доступностью и лимитом часов. Если у вас несколько ролей, локаций или ротаций, программа для планирования смен позволит один раз настроить повторяющиеся смены и назначать их сотрудникам.

Планируйте перерывы вместе со сменами и разносите их по времени, чтобы в каждом интервале сохранялся минимальный состав. Учёт перерывов покажет, были ли они на самом деле.

5. Проверьте соответствие трудовому законодательству до публикации

Сверяйте каждый черновик с нормами, действующими там, где работает ваша команда: сверхурочные, отдых между сменами, перерывы и сроки уведомления.

В США закон FLSA обязывает платить за сверхурочную работу как минимум в 1,5 раза больше обычной ставки после 40 часов за рабочую неделю — для сотрудников, на которых распространяется это требование. При этом Министерство труда США не допускает усреднения часов за две недели и более. Федеральный закон не требует перерывов на обед или отдых, но короткие перерывы, если вы их предоставляете, считаются оплачиваемым рабочим временем, а в некоторых штатах перерывы обязательны.

В ряде городов и штатов США также действуют законы о справедливой рабочей неделе (fair workweek). Работодатели, на которых они распространяются, — чаще всего в рознице и сфере гостеприимства, — как правило, обязаны публиковать график за 14 календарных дней, доплачивать за поздние изменения и обеспечивать 9–11 часов отдыха между сменами, если сотрудник письменно не согласился на иное. Детали зависят от юрисдикции (обзор Littler).

В Великобритании работники старше 18 лет, как правило, имеют право на 20-минутный перерыв при работе более шести часов, 11 часов отдыха между рабочими днями и 24 часа выходных в неделю или 48 часов раз в две недели (GOV.UK). В других странах сверяйтесь с местным законодательством и коллективными договорами.

6. Публикуйте график заранее и установите порядок внесения изменений

Публикуйте график как можно раньше — и не позже срока, установленного законом. Постоянный день публикации, например каждую вторую пятницу, помогает команде знать, когда ждать следующее расписание.

До публикации определите, как вносятся изменения: как сотрудники запрашивают отгул или замену смены, кто это согласовывает, в какой срок они получают ответ и как обновлённый график доводится до всех. Зафиксируйте этот порядок письменно и распространяйте его вместе с графиком.

7. Сравнивайте запланированные часы с фактическими

По окончании каждого периода сравнивайте запланированные часы с фактически отработанными. Смотрите на опоздания, ранние уходы, отсутствия и переработки — по каждому сотруднику и каждому интервалу. Например, если переработки постоянно приходятся на один и тот же интервал, в следующем графике туда нужно добавить часов.

Это можно делать вручную по табелям или с помощью учёта посещаемости, который сопоставляет отметки прихода с назначенными сменами. В WebWork отчёты о посещаемости отмечают опоздания и ранние уходы относительно смены, а десктопное приложение в этот момент просит сотрудника указать причину.

Чтобы видеть запланированные и фактические часы своей команды, оформите бесплатный 14-дневный пробный период — банковская карта не нужна. 

Хотите, чтобы вам всё показали? Запишитесь на демо — и мы покажем смены и отчёты о посещаемости.

Методы планирования: популярные сменные графики

Дневные, вечерние, ночные смены и смены выходного дня — базовые типы смен; подробно каждый из них разобран в нашем руководстве по типам рабочих смен. Вечернюю смену также называют swing shift или второй сменой, а графики ниже распределяют эти смены по дням и бригадам.

Ротационный график перемещает сотрудников между дневными, вечерними и ночными сменами, чтобы ночи и выходные распределялись равномерно; при каждом переходе нужен достаточный отдых по нормам из шага 5. Для разделённых смен и дежурств уточните местные правила оплаты такого времени. В США сжатая неделя 4×10 остаётся в пределах 40 часов с точки зрения федеральных правил о сверхурочных, которые считаются по рабочей неделе, хотя законы штатов могут отличаться.

12-часовые графики для круглосуточной работы

При 12-часовых сменах сутки закрывают две смены, а неделю — четыре бригады: в любой день одна работает днём, другая ночью, а две отдыхают. В среднем каждая бригада работает 42 часа в неделю, но отдельные недели получаются длиннее или короче, поэтому в США закладывайте в бюджет сверхурочные за длинные недели.

Названия графиков в разных источниках отличаются. Circadian приводит график 2-2-3 (его также называют Panama или Pitman) под несколькими именами, включая 2-3-2, а некоторые источники называют «Pitman» только вариант, где бригады постоянно работают в дневную или ночную смену. При сравнении графиков смотрите на сам цикл.

Готовые шаблоны графиков работы

Скопируйте их в таблицу и замените условные данные своими. Время смен указано для примера.

Недельный график работы (фиксированные смены)

Подходит для команды с фиксированными еженедельными сменами. В итогах указаны запланированные часы без вычета неоплачиваемых перерывов.

Ротация четырёх бригад для круглосуточной работы (4/4)

Подходит для круглосуточной работы на 12-часовых сменах. Повторяйте 8-дневный цикл и меняйте дневные и ночные бригады местами в каждом цикле, чтобы обеспечить ротацию. Д — дневная смена (например, 07:00–19:00), Н — ночная смена (например, 19:00–07:00).

Планировщик покрытия

Используйте его на шаге 1, чтобы задать численность для каждого интервала, и на шаге 7, чтобы сверить её с тем, кто работал на самом деле.

Типичные ошибки при составлении графика

Каждое решение ниже — это проверенная практика, которую стоит применить в следующем графике.

График без данных о нагрузке

Если копировать график прошлой недели или ставить одинаковое число людей на каждую смену, повторятся прежние проблемы: нехватка людей в пиковые часы и избыток в спокойные. Решение — планировщик покрытия из шага 1, обновлённый по фактическим часам из шага 7.

Поздняя публикация и частые изменения

Чем позже опубликован график, тем меньше у сотрудников времени спланировать неделю, а каждая последующая правка — это ещё один круг согласований. По американским законам о справедливой рабочей неделе за поздние изменения, как правило, ещё и полагается доплата. Решение — постоянный день публикации и порядок изменений из шага 6.

Закрывающая смена прямо перед открывающей

Когда за закрывающей сменой сразу следует открывающая (в англоязычной практике это называют «clopening»), на отдых остаётся совсем мало времени. В Великобритании ежедневный отдых составляет 11 часов, а американские законы о справедливой рабочей неделе обычно требуют 9–11 часов, если сотрудник не дал согласия на иное, — с доплатой за сокращённый отдых. Решение — перед публикацией проверять интервал между последовательными сменами каждого сотрудника.

Переработки и непопулярные смены у одних и тех же людей

Если ночи, выходные и сверхурочные каждый раз достаются одним и тем же людям, покрытие этих часов зависит от доступности нескольких сотрудников. Решение — вести постоянный учёт того, кто отработал каждую непопулярную смену и сверхурочный час, и назначать следующие по очереди.

Отказ от сверки плана и факта

Без сравнения с фактическими часами опоздания, ранние уходы и незапланированные переработки всплывают только при начислении зарплаты, а следующий график строится на тех же допущениях. Решение — проводить проверку из шага 7 каждый период.

График в нескольких местах одновременно

Когда график живёт одновременно в таблице, групповом чате и календаре, версии быстро расходятся. Решение — выбрать один официальный график и вносить все изменения только туда. Как отмечает Littler, по законам о справедливой рабочей неделе работодатели обязаны хранить записи о том, когда каждый график и каждое изменение были отправлены сотруднику, — как правило, три года. Делать это гораздо проще в одной системе.

Таблицы или сервисы для планирования: что выбрать

Шаги составления графика одинаковы в обоих случаях. Таблицы достаточно, если команда небольшая, работает фиксированными сменами в одной локации и график меняется редко, — для этого подойдёт недельный шаблон выше.

Но с ротациями, несколькими локациями или часовыми поясами и частыми изменениями таблицей управлять всё сложнее. К тому же в ней нет данных о том, когда сотрудники пришли, ушли или брали перерывы.

При сравнении сервисов обращайте внимание на:

1. Смены с собственным временем, рабочими днями и часовыми поясами
2. Доступность и отпуска рядом с графиком
3. Отметку прихода с компьютера, телефона или общего терминала
4. Отчёты о посещаемости, сопоставляющие отметки с назначенными сменами
5. Правила для оплачиваемых и неоплачиваемых перерывов
6. Табели и выгрузки для расчёта зарплаты по отработанным часам
7. Открытые смены или обмен сменами, если ваша команда часто меняется

Как устроено планирование в WebWork

С нашим планированием смен вы создаёте смены и назначаете их сотрудникам или командам — без ограничений на число смен и сотрудников в графике. У каждой смены есть своя дата, минимум часов, время начала и окончания, рабочие дни, периодичность и часовой пояс. В разделе смен видна доступность и то, кто работает неполный день, а на странице «Календарь» смены отображаются рядом с праздниками, отпусками и отработанным временем.

Сотрудники отмечают приход и уход через десктопное или мобильное приложение либо через общий терминал учёта времени с персональными PIN-кодами — он также фиксирует перерывы. Отчёты о посещаемости сравнивают эти отметки с назначенной сменой, правила перерывов задают их длительность и оплачиваемость, а политики отпусков позволяют сотрудникам запрашивать отгулы.

Отработанные часы попадают в табели и выгрузки для расчёта зарплаты, а бюджетирование проектов отслеживает затраты на персонал по каждому проекту. Подробнее — на странице о планировании смен в WebWork и в обзоре нашего ПО для управления персоналом.

Как составить график работы сотрудников: частые вопросы

Как составить график смен?

Перечислите часы и роли, которые нужно закрыть, соберите данные о доступности и заявки на отгулы, выберите сменный график. Затем распределите смены с перерывами, проверьте нормы о сверхурочных и отдыхе и опубликуйте график заранее. По итогам периода сравните запланированные и фактические часы и скорректируйте следующий график.

За сколько времени нужно публиковать график работы?

Как минимум за тот срок, который требует местное законодательство. Американские законы о справедливой рабочей неделе обычно требуют 14 календарных дней, а правило для розницы в Нью-Йорке — 72 часа. Если требований к уведомлению нет, постоянный день публикации за две недели даст команде время на планирование.

Как сделать график справедливым?

Справедливый график равномерно распределяет ночи, выходные и сверхурочные и учитывает доступность и отдых каждого сотрудника. Ведите учёт того, кто отработал каждую непопулярную смену, назначайте следующие по очереди и опубликуйте правила подачи заявок на отгулы и изменения, чтобы все понимали, как принимаются решения.

Что такое график 2-2-3?

График 2-2-3, также известный как Panama или Pitman, — это 14-дневная ротация 12-часовых смен: 2 рабочих дня, 2 выходных, 3 рабочих, 2 выходных, 2 рабочих, 3 выходных. Четыре бригады обеспечивают круглосуточную работу, каждая в среднем работает 42 часа в неделю, а каждые вторые выходные длятся три дня.

Как планировать смены в разных часовых поясах?

Задавайте каждую смену в местном часовом поясе сотрудника, который её работает, и указывайте часовой пояс в графике, чтобы руководители из других регионов читали его правильно. Для расчёта сверхурочных в США зафиксируйте начало рабочей недели — DOL допускает любой день и час. В WebWork у каждой смены есть собственная настройка часового пояса.

Стройте следующий график на реальных данных

Первый график — это лишь отправная точка. Отработайте один полный период, сравните фактические часы — и следующий график будет опираться на реальные данные вашей команды.

Если хотите держать график, посещаемость, перерывы и часы для расчёта зарплаты в одном месте, попробуйте WebWork бесплатно 14 дней — банковская карта не нужна. Или запишитесь на демо, и мы всё покажем.