Gerenciar o tempo é importante em todos os ambientes profissionais. Mas seu papel é especialmente vital em equipes. Um gerenciamento de tempo adequado para sua equipe pode ajudar a acelerar o crescimento do seu negócio.

Neste artigo, exploraremos algumas das melhores técnicas de gestão de tempo para equipes. Abordaremos como elas podem ajudar a aumentar a produtividade da equipe e a obter o máximo de seus funcionários.

As melhores técnicas de gestão de tempo para equipes

Vamos direto ao assunto principal e explorar algumas técnicas de gestão de tempo que você pode usar com sua equipe.

Time Boxing/Timeblocking

Time Boxing e Time Blocking são duas estratégias muito semelhantes. Ambas dividem o tempo da sua equipe em pequenas partes. Em seguida, você precisa atribuir tarefas ou grupos de tarefas a cada parte. Isso permitirá que você organize as responsabilidades da sua equipe para acelerar o progresso. Normalmente, os profissionais usam o Time Boxing para dividir períodos mais longos , como semanas. O Time Blocking, por outro lado, geralmente é usado com períodos mais curtos e grupos de tarefas em vez de tarefas individuais.

Ambas as técnicas de gestão de tempo podem ajudar sua equipe a priorizar tarefas . Isso garantirá que eles não gastem muito tempo com tarefas sem importância, deixando tempo suficiente para as urgentes. Consequentemente, seus funcionários poderão evitar situações estressantes e sobrecarga de trabalho.

Tematização do dia

organização de tarefas diárias por temas é outra técnica popular de gestão do tempo. Consiste em organizar seus dias em temas para se concentrar em um tipo de tarefa por vez. Podem ser tarefas semelhantes, como reuniões, ou tarefas relacionadas a um projeto específico . Essa estratégia pode ajudar sua equipe a melhorar o foco e concluir as tarefas com mais eficiência. Além disso, é fácil de integrar à sua rotina, pois a organização de tarefas diárias por temas é bastante simples.

Um aspecto importante a considerar ao organizar as tarefas diárias por temas é a possibilidade de trabalho repetitivo. Agrupar tarefas muito semelhantes para otimizar o tempo pode se tornar cansativo para a equipe. Evite essa prática, pois tarefas repetitivas podem levar à baixa motivação dos funcionários .

A técnica Pomodoro

Muitos profissionais em todo o mundo utilizam a técnica Pomodoro. Ela consiste em dividir o dia em ciclos de trabalho e pausas, chamados Pomodoros. Um Pomodoro típico inclui 25 minutos de trabalho seguidos por 5 minutos de pausa. Além disso, essa técnica de gestão de tempo também prevê uma pausa mais longa após a conclusão de quatro ciclos.

O principal objetivo da técnica Pomodoro é melhorar o foco . Essa estratégia pode ajudar sua equipe a aumentar a qualidade do trabalho, bem como a produtividade geral. Além disso, é bastante fácil começar a usá-la, não exigindo nada além de um cronômetro.

A matriz Eisenhower

A matriz de Eisenhower é mais uma estratégia de gerenciamento de tarefas , mas também impactará positivamente a gestão do tempo da sua equipe. Frequentemente chamada de matriz de prioridades, ela envolve categorizar as tarefas em quatro grupos: importantes e urgentes , importantes, mas não urgentes , não importantes e urgentes , e nem importantes nem urgentes . Você deve então concluir as tarefas do primeiro grupo, agendar as do segundo, delegar as do terceiro e eliminar as do quarto.

Uma matriz de priorização ajudará sua equipe a dedicar tempo às tarefas que realmente importam . Assim como outras técnicas de gestão do tempo, ela ajudará seus funcionários a evitar situações estressantes. Isso, por sua vez, terá diversos impactos positivos em sua empresa e em sua trajetória de crescimento.

Como usar técnicas de gerenciamento de tempo com um rastreador de tempo?

O software de controle de tempo pode ser muito benéfico se você deseja usar técnicas de gestão de tempo na sua empresa. Ele pode ajudar a planejar seus horários e criar etapas práticas para sua equipe seguir. Isso pode ajudar a melhorar a eficácia da estratégia que você deseja usar. Consequentemente, sua equipe terá um desempenho melhor, aumentando a produtividade .

Além do planejamento, um rastreador de tempo pode ajudar a garantir que os membros da sua equipe sigam a técnica escolhida. Isso é especialmente importante para uma técnica de gerenciamento de tempo como a Pomodoro , onde pausas periódicas são essenciais. Um rastreador de tempo completo como o WebWork também pode auxiliar no gerenciamento de tarefas para uma estratégia como o Dia Temático .

O que procurar em um aplicativo de controle de tempo para usar técnicas de gerenciamento de tempo?

Vamos agora explorar o que você deve procurar em um rastreador de tempo para implementar técnicas de gerenciamento de tempo em sua empresa.

Funcionalidade

A funcionalidade é sempre um fator importante a se considerar em um rastreador de tempo. Ter diversos de rastreamento pode ajudar você a obter o máximo da sua equipe de várias maneiras. Rastreadores que também exibem os dados coletados em uma variedade de relatórios ajudarão sua empresa a ter um desempenho ainda melhor. Por exemplo, o WebWork oferece mais de uma dúzia de relatórios detalhados. Por meio deles, você pode ter uma compreensão clara da direção que sua equipe está tomando e de seu desempenho.

Preço

Embora muitos aplicativos de controle de tempo ofereçam diversas funcionalidades, poucas soluções o fazem a um preço acessível . Por isso, você deve considerar um aplicativo com diferentes planos de preços. Por exemplo, o WebWork oferece três planos de assinatura a partir de apenas US$ 3,99 por usuário/mês. Isso o torna acessível a muitas equipes, independentemente do setor ou tamanho.

Escalabilidade

Ao começar a usar técnicas de gestão de tempo na sua empresa, sua equipe poderá crescer com mais facilidade. Por isso, a escalabilidade é outro fator importante a considerar ao escolher um aplicativo de controle de tempo. A maioria dos aplicativos de controle de tempo não terá problemas para atender grandes equipes com muitas tarefas. No entanto, ainda é uma boa ideia verificar isso antes de comprar um aplicativo.

Considerações finais

Gerenciar o tempo de forma otimizada é fundamental para equipes que desejam crescer. Implementar uma técnica eficaz de gestão do tempo pode trazer inúmeros benefícios para sua equipe, incluindo aumento da produtividade, melhoria da qualidade e muito mais. Implementar essas estratégias pode ser bastante simples, principalmente se você utilizar um software de controle de tempo. Um software de controle de tempo pode oferecer ainda outros benefícios, tornando-se um investimento valioso a longo prazo.