À medida que mais profissionais trabalham a partir de casa, gerir funcionários remotos de forma eficaz torna-se cada vez mais importante. As empresas recorrem a diversas estratégias para o fazer. Um exemplo bem conhecido é o uso de uma ferramenta de produtividade bastante popular: o software de rastreamento de tempo.
Neste artigo, vamos explorar como pode gerir os seus funcionários remotos de forma mais eficaz com um rastreador de tempo. Veremos algumas práticas que pode adotar para simplificar a sua gestão e tirar o máximo partido da sua equipa.
Como gerir funcionários remotos com um rastreador de tempo
Vamos diretos ao assunto e analisar algumas estratégias para gerir funcionários remotos.
Monitorizar a produtividade
Monitorizar a produtividade é um dos passos mais importantes na gestão de funcionários remotos. Afinal, manter e aumentar a produtividade é provavelmente um dos principais motivos pelos quais está interessado neste tema. Fazer isso com um rastreador de tempo de qualidade pode ser bastante simples. Aplicações como o WebWork oferecem funcionalidades abrangentes de monitorização de produtividade que podem ajudá-lo de muitas formas. Conseguirá acompanhar métricas de produtividade essenciais para garantir que a sua equipa está a render ao máximo. Se o seu rastreador conseguir gerar relatórios detalhados como o WebWork, poderá até identificar distrações com facilidade.
Gerir o tempo
O tempo é outro aspeto fundamental na gestão eficaz de funcionários remotos. Uma boa gestão do tempo garante que os seus colaboradores aproveitam as horas de trabalho de forma otimizada e cumprem os prazos. Pode experimentar estratégias inovadoras como o day theming para ajudar a sua equipa a render mais. Naturalmente, os rastreadores de tempo são uma grande ajuda neste ponto. Pode utilizá-los para acompanhar quanto tempo a sua equipa dedica a projetos e tarefas específicas. Esses dados permitem depois priorizar as tarefas de forma mais acertada e aumentar a produção da empresa.
Acompanhar o progresso das tarefas
Acompanhar o progresso das tarefas da sua equipa pode fornecer muitos dados sobre a produtividade dos colaboradores. Para que isso funcione bem, as tarefas devem ter um tamanho e uma complexidade relativamente semelhantes. Se os seus profissionais trabalham frequentemente em projetos muito variados, pode dividir os maiores em tarefas menores. Isso tem o benefício adicional de tornar as tarefas mais fáceis de começar. Depois, ao acompanhar a velocidade com que o progresso é feito, conseguirá gerir os funcionários remotos com muito mais precisão.
Simplificar o processamento salarial
O processamento salarial pode ser bastante trabalhoso para as empresas, especialmente para aquelas que contratam muitos profissionais freelance. No entanto, um rastreador de tempo pode ser uma ferramenta muito útil nesta tarefa. Usando os dados de tempo registados pela aplicação, pode calcular as horas para o processamento salarial com apenas alguns cliques. Por exemplo, para calcular os salários no WebWork, basta primeiro definir os valores por hora para a equipa e os projetos. A partir daí, o software calcula automaticamente os valores a receber à medida que os colaboradores registam o tempo. Pode depois aceder a essa informação através dos relatórios do WebWork. O resultado? A sua equipa de gestão poupa muito tempo que pode ser investido noutras áreas.
Automatizar a gestão de ausências
A gestão de ausências é uma parte importante da gestão de funcionários remotos. Usar um rastreador de tempo pode simplificar bastante este processo. Para além de registar os períodos de ausência, é possível automatizar toda a gestão com um rastreador rico em funcionalidades. Com uma aplicação como o WebWork, pode permitir que a sua equipa solicite ausências em apenas alguns passos. Depois disso, aprovar ou rejeitar pedidos leva apenas um clique. Isto não só poupa tempo como também ajuda a evitar erros de gestão.
O que procurar num rastreador de tempo para gerir funcionários remotos
Para obter os melhores resultados ao gerir funcionários remotos, o seu rastreador de tempo precisa de reunir algumas características essenciais.
Funcionalidade
Quando se utiliza um rastreador para estratégias de produtividade que vão além do simples registo de tempo, a funcionalidade tem um papel determinante. Usar uma aplicação com mais funcionalidades permite recolher mais dados e otimizar ainda mais os seus esforços de gestão. Isso traduz-se numa poupança de tempo em vários pontos da operação. Com esse tempo recuperado, pode concentrar-se no que realmente importa, como aumentar a produção da empresa ou melhorar a qualidade dos seus produtos.
Escalabilidade
Usar um rastreador de tempo que acompanhe o crescimento da sua organização é sempre importante. Mas torna-se ainda mais crítico quando se trata de gerir funcionários remotos. Um rastreador que não escala bem vai criar dificuldades de gestão à medida que a empresa cresce. Felizmente, a maioria das soluções de qualidade disponíveis no mercado pode ser escalada praticamente sem limitações.
Desafios de gerir funcionários remotos com um rastreador de tempo e como superá-los
Embora um rastreador de tempo facilite a gestão de funcionários remotos, há alguns desafios a ter em conta.
Transparência
A implementação de software de rastreamento de tempo pode gerar dúvidas em alguns profissionais. Isso é ainda mais comum quando os funcionários remotos usam os seus próprios dispositivos para trabalhar. Por isso, é fundamental garantir um elevado nível de transparência ao utilizar um rastreador de tempo. Deve comunicar claramente o que será monitorizado e manter a equipa informada. Evite também microgerir os seus colaboradores, pois isso pode levar a uma queda no envolvimento e na motivação profissional.
Equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Ainda no tema do envolvimento dos colaboradores, um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal tem um papel fundamental. Embora o trabalho remoto tenda a melhorar esse equilíbrio ao eliminar deslocações, pode também ter o efeito contrário. Para alguns profissionais, trabalhar a partir de casa dilui a fronteira entre o tempo de trabalho e o tempo pessoal. Felizmente, melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos colaboradores é bastante simples com um rastreador de tempo. Com aplicações avançadas como o WebWork, pode até desativar o registo de horas fora do horário de trabalho definido para a sua equipa.
Colaboração
A colaboração é outra área onde o trabalho remoto pode ficar aquém do modelo presencial. Isso deve-se sobretudo à falta de comunicação, um desafio muito comum em equipas que trabalham a partir de casa. Mas é possível melhorar a colaboração remota recorrendo a software de rastreamento de tempo. Deve reservar momentos para que a sua equipa trabalhe em conjunto, de forma a partilhar ideias e dar feedback uns aos outros. Isso resulta num aumento da produtividade, permitindo que o seu negócio cresça mais rapidamente.
Considerações finais
Gerir funcionários remotos de forma eficaz ajuda-os a dar o seu melhor. Pode fazê-lo recorrendo a um rastreador de tempo, que trará muitos outros benefícios para a sua organização. Na hora de escolher um rastreador de tempo para este fim, opte por uma solução com um conjunto robusto de funcionalidades. Isso permitirá acompanhar as principais métricas de produtividade e acelerar o crescimento da sua equipa.
