Gestionar el tiempo es importante en todos los ámbitos profesionales. Pero su papel es especialmente vital en los equipos. Una gestión adecuada del tiempo de tu equipo puede ayudar a acelerar el crecimiento de tu negocio.
En este artículo, exploraremos algunas de las mejores técnicas de gestión del tiempo para equipos. Explicaremos cómo pueden ayudarte a aumentar la productividad del personal y a sacar el máximo provecho de tus empleados.
Las mejores técnicas de gestión del tiempo para equipos
Profundicemos en nuestro tema principal y exploremos algunas técnicas de gestión del tiempo que puedes utilizar para tu equipo.
Bloqueo de tiempo/Boxeo de tiempo
El timeboxing y el timeblocking son dos estrategias muy similares. Ambas dividen el tiempo del equipo en pequeñas partes. Posteriormente, se deben asignar tareas o grupos de tareas a cada división. Esto permitirá organizar las responsabilidades del personal para acelerar el progreso. Normalmente, los profesionales utilizan el timeboxing para dividir periodos más largos , como semanas. El timeblocking, por otro lado, se suele utilizar con periodos más cortos y grupos de tareas en lugar de tareas individuales.
Ambas técnicas de gestión del tiempo pueden ayudar a tu equipo a priorizar tareas . Esto garantizará que no dediquen demasiado tiempo a tareas sin importancia, dejando tiempo suficiente para las urgentes. En consecuencia, tus empleados podrán evitar situaciones de estrés y sobrecarga de trabajo.
Tematización del día
La tematización diaria es otra técnica popular de gestión del tiempo. Consiste en organizar los días para trabajar en un tipo de tarea a la vez. Pueden ser tareas similares, como reuniones, o relacionadas con un proyecto específico . Esta estrategia puede ayudar a tu personal a concentrarse mejor y a completar las tareas con mayor eficacia. Además, es fácil de integrar en tu horario, ya que la tematización diaria es bastante sencilla.
Un aspecto a tener en cuenta al organizar el día es el trabajo repetitivo. Implementar la técnica de gestión del tiempo agrupando tareas muy similares puede resultar tedioso para el equipo. Asegúrese de evitar esto, ya que estas tareas pueden reducir el compromiso de los empleados .
La técnica Pomodoro
Muchos profesionales utilizan la técnica Pomodoro en todo el mundo. Esta consiste en dividir la jornada en ciclos de trabajo y descansos, llamados Pomodoros. Un Pomodoro típico incluye 25 minutos de trabajo seguidos de un descanso de 5 minutos. Además, esta técnica de gestión del tiempo también requiere un descanso más largo después de completar cuatro ciclos.
El objetivo principal de la técnica Pomodoro es mejorar la concentración . Esta estrategia puede ayudar a tu equipo a mejorar la calidad de su trabajo, así como su productividad general. Además, es muy fácil de usar, ya que solo requiere un cronómetro.
La matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es más bien una estrategia de gestión de tareas , pero también tendrá un impacto positivo en la gestión del tiempo de tu equipo. Conocida frecuentemente como matriz de prioridades, consiste en categorizar las tareas en cuatro grupos: importantes y urgentes , importantes pero no urgentes , poco importantes y urgentes , y ni importantes ni urgentes . A continuación, debes completar las tareas del primer grupo, programar las del segundo, delegar las del tercero y eliminar las del cuarto.
Una matriz de priorización ayudará a tu equipo a dedicar su tiempo a las tareas importantes . Al igual que otras técnicas de gestión del tiempo, ayudará a tus empleados a evitar situaciones estresantes. Esto tendrá un gran impacto positivo en tu empresa y su trayectoria de crecimiento.
¿Cómo utilizar técnicas de gestión del tiempo con un rastreador de tiempo?
El software de control de tiempo puede ser muy beneficioso si desea implementar técnicas de gestión del tiempo en su empresa. Puede ayudarle a planificar sus horarios y crear pasos prácticos para que su personal los siga. Esto puede mejorar la eficacia de la estrategia que desea implementar. A su vez, su equipo tendrá un mejor rendimiento, impulsando la productividad .
Además de la planificación, un sistema de seguimiento del tiempo puede ayudarte a garantizar que los miembros de tu equipo se ciñan a la técnica elegida. Esto es especialmente importante para una técnica de gestión del tiempo como el Pomodoro , donde los descansos periódicos son vitales. Un sistema de seguimiento del tiempo con numerosas funciones como WebWork también puede ayudarte con la gestión de tareas para una estrategia como la temática del día .
¿Qué buscar en un rastreador de tiempo para utilizar técnicas de gestión del tiempo?
Exploremos ahora lo que debe buscar en un rastreador de tiempo para implementar técnicas de gestión del tiempo en su negocio.
Funcionalidad
La funcionalidad siempre es un aspecto importante a considerar en un sistema de seguimiento de tiempo. Contar con numerosas de seguimiento puede ayudarte a sacar el máximo provecho de tu equipo de muchas maneras. Los sistemas de seguimiento que también muestran los datos recopilados en diversos informes ayudarán a tu empresa a obtener un rendimiento aún mejor. Por ejemplo, WebWork ofrece más de una docena de informes detallados. Con ellos, puedes comprender claramente el progreso de tu equipo y su rendimiento.
Precio
Si bien muchos sistemas de seguimiento de tiempo ofrecen una gran cantidad de funciones, pocas soluciones lo hacen a un precio asequible . Por ello, debería considerar un sistema de seguimiento con varios niveles de precios. Por ejemplo, WebWork ofrece tres planes de suscripción desde tan solo $3.99 por usuario al mes. Esto lo hace accesible para muchos equipos, independientemente de su sector o tamaño.
Escalabilidad
A medida que empieces a usar técnicas de gestión del tiempo en tu empresa, tu equipo podrá crecer con mayor facilidad. Por ello, la escalabilidad es otro aspecto importante a considerar al buscar una app de seguimiento del tiempo. La mayoría de las apps de seguimiento se adaptan fácilmente a equipos grandes con muchas tareas. Sin embargo, es recomendable comprobarlo antes de comprar una app.
Reflexiones finales
Gestionar el tiempo de forma óptima es importante para los equipos que desean crecer. Implementar una técnica eficaz de gestión del tiempo puede aportar numerosos beneficios a tu equipo, como un aumento de la productividad y la calidad, entre otros. Implementar estas estrategias puede ser bastante sencillo, especialmente si utilizas un sistema de seguimiento del tiempo. Un software de seguimiento del tiempo puede incluso ofrecerte muchos otros efectos positivos, lo que lo convierte en una inversión rentable a largo plazo.
