Cada vez más líderes buscan formas de aumentar la productividad de sus equipos y, para lograrlo, recurren a distintas estrategias de gestión del tiempo. Entre las más populares están el timeboxing y el time blocking. Además de tener nombres muy parecidos, comparten bastantes características, lo que puede generar dudas sobre qué los distingue realmente.

En este artículo exploramos ambas estrategias y sus conceptos clave. También veremos cómo puedes aplicarlas para mejorar la productividad de tu equipo.

¿Qué es el timeboxing?

Empecemos por el timeboxing. Para aplicar esta estrategia, necesitas dividir un período de tiempo en función de las tareas que tienes. A cada tarea le asignas una hora de inicio y una hora de fin, creando así cajas de tiempo (time boxes). Estos períodos te permiten organizar tu agenda y saber con anticipación en qué vas a trabajar. El timeboxing generalmente se planifica por días o semanas, aunque también es posible planificar con un mes o más de antelación.

¿Para quién es ideal el timeboxing?

El timeboxing funciona muy bien cuando tu equipo trabaja con tareas de menor envergadura. Si tus colaboradores suelen involucrarse en proyectos grandes, necesitarás planificar con mayor antelación. Además, esta estrategia es más efectiva cuando el equipo no tiene que lidiar frecuentemente con tareas no planificadas, especialmente aquellas que son a la vez espontáneas y urgentes. Por eso, el timeboxing no es la mejor opción para equipos con agendas impredecibles: si no sabes de antemano en qué trabajarán tus empleados, no podrás organizarlos correctamente. Tampoco es compatible con equipos que utilizan horarios de trabajo flexibles, ya que conocer los horarios exactos de cada persona es fundamental para que la estrategia funcione.

¿Qué es el time blocking?

El time blocking consiste en dividir tu jornada en bloques de tiempo y asignar un conjunto de tareas a cada uno. Puedes agrupar las tareas de distintas maneras: una opción muy común es reunir las tareas similares entre sí; otra es agruparlas por proyecto. Las tareas de mayor tamaño también pueden ocupar un bloque por sí solas. Esto hace que el time blocking se parezca bastante al day theming: en lugar de darle una temática a días completos, lo que haces es darle una temática a cada bloque de tiempo. Esto te da la libertad de decidir cuánto tiempo dedicar a cada grupo de tareas, lo que ayuda a tu equipo a evitar períodos de trabajo repetitivo.

¿Quién debería usar el time blocking?

Por su naturaleza más estructurada, el time blocking es más adecuado para equipos con horarios predecibles: un horario laboral tradicional sin grandes variaciones. Trabajar con tareas de tamaño manejable también es clave para aplicar esta estrategia, ya que al dividir la jornada en bloques, las tareas grandes deberán fragmentarse. Si el horario de tu equipo es impredecible, el time blocking probablemente tampoco sea la mejor alternativa, algo que comparte con el timeboxing. Veamos ahora cuáles son las diferencias concretas entre ambas estrategias.

¿Cuáles son las diferencias entre el timeboxing y el time blocking?

Las diferencias principales entre el timeboxing y el time blocking son sutiles, pero tienen un impacto real en cómo funciona cada estrategia.

Tipo de división

La primera diferencia importante es cómo cada estrategia divide el tiempo. El timeboxing generalmente parte de las tareas individuales, mientras que el time blocking puede trabajar con grupos de tareas.

Escala temporal

El time blocking suele fragmentar la jornada diaria en bloques más pequeños. El timeboxing, en cambio, puede aplicarse para planificar períodos más largos. Por eso, el timeboxing se utiliza frecuentemente para gestionar proyectos completos, y no solo el tiempo en sí.

Los tipos de time blocking y timeboxing: rígido y flexible

Algunas personas dividen estas dos estrategias en dos variantes principales: rígida y flexible. Esta clasificación hace referencia a los horarios de inicio y fin asignados a cada período de trabajo. Como su nombre indica, la variante rígida exige cambiar de tarea en el momento exacto en que se cumple el tiempo. Si no terminas una tarea dentro de su bloque asignado, tendrás que reprogramarla. La variante flexible, en cambio, admite cierto margen. Los bloques o cajas de tiempo flexibles funcionan más como una señal para ir cerrando lo que estás haciendo y pasar a la siguiente tarea. De esta forma, la agenda no queda tan encorsetada y, si terminas todo a tiempo, tienes espacio para avanzar con tareas adicionales.

¿Cómo usar estas estrategias de gestión del tiempo como líder de equipo?

¿Quieres aplicar el timeboxing o el time blocking en tu equipo? Hay algunos aspectos clave que debes tener en cuenta para que funcione.

Define objetivos

El primer paso para implementar cualquier estrategia de gestión del tiempo es tener claros tus objetivos. Esto es fundamental si quieres que la estrategia tenga un impacto real en la productividad. También necesitarás priorizar correctamente las tareas seleccionadas, lo que no solo te ahorrará tiempo, sino que también ayudará a tu equipo a trabajar con menos estrés.

Usa aplicaciones de calendario

Tanto el time blocking como el timeboxing son estrategias basadas en el calendario. Por eso, contar con una buena aplicación de calendario es indispensable para el éxito. Asegúrate de usar una herramienta que muestre todas las tareas del equipo de forma clara y fácil de interpretar. Esto reducirá la confusión y el tiempo perdido innecesariamente.

Verifica los resultados con un software de seguimiento del tiempo

Una vez que hayas implementado tu estrategia de gestión del tiempo, es importante medir su rendimiento. Para eso, puedes apoyarte en una aplicación de seguimiento del tiempo. Estas herramientas también ofrecen otras funcionalidades que contribuyen a mejorar la productividad de tu empresa. Un buen ejemplo es WebWork.

Con WebWork también puedes asignar tareas organizadas mediante time blocking o timeboxing directamente a tu equipo. A través de su función de gestión de tareas, puedes organizar los objetivos según cuándo deben completarse, y tus empleados podrán ver claramente lo que tienen que hacer a lo largo del día.

Revisa y ajusta

Revisar periódicamente cualquier estrategia nueva es esencial para asegurarte de que está generando resultados positivos. Si detectas algún efecto negativo, ajusta tu implementación para que se adapte mejor a las necesidades de tu equipo.

Conclusiones

El timeboxing y el time blocking son dos estrategias de gestión del tiempo muy populares con mucho en común. Ambas te ayudan a organizar tus jornadas y a impulsar la productividad del equipo. Son sencillas de implementar, por lo que si estás buscando hacer crecer tu negocio, definitivamente vale la pena considerarlas.