Kleine Unternehmen beschäftigen sich heute mehr denn je mit der Frage, wie sie die DSGVO verstehen und umsetzen können. Kein Wunder – dieses Gesetz regelt direkt, wie Unternehmen mit den personenbezogenen Daten von Kunden, Auftraggebern und Mitarbeitenden umgehen. Die DSGVO gilt für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgerinnen und -Bürgern verarbeitet oder speichert, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die EU hat die DSGVO im Mai 2018 eingeführt. Auch wenn die Umsetzung auf den ersten Blick komplex wirkt, gibt es klare Wege, die Vorschriften einzuhalten und compliant zu bleiben. Im Kern regelt die DSGVO, wie Unternehmen personenbezogene Daten von Menschen weltweit erheben, verarbeiten und schützen. Zudem stellt sie sicher, dass Organisationen einen nachvollziehbaren und legitimen Grund für die Erhebung dieser Daten haben.

Was sind personenbezogene Daten?

Als personenbezogene Daten gilt jede Information, mit der eine Person direkt oder indirekt mit einer gewissen Genauigkeit identifiziert werden kann. Typische Beispiele sind vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Wohnanschrift, Handynummer, Standortdaten, IP-Adresse und Ähnliches.

Zu den besonders sensiblen Daten einer Person zählen unter anderem religiöse Überzeugungen, biometrische Daten, genetische Informationen, sexuelle Orientierung und politische Ansichten. Gelangen diese Daten in die Hände von Cyberkriminellen, kann das zu Identitätsdiebstahl, Datenverlust und Betrug führen.

DSGVO für Unternehmen

Alle Unternehmen, die personenbezogene Daten (PII) von EU-Bürgerinnen und -Bürgern verarbeiten, müssen die DSGVO einhalten. Deshalb ist die Implementierung von Sicherheits-Compliance-Lösungen für Unternehmen unverzichtbar, um DSGVO-konform zu arbeiten. Das stärkt gleichzeitig das Vertrauen der Kundinnen und Kunden – und das zahlt sich langfristig aus. In der Vergangenheit haben viele Unternehmen Kundendaten als bloße Ressource behandelt, dabei individuelle Rechte ignoriert und die Daten für Cyberangriffe anfällig gemacht.

Unternehmen, die gegen die DSGVO verstoßen, riskieren zudem empfindliche Bußgelder und rechtliche Konsequenzen. Wer die DSGVO einhält, gewinnt dagegen das Vertrauen und die Loyalität seiner Kundschaft. Außerdem reduziert DSGVO-Konformität das Risiko von Datenpannen, die erhebliche finanzielle und reputationsbezogene Schäden verursachen können. Genauso wichtig: die Integration von DevOps für Datenbanken in bestehende Compliance-Lösungen hilft Unternehmen dabei, die DSGVO einzuhalten und Kundendaten effektiv zu schützen. Durch DevOps-Methoden, die speziell auf das Datenbankmanagement ausgerichtet sind, lassen sich Prozesse straffen und Datensicherheitsmaßnahmen verbessern – was das Risiko von Verstößen und Bußgeldern deutlich senkt.

DSGVO-Compliance-Strategie

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch die Europäische Union sind alle Unternehmen, die Daten speichern und verarbeiten, verpflichtet, ihre Abläufe DSGVO-konform zu gestalten.

Unternehmen müssen ihre internen Abläufe überprüfen und ihre Prozesse so anpassen, dass die Privatsphäre der betroffenen Personen geschützt wird. Eine klar definierte DSGVO-Compliance-Strategie ist für jedes Unternehmen essenziell, das Daten von EU-Bürgerinnen und -Bürgern erhebt, speichert oder verarbeitet.

Eine umfassende Compliance-Strategie beginnt mit einer gründlichen Bestandsaufnahme der aktuellen Richtlinien und Prozesse, um bestehende Lücken zu identifizieren. Darüber hinaus geht es darum, neue Tools und Technologien einzuführen, mit denen Kundendaten verantwortungsvoll verwaltet werden können.

Unternehmen sollten beispielsweise Maßnahmen wie verschlüsselte Dateispeichersysteme, rollenbasierte Zugriffskontrollen und sichere Benutzerauthentifizierung einführen, um sensible Kundendaten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Die Nutzung des besten privaten Internetbrowsers kann eine sinnvolle Ergänzung dieser Sicherheitsmaßnahmen sein und dafür sorgen, dass sensible Daten bei Online-Aktivitäten vertraulich bleiben.

Als Inhaberin oder Inhaber eines kleinen Unternehmens bist du verpflichtet, die Rechte der Personen zu schützen, die dir ihre Daten anvertrauen. Die folgenden DSGVO-Grundsätze sollten unbedingt Teil deiner Compliance-Strategie sein:

• Einen Aktionsplan erstellen
• Ein Verarbeitungsverzeichnis einrichten
• Einwilligung korrekt einholen und nachweisen
• Betroffenenanfragen (DSARs) verwalten
• Risiken durch Drittanbieter minimieren
• Datenpannen melden und dokumentieren

Einen Aktionsplan erstellen

Die Entwicklung einer Strategie, die den DSGVO-Anforderungen entspricht, umfasst mehrere Schritte.

1. Zunächst solltest du dir einen genauen Überblick verschaffen: Welche Daten erhebt dein Unternehmen, und wie werden sie verwendet?
2. Im nächsten Schritt überlegst du, wie sich die Risiken rund um die Datenspeicherung reduzieren lassen.
3. Abschließend legst du Richtlinien und Abläufe fest, wie mit Anfragen von Kundinnen und Kunden zu ihren persönlichen Daten umzugehen ist.

Erstelle einen konkreten Aktionsplan, der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung dieser Änderungen klar benennt – so behältst du deine DSGVO-Ziele stets im Blick.

Kurzum: Der erste Schritt zur Strategieentwicklung besteht darin, die bestehenden Datenschutzprogramme deines Unternehmens zu bewerten. Führe eine Risikoanalyse und eine Readiness-Bewertung durch, um herauszufinden, welche Bereiche bereits DSGVO-konform sind – und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Ein Verarbeitungsverzeichnis einrichten

Gemäß Artikel 30 der DSGVO sind Verantwortliche verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Unternehmen sollten daher ein ordentliches Verarbeitungsverzeichnis einrichten, um nachzuverfolgen, wie Daten im Unternehmen fließen und wer Zugriff darauf hat.

Einwilligung korrekt einholen und nachweisen

Kleine Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die Einwilligung der betroffenen Personen auf rechtlich einwandfreie Weise eingeholt haben. Die dafür verwendeten Einwilligungsformulare dürfen nicht irreführend sein und müssen klar und verständlich formuliert sein. Außerdem muss es betroffenen Personen jederzeit möglich sein, ihre Einwilligung zu widerrufen. Tut eine Kundin oder ein Kunde dies, bist du rechtlich verpflichtet, die entsprechenden personenbezogenen Daten aus deiner Datenbank zu löschen.

Betroffenenanfragen (DSARs) verwalten

Als kleines Unternehmen solltest du gut auf Betroffenenanfragen (Data Subject Access Requests, DSARs) vorbereitet sein. Eines der zentralen Rechte, die die DSGVO Betroffenen einräumt, ist das Recht, ihre Daten einzusehen, zu berichtigen, zu löschen oder zu exportieren. Wie ein Unternehmen diese Anfragen bearbeitet, bleibt ihm überlassen – ob automatisiert oder manuell. Die Bearbeitung einer DSAR umfasst folgende Schritte:

• Anfrage einreichen
• Identität der anfragenden Person verifizieren
• Anfrage erfüllen

Anfrage einreichen

Kundinnen und Kunden können ihre Anfrage sowohl schriftlich als auch elektronisch stellen. Das Anfrageformular sollte kurz gehalten sein und nur die Informationen abfragen, die zur Bearbeitung der Anfrage notwendig sind.

Identität der anfragenden Person verifizieren

Stelle sicher, dass du die Anfrage durch geeignete Verifizierungsverfahren überprüfst. So stellst du sicher, dass die Daten tatsächlich an die Person herausgegeben werden, der sie gehören.

Anfrage erfüllen

Kleine Unternehmen müssen die angeforderten Informationen innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bereitstellen. Laut DSGVO kann die Frist bei einem außergewöhnlich hohen Anfrageaufkommen auf bis zu 90 Tage verlängert werden.

Risiken durch Drittanbieter minimieren

Kleine Unternehmen sollten Auftragsverarbeitungsverträge abschließen, um ihre DSGVO-Pflichten zu erfüllen. Diese Verträge werden gemäß Artikel 28 der DSGVO zwischen Auftragsverarbeitern und Verantwortlichen geschlossen. Konkret bedeutet das: Alle externen Dienstleister, die in Geschäftsprozesse eingebunden sind, müssen ebenfalls ein vergleichbares DSGVO-Niveau einhalten.

Dazu solltest du zunächst eine Liste aller Drittanbieter erstellen, die Zugang zu deinen Daten haben. Sobald du dir einen vollständigen Überblick verschafft hast, kannst du für jeden Anbieter einordnen, ob er als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter gilt. Die DSGVO-Compliance-Strategie wird dann so gestaltet, dass beide Seiten einen klaren Aktionsplan zur DSGVO-Umsetzung haben.

Datenpannen melden und dokumentieren

Im Falle einer Datenpanne bist du verpflichtet, die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden zu informieren. Artikel 4 der DSGVO definiert eine Datenpanne als eine Sicherheitsverletzung, die zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung oder zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder anderweitig verarbeitet wurden.

Kleine Unternehmen müssen in ihrer Datenpannenmeldung folgende vier Angaben machen: Art der Datenpanne, Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (DSB), voraussichtliche Folgen der Datenpanne sowie getroffene Maßnahmen zur Eindämmung möglicher negativer Auswirkungen.

Fazit

Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein komplexes Regelwerk, das kleine Unternehmen ernst nehmen müssen. Die Umsetzung erfordert gründliche Vorbereitung und ein solides Verständnis der Vorschriften – doch wer die DSGVO konsequent umsetzt, schützt sein Unternehmen vor kostspieligen rechtlichen Konsequenzen und sichert gleichzeitig die Daten seiner Kundschaft.

Kleine Unternehmen können DSGVO-Konformität erreichen, indem sie sich gezielt mit den Vorschriften auseinandersetzen und geeignete Tools einsetzen. Die DSGVO gibt Einzelpersonen die Kontrolle darüber, wie Unternehmen ihre Daten nutzen – und das hat weitreichende Bedeutung gerade für kleinere Betriebe.

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Über den Autor:

Muhammad ist freiberuflicher Autor mit drei Jahren Erfahrung. Er schreibt am liebsten zu Hause und über Technikthemen. Wenn er nicht schreibt, liest er gerne oder ist auf Abenteuer unterwegs. Sag ihm Hallo auf FB @abbasceey