As pequenas empresas estão cada vez mais preocupadas em entender e implementar o GDPR atualmente. Isso porque essa legislação afeta diretamente a forma como os negócios lidam com os dados pessoais de clientes, parceiros e colaboradores. O GDPR se aplica a qualquer empresa que processe ou armazene dados pessoais de cidadãos da União Europeia, independentemente do seu porte.
A UE implementou o GDPR em maio de 2018. Embora possa parecer desafiador de implementar, existem caminhos claros para que as empresas cumpram a regulamentação e garantam a conformidade. Ele regulamenta principalmente a forma como as organizações coletam, tratam e protegem os dados pessoais de cidadãos em qualquer parte do mundo. Além disso, garante que as organizações tenham uma finalidade clara e justificada para coletar as informações pessoais dos indivíduos.
O que são dados pessoais?
Qualquer informação que possa ser usada para identificar uma pessoa de forma direta ou indireta, com algum grau de precisão, pode ser considerada dado pessoal. Alguns exemplos básicos incluem nome completo, endereço de e-mail, endereço residencial, número de celular, dados de localização, endereço IP, entre outros.
Já as informações sensíveis de uma pessoa incluem crenças religiosas, dados biométricos, dados genéticos, orientação sexual, opiniões políticas, etc. Quando essas informações caem nas mãos de cibercriminosos, podem resultar em roubo de identidade, perda de dados e fraudes.
GDPR para Empresas
Todas as empresas que processam Informações de Identificação Pessoal (PII) de residentes da UE devem estar em conformidade com o GDPR. Por isso, implementar soluções de conformidade em segurança é fundamental para garantir o cumprimento da regulamentação. Ao fazer isso, as empresas fortalecem a confiança dos consumidores e criam condições melhores para crescer. No passado, muitas organizações utilizavam os dados dos clientes como um recurso próprio, ignorando os direitos dos indivíduos e deixando suas informações vulneráveis a ataques cibernéticos.
Além disso, as empresas que não cumprem o GDPR enfrentam penalidades financeiras severas e consequências legais significativas. Ao seguir o GDPR, as organizações ganham a confiança e a fidelidade dos seus clientes. A conformidade com o GDPR também reduz o risco de vazamentos de dados que podem causar prejuízos financeiros e danos à reputação da marca. Por isso, implementar soluções de conformidade em segurança é essencial. Integrar DevOps para bancos de dados às soluções de conformidade existentes também é crucial para que as empresas cumpram o GDPR e protejam os dados dos seus clientes de forma eficaz. Ao adotar metodologias DevOps voltadas para a gestão de banco de dados, as organizações conseguem otimizar processos e reforçar as medidas de segurança, reduzindo o risco de penalidades por não conformidade e possíveis violações.
Estratégia de Conformidade com o GDPR
A implementação do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia determinou que todas as empresas que armazenam e processam dados devem garantir que suas operações estejam em conformidade com a regulamentação.
As empresas precisam revisar suas operações e atualizar seus processos para proteger a privacidade dos indivíduos cujos dados são tratados. Uma estratégia de conformidade com o GDPR bem definida é indispensável para qualquer negócio que colete, armazene ou processe dados de cidadãos da UE.
Uma estratégia abrangente de conformidade começa com uma avaliação detalhada das políticas e procedimentos atuais, identificando lacunas nas práticas existentes. Ela também envolve a criação de novas ferramentas e tecnologias para gerenciar as informações dos clientes de forma responsável.
Por exemplo, as empresas devem considerar a implementação de medidas como sistemas de armazenamento de arquivos criptografados, controles de acesso baseados em função e sistemas seguros de autenticação de usuários para proteger melhor os dados sensíveis dos clientes contra acesso não autorizado ou uso indevido. Utilizar o melhor navegador privado pode ser um complemento valioso a essas medidas de segurança, garantindo que os dados confidenciais permaneçam protegidos durante as interações online.
Como proprietário de uma pequena empresa, você tem a responsabilidade de proteger os direitos das pessoas que compartilham seus dados com você. A seguir, estão alguns dos princípios fundamentais do GDPR que devem fazer parte da sua estratégia de conformidade.
- Criação de um Plano de Ação
- Estabelecimento de um Registro de Tratamento (Processamento)
- Demonstração de Consentimento Adequado
- Gestão de Solicitações de Acesso de Titulares de Dados
- Mitigação de Riscos de Fornecedores
- Notificação e Comunicação de Incidentes de Segurança
Criação de um Plano de Ação
Desenvolver uma estratégia que atenda aos requisitos do GDPR envolve algumas etapas essenciais.
- Primeiro, dedique tempo para entender quais dados a sua organização coleta e como eles são utilizados.
- Em seguida, avalie como é possível reduzir os riscos associados ao armazenamento dessas informações.
- Por fim, crie políticas e procedimentos para lidar com as solicitações dos clientes relacionadas aos seus dados pessoais.
Monte um plano de ação que defina papéis e responsabilidades para a implementação dessas mudanças, garantindo que a sua empresa avance continuamente em direção aos objetivos de conformidade com o GDPR.
Em outras palavras, o primeiro passo para criar uma estratégia é avaliar os programas de privacidade já existentes na sua organização. Realize uma avaliação de riscos e uma avaliação de prontidão para identificar as áreas que já estão alinhadas ao GDPR — e aquelas que ainda precisam de melhorias.
Estabelecimento de um Registro de Tratamento (Processamento)
Os controladores de dados devem manter um registro das atividades de tratamento, conforme o Artigo 30 do GDPR. Portanto, a empresa deve estabelecer um registro de tratamento adequado para monitorar o fluxo de dados dentro da organização e identificar quem está acessando essas informações.
Demonstração de Consentimento Adequado
As pequenas empresas devem comprovar que obtiveram a permissão dos titulares dos dados por meio de um consentimento adequado. Os formulários de consentimento utilizados nesse processo devem ser claros, sem induzir o usuário ao erro, e explicar exatamente o que está sendo solicitado. O formulário deve permitir que o titular retire o consentimento a qualquer momento. Caso um cliente retire o consentimento, você é legalmente obrigado a excluir os dados pessoais dele do seu banco de dados.
Gestão de Solicitações de Acesso de Titulares de Dados
Como pequena empresa, você deve estar preparado para lidar com as DSARs (Solicitações de Acesso de Titulares de Dados). Um dos principais direitos que o GDPR garante aos clientes é o de acessar, corrigir, excluir ou exportar seus dados do banco de dados da empresa. Cabe à organização definir como vai gerenciar essas solicitações — de forma automatizada ou manual. As etapas para gerir uma DSAR são:
- Envio da solicitação
- Validação da identidade do cliente
- Atendimento da solicitação
Envio da Solicitação
Os clientes podem enviar a solicitação tanto de forma manual quanto eletrônica. O formulário de solicitação deve ser objetivo e coletar apenas as informações necessárias para atender ao pedido.
Validação da Identidade do Cliente
Certifique-se de validar a solicitação por meio de processos de verificação de identidade. Isso garante que os dados sejam disponibilizados apenas para a pessoa a quem realmente pertencem.
Atendimento da Solicitação
As pequenas empresas devem fornecer as informações solicitadas ao cliente no prazo de um mês a partir da data do pedido inicial. De acordo com o GDPR, as pequenas empresas podem estender esse prazo para 90 dias em casos de volume excessivo de solicitações.
Mitigação de Riscos de Fornecedores
As pequenas empresas devem estabelecer acordos de tratamento de dados para garantir o cumprimento das obrigações do GDPR. Isso está previsto entre controladores e operadores de dados no Artigo 28 do GDPR. Na prática, isso significa garantir que os fornecedores terceirizados envolvidos nos processos do negócio atendam ao mesmo nível de conformidade com o GDPR.
Para isso, será necessário elaborar uma lista com todos os fornecedores que recebem dados da empresa. Com todas as informações em mãos, você poderá identificar se cada fornecedor atua como controlador ou operador de dados. A estratégia de conformidade com o GDPR será estruturada garantindo que ambas as partes tenham um plano de ação para se preparar adequadamente.
Notificação e Comunicação de Incidentes de Segurança
Em caso de violação de dados, você deve notificar as autoridades supervisoras no prazo de 72 horas. O Artigo 4 do GDPR define uma violação de dados pessoais como uma violação de segurança que inclui a destruição acidental ou deliberada, perda, alteração, divulgação não autorizada, acesso e dados pessoais transmitidos, armazenados ou tratados de qualquer outra forma.
As pequenas empresas devem incluir os seguintes quatro elementos na notificação de violação de dados: a natureza da violação, o nome e os dados de contato do Encarregado de Proteção de Dados (DPO), as prováveis consequências da violação e as medidas adotadas para reduzir os possíveis efeitos negativos do incidente.
Conclusão
O Regulamento Geral de Proteção de Dados é uma legislação complexa que as pequenas empresas precisam levar a sério. Exige preparação cuidadosa e compreensão aprofundada, mas implementar o GDPR pode proteger o seu negócio de medidas legais onerosas e, ao mesmo tempo, salvaguardar os dados dos seus clientes.
As pequenas empresas podem alcançar a conformidade com o GDPR educando-se sobre a regulamentação e utilizando as ferramentas adequadas. O GDPR, que concede aos indivíduos o poder de controlar como suas informações são utilizadas pelas empresas, tem implicações relevantes para os pequenos negócios.
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Sobre o Autor:
Muhammad é redator freelancer com 3 anos de experiência. Escreve principalmente sobre tecnologia e cotidiano. Quando não está escrevendo, gosta de ler e se aventurar. Diga olá no FB @abbasceey
