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Surveiller de près votre petite agence de recrutement est tout aussi essentiel que de la faire grandir. Voyons ensemble les principales raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place un suivi de votre agence de recrutement, et comment vous y prendre concrètement.

Une agence de recrutement à distance est une structure spécialisée dans le placement de collaborateurs en télétravail. Elle emploie des travailleurs à temps plein en remote de façon permanente.

Le processus de recrutement d’une petite agence est par nature décentralisé. Le vivier de talents couvre l’ensemble du globe et ne se limite pas à une seule zone géographique.

Assurer le suivi de l’agence de recrutement est indispensable, notamment parce que 29% des salariés reconnaissent avoir quitté un poste dans les 90 premiers jours.

Une agence de recrutement à distance peut identifier des profils avec des compétences et une expérience précises dans des zones horaires adaptées à vos besoins.

3 Raisons de Surveiller Votre Agence de Recrutement à Distance

La raison principale de suivre le processus de travail de votre agence de recrutement à distance, c’est que les collaborateurs ont tendance à utiliser le temps de travail à des fins personnelles. Selon Privacy Policies :

• 64 % de vos employés utilisent le temps de travail et la connexion internet de l’entreprise à des fins personnelles
• 25 % de l’utilisation d’internet en entreprise n’est pas liée à l’activité professionnelle
• Les collaborateurs sont responsables de 48 % des incidents de sécurité les plus graves dans les grandes entreprises

D’après une étude de Privacy Policies, près de 78 % des employeurs préfèrent surveiller l’activité de leurs collaborateurs.

Si la vie privée des employés reste une priorité, les effets d’un suivi des collaborateurs peuvent également s’avérer très bénéfiques pour l’ensemble de l’organisation.

Voici les 3 raisons de surveiller votre agence de recrutement à distance :

1. Une Sécurité Renforcée

La sécurité englobe plusieurs dimensions : sécurité informatique, sécurité juridique et sécurité des collaborateurs, pour n’en citer que quelques-unes.

Face aux risques de phishing, de compromission des messageries professionnelles et de ransomware, la meilleure stratégie reste la prévention — et c’est précisément là que le suivi des collaborateurs joue un rôle clé.

Vous devez également protéger votre agence contre d’éventuelles poursuites liées à l’accès par vos employés à des sites ou logiciels non autorisés, ou à toute autre activité illicite effectuée depuis du matériel appartenant à l’entreprise.

WebWork est la solution idéale pour cela : il vous permet de surveiller l’utilisation des applications et des sites web par vos collaborateurs, et de vous assurer qu’ils ne perdent pas de temps ou ne visitent pas de sites malveillants.

2. Moins de Temps Perdu

Selon une étude récente de Workfront, les salariés américains ne consacrent que 39 % de leur temps à leurs missions principales, contre 45 % il y a quelques années à peine.

59 % des employés estiment que les réunions inefficaces nuisent à leur flux de travail, tandis que 43 % attribuent leur manque de productivité aux emails trop nombreux.

Dans cette même étude, un travailleur de bureau sur quatre demandait des plages de travail ininterrompues pour améliorer sa productivité.

Des outils de suivi du temps et de time blocking vous permettent justement de créer ces espaces de concentration sans interruption.

Grâce à ces outils, vous identifiez plus facilement les sources de distraction et favorisez un environnement de travail plus productif, en observant passivement les comportements et en déployant un logiciel de recrutement adapté.

3. Identification des Collaborateurs Performants et Sous-Performants

Pour lutter contre les vols internes, un restaurant de Dallas a mis en place un logiciel capable de suivre chaque serveur, chaque commande et chaque plat.

Ce suivi des employés a conduit à la promotion d’un certain Jim Sullivan, dont les excellentes performances ont été mises en lumière. Lorsque le restaurant a ouvert un nouvel établissement, Jim s’est vu proposer un poste de direction en reconnaissance de son travail exemplaire.

Bien entendu, l’inverse de la success story de Jim Sullivan est tout aussi possible.

Le suivi des collaborateurs vous permettra d’identifier ceux qui sont régulièrement en dessous des attentes, et de les accompagner pour comprendre les causes de leurs difficultés.

Comment Surveiller Votre Agence de Recrutement de Manière Efficace ?

Comprendre comment suivre le processus de travail de votre équipe est tout aussi important. Voici cinq recommandations pour mettre en place un suivi des collaborateurs dans votre agence.

1. Soyez Transparent et Honnête sur Vos Politiques de Surveillance

Surveiller votre agence sans en informer vos équipes est la garantie d’engendrer de la frustration et du mécontentement.

En étant ouvert et honnête sur vos règles de surveillance, vous réduisez considérablement le risque de ressentiments liés au programme de monitoring, tout en favorisant une relation de confiance mutuelle entre vous et vos collaborateurs.

Un bon exemple est celui de Shift4Shop, un logiciel eCommerce. Cette entreprise fait preuve de transparence totale avec ses employés : elle leur explique comment et pourquoi leurs activités professionnelles sont suivies, ce à quoi ils peuvent s’attendre à l’avenir, et comment ils peuvent contribuer à l’atteinte des objectifs communs.

2. Organisez une Présentation sur le Suivi de l’Agence

Informez vos équipes des nouvelles règles en vigueur pour éviter toute baisse de moral et leur montrer que vous êtes de leur côté. Vous pouvez utiliser un logiciel de présentation pour faciliter cette étape.

Expliquez en quoi le suivi des collaborateurs bénéficiera à l’entreprise et, surtout, comment il améliorera concrètement le quotidien de vos employés au travail.

Faites appel à un installateur de caméras de sécurité professionnelles et à d’autres experts selon vos besoins pour choisir les équipements les plus adaptés. Présentez ensuite les outils que vous envisagez d’utiliser et proposez à vos collaborateurs de voter pour ceux qu’ils préfèrent.

Cela transforme la décision en un choix collaboratif et participatif, plutôt qu’en une directive imposée de manière unilatérale.

Votre programme de suivi sera bien plus efficace si vous obtenez l’adhésion de vos équipes dès le départ, plutôt que de devoir l’imposer par la suite.

3. Formalisez Votre Politique de Suivi

Une fois le programme de suivi accepté, remettez à vos collaborateurs une politique formelle décrivant chaque aspect du dispositif et demandez-leur de la signer.

Gardez les conseils suivants à l’esprit lors de la rédaction de cette politique :

• Rédigez-la dans un langage simple, sans jargon ni formulations ambiguës
• Décrivez le système de suivi utilisé, la façon dont les données collectées seront exploitées, et la durée de leur conservation
• Précisez clairement que vous avez une politique de porte ouverte
• Intégrez toutes les dispositions légales nécessaires

4. Maintenez Vos Politiques dans la Durée

Après deux semaines ou un mois de suivi, analysez les rapports générés par votre programme ainsi que les autres rapports d’activité pertinents de l’agence.

Le comportement de votre agence a-t-il évolué de manière notable depuis la mise en place du programme de suivi ?

Réagissez sans tarder si des problèmes potentiels apparaissent, comme des comportements négatifs chez certains collaborateurs.

Si des résultats concrets commencent à se manifester, partagez-les avec l’ensemble des équipes et utilisez-les pour illustrer l’efficacité du suivi de l’agence à distance.

5. Sollicitez des Retours

Demander l’avis de vos collaborateurs les mettra bien plus à l’aise face aux changements que vous mettez en œuvre, et vous aidera également à affiner le programme en fonction de leurs besoins réels.

Publier des questions et recueillir des retours sur l’intranet de l’entreprise est probablement le moyen le plus simple d’obtenir des avis de votre agence.

Posez des questions comme :

• Quels aspects du programme appréciez-vous et lesquels vous posent problème ?
• Ce programme est-il bénéfique pour l’équipe dans son ensemble ? Pourquoi, selon vous ?
• Que changeriez-vous dans ce programme ?

Les réponses à ces questions vous apporteront des informations précieuses sur ce que ressentent vraiment vos équipes, ainsi que des pistes concrètes pour améliorer le suivi des collaborateurs.

Pour Conclure

Le suivi des collaborateurs présente des avantages aussi bien pour les entreprises que pour les employés eux-mêmes.

Cependant, sans une forme ou une autre de suivi dans l’environnement de travail ultra-connecté d’aujourd’hui, les entreprises s’exposent à des coûts significatifs, notamment sous forme de frustration et de désengagement des employés.

En parallèle, un tel dispositif offre des bénéfices tangibles : un processus de travail à distance transparent, une productivité accrue et une meilleure gestion du temps.

Commencez dès maintenant à suivre le processus de travail de votre agence de recrutement à distance, et observez les résultats positifs se concrétiser.

Biographie de l’auteure :

Eli Franklin

Basée à Bloomington, Indiana, Eli Franklin est titulaire d’un MBA de la Kelley School of Business. Après une première expérience en tant que recruteuse chez Wipro, elle occupe depuis lors le poste de spécialiste du recrutement chez Recruit CRM. Elle crée régulièrement du contenu spécialisé à destination des recruteurs et contribue activement au développement des équipes de Recruit CRM. Retrouvez-la sur LinkedIn.

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