Понимаю. Если у вас небольшая команда, то имеет смысл начать с бесплатного плана Clockify или базовой версии Toggl. Программное обеспечение для учета рабочего времени — это то, без чего можно обойтись, верно?

Но потом что-то происходит. В вашей компании работает от 5 до 15 человек. Количество проектов множится. Клиенты начинают требовать детального анализа. И в конце концов, то бесплатное программное обеспечение, которое еще полгода назад хорошо работало, перестает соответствовать вашим потребностям.

И если это происходит с вами прямо сейчас, то вы не одиноки. Большинство растущих компаний рано или поздно сталкиваются с этой проблемой. Настоящая сложность заключается в том, чтобы понять, когда пора отказаться от бесплатного приложения для отслеживания времени, а когда у вас просто выдалась неудачная неделя.

Разговор о свободе (на самом деле она не бесплатна).

Бесплатное программное обеспечение изначально хорошо. С этим никто не спорит. Но вот чего вам никто не скажет: у бесплатного есть своя цена. Просто она скрыта.

Цена? Ваше время. Здравый смысл вашей команды. Время, которое ваш руководитель проекта тратит на борьбу с экспортом CSV-файлов вместо, как я понимаю, управления проектами. Количество оплачиваемых часов , которые ускользают из виду, потому что ваша система отчетности держится на честном слове и несбыточных мечтах.

Но когда бесплатное перестаёт быть выгодным приобретением?

Признаки того, что пора перейти с бесплатного приложения для отслеживания времени на более продвинутое

1. Составление отчёта занимает целую вечность (и вы этого боитесь).

Вот простой вопрос: сколько времени у вас уходит на подготовку отчета для клиента?

Если решение заключается в загрузке электронных таблиц, копировании и вставке данных между вкладками, а также ручном подсчете отработанных часов, поскольку бесплатный тарифный план этого не предусматривает, тогда да, это проблема.

Я общался с владельцами бизнеса, которые тратят полдня только по пятницам на составление отчетов . Это не бесплатно. Это чертовски дорого, если учесть стоимость таких часов.

Когда вы достигнете пределов возможностей бесплатных инструментов для отслеживания затраченного времени, вам, возможно, захочется перейти на более продвинутые инструменты, предлагающие такие функции, как автоматическое создание отчетов и обновление панели мониторинга в режиме реального времени. Дополнительным плюсом будет возможность автоматического создания счетов-фактур , поскольку у многих людей просто нет времени делать это вручную.

2. Вы понятия не имеете, чем люди на самом деле занимаются.

Конечно, ваши сотрудники записывают своё рабочее время. Отлично. Но знаете ли вы, над чем они работают? В прямом смысле слова, над чем именно они работают?

Бесплатные тарифные планы обычно включают минимальное время начала и окончания выполнения задач, а для счастливчиков может даже содержать скрытое название задачи. Однако, когда вам приходится работать с 10 и более людьми над различными проектами, вам требуется больше.

Кто из членов команды тонет в работе? Какие проекты приводят к увеличению бюджетных расходов помимо оборота? Что является узким местом, которое тормозит весь процесс? Бесплатные инструменты вам этого не покажут.

Расширенная система учета рабочего времени команды включает в себя отслеживание активности, скриншоты (ненавязчивые, но и не пугающие) и данные о производительности. Вас интересуют результаты, а не просто табели учета рабочего времени.

3. Проекты продолжают превышать бюджет (неожиданно)

Вы выделяете на проект 40 часов, что кажется разумным. Однако две недели спустя вы обнаруживаете, что уже потрачено 60 часов, и клиент задает вопросы по поводу неожиданно высокого счета. Использование бесплатных инструментов часто приводит к тому, что вы обнаруживаете перерасход бюджета слишком поздно, как будто проверяете свой банковский счет после шопинга. Такой подход неэффективен. Правильное программное обеспечение для учета рабочего времени обеспечит своевременные оповещения.

Вы выделяете на проект 40 часов. Кажется, это разумно. Но через две недели вы выполнили 60 часов, и у клиента возникают вопросы о том, почему его счет такой большой.

Используя бесплатные инструменты, вы, как правило, слишком поздно обнаруживаете, что бюджет будет превышен. Это похоже на проверку банковского счета после шопинга. Бесполезно.

Правильное программное обеспечение предупредит вас еще до того, как вы достигнете лимита бюджета. Другие даже будут делать прогнозы, основываясь на текущем уровне перерасхода средств. Именно это различие отличает простую ошибку от принятия упреждающих мер по корректировке курса уже сейчас.

4. Выставление счетов клиентам: полная катастрофа.

У вас есть оплачиваемые часы, неоплачиваемые часы, разные ставки для разных людей, и каким-то образом вы должны превратить все это в аккуратный счет-фактуру.

5. И вы делаете это вручную?

Именно здесь многие из них понимают, что им нужна альтернатива Clockify, в которой управление платежами осуществляется корректно. Не как дополнительная функция, а как элемент системы.

Найдите встроенные функции выставления счетов, тарифы на оплату за каждого сотрудника, тарифы на оплату за проект и экспорт данных, совместимые с любой используемой вами бухгалтерской программой. Ваш бухгалтер будет вам за это благодарен.

Управление командой стало сложным процессом

Когда вас было всего трое, простота работала. Теперь у вас 15 человек, кто-то работает удаленно, кто-то в офисе, разные роли, разные права доступа, разные графики.

Бесплатные тарифные планы обычно ограничивают количество пользователей или блокируют функции управления командой только для платных уровней. Вам понадобятся планирование смен, отслеживание посещаемости, балансировка рабочей нагрузки и права доступа на основе ролей.

По сути, вам нужно программное обеспечение, которое развивается вместе с вами, а не заставляет вас прибегать к обходным путям.

Что действительно важно в отслеживании рабочего времени команды

Если вы рассматриваете варианты, выходящие за рамки вашего текущего бесплатного плана, вот что важно для фактического учета рабочего времени (а не только фрилансеров-одиночек):

Вам нужен мониторинг производительности , который показывает, что происходит, не будучи навязчивым. Функции управления проектами, такие как бюджеты и этапы. Инструменты для командной работы и общения. Выставление счетов, от которых не хочется плакать. Аналитика, которая дает полезные результаты. И цены, которые не удваиваются каждый раз, когда вы добавляете трех человек.

Самое главное? Всё должно работать вместе. Одна платформа. А не пять инструментов, скрепленных скотчем.

Отслеживание времени

Почему WebWork — это разумный выбор для команд с ограниченным бюджетом

Честно говоря, вы понимаете, что вам нужно обновиться, но у вас не так уж много денег. Крупные компании просят 20-30 $за пользователя в месяц, что быстро накапливается, когда у вас команда из 15 человек.

В этом-то и заключается суть WebWork. Он предназначен для команд, которым необходимы серьезные функциональные возможности, но которые не располагают корпоративным бюджетом.

Вот как на самом деле работает ценообразование

Большинство бесплатных тарифных планов предоставляют вам:

  • Базовый учет рабочего времени
  • Ограниченные отчеты
  • Никаких реальных выводов о повышении производительности
  • Упрощенное управление проектами
  • Пользовательские ограничения или блокировки функций

WebWork предоставляет вам:

  • Доступные цены, которые не наказывают вас за рост
  • Всё включено (мониторинг, проекты, выставление счетов, совместная работа)
  • Никаких неожиданных платежей
  • Четкий путь обновления

В то время как Clockify взимает плату за каждую функцию, а стоимость Toggl резко возрастает с увеличением размера команды, WebWork придерживается простого подхода. Вы знаете, за что платите, и это действительно имеет смысл для растущего бизнеса.

Что вы на самом деле получаете

Анализ в реальном времени того, какие приложения и сайты использует ваша команда (с указанием уровня активности и, при необходимости, скриншотами). Отслеживание рентабельности проектов для определения того, каких клиентов стоит сохранить. Выставление счетов, которое превращает отслеживаемое время в счета буквально за секунды. Управление рабочей нагрузкой, чтобы никто не выгорел. Учет посещаемости и планирование — все в одном месте. Отчеты, которые действительно отвечают на ваши вопросы, а не создают новые.

перейти с бесплатного трекера времени

Переход без серьезных проблем

Идея смены программного обеспечения для учета рабочего времени может пугать, но это не обязательно обернется катастрофой. Вот как это можно сделать, не вызвав бунта в вашей команде:

Начните с одной команды в качестве теста. Импортируйте ваши текущие данные (WebWork и большинство его аналогов могут импортировать данные в Clockify и другие сервисы). Внедряйте функции по одной, а не заваливайте людей ими одновременно. На самом деле, объясните причину изменений и то, что они им дадут (упрощенное выставление счетов, прозрачность проектов, что угодно подходящее). Затем следите за тем, насколько это помогает.

Заключение

С одной стороны, для начала работы достаточно бесплатных инструментов. Однако они называются бесплатными. Просто они не предназначены для команд, работающих с несколькими клиентами и соблюдающих реальные сроки. Если вы задаетесь вопросом, не пора ли перейти с бесплатного трекера времени на более продвинутый, ответ обычно сводится к потерянным часам, невыполненным бюджетам и неразберихе с выставлением счетов.

Речь идёт не столько о том, стоит ли обновлять свой бесплатный трекер времени, сколько о том, во сколько вам обходится использование бесплатного тарифа?

Когда вы тратите часы в неделю на ручную работу, вы упускаете возможность уложиться в бюджет, пока не становится слишком поздно, и ваш процесс выставления счетов держится на надежде и электронных таблицах; вы не экономите деньги, а теряете их.

В этой ситуации WebWork создан для поддержки команд. Учет рабочего времени команд необходим, но тратить на это целое состояние нельзя. Вполне справедливо.

Так в чем же реальная разница между обычным учетом рабочего времени и реальным управлением производительностью? Она гораздо больше, чем вы думаете.