À mesure que le monde bascule progressivement vers le numérique, la gestion des équipes distantes et hybrides devient un véritable défi pour les entreprises. Si le télétravail représente une réponse idéale à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, les organisations doivent néanmoins trouver des moyens concrets pour piloter leurs équipes hybrides de façon efficace.

La pandémie de COVID-19 nous a démontré qu’il n’est pas indispensable d’être physiquement présent au bureau pour travailler — tout peut se faire depuis chez soi, dans un cadre confortable. Séduisant sur le papier, ce modèle peut vite tourner au chaos si les chefs de projet ne savent pas encadrer leurs équipes à distance.

Qu’il s’agisse de gérer plusieurs projets simultanément ou d’assurer des réunions clients, chaque tâche doit être menée avec rigueur, surtout en télétravail. C’est pourquoi les entreprises adoptent de plus en plus des logiciels et des outils qui leur permettent de rester connectées à leurs collaborateurs tout au long de la journée de travail.

Liste des outils de collaboration à distance pour gérer les équipes hybrides

Pour gérer des équipes hybrides, certains outils peuvent considérablement simplifier la vie des chefs de projet. Voici une sélection des outils de collaboration à distance les plus utilisés par les organisations pour piloter leurs équipes hybrides avec efficacité.

#1 WebWork pour la surveillance des employés et le suivi du temps

En télétravail, l’une des principales préoccupations des employeurs est de suivre le temps de travail et de surveiller l’activité des collaborateurs. WebWork répond précisément à ce besoin et soulage les employeurs de cette charge.

Il s’agit d’un outil de suivi du temps multiplateforme qui enregistre le temps de travail avec captures d’écran à la clé. Vous pouvez suivre le temps depuis une application Desktop, Web, Mobile ou en tant qu’extension Chrome. WebWork permet également de surveiller les employés : suivi des présences, utilisation des sites web et applications, génération de rapports de captures d’écran et de rapports de niveau d’activité.

WebWork propose des fonctionnalités de gestion des tâches qui permettent d’assigner des tâches, de définir des priorités, de rédiger des descriptions et de joindre des fichiers.

Il s’intègre avec Zapier, Asana, GitHub et plus de 1 500 autres applications, pour que vous puissiez continuer à travailler avec vos outils préférés.

Fonctionnalités clés :

• Suivi du temps avec 4 modes de captures d’écran
• Suivi des présences
• Gestion des tâches et des projets
• Surveillance du niveau d’activité
• Rapports en temps réel
• Heures facturables et facturation
• Suivi de l’utilisation des applications et des sites web

Tarifs :

WebWork propose un essai gratuit de 7 jours, tandis que son offre payante démarre à 2,99 $ par utilisateur/mois.

#2 SmartTask pour la gestion de projets

Pour l’analyse de projets, la gestion du travail et la répartition des tâches, difficile de faire mieux que SmartTask. Grâce à son interface intuitive, vous pouvez planifier chaque détail d’un projet à venir en toute simplicité.

SmartTask est reconnu pour sa fonctionnalité de priorisation des tâches : vous pouvez assigner des tâches spécifiques aux membres de l’équipe, définir des échéances et suivre l’avancement directement depuis le tableau de bord. Vous pouvez également gérer le budget du projet depuis l’outil et envoyer des rapports directement aux clients.

Fonctionnalités clés :

• Gestion des tâches en vue Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie
• Tâches récurrentes, dépendances entre tâches et rappels
• Messagerie instantanée, visioconférence et partage de fichiers
• Planification automatique des tâches et jalons de projet
• Vue Portefeuille et charge de travail
• CRM commercial
• Suivi du temps et estimation budgétaire
• Graphiques personnalisés, analyses et rapports

Tarifs :

SmartTask propose une offre gratuite ainsi que des formules premium. La version gratuite permet de gérer un nombre illimité de tâches et de projets, mais avec un espace de stockage limité. La formule premium est disponible à 5 $ par utilisateur/mois, et la formule business à 8 $ par utilisateur/mois, avec une facturation annuelle.

#3 Mockplus pour la collaboration design à distance et le handoff

Mockplus est une plateforme de design produit tout-en-un conçue pour permettre aux designers et aux équipes du monde entier de rester connectés et productifs sans effort. Elle couvre l’ensemble des besoins d’une équipe design pour créer des interfaces web et mobiles abouties : du wireframing basse fidélité au prototypage, en passant par la collaboration et le handoff développeur.

Grâce à une interface et des fonctionnalités pensées pour être aussi simples que possible, les individus et les équipes, quelles que soient leurs expériences en design, peuvent travailler ensemble sur les mêmes projets sans friction.

Fonctionnalités clés :

• Co-conception de prototypes entièrement interactifs avec des templates et éléments UI prêts à l’emploi
• Invitation des membres de l’équipe à travailler sur un même projet via un lien
• Partage et test d’applications web et mobiles sur de vrais appareils
• Révision des prototypes et ajout de commentaires directement sur les interfaces pour accélérer les échanges et les itérations
• Transformation de designs tiers en spécifications détaillées, assets et extraits de code pour faciliter le développement
• Transmission de tous les livrables aux développeurs via un lien unique
• Inspection des spécifications design par les développeurs en un simple clic ou survol
• Intégration avec Adobe XD, Photoshop, Figma, Sketch, Axure et d’autres outils du quotidien
• Création et gestion de votre propre système de design pour garantir la cohérence visuelle

Tarifs :

Tout utilisateur inscrit bénéficie gratuitement d’une équipe de 10 membres et de 10 projets actifs.

Si vous souhaitez accéder à des fonctionnalités premium, comme le téléchargement de prototypes HTML, il vous faudra souscrire à un plan Pro ou Ultimate, à partir de 5,95 $ par utilisateur/mois.

#4 V2 Cloud pour l’accès à distance sécurisé

Si le télétravail a apporté de nombreux avantages aux employés comme aux employeurs, il a aussi accru les risques de sécurité liés à l’utilisation de systèmes personnels. V2 Cloud est la solution idéale pour les entreprises qui recherchent un accès à distance sécurisé pour leurs équipes en télétravail.

V2 Cloud propose un service de bureau virtuel sécurisé qui permet aux équipes de travailler l’esprit tranquille, sans craindre les failles de sécurité. En plus de cela, l’outil se distingue par sa facilité de prise en main et d’utilisation. Avec leurs services, vos collaborateurs peuvent travailler de n’importe où, à n’importe quel moment, sur n’importe quel appareil, sans se soucier des risques de piratage.

Fonctionnalités clés :

• Console de gestion intuitive
• Bureaux mono et multi-utilisateurs
• Application Web, Mobile et Desktop
• Protection contre les malwares et sauvegardes quotidiennes
• MFA et SSO
• VPN IPsec
• Support en direct intégré
• Intégration Active Directory
• Partage de fichiers sécurisé avec les employés à distance

Tarifs :

V2 Cloud propose deux formules d’abonnement : basic et business. La formule basic commence à 40 $/mois par utilisateur, tandis que la formule business démarre à 60 $/mois.

#5 Slack pour la communication et la messagerie

Slack est reconnu pour ses fonctionnalités de messagerie et s’est imposé comme l’un des outils préférés de nombreuses entreprises. Vous pouvez créer des canaux publics, des canaux privés et même échanger en tête-à-tête avec vos collaborateurs directement depuis l’application.

Par ailleurs, la messagerie en temps réel permet d’obtenir des réponses immédiates sur les sujets urgents. Slack facilite également le partage de fichiers et de documents en toute sécurité. Grâce à la suppression automatique des conversations après 14 jours, vous pouvez avoir l’esprit tranquille : aucun intrus ne pourra accéder à vos échanges professionnels.

Fonctionnalités clés :

• Création de multiples canaux de communication
• Partage de différents types de fichiers
• Conférences audio et vidéo
• Notifications instantanées pour les discussions
• Accessible sur mobile et desktop

Tarifs :

Slack propose trois formules : Gratuit, Standard et Plus. La version gratuite permet d’utiliser l’application sans limite de durée, avec des appels vidéo/audio à deux participants et un espace de stockage limité à 5 Go. La formule Standard démarre à 6,67 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle, avec 10 Go de stockage. La formule Plus est à 12,50 $ par utilisateur/mois avec 20 Go de stockage.

#6 Loom pour la communication vidéo asynchrone

Loom s’est révélé être un outil précieux pour les équipes RH lors de l’onboarding des nouvelles recrues. Grâce à ce logiciel, les formateurs peuvent facilement enregistrer une session complète et la partager avec les nouveaux arrivants via un code intégré.

De plus, vous pouvez effectuer autant de prises que nécessaire pour obtenir une vidéo parfaite, sans aucune contrainte. Fini le temps où les formateurs et chefs de projet devaient organiser des sessions individuelles pour expliquer les processus aux nouveaux collaborateurs. Avec Loom comme outil de collaboration à distance, vous pouvez enregistrer plusieurs screencasts et les partager sans que cela n’empiète sur vos tâches en cours.

Fonctionnalités clés :

• Compatible avec différents systèmes d’exploitation

• Enregistrement d’écran avec audio

• Protection des vidéos par mot de passe

• Aucune restriction d’âge pour l’utilisation du logiciel

• Édition instantanée de vidéos et de captures d’écran

Tarifs :

Loom propose trois formules : Free, Business et Enterprise. Avec l’abonnement gratuit, vous pouvez constituer une équipe de 50 utilisateurs avec 25 vidéos par personne et une limite de 5 minutes par vidéo. La formule Business coûte 8 $ par personne/mois en facturation annuelle, avec une durée d’enregistrement illimitée pour chaque utilisateur. La formule Enterprise est une offre sur mesure, pour laquelle vous pouvez demander un devis directement auprès de l’éditeur.

#7 Calendly pour la planification

Calendly est l’un des meilleurs moyens de s’assurer qu’aucun membre de votre équipe distante ne manque une réunion, un séminaire, une présentation ou une conférence. C’est un outil de collaboration à distance qui vous permet de planifier chaque réunion de façon professionnelle, sans avoir à envoyer des e-mails à tout le monde pour les en informer.

De plus, Calendly s’intègre avec Zoom, Outlook, Google, Slack et d’autres outils majeurs de gestion d’équipe. Vous pouvez ainsi créer des réunions sur différentes plateformes sans la moindre difficulté. Par ailleurs, Calendly réduit les risques d’annulation et s’assure que tout le monde est au courant du planning.

Fonctionnalités clés :

• Interface conviviale pour une personnalisation facile
• Notifications et rappels instantanés pour les réunions
• Intégration avec diverses applications pour une connexion simplifiée
• Modèles d’e-mails gratuits disponibles
• Réservation facile et attribution des salles de réunion

Tarifs :

Calendly propose une version gratuite avec une planification d’événements illimitée et un seul type d’événement actif. Il existe également un abonnement Essentials à 8 $ par siège/mois, avec des calendriers séparés pour Google, Office 365 et iCloud. Vous pouvez aussi opter pour l’abonnement Professional à 12 $ par siège/mois, qui offre toutes les fonctionnalités ainsi que six calendriers. L’abonnement Teams à 16 $ par siège/mois vous permet quant à lui de gérer les types d’événements, d’organiser des événements en round robin et de vous intégrer avec Salesforce.

#8 Google Workspace pour la collaboration

Google Workspace constitue une plateforme idéale pour collaborer simultanément avec différentes équipes hybrides. La suite complète vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour travailler ensemble à distance. Que ce soit Google Docs, Sheets, Meet ou Gmail, Google Workspace regroupe tous les types d’applications nécessaires pour que les équipes puissent collaborer et travailler efficacement. C’est un excellent outil de collaboration à distance, dont voici les principales fonctionnalités.

Fonctionnalités clés :

• Outils interconnectés
• Suivi régulier des activités
• Authentification unique sur toutes les applications
• Suivi de fichiers simplifié
• Édition collaborative facilitée
• Accessible sur desktop et mobile

Tarifs :

Google Workspace est disponible en deux formules : G Suite Basic et G Suite Business. Le plan Basic démarre à 5 $ par utilisateur/mois avec un stockage limité, tandis que le plan Business commence à 10 $ par utilisateur/mois avec un stockage illimité pour chaque utilisateur.

#9 Miro pour la collaboration sur tableau blanc virtuel

Miro est une véritable aubaine pour les designers automobiles, les graphistes et les équipes créatives en télétravail. Ce logiciel permet à ses utilisateurs d’organiser des ateliers, des sessions de brainstorming et de créer des designs ensemble, même lorsqu’ils sont séparés par des milliers de kilomètres. Grâce à un tableau blanc visuel, les membres de l’équipe peuvent facilement ajouter ou supprimer des éléments du design, puis télécharger le résultat final.

Fonctionnalités clés :

• Fournit tous les outils de design de base
• Facilite la communication entre membres de l’équipe lors de la création
• Import d’images simplifié
• Modèles prêts à l’emploi disponibles
• Mesures de sécurité élevées pour limiter les risques

Tarifs :

Miro propose des abonnements gratuits et payants à ses utilisateurs. Vous pouvez commencer par la version gratuite pour former les nouveaux membres de l’équipe à l’outil. Dans les plans payants, vous trouverez la formule TEAM à 8 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle, la formule CONSULTANT à 12 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle, et la formule BUSINESS à 16 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle. Vous pouvez également obtenir un plan personnalisé auprès de l’éditeur.

#10 Notion pour la prise de notes et la gestion documentaire

Les entreprises utilisent principalement Notion pour rester en contact avec leurs collaborateurs, créer des projets et gérer tous types de documents de manière structurée afin de les retrouver facilement. Ce logiciel vous permet d’améliorer la productivité de votre équipe distante sans obstacles. Il offre une grande flexibilité grâce à des tableaux illimités et plus de 200 modèles. De plus, Notion est parfait pour le suivi de projets, la définition d’objectifs et la gestion efficace de la charge de travail.

Fonctionnalités clés :

• Modèles gratuits disponibles
• Tableaux personnalisables selon les besoins
• Distribution et suivi des tâches simplifiés
• Notifications instantanées pour les échéances
• Haute sécurité pour protéger les données

Tarifs :

Notion propose quatre formules : Free, Personal Pro, Teams et Enterprise. Le plan gratuit est limité à un seul utilisateur avec des blocs illimités et une taille de fichier maximale de 5 Mo. L’abonnement Personal Pro commence à 4 $ par mois et est réservé à un utilisateur avec des invités illimités. La formule Teams est disponible à 8 $ par utilisateur/mois avec membres, invités, uploads et stockage illimités. Vous pouvez également obtenir une formule sur mesure, dite Enterprise, selon vos besoins.

#11 Bonusly pour l’engagement des collaborateurs

Si vous souhaitez que vos collaborateurs restent connectés tout au long de leur journée de travail, Bonusly est l’outil qu’il vous faut. Le logiciel utilise toutes sortes de techniques pour rendre la vie professionnelle plus ludique. De plus, il suit en permanence les performances de chaque collaborateur, sur la base desquelles différentes récompenses leur sont attribuées, renforçant ainsi leur confiance en eux.

Par ailleurs, Bonusly réalise des sondages auprès des employés comme des managers, ce qui leur permet de se faire reconnaître et d’identifier leurs axes d’amélioration. Avec cet outil de collaboration à distance, travailler au sein d’une équipe en télétravail deviendra bien plus stimulant que stressant.

Fonctionnalités clés :

• Suivi continu des performances
• Rapports quotidiens et hebdomadaires complets
• Mise en valeur et reconnaissance des collaborateurs
• Récompenses variées à chaque niveau
• Tableaux de bord personnalisables selon les besoins

Tarifs :

Bonusly propose deux formules pour les équipes hybrides : Core et Pro. La formule Core commence à 2,70 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle. Elle inclut toutes les fonctionnalités du logiciel, notamment les activités ludiques, les outils de chat et les intégrations d’applications. La formule Pro est à 4,50 $ par utilisateur/mois en facturation annuelle. Elle permet d’intégrer les récompenses et avantages de l’entreprise pour les collaborateurs, ainsi que des outils de sondage flexibles.

Découvrez une alternative à Bonusly pour l’engagement des collaborateurs.

#12 Envoy pour la réservation de bureaux

Le principal problème auquel les managers font face lorsqu’ils gèrent des équipes hybrides est la sécurité. Envoy aide à résoudre ce problème en proposant des fonctionnalités de connexion sécurisée pour les visiteurs, tout en protégeant chaque donnée confidentielle contre les intrusions. De plus, il permet aux équipes de consulter les calendriers de leurs collègues, d’avoir une visibilité sur leurs plans de travail et de s’organiser en conséquence. Par ailleurs, Envoy veille à la santé des collaborateurs en leur offrant la possibilité de soumettre leurs certificats de vaccination, d’effectuer des tests quotidiens, etc.

En tant que manager, cet outil de collaboration à distance vous permet de contrôler facilement qui peut accéder aux locaux lors du travail sur site et pendant les activités d’équipe. Les collaborateurs peuvent également réserver leur bureau à l’avance avant de se rendre au bureau, et même consulter le nombre de postes disponibles directement depuis l’outil.

Fonctionnalités clés :

• Réservation de bureau en ligne
• Planification du travail facilitée avec les collègues
• Connexion virtuelle pour les visiteurs
• Attribution des créneaux d’accès au bureau pour les collaborateurs
• Questionnaires pour vérifier l’état de santé des collaborateurs

Tarifs :

Envoy propose quatre formules : Free, Standard, Premium et Enterprise. Vous pouvez utiliser la version gratuite pour votre équipe hybride afin de vous familiariser avec le fonctionnement, si votre équipe est sur un seul site. La formule Standard commence à 99 $ par mois en facturation annuelle, ou 119 $ par mois/site. La formule Premium revient à 299 $ par mois en facturation annuelle, ou 349 $ par mois/site. Vous pouvez également obtenir un plan personnalisé auprès de l’éditeur.

#13 Fellow.app

Fonctionnalités clés :

Tarifs :

#14 nTask

Si vous et votre équipe travaillez depuis des sites distants et que vous souhaitez un outil permettant de suivre et de gérer tout ce que vous faites, au sein d’une interface unique, alors nTask est fait pour vous.

Cette application est un outil de collaboration à distance remarquable, qui vous permet de gérer votre équipe grâce à un ensemble de fonctionnalités qui en font l’un des meilleurs du marché.

Vous pouvez gérer les risques, les tâches, ainsi que les réunions que vous organisez avec les membres de votre équipe, le tout depuis la même interface.

Fonctionnalités clés

• Gestion des tâches pour s’assurer que l’ensemble des tâches et des processus sont suivis et maîtrisés
• Gestion des risques pour garder un œil sur les problèmes et les dérives de périmètre susceptibles d’impacter le projet
• Tableaux Kanban et diagrammes de Gantt pour visualiser l’ensemble du projet sous un angle différent
• Time tracking et gestion des timesheets pour suivre le temps que les collaborateurs consacrent à leurs tâches et à leur journée de travail
• Dashboard
• Statuts personnalisés, Analytics et Reporting

Tarifs

nTask propose des formules gratuites et payantes. Chaque utilisateur bénéficie d’un essai gratuit, et pour accéder à des fonctionnalités plus avancées, il faudra compter 3 $/mois, avec une facturation annuelle.

#15 Zonka Feedback pour le feedback collaborateurs

Zonka Feedback propose un logiciel de feedback collaborateurs efficace et simple à prendre en main, qui permet aux entreprises de toutes tailles de mettre en place facilement différentes enquêtes et de recueillir des retours en temps réel pour améliorer l’engagement et l’expérience des employés.

Son interface épurée et intuitive permet aux équipes, même sans compétences techniques, de créer des enquêtes, d’impliquer les collaborateurs sur différents canaux (tablettes, bornes, e-mail, SMS, web, widgets, QR Codes et bien d’autres) et à différents points de contact, tout en suivant la satisfaction des employés en temps réel.

Les managers et les RH peuvent configurer des alertes de feedback en temps réel, accéder à des rapports d’analyse approfondis et prendre des mesures pour boucler la boucle du feedback collaborateurs.

Fonctionnalités clés :

• Créer des enquêtes collaborateurs pour tous les points de contact
• Mettre en place des canaux de feedback accessibles à tous : en présentiel sur tablette, via des enquêtes par e-mail et SMS, in-app, QR Code et en ligne
• Mesurer la satisfaction et la fidélité des collaborateurs
• Être alerté en cas d’insatisfaction et identifier les problèmes récurrents
• Visualiser les tendances du feedback collaborateurs
• Comparer différents sites ou établissements
• Mesurer des indicateurs tels que la satisfaction des employés et l’Employee Net Promoter Score (eNPS)
  
  

Tarifs :

À partir de 49 $/mois

Conclusion

Même si gérer des équipes hybrides et à distance peut s’avérer complexe, les bons outils et logiciels peuvent rendre cette expérience stimulante et enrichissante. Veillez toutefois à maintenir la motivation de vos collaborateurs en télétravail, car les distractions sont vite nombreuses loin du bureau. Il est également important de garder à l’esprit que le travail à domicile n’est pas aussi simple qu’il y paraît : les employés doivent eux aussi jongler avec de nombreuses contraintes en parallèle. Les outils présentés ci-dessus peuvent les aider à rester concentrés et productifs tout au long de leur journée de travail.

À propos de l’auteur :

Shyamal Parikh

Shyamal est le fondateur de SmartTask, un outil de gestion du travail en ligne qui aide les équipes à gagner en productivité grâce à une meilleure visibilité sur qui fait quoi et pour quand. Passionné par la recherche et le partage de stratégies susceptibles d’améliorer la productivité des équipes.