По мере того как бизнес всё активнее переходит в цифровое пространство, управление удалёнными и гибридными командами становится всё более сложной задачей. Удалённая работа — это, безусловно, шаг к здоровому балансу между работой и личной жизнью, однако компаниям важно выстроить грамотные процессы управления такими командами.

Пандемия COVID-19 наглядно показала: чтобы эффективно работать, не обязательно находиться в офисе — всё можно делать из дома. Звучит заманчиво, но без грамотного руководства со стороны проджект-менеджеров удалённая работа легко превращается в хаос.

Будь то одновременное ведение нескольких проектов или участие во встречах с клиентами — всё это требует чёткой организации, особенно в условиях удалённой работы. Именно поэтому компании всё активнее внедряют специализированные инструменты и сервисы, которые помогают поддерживать связь с сотрудниками в течение всего рабочего дня.

Список инструментов для удалённого сотрудничества при управлении гибридными командами

Когда речь идёт об управлении гибридными командами, существует ряд инструментов, которые значительно упрощают эту задачу для проджект-менеджеров. Ниже — подборка самых популярных решений для удалённого сотрудничества, которые организации используют для эффективного управления гибридными командами.

#1 WebWork — мониторинг сотрудников и учёт рабочего времени

При переходе на удалённый формат одной из главных головных болей для работодателей становится отслеживание рабочего времени и контроль за сотрудниками. WebWork решает именно эту задачу и снимает лишний стресс с руководителей.

Это кроссплатформенный трекер рабочего времени со скриншотами. Трекинг доступен на десктопе, в браузере, на мобильных устройствах и в виде расширения для Chrome. Помимо этого, инструмент помогает отслеживать посещаемость, использование сайтов и приложений, формировать отчёты по скриншотам и уровню активности.

WebWork также включает функции управления задачами: можно назначать задачи, выставлять приоритеты, добавлять описания и прикреплять файлы.

Сервис интегрируется с Zapier, Asana, GitHub и более чем 1500 другими приложениями — работайте с теми инструментами, которые вам привычны.

Ключевые функции:

• Учёт времени с 4 режимами скриншотов
• Мониторинг посещаемости
• Управление задачами и проектами
• Отслеживание уровня активности
• Отчётность в режиме реального времени
• Оплачиваемые часы и выставление счетов
• Отслеживание использования приложений и сайтов

Стоимость:

WebWork доступен для бесплатного использования в течение 7 дней, платный тариф начинается от $2,99 за пользователя в месяц.

#2 SmartTask — управление проектами

Когда дело доходит до анализа проектов, организации работы и распределения задач, мало что сравнится с SmartTask. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу планировать любой новый проект здесь проще простого.

SmartTask особенно ценят за функцию приоритизации задач: можно назначать конкретные задачи членам команды, устанавливать дедлайны и отслеживать прогресс прямо из дашборда. Кроме того, в инструменте можно управлять бюджетом проекта и отправлять отчёты напрямую клиентам.

Ключевые функции:

• Управление задачами в режимах списка, доски, календаря и таймлайна
• Повторяющиеся задачи, зависимости и напоминания
• Мессенджер, видеоконференции и обмен файлами
• Автоматическое планирование задач и вехи проекта
• Просмотр портфеля и загруженности команды
• CRM для продаж
• Учёт времени и оценка бюджета
• Настраиваемые графики, аналитика и отчёты

Стоимость:

SmartTask предлагает как бесплатный, так и платный тарифы. Бесплатный план позволяет вести неограниченное количество задач и проектов, но с ограниченным объёмом хранилища. Премиум-тариф доступен по цене $5 за пользователя в месяц, бизнес-тариф — $8 за пользователя в месяц при оплате за год.

#3 Mockplus — удалённое дизайн-сотрудничество и передача макетов разработчикам

Mockplus — это комплексная платформа для продуктового дизайна, созданная для того, чтобы дизайнеры и команды по всему миру могли легко работать вместе и оставаться продуктивными. Она закрывает весь цикл работы дизайн-команды: от низкодетализированных вайрфреймов и прототипирования до совместной работы и передачи макетов разработчикам.

Благодаря максимально простому и понятному интерфейсу специалисты с разным уровнем дизайн-опыта могут работать над одним проектом слаженно, без путаницы и недопонимания.

Ключевые функции:

• Совместное создание полностью интерактивных прототипов с готовыми шаблонами и UI-элементами
• Приглашение участников команды к работе над проектом по ссылке
• Публикация и тестирование веб- и мобильных приложений на реальных устройствах
• Ревью прототипов и комментирование прямо на UI для более быстрого обсуждения и итерации
• Преобразование сторонних дизайнов в детальные спецификации, ассеты и code snippets для удобства разработки
• Передача всех материалов разработчикам по единой ссылке
• Возможность для разработчиков изучать спецификации дизайна простым кликом или наведением
• Интеграция с Adobe XD, Photoshop, Figma, Sketch, Axure и другими привычными инструментами
• Создание и управление собственной дизайн-системой для единообразия стиля

Стоимость:

После регистрации каждый пользователь получает бесплатную команду с 10 участниками и 10 активными проектами.

Если вам нужны расширенные функции, например загрузка HTML-прототипов, можно подключить тариф Pro или Ultimate — от $5,95 за пользователя в месяц.

#4 V2 Cloud — безопасный удалённый доступ

Удалённая работа открывает массу возможностей как для сотрудников, так и для работодателей, но вместе с тем повышает риски безопасности — особенно когда люди работают с личных устройств. V2 Cloud — идеальное решение для компаний, которым нужен защищённый удалённый доступ для распределённых команд.

V2 Cloud предоставляет безопасный рабочий стол как услугу, благодаря которому команды могут работать, не беспокоясь об утечках данных. При этом сервис отличается простотой освоения и использования. Ваша команда сможет работать откуда угодно, в любое время и с любого устройства — без страха перед взломом или компрометацией данных.

Ключевые функции:

• Удобная консоль управления
• Одно- и многопользовательские рабочие столы
• Веб-, мобильное и десктопное приложение
• Защита от вредоносного ПО и ежедневное резервное копирование
• MFA и SSO
• IPsec VPN
• Встроенная поддержка в режиме реального времени
• Интеграция с Active Directory
• Безопасный обмен файлами с удалёнными сотрудниками

Стоимость:

V2 Cloud предлагает два тарифных плана: базовый и бизнес. Базовый тариф начинается от $40 в месяц за пользователя, бизнес-тариф — от $60 в месяц.

#5 Slack — коммуникация и обмен сообщениями

Slack давно завоевал репутацию одного из лучших мессенджеров для бизнеса и стал любимым инструментом самых разных компаний. В нём можно создавать публичные и приватные каналы, а также вести личные переписки с сотрудниками.

Обмен сообщениями происходит в режиме реального времени, что позволяет мгновенно решать срочные вопросы. Slack также упрощает отправку файлов и документов без риска утечки данных. А функция автоматического удаления переписки через 14 дней гарантирует, что служебные разговоры не попадут в чужие руки.

Ключевые функции:

• Возможность создавать неограниченное количество каналов
• Обмен файлами различных форматов
• Аудио- и видеоконференции
• Мгновенные уведомления об обсуждениях
• Доступ с мобильных устройств и десктопа

Стоимость:

Что касается тарифов Slack, сервис предлагает три пакета: Free, Standard и Plus. Бесплатная версия позволяет пользоваться приложением без ограничений по времени и проводить видео- и аудиозвонки для двух участников с ограниченным хранилищем файлов в 5 ГБ. Версия Standard начинается от $6,67 за пользователя в месяц при годовой оплате и предоставляет хранилище в 10 ГБ. Подписка Plus обойдётся вам в $12,50 за пользователя в месяц с хранилищем 20 ГБ.

#6 Loom для асинхронной видеокоммуникации

Loom стал настоящей находкой для рекрутеров и специалистов по обучению новых сотрудников. С помощью этого инструмента тренеры могут легко записать весь обучающий сеанс и отправить его новичкам через встроенный код.

Кроме того, вы можете делать неограниченное количество дублей, чтобы записать идеальное видео без лишних усилий. Времена, когда тренерам и проджект-менеджерам приходилось проводить индивидуальные сессии с каждым новым сотрудником, остались в прошлом. С Loom как инструментом удалённой совместной работы можно записывать несколько скринкастов и отправлять их, не отвлекаясь от текущих задач.

Ключевые функции:

• Совместимость с различными ОС

• Запись экрана вместе со звуком

• Установка паролей на видео для защиты от несанкционированного доступа

• Нет возрастных ограничений для использования

• Мгновенное редактирование видео и скриншотов

Стоимость:

Loom предлагает три пакета: Free, Business и Enterprise. По бесплатной подписке можно подключить команду до 50 пользователей с лимитом 25 видео на человека и максимальной длительностью ролика 5 минут. Пакет Business стоит $8 за пользователя в месяц при годовой оплате и не ограничивает длину записей. Пакет Enterprise является кастомизируемым — стоимость можно уточнить напрямую у компании.

#7 Calendly для планирования встреч

Calendly — один из лучших способов гарантировать, что ваша удалённая команда не пропустит ни одного совещания, семинара, презентации или конференции. Этот инструмент для удалённой совместной работы позволяет профессионально планировать каждую встречу, не рассылая уведомления по электронной почте.

Помимо этого, Calendly интегрируется с Zoom, Outlook, Google, Slack и другими популярными инструментами управления командой. Благодаря этому вы можете создавать встречи на разных платформах без лишних усилий. К тому же Calendly снижает вероятность отмен и гарантирует, что все участники осведомлены о расписании.

Ключевые функции:

• Удобный интерфейс для простой кастомизации
• Мгновенные уведомления и напоминания о встречах
• Интеграция с различными приложениями для удобного подключения
• Бесплатные шаблоны писем
• Простое бронирование и указание переговорных комнат

Стоимость:

Calendly предлагает бесплатную версию с неограниченным планированием событий, но только одним активным типом события. Также доступна подписка Essentials за $8 за место в месяц с отдельными календарями для Google, Office 365 и iCloud. Подписка Professional обойдётся в $12 за место в месяц и включает все возможности, а также поддержку шести календарей. Наконец, подписка Teams за $16 за место в месяц предоставляет полную свободу управления типами событий, проведение round-robin мероприятий и интеграцию с Salesforce.

#8 Google Workspace для совместной работы

Google Workspace служит идеальной платформой для одновременной совместной работы с разными гибридными командами. Весь пакет предоставляет всё необходимое для совместной работы на расстоянии. Будь то Google Docs, Sheets, Meet или Gmail — в Google Workspace есть все приложения, нужные командам для эффективного взаимодействия. Это отличный инструмент для удалённой совместной работы со следующими ключевыми функциями.

Ключевые функции:

• Взаимосвязанные инструменты
• Регулярные follow-up уведомления
• Единый вход во все сервисы
• Удобное отслеживание файлов
• Простое совместное редактирование
• Доступ с десктопа и мобильного устройства

Стоимость:

Google Workspace предлагается в двух пакетах: G Suite Basic и G Suite Business. Базовый план начинается от $5 за пользователя в месяц с ограниченным хранилищем, тогда как план Business — от $10 за пользователя в месяц с неограниченным хранилищем для каждого пользователя.

#9 Miro для совместной работы на виртуальной доске

Miro — настоящая находка для автомобильных дизайнеров, графических дизайнеров и креативных удалённых команд. Этот инструмент позволяет проводить воркшопы, брейнсторминг-сессии и создавать дизайны совместно, даже находясь на расстоянии тысяч километров друг от друга. С помощью визуальной виртуальной доски участники команды могут легко добавлять или удалять элементы из макета и скачивать готовый результат.

Ключевые функции:

• Все базовые инструменты для дизайна
• Коммуникация с участниками команды в процессе создания дизайна
• Простой импорт изображений
• Готовые шаблоны
• Высокий уровень защиты данных

Стоимость:

Miro предлагает как бесплатную, так и платные подписки. Начать можно с бесплатной версии, чтобы познакомить новых участников команды с инструментом. Среди платных тарифов: план TEAM за $8 за пользователя в месяц при годовой оплате, план CONSULTANT за $12 за пользователя в месяц при годовой оплате и план BUSINESS за $16 за пользователя в месяц при годовой оплате. Также можно запросить индивидуальный план у компании.

#10 Notion для заметок и управления документами

Компании чаще всего используют Notion для взаимодействия с сотрудниками, создания проектов и грамотного управления всеми типами документов, чтобы их было легко найти. С помощью этого инструмента можно повысить продуктивность удалённой команды без лишних усилий. Он обеспечивает гибкость за счёт неограниченного количества досок и более 200 шаблонов. Кроме того, Notion отлично подходит для отслеживания хода проектов, постановки целей и эффективного управления рабочей нагрузкой.

Ключевые функции:

• Бесплатные шаблоны
• Кастомизируемые доски под конкретные задачи
• Удобное распределение и отслеживание задач
• Мгновенные уведомления о дедлайнах
• Высокий уровень защиты данных

Стоимость:

В Notion доступны четыре пакета: Free, Personal Pro, Teams и Enterprise. Бесплатный план рассчитан на одного участника с неограниченным количеством блоков и лимитом загружаемых файлов 5 МБ. Подписка Personal Pro начинается от $4 в месяц и ограничена одним пользователем с неограниченным количеством гостей. Пакет Teams доступен за $8 за пользователя в месяц и включает неограниченное количество участников, гостей, загрузок и объём хранилища. Помимо этого, можно оформить индивидуальный пакет Enterprise под свои требования.

#11 Bonusly для вовлечённости сотрудников

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники оставались на связи на протяжении всего рабочего дня, Bonusly — идеальный инструмент для этого. Платформа использует разнообразные механики, чтобы сделать рабочий процесс более интересным для сотрудников. Помимо этого, она непрерывно отслеживает эффективность каждого сотрудника, на основе чего начисляются различные награды, повышающие их уверенность в себе.

Bonusly также проводит опросы как среди сотрудников, так и среди руководителей, которые помогают получить признание и определить зоны для роста. С этим инструментом для удалённой совместной работы работа в распределённой команде станет скорее увлекательной, чем стрессовой.

Ключевые функции:

• Постоянный мониторинг эффективности
• Ежедневные и еженедельные отчёты
• Система признания достижений сотрудников
• Награды на каждом уровне
• Кастомизируемые дашборды под любые потребности

Стоимость:

Bonusly предлагает два пакета для гибридных команд: Core и Pro. Подписка Core начинается от $2,70 за пользователя в месяц при годовой оплате и включает все функции платформы: развлекательные активности, инструменты общения и интеграции с приложениями. Пакет Pro обойдётся в $4,50 за пользователя в месяц при годовой оплате. В него входят корпоративные поощрения и награды для сотрудников, а также гибкие инструменты для проведения опросов.

Смотрите альтернативы Bonusly для вовлечённости сотрудников.

#12 Envoy для бронирования рабочих мест

Главная проблема, с которой сталкиваются руководители при работе с гибридными командами, — это безопасность. Envoy помогает решить эту задачу, обеспечивая безопасную регистрацию посетителей и защиту конфиденциальных данных от несанкционированного доступа. Кроме того, инструмент позволяет сотрудникам просматривать календари коллег, видеть их рабочие планы и выстраивать работу с учётом этой информации. Помимо этого, Envoy заботится о здоровье сотрудников: предоставляет возможность загружать сертификаты о вакцинации, проходить ежедневное тестирование и т. д.

Как руководитель, вы можете с помощью этого инструмента удалённой совместной работы легко контролировать, кто имеет право входить в офис во время работы на месте и проведения командных мероприятий. Сотрудники также могут заранее бронировать рабочие места и видеть количество доступных мест прямо в приложении.

Ключевые функции:

• Онлайн-бронирование рабочих мест
• Удобное планирование работы вместе с коллегами
• Виртуальная регистрация посетителей
• Назначение сотрудникам времени входа в офис
• Анкетирование для контроля состояния здоровья сотрудников

Стоимость:

Envoy предлагает четыре тарифных плана: Free, Standard, Premium и Enterprise. Бесплатная версия подойдёт для знакомства с инструментом, если ваша команда работает в одном месте. Тариф Standard начинается от $99 в месяц при годовой оплате или $119 в месяц за локацию при помесячной оплате. Тариф Premium обойдётся в $299 в месяц при годовой оплате или $349 в месяц за локацию. Также доступны индивидуальные планы под запросы вашей команды.

#13 Fellow.app

Ключевые функции:

Стоимость:

#14 nTask

Если вы и ваша команда работаете удалённо и вам нужен инструмент, который позволяет отслеживать и управлять всем, что происходит в команде, в едином интерфейсе, — nTask именно то, что вам нужно.

Это мощный инструмент удалённой совместной работы с широким набором функций, которые делают его одним из лучших решений на рынке.

С его помощью вы можете управлять рисками, задачами и совещаниями с участниками команды — всё в одном интерфейсе.

Ключевые функции

• Управление задачами для отслеживания и контроля всех процессов
• Управление рисками для контроля над проблемами и изменениями в scope проекта
• Kanban-доски и диаграммы Ганта для визуализации проекта с разных точек зрения
• Time tracking и управление Timesheet для учёта времени, которое сотрудники тратят на задачи и рабочий день в целом
• Dashboard
• Кастомные статусы, аналитика и отчётность

Стоимость

nTask предлагает как платные, так и бесплатные пакеты. Каждый пользователь получает бесплатный пробный период, а для доступа к расширенным функциям достаточно платить $3 в месяц при годовой оплате.

#15 Zonka Feedback для сбора обратной связи от сотрудников

Zonka Feedback — это эффективный и простой в использовании инструмент для сбора обратной связи от сотрудников, который позволяет компаниям любого размера легко настраивать опросы и получать обратную связь в режиме реального времени для повышения вовлечённости и улучшения опыта сотрудников.

Интерфейс платформы интуитивно понятен и не перегружен лишними элементами, поэтому даже команды без технических навыков могут легко создавать опросы, взаимодействовать с сотрудниками через различные каналы (планшеты, киоски, email, SMS, онлайн, web-виджеты, QR-коды и другие) и на разных этапах, а также отслеживать удовлетворённость персонала в реальном времени.

Руководители и HR-специалисты могут настраивать оповещения об обратной связи в режиме реального времени, получать доступ к детальной аналитике и оперативно реагировать на обращения, закрывая цикл обратной связи с сотрудниками.

Ключевые функции:

• Создание опросов для сотрудников на всех этапах взаимодействия
• Настройка каналов сбора обратной связи: в офисе через планшет, по email и SMS, in-app, через QR-код и онлайн
• Измерение удовлетворённости и лояльности сотрудников
• Получение уведомлений о недовольных сотрудниках и выявление повторяющихся проблем
• Анализ трендов в обратной связи от сотрудников
• Сравнение показателей по различным локациям
• Измерение ключевых метрик: Employee Satisfaction и Employee Net Promoter Score (eNPS)
  
  

Стоимость:

От $49 в месяц

Заключение

Управление гибридными и удалёнными командами может быть непростой задачей, однако с правильными инструментами и программным обеспечением этот процесс становится интересным и эффективным. Важно поддерживать мотивацию сотрудников при работе из дома, ведь отвлечься вне офиса значительно проще. При этом стоит понимать, что удалённая работа не так проста, как кажется: сотрудникам тоже приходится управлять несколькими вещами одновременно. Перечисленные выше инструменты помогут им сохранять концентрацию и продуктивность в течение рабочего дня.

Об авторе:

Shyamal Parikh

Shyamal — основатель SmartTask, онлайн-инструмента для управления рабочими процессами, который помогает командам работать продуктивнее за счёт чёткого понимания того, кто, что и в какие сроки делает. Увлечён исследованием и распространением стратегий, способных повысить эффективность работы команды.