À medida que o mundo migra cada vez mais para o ambiente digital, gerenciar equipes remotas e híbridas tornou-se um desafio real para as empresas. Embora o trabalho remoto seja a resposta para um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional, as organizações precisam encontrar formas eficazes de gerir seus times híbridos.

A pandemia de COVID-19 nos mostrou que não é necessário estar fisicamente no escritório para trabalhar — é possível fazer tudo com a mesma qualidade de casa. Por mais atraente que isso pareça, tudo pode desandar se os gestores de projeto não souberem conduzir suas equipes remotas da forma certa.

Seja para equilibrar múltiplos projetos ao mesmo tempo ou participar de reuniões com clientes, tudo precisa funcionar bem — especialmente no modelo home office. Por isso, as empresas estão adotando softwares e ferramentas que as ajudam a manter a conexão com os colaboradores durante o horário de trabalho.

Lista de Ferramentas de Colaboração Remota para Gerenciar Equipes Híbridas

Na hora de gerenciar equipes híbridas, certas ferramentas fazem toda a diferença para os gestores de projeto. Confira abaixo as ferramentas de colaboração remota mais utilizadas pelas organizações para facilitar a gestão de times híbridos.

#1 WebWork para Monitoramento de Colaboradores e Controle de Horas

No trabalho remoto, uma das principais preocupações dos empregadores é controlar o tempo e monitorar os colaboradores. O WebWork resolve exatamente isso, tirando esse peso dos ombros dos gestores.

É uma ferramenta de controle de horas multiplataforma que registra o tempo com capturas de tela. Você pode acompanhar o tempo pelo Desktop, Web, Mobile e como extensão do Chrome. Além disso, a plataforma auxilia no monitoramento dos colaboradores: é possível acompanhar a frequência, o uso de sites e aplicativos, gerar relatórios de capturas de tela e relatórios de nível de atividade.

O WebWork também oferece recursos de gestão de tarefas que permitem atribuir atividades, definir prioridades, adicionar descrições e anexar arquivos.

A plataforma se integra com Zapier, Asana, GitHub e mais de 1.500 outros aplicativos, para que você continue usando as ferramentas que já conhece e gosta.

Principais Funcionalidades:

• Controle de Horas com 4 Modos de Captura de Tela
• Monitoramento de Frequência
• Gestão de Tarefas e Projetos
• Monitoramento de Nível de Atividade
• Relatórios em Tempo Real
• Horas Faturáveis e Faturas
• Rastreamento de Uso de Aplicativos e Sites

Preços:

O WebWork oferece um período de teste gratuito de 7 dias, e o plano pago começa em $2,99 por usuário/mês.

#2 SmartTask para Gestão de Projetos

Quando o assunto é análise de projetos, gestão de trabalho e distribuição de tarefas, o SmartTask é difícil de superar. Com uma interface intuitiva e fácil de usar, você consegue planejar tudo para qualquer projeto que estiver por vir.

O SmartTask é conhecido pelo seu recurso de priorização de tarefas, com o qual você pode atribuir atividades específicas a cada membro da equipe, definir prazos e acompanhar o andamento direto pelo painel. Além disso, é possível gerenciar o orçamento do projeto dentro da própria plataforma e enviar relatórios diretamente para os clientes.

Principais Funcionalidades:

• Gerenciamento de Tarefas com Visualizações em Lista, Quadro, Calendário e Linha do Tempo
• Tarefas Recorrentes, Dependências de Tarefas e Lembretes
• Mensagens Instantâneas, Videoconferência e Compartilhamento de Arquivos
• Agendamento Automático de Tarefas e Marcos de Projeto
• Visão de Portfólio e Carga de Trabalho
• CRM de Vendas
• Controle de Horas e Estimativa de Orçamento
• Gráficos Personalizados, Análises e Relatórios

Preços:

O SmartTask oferece planos gratuitos e pagos. O plano gratuito permite realizar projetos e tarefas ilimitadas, mas com armazenamento limitado. Para recursos avançados, o plano premium sai por $5 por usuário/mês e o plano business por $8 por usuário/mês, ambos com cobrança anual.

#3 Mockplus para Colaboração em Design Remoto e Handoff

Mockplus é uma plataforma completa de design de produto, pensada para que designers e equipes ao redor do mundo se mantenham conectados e produtivos sem complicação. Ela cobre tudo o que um time de design pode precisar para criar interfaces web e mobile perfeitas — desde wireframes de baixa fidelidade, prototipagem e colaboração, até o handoff para os desenvolvedores.

Com uma interface e funcionalidades pensadas para serem o mais simples e acessíveis possível, profissionais com diferentes níveis de experiência em design conseguem trabalhar juntos no mesmo projeto sem gerar confusão.

Principais Funcionalidades:

• Criação colaborativa de protótipos totalmente interativos com templates prontos e elementos de UI
• Convite de membros da equipe para trabalhar no mesmo projeto via link
• Compartilhamento e teste de aplicativos web e mobile em dispositivos reais
• Revisão de protótipos com comentários diretamente nas interfaces para discussões e iterações mais ágeis
• Conversão de designs de terceiros em especificações detalhadas, assets e code snippets para facilitar a codificação
• Entrega de todos os deliverables aos desenvolvedores por meio de um único link
• Permite que desenvolvedores inspecionem especificações de design com simples cliques ou hover
• Integração com Adobe XD, Photoshop, Figma, Sketch, Axure e outras ferramentas do seu dia a dia
• Criação e gestão do seu próprio design system para manter a consistência visual

Preços:

Qualquer pessoa cadastrada na plataforma tem acesso gratuito a um time com até 10 usuários e 10 projetos ativos.

Para quem precisar de recursos premium — como o download de protótipos em HTML — os planos Pro ou Ultimate estão disponíveis a partir de $5,95 por usuário/mês.

#4 V2 Cloud para Acesso Remoto Seguro

Apesar de todos os benefícios que o trabalho remoto trouxe para colaboradores e empregadores, ele também elevou os riscos de segurança por conta do uso de sistemas pessoais. O V2 Cloud é a solução ideal para empresas que buscam acesso remoto seguro para suas equipes em home office.

O V2 Cloud oferece um serviço de desktop na nuvem seguro, que permite às equipes trabalharem sem se preocupar com brechas de segurança. Além disso, a ferramenta é extremamente fácil de entender e operar. Com os serviços do V2 Cloud, sua equipe pode trabalhar de qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo, sem perder o sono com ameaças cibernéticas.

Principais Funcionalidades:

• Console de Gerenciamento Intuitivo
• Desktops para Usuário Único e Múltiplos Usuários
• App Web, Mobile e Desktop
• Proteção contra Malware e Backups Diários
• MFA e SSO
• VPNs IPsec
• Suporte ao Vivo Integrado
• Integração com Active Directory
• Compartilhamento seguro de arquivos com colaboradores remotos

Preços:

O V2 Cloud oferece dois planos de assinatura: básico e business. O plano básico começa em $40/mês por usuário, enquanto o plano business parte de $60 por mês.

#5 Slack para Comunicação e Mensagens

Slack é amplamente reconhecido pelos seus recursos de mensagens e já se tornou favorito em diversas empresas. Pela plataforma, é possível criar canais públicos, canais privados e manter conversas individuais com os colaboradores.

Além disso, o Slack oferece mensagens em tempo real, o que garante respostas imediatas para assuntos urgentes. A ferramenta também facilita o compartilhamento de arquivos e documentos sem risco de vazamento de informações. E graças à exclusão automática de conversas após 14 dias, você tem a tranquilidade de saber que nenhum intruso terá acesso às suas comunicações oficiais.

Principais Funcionalidades:

• Criação de múltiplos canais de comunicação
• Compartilhamento de diferentes tipos de arquivos
• Realização de conferências de áudio e vídeo
• Notificações instantâneas para os usuários sobre discussões
• Acessível em dispositivos móveis e desktop

Preços:

O Slack oferece três planos: Gratuito, Standard e Plus. O plano gratuito permite usar a plataforma por tempo ilimitado, com chamadas de áudio e vídeo para dois participantes e armazenamento de até 5 GB. O plano Standard começa em $6,67 por usuário/mês com cobrança anual e oferece 10 GB de armazenamento. Já o plano Plus custa $12,50 por usuário/mês e inclui 20 GB de armazenamento.

#6 Loom para Comunicação em Vídeo Assíncrono

Loom tem sido uma mão na roda para recrutadores e gestores na hora de integrar novos colaboradores. Com a ferramenta, é possível gravar toda a sessão de onboarding e enviá-la aos novatos por meio de um código incorporado.

Além disso, você pode gravar quantas vezes quiser até chegar ao vídeo ideal, sem nenhuma complicação. Acabou a era em que gestores e líderes de projeto precisavam fazer sessões individuais para apresentar os processos aos recém-chegados. Com o Loom como ferramenta de colaboração remota, você consegue gravar vários vídeos de screencasting e enviá-los sem prejudicar o andamento das suas tarefas.

Principais Funcionalidades:

• Compatível com diferentes sistemas operacionais

• Permite gravação de tela com áudio

• Proteção dos vídeos com senha para evitar acessos não autorizados

• Sem restrição de idade para uso da plataforma

• Edição instantânea de vídeos e screenshots

Preços:

O Loom oferece três planos: Free, Business e Enterprise. Com a subscrição gratuita, pode ter uma equipa de 50 utilizadores com 25 vídeos por pessoa e um limite de 5 minutos por vídeo. O plano Business custa $8 por pessoa/mês na faturação anual, com duração de gravação ilimitada para cada utilizador. O plano Enterprise é um pacote personalizável, cujo preço pode ser solicitado diretamente à empresa.

#7 Calendly para Agendamento

Calendly é uma das melhores formas de garantir que a sua equipa remota não perde nenhuma reunião, seminário, apresentação ou conferência. Trata-se de uma ferramenta de colaboração remota que permite agendar todas as reuniões de forma profissional, sem necessidade de enviar e-mails a todos os participantes.

Além disso, o Calendly integra-se com Zoom, Outlook, Google, Slack e outras ferramentas de gestão de equipas. Graças a isso, é possível criar reuniões em várias plataformas sem qualquer dificuldade. O Calendly reduz também as probabilidades de cancelamentos e garante que todos têm conhecimento do calendário de compromissos.

Funcionalidades Principais:

• Interface intuitiva para personalização fácil
• Notificações e lembretes instantâneos para as reuniões
• Integrado com várias aplicações para uma ligação simplificada
• Templates de e-mail gratuitos para utilização
• Reserva fácil e especificação das salas de reunião

Preços:

O Calendly disponibiliza uma versão gratuita com agendamento ilimitado de eventos e apenas um tipo de evento ativo. Oferece também uma subscrição Essentials a $8 por lugar/mês, com calendários separados para Google, Office 365 e iCloud. Existe ainda a subscrição Professional a $12 por lugar/mês, que inclui todas as funcionalidades e até seis calendários. Por fim, há a subscrição Teams a $16 por lugar/mês, que permite gerir tipos de eventos, realizar round robin events e integrar com o Salesforce.

#8 Google Workspace para Colaboração

Google Workspace é uma plataforma ideal para colaborar com diferentes equipas híbridas em simultâneo. O pacote completo fornece tudo o que é necessário para trabalhar em conjunto à distância. Seja o Google Docs, Sheets, Meet ou Gmail, o Google Workspace reúne todos os tipos de aplicações de que as equipas precisam para colaborar e trabalhar de forma eficiente. É uma excelente ferramenta de colaboração remota com as seguintes funcionalidades principais.

Funcionalidades Principais:

• Ferramentas interligadas entre si
• Acompanhamento regular das tarefas
• Single sign-in em todo o lado
• Rastreamento fácil de ficheiros
• Edição simplificada em equipa
• Acessível em desktop e dispositivos móveis

Preços:

O Google Workspace está disponível em dois planos: G Suite Basic e G Suite Business. O plano básico começa em $5 por utilizador/mês com armazenamento limitado, enquanto o plano Business começa em $10 por utilizador/mês com armazenamento ilimitado para cada utilizador.

#9 Miro para Colaboração em Quadro Branco Virtual

Miro é uma ferramenta essencial para designers de automóvel, designers gráficos e equipas remotas criativas. Este software permite que os utilizadores realizem workshops, sessões de brainstorming e criem designs em conjunto, mesmo estando separados por quilómetros de distância. Com o auxílio de um quadro branco visual, os membros da equipa podem adicionar ou remover elementos do design e descarregar o produto final com facilidade.

Funcionalidades Principais:

• Fornece todas as ferramentas básicas de design
• Facilita a comunicação com os membros da equipa durante a criação de designs
• Importação fácil de imagens
• Inclui templates pré-criados
• Medidas de segurança avançadas para minimizar riscos

Preços:

O Miro oferece subscrições gratuitas e pagas. Pode começar pela versão gratuita para familiarizar os novos membros da equipa com o software. Nos planos pagos, existe o plano TEAM a $8 por utilizador/mês na faturação anual, o plano CONSULTANT a $12 por utilizador/mês na faturação anual e o plano BUSINESS a $16 por utilizador/mês na faturação anual. Além disso, é possível solicitar um plano personalizado à empresa.

#10 Notion para Tomada de Notas e Gestão de Documentos

As empresas utilizam maioritariamente o Notion para se conectarem com os seus colaboradores, criarem projetos e gerirem todos os tipos de documentos de forma estratégica, facilitando a sua localização. Com este software, é possível aumentar a produtividade da equipa remota sem obstáculos. Oferece flexibilidade com boards ilimitados e mais de 200 templates. Além disso, o Notion é ideal para acompanhar projetos, definir objetivos e gerir a carga de trabalho de forma eficaz.

Funcionalidades Principais:

• Inclui templates gratuitos
• Boards personalizáveis de acordo com as necessidades de trabalho
• Distribuição e rastreamento fácil de tarefas
• Notificações instantâneas para datas de entrega
• Elevada segurança para proteção de dados

Preços:

No que diz respeito ao Notion, existem quatro planos: Free, Personal Pro, Teams e Enterprise. O plano gratuito permite que apenas um membro utilize o software com blocks ilimitados e um limite de 5MB para upload de ficheiros. A subscrição Personal Pro começa em $4 por mês, sendo limitada a um utilizador e convidados ilimitados. O plano Teams está disponível a $8 por utilizador/mês com membros, convidados, uploads e armazenamento ilimitados. Para além disso, é também possível obter um plano personalizável, denominado Enterprise, de acordo com as suas necessidades.

#11 Bonusly para Employee Engagement

Se pretende que os seus colaboradores se mantenham ligados durante todo o horário de trabalho, o Bonusly é a ferramenta ideal. O software utiliza diversas técnicas para tornar a vida profissional mais dinâmica e motivante para os colaboradores. Para além disso, acompanha continuamente o desempenho de cada colaborador, com base no qual são atribuídas diferentes recompensas que impulsionam a sua confiança.

O Bonusly realiza também inquéritos tanto para colaboradores como para gestores, ajudando-os a obter reconhecimento e a identificar as suas áreas de melhoria. Com esta ferramenta de colaboração remota, trabalhar numa equipa distribuída torna-se mais estimulante do que stressante.

Funcionalidades Principais:

• Acompanhamento contínuo do desempenho
• Relatórios diários e semanais completos
• Ajuda os colaboradores a obterem reconhecimento
• Atribuição de prémios em cada nível
• Dashboards personalizáveis de acordo com as necessidades

Preços:

O Bonusly oferece dois planos para equipas híbridas: Core e Pro. A subscrição Core começa em $2,70 por utilizador/mês na faturação anual, incluindo todas as funcionalidades do software, como atividades lúdicas, ferramentas de chat e aplicações. O plano Pro custa $4,50 por utilizador/mês na faturação anual e permite incluir os incentivos e prémios da empresa para os colaboradores, bem como ferramentas de inquérito flexíveis.

Conheça uma alternativa ao Bonusly para employee engagement.

#12 Envoy para Reserva de Secretárias

O principal desafio que os gestores enfrentam na gestão de equipas híbridas é a segurança. O Envoy ajuda a resolver este problema ao disponibilizar funcionalidades de registo de entrada seguras para visitantes, mantendo todas as propriedades confidenciais protegidas de intrusões. Além disso, permite que as equipas consultem os calendários dos seus colegas, visualizem os seus planos de trabalho e se adaptem em conformidade. O Envoy garante também a segurança dos colaboradores, oferecendo-lhes a possibilidade de submeterem certificados de vacinação, realizarem testes diários, entre outras medidas.

Enquanto gestor, com esta ferramenta de colaboração remota pode controlar facilmente quem tem acesso ao escritório durante o trabalho presencial e a realização de atividades de equipa. Os colaboradores podem ainda reservar as suas secretárias antes de entrarem no escritório e consultar o número de lugares disponíveis diretamente na ferramenta.

Funcionalidades Principais:

• Reserva de secretária online
• Planeamento de trabalho fácil com os colegas de equipa
• Registo de entrada virtual para visitantes
• Atribuição de horários de entrada no escritório aos colaboradores
• Questionários para verificação do estado de saúde dos colaboradores

Preços:

O Envoy oferece quatro planos: Free, Standard, Premium e Enterprise. Pode utilizar a versão gratuita para a sua equipa híbrida se esta se encontrar numa única localização. O plano Standard começa em $99 por mês na faturação anual, ou $119 por mês/localização. O plano Premium custa $299 por mês na faturação anual, ou $349 por mês/localização. É ainda possível solicitar um plano personalizado à empresa.

#13 Fellow.app

Principais funcionalidades:

Preços:

#14 nTask

Se você e sua equipe trabalham em locais remotos e deseja uma ferramenta que permita acompanhar e gerenciar tudo o que você e sua equipe fazem em uma única interface, então o nTask é a ferramenta ideal para você.

A aplicação é uma incrível ferramenta de colaboração remota que permite gerenciar sua equipe com um conjunto de funcionalidades que a tornam uma das melhores opções do mercado.

É possível gerenciar riscos, tarefas e também as reuniões realizadas com os membros da sua equipe, tudo pela mesma interface.

Principais Funcionalidades

• Gestão de tarefas para garantir que todas as tarefas e processos sejam acompanhados e gerenciados
• Gestão de riscos para monitorar todos os problemas e desvios de escopo que podem afetar o projeto
• Quadros Kanban e gráficos de Gantt para visualizar o projeto completo sob diferentes perspectivas
• Controle de tempo e gestão de Timesheets para acompanhar o tempo que os colaboradores dedicam às suas tarefas e ao dia de trabalho como um todo
• Dashboard
• Status personalizados, Analytics e Relatórios

Preços

O nTask oferece planos pagos e gratuitos para seus usuários. Todo usuário tem acesso a um período de teste gratuito e, caso queira um conjunto de funcionalidades mais completo, o valor é de $3/mês no plano de cobrança anual.

#15 Zonka Feedback para Feedback de Colaboradores

Zonka Feedback oferece um Software de Feedback de Colaboradores eficiente e fácil de usar, que permite a empresas de todos os tamanhos criar diferentes pesquisas com colaboradores e coletar feedback em tempo real para melhorar o engajamento e a experiência dos funcionários.

Sua interface é limpa e intuitiva, facilitando para equipes sem conhecimento técnico a criação de pesquisas, o engajamento de colaboradores em diferentes canais (tablets, kiosks, e-mail, SMS, online, web widgets, QR Codes e muito mais) e em diferentes pontos de contato, além do acompanhamento da satisfação dos colaboradores em tempo real.

Gestores e profissionais de RH podem configurar alertas de feedback em tempo real, acessar relatórios detalhados e agir para fechar o ciclo de Feedback dos Colaboradores.

Principais Funcionalidades:

• Crie pesquisas com colaboradores para todos os pontos de contato
• Configure canais de feedback para todos — presencialmente via tablet, por e-mail e SMS, in-app, QR Code e online
• Meça a satisfação e a fidelidade dos colaboradores
• Receba notificações sobre colaboradores insatisfeitos e identifique problemas recorrentes
• Visualize tendências no feedback dos colaboradores
• Compare diferentes unidades e localidades
• Meça métricas como Satisfação dos Colaboradores e Employee Net Promoter Score (eNPS)
  
  

Preços:

A partir de $49/mês

Considerações Finais

Embora gerenciar equipes híbridas e remotas possa ser um desafio, com as ferramentas e softwares adequados, essa tarefa pode se tornar algo dinâmico e estimulante. No entanto, é fundamental manter seus colaboradores e membros da equipe motivados enquanto trabalham em home office, já que as distrações fora do ambiente de escritório são muito mais frequentes. Além disso, é importante reconhecer que o trabalho remoto não é tão simples quanto parece, pois os colaboradores também precisam administrar diversas responsabilidades ao mesmo tempo. As ferramentas apresentadas acima podem ajudá-los a manter o foco durante o trabalho.

Sobre o Autor:

Shyamal Parikh

Shyamal é o Fundador do SmartTask, uma ferramenta de gestão de trabalho online que ajuda equipes a serem mais produtivas ao deixar claro quem está fazendo o quê e até quando. É apaixonado por pesquisar e compartilhar estratégias que podem impulsionar a produtividade das equipes.