Сотрудники играют ключевую роль в успехе и росте любой компании. То, как организация выстраивает отношения с людьми и управляет ими, напрямую влияет на формирование сильной команды. Именно поэтому компании по всему миру активно вкладывают ресурсы в различные стратегии, которые упрощают управление персоналом и создают комфортные условия работы.
HR-программное обеспечение — один из таких инструментов, который делает управление сотрудниками по-настоящему удобным. Адаптированное под конкретные потребности каждой компании, HR-ПО помогает справляться со сложностями кадрового менеджмента. Например, HR-программное обеспечение для малого бизнеса предлагает широкий набор функций для решения самых разных HR-задач. От управления командой и оптимизации рабочих процессов до создания положительного опыта сотрудников — такой инструмент помогает держать сотрудников довольными и мотивированными. Это надёжный партнёр HR-команды на всём пути: от адаптации новых сотрудников до их увольнения.
Знали ли вы, что объём мирового рынка HR-программного обеспечения, по прогнозам, достигнет 33,57 миллиарда долларов при среднегодовом темпе роста 10,10% к 2028 году? Неудивительно, что отрасль HR-программного обеспечения развивается такими стремительными темпами.
Однако с учётом огромного количества HR-решений, представленных сегодня на рынке, выбрать лучшее для своей команды — задача не из лёгких. В этой статье мы подготовили исчерпывающее руководство по выбору подходящего HR-программного обеспечения в 2023 году.
10 вопросов, которые стоит задать себе перед тем, как составить шортлист HR-решений
Прежде чем приступать к выбору, важно чётко понимать свои текущие HR-процессы, с какими сложностями вы сталкиваетесь и как планируете их решать. Поэтому начните с правильных вопросов.
Вот несколько ключевых вопросов, которые помогут вам в процессе оценки HR-программного обеспечения.
- Какие HR-задачи вызывают у нас наибольшие трудности и неудовлетворённость?
- Какие HR-потребности для нашей компании являются первостепенными?
- Как выбранное ПО поможет нам справиться с существующими проблемами?
- Предлагает ли программа дополнительные функции или преимущества?
- Сколько времени займёт внедрение и настройка системы?
- Можно ли интегрировать этот инструмент с другими платформами, которые мы используем? Как работает процесс интеграции?
- Какой бюджет мы готовы выделить на HR-программное обеспечение?
- Будет ли система масштабироваться вместе с ростом компании? Если да, как изменится стоимость?
- Предусмотрено ли обучение для нашей команды?
- Какой уровень поддержки нам нужен? Сможет ли служба поддержки оперативно помочь в случае сбоев?
Как только у вас появятся ответы на эти вопросы, можно переходить к поиску подходящего решения.
7 шагов к выбору HR-программного обеспечения для вашего бизнеса
Предлагаем пошаговое руководство из 7 шагов, которое поможет вам выбрать подходящее HR-решение для вашей команды.
Шаг 1 — Сформируйте команду по принятию решений
Выбор нового HR-программного обеспечения не должен быть исключительно прерогативой HR-отдела. Важно привлечь ключевых стейкхолдеров и руководителей других подразделений — операционного, финансового, IT, маркетинга, продаж и других — тех, кто будет непосредственно работать с этой системой. Это позволит взглянуть на задачу под разными углами и найти решения, которые упростят работу каждого отдела.
Марк Вальдеррама, генеральный директор и основатель Aquarium Store Depot, рекомендует: «Определите лучших представителей каждого подразделения — менеджеров, тимлидов, руководителей — тех, кто сможет дать ценную обратную связь. Это даст вам полное понимание уникальных потребностей каждого отдела и поможет выбрать систему, которая устроит всех. Кроме того, вы сможете узнать об их болевых точках и найти оптимальные решения».
После того как команда сформирована, чётко распределите роли и ответственность между её участниками. Главное — с самого начала обозначьте ожидания, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и слаженную работу внутри команды, а также ускорить процесс принятия решений.
Шаг 2 — Проведите аудит существующих HR-инструментов
Когда команда собрана, пора проанализировать текущие инструменты, процессы и рабочие процессы, чтобы выявить узкие места и проблемы в HR-отделе. Независимо от того, начинаете ли вы с нуля или планируете обновить существующую систему, такой аудит обязателен — он помогает определить сильные и слабые стороны того, что уже есть.
Том Миллер, директор по маркетингу FitnessVolt, делится опытом: «Понимая, что работает хорошо, а что нет, вы сможете принимать взвешенные решения о покупке, которые не только улучшат процессы, но и сделают их по-настоящему надёжными. Кроме того, это поможет вам понять, как новое HR-ПО преобразует существующие процессы, повысит эффективность работы и позволит достичь поставленных целей».
Шаг 3 — Определите обязательные функции
Следующий шаг — составить список функций, которые должны быть в вашем HR-решении. Попросите участников команды сформировать подробный перечень возможностей, исходя из задач, с которыми они работают каждый день. Это даст чёткое представление о том, что именно должна уметь новая система.
Для начала разделите все требования на две категории: обязательные функции и желательные функции. Так вы получите компактный список, которым можно пользоваться как ориентиром в процессе выбора. Это также поможет без лишних усилий отсеять решения, которые не соответствуют вашим требованиям.
Вот ключевые функции, на которые стоит обратить внимание при выборе HR-программного обеспечения:
Подбор персонала
Для управления всем процессом найма: от публикации вакансий, отслеживания кандидатов и планирования собеседований до оценки соискателей.
- Адаптация новых сотрудников
Для упрощения процесса адаптации с помощью автоматизированных рабочих процессов: сбора документов и предоставления сотрудникам всех необходимых ресурсов для плавного вхождения в новую роль.
- Управление данными сотрудников
Для хранения и быстрого доступа к важной информации о сотрудниках в единой базе данных: личные данные, трудовые договоры, рекомендательные письма и прочее.
- Учёт рабочего времени и посещаемости
Для отслеживания посещаемости сотрудников, времени прихода и ухода, сверхурочных часов и других показателей.
- Управление отпусками
Для управления и согласования отпусков и заявок на отгулы. Также позволяет отслеживать остаток дней отпуска и автоматизировать весь процесс согласования.
Для автоматического расчёта зарплат, управления налогами и другими удержаниями, а также формирования расчётных листков с минимальным ручным трудом.
- Оценка эффективности сотрудников
Для создания структурированного процесса оценки результативности и аттестации сотрудников.
- Обратная связь от сотрудников
Для сбора обратной связи по принципу «360 градусов» и разработки эффективных планов по улучшению показателей работы.
- Обучение и развитие
Для выявления пробелов в компетенциях сотрудников и предоставления им возможностей для обучения и профессионального роста.
Источник
Шаг 4 — Проведите предварительное исследование рынка
Теперь, когда вы знаете, какие функции нужны вашей системе, самое время изучить доступные платформы и то, что каждая из них предлагает. Для составления списка потенциальных решений поищите лучшее HR-программное обеспечение в поисковых системах.
Обратитесь к коллегам по отрасли, профессиональным связям или другим HR-специалистам за рекомендациями. Параллельно изучите отзывы на специализированных платформах — G2crowd, Capterra, GetApp — или загляните на тематические форумы, чтобы узнать о реальном опыте использования тех или иных решений.
Кейти Холмс, эксперт по маркетингу в Onsite First Aid Training, объясняет: «Изучение сайтов поставщиков для знакомства с их функциональными возможностями и чтение клиентских кейсов — это полезная практика, которая даст вам реальное представление о том, как программное обеспечение помогло своим пользователям улучшить HR-процессы».
После этого пора составить шортлист HR-решений, соответствующих вашим требованиям. Оптимально включить в него не менее 5 поставщиков.
Шаг 5 — Зарегистрируйтесь на бесплатный trial для оценки программного обеспечения
Теперь пришло время зарегистрироваться на бесплатные trial-версии программного обеспечения или записаться на product demo, чтобы увидеть продукт в действии. Это поможет вам оценить программное обеспечение и понять, как оно может поддержать ваши HR-процессы.
Начните с посещения demo-сессии, чтобы подробнее узнать о функциях продукта и предоставляемых возможностях. Помимо функциональности, обратите внимание на дизайн продукта и пользовательский опыт, который он обеспечивает. Не стесняйтесь задавать вопросы в ходе demo-сессий — это поможет прояснить все спорные моменты. Заодно вы сможете оценить, насколько оперативно и грамотно поставщик реагирует на ваши запросы.
Кенни Клайн, президент и финансовый директор BarBend, добавляет: «Используйте бесплатный trial, чтобы получить практический опыт работы с программным обеспечением. Дайте возможность всей команде протестировать продукт и соберите их отзывы».
Повторите этот шаг для каждого продукта из вашего шортлиста. Это позволит сравнить производительность каждого решения и обратную связь от команды. Кроме того, вы поймёте, насколько хорошо то или иное программное обеспечение соответствует потребностям вашей организации. В результате вы сможете принять взвешенное решение о покупке.
Шаг 6 — Примите финальное решение
Тем временем представьте ключевым стейкхолдерам компании результаты анализа отобранных решений и расскажите, как выбранное программное обеспечение может улучшить HR-процессы. Узнайте их мнение о рассматриваемых продуктах и будьте готовы ответить на вопросы. Проведите совместное обсуждение для выбора HR-программного обеспечения с учётом потребностей организации и её бизнес-целей.
После принятия окончательного решения подпишите договор или оформите подписку на платный тариф. Разработайте план управления изменениями и приступайте к внедрению нового программного обеспечения в организации.
Подводим итоги
Не секрет, что процесс выбора подходящего HR-программного обеспечения может оказаться непростой задачей для многих команд. Однако при должной исследовательской работе, системном подходе и тщательном планировании этот трудоёмкий процесс можно упростить и прийти к обоснованному решению, которое принесёт пользу всей организации.
Следуйте шагам, описанным в этом руководстве, и приступайте к формированию шортлиста лучших HR-решений для вашего бизнеса. Мы уверены, что это руководство помогло вам разобраться в том, как выбрать подходящее HR-программное обеспечение, которое обеспечит нужные результаты и оптимизирует различные HR-процессы.
Об авторе:
Крути Шах — контент-райтер и маркетолог в The Marketing Drama. Она пишет об актуальных тенденциях в сфере технологий, бизнеса и маркетинга. В свободное время увлекается выпечкой и просмотром Netflix. Вы можете связаться с ней в LinkedIn.
