Сотрудники играют решающую роль в успехе и развитии любой организации. То, как к сотрудникам относятся и как ими управляют, в значительной степени способствует созданию замечательной команды. Именно поэтому многие компании по всему миру инвестируют в различные стратегии, направленные на оптимизацию управления персоналом и предоставление им прекрасных условий труда.

Программное обеспечение для управления персоналом — один из таких инструментов, который упрощает процесс управления сотрудниками для организаций. Разработанное с учетом специфических требований каждого типа организации, программное обеспечение для управления персоналом является ценным инструментом, упрощающим сложные аспекты управления персоналом. Например, удовлетворяя различные потребности бизнеса, программное обеспечение для управления персоналом для малого бизнеса предоставляет множество функций, которые оптимизируют различные обязанности в области управления персоналом. От управления командой и оптимизации рабочих процессов до обеспечения комфортных условий труда для сотрудников — этот инструмент предлагает все, что поможет вам поддерживать удовлетворенность и мотивацию ваших сотрудников . Поэтому это идеальный партнер для вашей HR-команды, от приема на работу до увольнения сотрудников .

Знаете ли вы, что объем мирового рынка программного обеспечения для управления персоналом, по прогнозам, достигнет 33,57 миллиарда долларов США при среднегодовом темпе роста в 10,10% к 2028 году? Неудивительно, что индустрия программного обеспечения для управления персоналом стремительно растет.

Однако, учитывая количество программного обеспечения для управления персоналом, доступного сегодня на рынке, компаниям довольно сложно выбрать лучшее для своей команды. В этой статье мы поделимся подробным руководством по выбору подходящего программного обеспечения для управления персоналом в 2023 году.

10 вопросов, которые следует задать себе перед тем, как выбрать программное обеспечение для управления персоналом

Прежде чем приступать к процессу отбора, целесообразно четко понимать существующие рабочие процессы в сфере управления персоналом, проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, и способы их преодоления. Поэтому важно задавать себе правильные вопросы. 

Вот несколько важных вопросов, которые окажутся полезными в программного обеспечения для управления персоналом .

• С какими основными проблемами и трудностями мы сталкиваемся в сфере управления персоналом?
• Каковы наиболее важные потребности нашей организации в сфере управления персоналом?
• Как данное программное обеспечение поможет нам преодолеть наши трудности?
• Предоставляет ли данное программное обеспечение какие-либо дополнительные функции или преимущества?
• Сколько времени потребуется для запуска и настройки программного обеспечения?
• Можно ли интегрировать этот инструмент с другими используемыми нами платформами? Как работает процесс интеграции?
• Какой у нас бюджет на инвестиции в программное обеспечение для управления персоналом?
• Будет ли программное обеспечение масштабироваться в соответствии с нашими растущими потребностями? Если да, то какой будет структура ценообразования?
• Предоставляет ли это программное обеспечение какое-либо обучение для нашей команды?
• Какой уровень обслуживания клиентов нас интересует? Окажет ли служба поддержки незамедлительную помощь в решении проблем, если что-то пойдет не так?

Получив ответы на эти вопросы, вы можете приступить к поиску.

7 шагов, которые следует выполнить при выборе программного обеспечения для управления персоналом для вашего бизнеса

Вот пошаговое руководство из 7 пунктов, которое поможет вам выбрать подходящее программное обеспечение для управления персоналом для вашей команды.

Шаг 1 – Сформируйте команду лиц, принимающих решения

Выбор нового программного обеспечения для управления персоналом не должен быть решением только отдела кадров. Важно привлечь ключевых заинтересованных лиц и руководителей из других отделов, таких как операционный, финансовый, ИТ, маркетинговый, отдел продаж и другие, которые будут основными пользователями этого программного обеспечения. Это позволит получить свежие взгляды и уникальные идеи для решения проблем на рабочем месте и упрощения работы каждого отдела. 

Марк Вальдеррама, генеральный директор и основатель Aquarium Store Depot, советует: «Определите лучших представителей из каждого отдела, таких как менеджеры, руководители групп, топ-менеджеры и так далее, которые могут внести ценный вклад. Это позволит вам получить полное понимание уникальных потребностей каждого отдела, что поможет вам выбрать программное обеспечение, отвечающее требованиям всех. Аналогичным образом, это поможет вам узнать об их проблемах и предпринять действия для предоставления оптимального решения».

После того, как вы определились с членами команды, четко распределите между ними роли и делегируйте обязанности каждому. Самое важное — с самого начала четко обозначьте свои ожидания, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и сотрудничество внутри команды и упростить процесс принятия решений.

Шаг 2 – Оцените имеющиеся у вас инструменты управления персоналом

После того, как вы сформировали команду, настало время оценить существующие инструменты, процессы и рабочие процедуры, чтобы выявить узкие места и проблемы в вашем отделе кадров. Независимо от того, начинаете ли вы с нуля или рассматриваете возможность обновления программного обеспечения для управления персоналом, эта оценка обязательна, поскольку она помогает определить сильные и слабые стороны существующих процессов. 

Том Миллер, директор по маркетингу компании FitnessVolt , отмечает: «Определив, что хорошо работает в вашей компании, а что нет, вы сможете принимать взвешенные решения о закупках, которые не только улучшат ваши процессы, но и сделают их безотказными. Аналогично, это поможет вам понять, как новое программное обеспечение для управления персоналом модернизирует существующие процессы, повысит эффективность работы и поможет достичь ваших целей».

Шаг 3 – Определите необходимые функции

После этого следующим шагом будет составление списка функций, которые вы хотели бы видеть в своем программном обеспечении для управления персоналом. Попросите членов вашей недавно сформированной команды составить исчерпывающий список функций, основанный на задачах, которые они выполняют в своей повседневной работе. Это даст вам достаточное представление о требованиях к вашему новому программному обеспечению для управления персоналом. 

Во-первых, разделите эти требования на две категории: обязательные функции и желательные функции. Таким образом, у вас получится краткий список функций, который можно использовать в качестве ориентира в процессе выбора программного обеспечения. Это также поможет вам без труда отсеять те программные продукты, которые не соответствуют вашим требованиям. 

Вот некоторые ключевые функции, на которые следует обратить внимание при выборе программного обеспечения для управления персоналом:

• Подбор персонала

Для управления всем процессом найма, начиная с размещения вакансии, отслеживания кандидатов , планирования собеседований и оценки кандидатов.

• Ввод в должность

Упростить процесс адаптации новых сотрудников с помощью автоматизированных рабочих процессов сбора документов и предоставления им различных ресурсов для перехода на новую должность. 

• управление данными сотрудников 

Предоставить вам централизованную базу данных для хранения и доступа к важной информации о сотрудниках, такой как личные данные, трудовые документы, рекомендательные письма и так далее.

• Отслеживание посещаемости 

Для отслеживания посещаемости сотрудников , времени их прихода и ухода, сверхурочных работ и многого другого.

• Оставить управление 

Для управления и утверждения отпусков и заявок сотрудников на отгулы. Также предоставляет возможность просмотра остатка отпускных дней и оптимизации всего процесса утверждения отпусков.

• Обработка и управление заработной платой 

Для расчета заработной платы, управления налогами и другими вычетами, а также формирования расчетных листков с минимальным ручным вмешательством.

• Оценка эффективности работы сотрудников 

Создать оптимизированный процесс оценки и аттестации сотрудников. 

• Отзывы сотрудников 

Цель – собрать обратную связь от сотрудников и компании в формате «360 градусов» и разработать эффективные планы повышения производительности.

• Обучение и развитие 

Выявить пробелы в навыках сотрудников и предложить им возможности для обучения и повышения квалификации.

Источник

Шаг 4 – Проведение предварительного исследования

Теперь, когда вы знаете, какие функции вам нужны в программном обеспечении для управления персоналом, пришло время изучить потенциальные платформы и возможности каждой из них. Чтобы составить список возможных решений, поищите лучшее программное обеспечение для управления персоналом в различных поисковых системах.

Обратитесь к коллегам по отрасли, знакомым или другим специалистам по управлению персоналом за рекомендациями. Тем временем вы можете почитать отзывы о программном обеспечении на платформах для обзоров, таких как G2crowd, Capterra и GetApp, или посетить форумы сообществ, чтобы узнать об опыте использования программного обеспечения пользователями. 

Кэти Холмс, эксперт по маркетингу в компании Onsite First Aid Training , объясняет: «Изучение веб-сайтов поставщиков, чтобы узнать об их функциональных возможностях и ознакомиться с примерами использования программного обеспечения клиентами, очень полезно, поскольку это даст вам реальное представление о том, как программное обеспечение помогло клиентам улучшить свои процессы управления персоналом».

После этого настанет время составить краткий список решений для управления персоналом, соответствующих вашим требованиям. Желательно, чтобы в этом списке было не менее 5 поставщиков.

Шаг 5 – Зарегистрируйтесь для бесплатной пробной версии, чтобы оценить программное обеспечение

Теперь самое время зарегистрироваться для получения бесплатных пробных версий программного обеспечения или записаться на демонстрацию продукта, чтобы увидеть его в действии. Это поможет вам оценить программное обеспечение и понять, как оно может поддержать ваши кадровые процессы.

Начните с посещения демонстрационной сессии, чтобы узнать больше о функциях и возможностях продукта. Помимо функций, обратите внимание на дизайн продукта и пользовательский опыт. Не стесняйтесь задавать вопросы во время демонстраций, чтобы получить ответы на свои вопросы. Это также поможет вам оценить способность поставщика ответить на ваши вопросы.

Кенни Клайн, президент и финансовый руководитель BarBend добавляет: «Воспользуйтесь бесплатной пробной версией программного обеспечения, чтобы получить практический опыт работы с ним. Пусть вся ваша команда протестирует программу и соберет отзывы».

Выполните этот шаг для всех программ из вашего списка. Это поможет вам сравнить производительность каждой из этих программ и учесть отзывы команды. Это также поможет вам понять, насколько хорошо программное обеспечение соответствует требованиям вашей организации. В результате вы сможете принять обоснованное решение о покупке.

Шаг 6 – Примите окончательное решение

Тем временем представьте результаты анализа отобранного программного обеспечения ключевым заинтересованным сторонам компании и расскажите им, как это ПО может улучшить ваши кадровые процессы. Уточните их мнение о выбранном программном обеспечении и будьте готовы ответить на их вопросы. Проведите совместное обсуждение, чтобы выбрать программное обеспечение для управления персоналом, учитывая потребности организации и бизнес-цели.

После принятия окончательного решения подпишите контракт или оформите подписку на платный тарифный план. Разработайте план управления изменениями и подготовьтесь к внедрению нового программного обеспечения в вашей организации. 

Подведение итогов

Безусловно, процесс выбора подходящего программного обеспечения для управления персоналом может быть сложной задачей для многих команд. Однако, благодаря тщательному исследованию, систематическому подходу и продуманному планированию, этот трудоемкий процесс можно упростить, чтобы принять обоснованное решение, которое принесет пользу всей организации. 

Итак, следуйте шагам, описанным в этом руководстве, и начните выбирать лучшее программное обеспечение для управления персоналом для вашего бизнеса. Мы уверены, что это руководство помогло вам узнать, как выбрать подходящее программное обеспечение для управления персоналом, которое обеспечит желаемые результаты и оптимизирует различные процессы в этой области.

Автор биография:

Крути Шах — контент-райтер и маркетолог в The Marketing Drama . Она любит писать об актуальных тенденциях в сфере технологий, бизнеса и маркетинга. В свободное время она увлекается выпечкой и просмотром Netflix. Вы можете связаться с ней в LinkedIn .